文檔資料歸檔與借閱管理制度表一、制度適用對(duì)象與管理目標(biāo)本制度適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織內(nèi)部的文檔資料歸檔與借閱管理工作，涵蓋紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖紙、影像資料等各類形式載體的文件材料。旨在規(guī)范文檔資料的收集、分類、保管、借閱等全流程管理，保證文檔資料的完整性、安全性、可追溯性，提高文檔利用效率，避免資料丟失、泄露或損壞，為組織運(yùn)營(yíng)、決策支持及合規(guī)管理提供可靠依據(jù)。二、文檔歸檔管理操作流程（一）文檔收集收集范圍：組織在日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的各類正式文件，包括但不限于管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、項(xiàng)目資料、人事檔案、技術(shù)圖紙、客戶資料等；外部單位發(fā)送的需留存文件，如公文、合作單位函件、審計(jì)報(bào)告等；具有保存價(jià)值的電子文檔，包括郵件往來(lái)、電子表格、設(shè)計(jì)稿、數(shù)據(jù)庫(kù)備份等。收集責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔收集第一責(zé)任人，需指定專人（如*某部門文檔專員）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集與初步整理；文檔形成后3個(gè)工作日內(nèi)，由形成部門人員將文檔（含紙質(zhì)版原件及電子版）提交至部門文檔專員，跨部門協(xié)作形成的文檔由牽頭部門負(fù)責(zé)收集。（二）文檔分類分類原則：按照文檔屬性、部門職能、業(yè)務(wù)類型等維度進(jìn)行分類，保證分類邏輯清晰、便于檢索。分類標(biāo)準(zhǔn)（示例）：一級(jí)分類：按部門劃分，如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“人力資源部”“市場(chǎng)部”“技術(shù)研發(fā)部”等；二級(jí)分類：按文件類型劃分，如“管理制度類”“會(huì)議紀(jì)要類”“合同協(xié)議類”“項(xiàng)目資料類”“人事檔案類”等；三級(jí)分類：按具體業(yè)務(wù)或項(xiàng)目劃分，如“項(xiàng)目資料類”下可細(xì)分“項(xiàng)目立項(xiàng)文件”“項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告”等（根據(jù)實(shí)際需要可擴(kuò)展層級(jí)）。（三）文檔編號(hào)編號(hào)規(guī)則：采用“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”格式，示例：行政部-管理制度類-2024-001（表示行政部2024年形成的第1份管理制度文件）；財(cái)務(wù)部-合同協(xié)議類-2024-015（表示財(cái)務(wù)部2024年形成的第15份合同協(xié)議文件）。編號(hào)管理：由檔案管理員（如*某）統(tǒng)一負(fù)責(zé)文檔編號(hào)，保證編號(hào)唯一性，避免重復(fù)或跳號(hào)；電子文檔編號(hào)與紙質(zhì)文檔編號(hào)保持一致，并在文件名中明確標(biāo)注編號(hào)（如“XZ-GZL-2024-001_公司管理制度.docx”）。（四）歸檔登記登記要求：紙質(zhì)文檔歸檔時(shí)，填寫《文檔資料歸檔登記表》（詳見本文第五部分），注明文檔名稱、編號(hào)、分類、頁(yè)數(shù)、歸檔部門、歸檔人、歸檔日期、存放位置等信息；電子文檔歸檔時(shí)，同步在電子臺(tái)賬中登記，標(biāo)注電子文檔存儲(chǔ)路徑、備份時(shí)間及負(fù)責(zé)人，保證電子文檔與紙質(zhì)檔案信息一致。登記責(zé)任：部門文檔專員提交文檔時(shí)，需同步填寫《文檔資料歸檔登記表》紙質(zhì)版并簽字確認(rèn)；檔案管理員收到文檔后，核對(duì)信息無(wú)誤后簽字接收，并在1個(gè)工作日內(nèi)完成電子臺(tái)賬錄入。（五）入庫(kù)保管存放要求：紙質(zhì)文檔：按編號(hào)順序存入專用檔案柜，檔案柜標(biāo)注分類標(biāo)簽（如“行政部-管理制度類”），做到“上輕下重、左寬右窄”，避免擠壓損壞；涉密文檔需存入帶鎖保密柜，由專人管理；電子文檔：存儲(chǔ)于組織指定的服務(wù)器或云盤，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如“僅部門負(fù)責(zé)人可查閱”“僅本人可編輯”），定期（每月）進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地保存（如移動(dòng)硬盤或備用服務(wù)器）。環(huán)境管理：檔案室需保持干燥、通風(fēng)、避光，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備消防器材（如滅火器、煙霧報(bào)警器），定期檢查電路安全；電子文檔存儲(chǔ)設(shè)備需定期殺毒，更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒入侵或數(shù)據(jù)泄露。三、文檔借閱管理操作流程（一）借閱申請(qǐng)申請(qǐng)條件：因工作需要借閱文檔的員工，需填寫《文檔資料借閱申請(qǐng)表》（詳見本文第五部分），說(shuō)明借閱事由、所需文檔名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期；涉密文檔借閱需額外填寫《涉密文檔借閱審批單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。申請(qǐng)?zhí)峤唬荷暾?qǐng)人將《文檔資料借閱申請(qǐng)表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審批（緊急情況可先通過(guò)電話或即時(shí)通訊工具申請(qǐng)，事后補(bǔ)簽紙質(zhì)表）；審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至檔案管理員（如*某）辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批審批權(quán)限：普通文檔（如內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要等）：由部門負(fù)責(zé)人審批；重要文檔（如合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、財(cái)務(wù)憑證等）：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉密文檔（如未公開技術(shù)資料、人事機(jī)密等）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理（或組織最高負(fù)責(zé)人）審批。審批時(shí)限：一般借閱申請(qǐng)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批；緊急借閱申請(qǐng)需在4小時(shí)內(nèi)完成審批。（三）借閱登記登記內(nèi)容：檔案管理員核對(duì)審批通過(guò)的《文檔資料借閱申請(qǐng)表》，與實(shí)際借閱文檔信息（名稱、編號(hào)、份數(shù)、密級(jí)等）核對(duì)一致后，在《文檔資料借閱登記表》（詳見本文第五部分）中登記借閱日期、借閱人、歸還期限等信息；涉密文檔借閱時(shí)，檔案管理員需與借閱人當(dāng)面清點(diǎn)文檔數(shù)量及完整性，并由借閱人在《涉密文檔借閱登記表》上簽字確認(rèn)。文檔發(fā)放：紙質(zhì)文檔：檔案管理員在借閱登記后，將文檔交予借閱人，并提醒“妥善保管，按時(shí)歸還，不得涂改、復(fù)制、外傳”；電子文檔：檔案管理員在電子臺(tái)賬中開通借閱人訪問(wèn)權(quán)限，設(shè)置查閱期限（如“權(quán)限有效期至2024年X月X日”），并通過(guò)加密郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送文檔，告知借閱人“僅限本人查閱，不得轉(zhuǎn)發(fā)或”。（四）文檔歸還歸還時(shí)限：普通文檔借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日；重要文檔借閱期限不超過(guò)7個(gè)工作日；涉密文檔借閱期限不超過(guò)1個(gè)工作日；如需續(xù)借，需在到期前1個(gè)工作日提交《文檔續(xù)借申請(qǐng)表》，經(jīng)原審批人同意后可續(xù)借，續(xù)借次數(shù)不超過(guò)1次。歸還檢查：借閱人到期歸還文檔時(shí)，檔案管理員需檢查文檔完整性（如紙質(zhì)文檔是否有缺頁(yè)、涂改、折角，電子文檔是否被復(fù)制或篡改）；檢查無(wú)誤后，在《文檔資料借閱登記表》中標(biāo)注“已歸還”及歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)；涉密文檔歸還時(shí)，需當(dāng)面清點(diǎn)并收回借閱權(quán)限，刪除借閱人設(shè)備中的電子文檔副本。（五）逾期與催還逾期處理：借閱逾期未還的，檔案管理員需在逾期第1個(gè)工作日通過(guò)電話、郵件或內(nèi)部通訊工具向借閱人發(fā)送《催還通知單》，提醒歸還；逾期超過(guò)3個(gè)工作日未還的，暫停借閱人1個(gè)月的借閱權(quán)限，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人知曉；逾期超過(guò)7個(gè)工作日未還的，按《員工獎(jiǎng)懲管理制度》相關(guān)規(guī)定處理。四、管理規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）保密管理涉密文檔（如未公開的商業(yè)秘密、技術(shù)專利、人事薪酬等）需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”“絕密”字樣，借閱時(shí)需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄或通過(guò)非指定渠道傳輸；借閱人不得擅自將文檔帶出辦公區(qū)域（經(jīng)審批的特殊情況除外），不得在公共場(chǎng)所（如會(huì)議室、茶水間）隨意擺放涉密文檔；電子文檔需設(shè)置打開密碼，密碼強(qiáng)度要求（如包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號(hào)，長(zhǎng)度不少于8位），并定期（每季度）更換密碼。（二）文檔安全紙質(zhì)文檔在借閱、傳遞過(guò)程中需使用文件袋封裝，避免折疊或受潮；重要文檔（如合同原件）需掃描存檔，原件封存保管；電子文檔需定期備份，每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)，并定期（每季度）測(cè)試備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性；檔案管理員離職或崗位調(diào)整時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，由部門負(fù)責(zé)人及監(jiān)交人（如人力資源部專員*某）簽字確認(rèn)，保證檔案資料無(wú)遺漏。（三）借閱權(quán)限新員工入職后，由所在部門文檔專員為其申請(qǐng)借閱權(quán)限，檔案管理員根據(jù)崗位需求開通相應(yīng)文檔的查閱權(quán)限；員工崗位調(diào)整或離職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人需通知檔案管理員調(diào)整或關(guān)閉其借閱權(quán)限，離職員工需歸還所有借閱文檔后方可辦理離職手續(xù)。（四）定期盤點(diǎn)檔案管理員需每月對(duì)檔案柜內(nèi)文檔進(jìn)行一次清點(diǎn)，核對(duì)《文檔資料歸檔登記表》與實(shí)際存放情況，保證賬實(shí)相符；每季度對(duì)電子文檔進(jìn)行一次抽查，核對(duì)電子臺(tái)賬與存儲(chǔ)路徑，保證電子文檔無(wú)丟失或損壞；每年年底組織一次全面盤點(diǎn)，由行政部、檔案管理員及各部門文檔專員共同參與，形成《年度檔案盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。（五）違規(guī)處理對(duì)未履行借閱手續(xù)擅自借閱、復(fù)制、外傳文檔的，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職處分，造成損失的需承擔(dān)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任；對(duì)因保管不善導(dǎo)致文檔丟失、損壞的，由借閱人或保管人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（如賠償復(fù)印費(fèi)用、修復(fù)費(fèi)用等），并納入部門年度績(jī)效考核。五、管理工具模板表格（一）文檔資料歸檔登記表序號(hào)文檔名稱文檔編號(hào)分類類別（一級(jí)/二級(jí)）密級(jí)頁(yè)數(shù)歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置（柜號(hào)/層號(hào)）備注1公司考勤管理制度XZ-GZL-2024-001行政部/管理制度類內(nèi)部8行政部*某2024-01-15A柜-3層-01含附件3份2項(xiàng)目合作協(xié)議CW-HT-2024-015財(cái)務(wù)部/合同協(xié)議類秘密12財(cái)務(wù)部*某2024-02-03B柜-1層-05原件32024年第一季度會(huì)議紀(jì)要XZ-HYJ-2024-003行政部/會(huì)議紀(jì)要類公開25行政部*某2024-03-20A柜-2層-12電子版同步歸檔（二）文檔資料借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)日期申請(qǐng)人所在部門申請(qǐng)人姓名聯(lián)系方式2024-04-10市場(chǎng)部*某13