企業(yè)郵箱管理規(guī)范與使用手冊前言企業(yè)郵箱作為公司對內(nèi)對外溝通的重要工具，不僅關(guān)系到日常辦公的效率與順暢，更直接影響企業(yè)形象的塑造與信息安全的保障。為規(guī)范企業(yè)郵箱的申請、使用、管理及安全維護，明確各部門及員工在郵箱使用過程中的權(quán)利與義務(wù)，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時與安全，特制定本規(guī)范與使用手冊。本手冊旨在為全體員工提供清晰的指引，共同營造一個專業(yè)、高效、安全的郵件溝通環(huán)境。一、適用范圍本規(guī)范適用于公司全體在職員工（包括正式、試用、實習(xí)等各類人員）以及所有以公司名義申請的企業(yè)郵箱賬戶。任何使用公司企業(yè)郵箱進行內(nèi)外溝通的行為，均須遵守本手冊的各項規(guī)定。二、郵箱賬戶管理2.1賬戶申請與開通員工入職后，應(yīng)由所在部門統(tǒng)一向行政部（或指定的IT管理部門，下同）提交郵箱賬戶開通申請。申請需注明員工姓名、所屬部門、職位及聯(lián)系方式等必要信息。行政部在收到完整申請后，將在規(guī)定工作日內(nèi)完成郵箱賬戶的創(chuàng)建與開通，并通知申請人。2.2賬戶密碼管理郵箱密碼是賬戶安全的第一道防線，員工應(yīng)高度重視：*密碼設(shè)置應(yīng)包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號，避免使用過于簡單或與個人信息相關(guān)的字符組合。*定期更換郵箱密碼，建議更換周期不超過規(guī)定時長。*嚴(yán)禁將個人郵箱密碼告知他人，包括同事。如懷疑密碼泄露，應(yīng)立即更改并向行政部報告。*首次登錄郵箱后，務(wù)必立即修改初始密碼。2.3賬戶使用與保管*員工應(yīng)妥善保管個人郵箱賬戶及密碼，對通過該賬戶進行的所有操作負(fù)全部責(zé)任。*禁止轉(zhuǎn)借、共用或泄露個人郵箱賬戶信息。*建議使用公司配發(fā)的辦公設(shè)備登錄企業(yè)郵箱。如確需在個人設(shè)備或公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，務(wù)必確保設(shè)備安全，并在使用完畢后及時退出登錄。2.4賬戶變更與注銷*當(dāng)員工個人信息（如姓名、部門、職位等）發(fā)生變更時，應(yīng)及時通知行政部更新郵箱相關(guān)信息。*員工離職、調(diào)崗或因其他原因不再需要使用企業(yè)郵箱時，須提前清理郵箱內(nèi)的重要個人數(shù)據(jù)，并配合行政部完成郵箱賬戶的交接或注銷手續(xù)。離職員工的郵箱賬戶通常將在其最后工作日起的規(guī)定時間內(nèi)予以注銷或停用，特殊情況需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部批準(zhǔn)。三、郵箱使用規(guī)范3.1郵件主題*郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件核心內(nèi)容，便于收件人快速識別和處理。例如：“關(guān)于XX項目進度匯報”、“請審閱：XX合同草案”。*避免使用無意義或模糊不清的主題，如“您好”、“重要”、“緊急”（除非情況確實緊急）。如郵件內(nèi)容緊急，可在主題前適當(dāng)標(biāo)注“【緊急】”，并輔以電話或即時通訊工具提醒。3.2收件人、抄送與密送*發(fā)送郵件時，應(yīng)準(zhǔn)確選擇收件人。確保郵件發(fā)送給真正需要知曉或處理該事項的人員。*“抄送”（CC）用于告知相關(guān)人員，但無需其直接處理；“密送”（BCC）用于需要悄悄知會某人，但不希望其他收件人知曉該接收者的存在，使用時需謹(jǐn)慎，避免不必要的誤解。*避免隨意擴大收件人范圍，特別是涉及敏感信息的郵件。3.3郵件內(nèi)容*清晰準(zhǔn)確：郵件內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語言表達(dá)準(zhǔn)確、專業(yè)、禮貌。避免使用過于口語化、情緒化或含糊不清的表述。*簡明扼要：突出重點，避免冗余信息，以便收件人快速理解。如內(nèi)容較長，可分點闡述或提供摘要。*尊重禮貌：使用恰當(dāng)?shù)姆Q呼和問候語。對于上級、客戶或合作伙伴，應(yīng)使用更為正式和尊敬的措辭。郵件結(jié)尾應(yīng)有合適的祝頌語及署名。*事實依據(jù)：傳遞信息應(yīng)基于事實，避免傳播未經(jīng)證實的消息、謠言或不當(dāng)言論。*知識產(chǎn)權(quán)：引用他人觀點、數(shù)據(jù)或資料時，應(yīng)注明出處，尊重知識產(chǎn)權(quán)。3.4附件管理*發(fā)送附件前，應(yīng)檢查附件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，并確認(rèn)附件已正確添加。*附件文件名應(yīng)規(guī)范，能清晰反映文件內(nèi)容，避免使用“新建文檔.docx”、“未命名.jpg”等。*考慮到郵件傳輸效率和收件人處理方便，單個附件或總附件大小不宜過大。如遇超大附件，建議使用公司認(rèn)可的文件傳輸工具或共享平臺。*避免發(fā)送與工作無關(guān)的附件。3.5郵件發(fā)送與回復(fù)*發(fā)送郵件前，務(wù)必仔細(xì)檢查郵件主題、收件人、內(nèi)容及附件，確認(rèn)無誤后再發(fā)送。*對于收到的工作郵件，應(yīng)盡快查閱。對于需要回復(fù)的郵件，一般應(yīng)在一個工作日內(nèi)給予響應(yīng)；對于緊急事項，應(yīng)立即處理。*回復(fù)郵件時，如無需全部原始內(nèi)容，可適當(dāng)刪減，保留關(guān)鍵信息，使對話更清晰。轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，應(yīng)注明轉(zhuǎn)發(fā)原因或補充必要說明。3.6自動回復(fù)設(shè)置*當(dāng)員工因出差、休假等原因較長時間無法及時處理郵件時，應(yīng)提前設(shè)置自動回復(fù)。*自動回復(fù)內(nèi)容應(yīng)包含：無法及時回復(fù)的原因、預(yù)計返回時間、如有緊急事務(wù)可聯(lián)系的其他人員及方式等。3.7郵箱空間管理*定期清理郵箱，及時刪除無用郵件及大附件，保持郵箱空間充足，確保新郵件能夠正常接收。*重要郵件應(yīng)及時備份或歸檔。四、郵件簽名規(guī)范*企業(yè)郵箱應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)范的郵件簽名檔。簽名檔通常包含以下信息：姓名、部門、職位、公司名稱、公司網(wǎng)址、聯(lián)系電話等。*簽名檔設(shè)計應(yīng)簡潔、專業(yè)，避免使用過多花哨的顏色、圖片或無關(guān)信息。*行政部將提供標(biāo)準(zhǔn)的簽名檔模板，員工應(yīng)按要求設(shè)置和使用。五、安全管理與保密要求5.1信息安全與保密*嚴(yán)禁利用企業(yè)郵箱發(fā)送、傳播任何違反國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及公序良俗的內(nèi)容。*嚴(yán)禁通過企業(yè)郵箱泄露公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、人事信息及其他未公開的敏感信息。*涉及公司機密或敏感信息的郵件，應(yīng)審慎選擇發(fā)送對象，并可考慮采用加密方式傳輸（如公司有相關(guān)規(guī)定）。5.2防范垃圾郵件與網(wǎng)絡(luò)釣魚*提高警惕，不輕易打開來歷不明的郵件及其附件，尤其是那些主題怪異、帶有誘惑性詞語或偽裝成知名機構(gòu)的郵件。*如收到垃圾郵件或疑似釣魚郵件，請勿回復(fù)，并及時向行政部或IT支持部門舉報。5.3病毒防護*確保辦公設(shè)備已安裝并運行最新的殺毒軟件。5.4禁止行為*禁止利用企業(yè)郵箱從事任何與工作無關(guān)的活動，如發(fā)送私人廣告、參與網(wǎng)絡(luò)傳銷、傳播不良信息等。*禁止利用企業(yè)郵箱進行任何形式的網(wǎng)絡(luò)攻擊或未經(jīng)授權(quán)的系統(tǒng)訪問。*禁止設(shè)置郵件自動轉(zhuǎn)發(fā)至外部非公司郵箱，除非經(jīng)特定審批程序。六、責(zé)任與監(jiān)督*全體員工均有義務(wù)遵守本規(guī)范，并對違反規(guī)范所造成的后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。*各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工郵箱使用情況的指導(dǎo)與監(jiān)督。*行政部及相關(guān)IT部門負(fù)責(zé)本規(guī)范的解釋、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及提供技術(shù)支持。對于違反本規(guī)范的行為，公司將視情節(jié)嚴(yán)重程度，依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理。七、附則*本規(guī)范自發(fā)布之日起生效。*本規(guī)范由公司