辦公室設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)模板使用指南一、適用工作場(chǎng)景與發(fā)起背景本模板適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因日常工作需要，申請(qǐng)采購(gòu)各類(lèi)辦公設(shè)備的正式場(chǎng)景。具體包括但不限于：新入職員工辦公設(shè)備配置（如電腦、打印機(jī)、辦公椅等）；現(xiàn)有設(shè)備老化、損壞無(wú)法修復(fù)需更換；部門(mén)業(yè)務(wù)擴(kuò)展或人員增加，現(xiàn)有設(shè)備數(shù)量不足；新項(xiàng)目啟動(dòng)需新增專(zhuān)用設(shè)備（如設(shè)計(jì)部門(mén)繪圖儀、財(cái)務(wù)部門(mén)掃碼槍等）；其他符合公司規(guī)定的辦公設(shè)備采購(gòu)需求。通過(guò)規(guī)范化的申請(qǐng)流程，可保證采購(gòu)需求合理、預(yù)算可控，同時(shí)提高行政部采購(gòu)效率，避免資源浪費(fèi)。二、采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作指南（一）第一步：明確需求與預(yù)算確認(rèn)需求梳理：申請(qǐng)人需根據(jù)實(shí)際工作需要，明確所需設(shè)備的類(lèi)型、功能、數(shù)量及使用場(chǎng)景。例如：設(shè)計(jì)部需采購(gòu)“15.6英寸以上、16G內(nèi)存、獨(dú)立顯卡”的筆記本電腦用于設(shè)計(jì)工作，數(shù)量2臺(tái)。預(yù)算預(yù)估：參考市場(chǎng)同類(lèi)設(shè)備價(jià)格，結(jié)合公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)估單臺(tái)設(shè)備價(jià)格及總預(yù)算（需含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等附加費(fèi)用）。若預(yù)算超出部門(mén)年度預(yù)算額度，需提前與財(cái)務(wù)部溝通確認(rèn)。必要性評(píng)估：確認(rèn)現(xiàn)有設(shè)備是否可通過(guò)維修、調(diào)配滿足需求，避免重復(fù)采購(gòu)。（二）第二步：填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表獲取模板：通過(guò)公司OA系統(tǒng)“行政部-表單”欄目獲取《辦公室設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》（或參考本文第三部分“標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)信息表”手寫(xiě)填寫(xiě)）。填寫(xiě)核心信息：申請(qǐng)人信息：如實(shí)填寫(xiě)姓名*、所屬部門(mén)、職位、聯(lián)系方式（內(nèi)線電話）、申請(qǐng)日期；設(shè)備清單：逐項(xiàng)填寫(xiě)設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格（需具體，如“HPLaserJetProM404n打印機(jī)”而非“打印機(jī)”）、單位、數(shù)量、單價(jià)（預(yù)估）、總價(jià)（預(yù)估），品牌/技術(shù)參數(shù)要求需明確（如“屏幕分辨率1920×1080”“支持藍(lán)牙5.0連接”）；采購(gòu)原因與用途：詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備用途（如“用于新入職設(shè)計(jì)師日常設(shè)計(jì)工作，替代現(xiàn)有已損壞的舊電腦”）、現(xiàn)有設(shè)備情況（如“舊電腦因使用年限超5年，頻繁藍(lán)屏，維修成本過(guò)高”）、使用頻率及必要性；附件清單：若已獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，需注明“附件含3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單”（具體見(jiàn)第三步）。（三）第三步：準(zhǔn)備并提交申請(qǐng)附件為保證審批人員全面評(píng)估需求，需一并提交以下附件（可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單：至少提供2-3家正規(guī)供應(yīng)商的書(shū)面報(bào)價(jià)單（需加蓋供應(yīng)商公章或電子章），包含設(shè)備型號(hào)、配置、單價(jià)、保修期、送貨周期等信息；設(shè)備需求說(shuō)明函：對(duì)于高價(jià)值設(shè)備（單價(jià)超5000元）或?qū)I(yè)性設(shè)備（如服務(wù)器、投影儀），需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字說(shuō)明設(shè)備工作必要性及技術(shù)參數(shù)要求；固定資產(chǎn)驗(yàn)收單：若采購(gòu)設(shè)備需納入公司固定資產(chǎn)管理（單價(jià)超2000元），需提前聯(lián)系行政部獲取《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》模板，一并提交。（四）第四步：逐級(jí)提交審批部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)人填寫(xiě)完整后，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字，確認(rèn)設(shè)備需求與部門(mén)工作計(jì)劃匹配、預(yù)算在部門(mén)可控范圍內(nèi)；行政部審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，提交至行政部*，審核內(nèi)容包括：設(shè)備是否符合公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（如電腦品牌限定為聯(lián)想、戴爾等）；技術(shù)參數(shù)是否合理，是否存在過(guò)度配置；供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否符合市場(chǎng)均價(jià)（行政部將通過(guò)比價(jià)平臺(tái)核實(shí)）；財(cái)務(wù)部審核：行政部審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部*，重點(diǎn)審核預(yù)算是否合規(guī)、資金來(lái)源是否明確；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（例如：金額≤5000元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，＞5000元需總經(jīng)理審批），最終確認(rèn)采購(gòu)立項(xiàng)。（五）第五步：跟蹤采購(gòu)進(jìn)度與領(lǐng)用確認(rèn)進(jìn)度跟蹤：審批通過(guò)后，行政部將在3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)采購(gòu)流程，申請(qǐng)人可通過(guò)OA系統(tǒng)“采購(gòu)進(jìn)度查詢”模塊跟蹤訂單狀態(tài)（如“已下單”“已發(fā)貨”“已到貨”）；設(shè)備驗(yàn)收：設(shè)備到貨后，申請(qǐng)人需與行政部共同開(kāi)箱驗(yàn)收，核對(duì)設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、外觀及配件是否與申請(qǐng)一致，開(kāi)機(jī)測(cè)試基本功能是否正常；簽字確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，申請(qǐng)人需在《設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，行政部更新公司固定資產(chǎn)臺(tái)賬（若涉及），并通知財(cái)務(wù)部入賬。三、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)信息表辦公室設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)人信息姓名*所屬部門(mén)*職位*聯(lián)系方式（內(nèi)線）*申請(qǐng)日期*采購(gòu)設(shè)備清單序號(hào)設(shè)備名稱(chēng)*型號(hào)規(guī)格*單位*數(shù)量*單價(jià)（預(yù)估，元）*總價(jià)（預(yù)估，元）*品牌/技術(shù)參數(shù)要求*12……采購(gòu)原因與用途（詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備工作必要性、現(xiàn)有設(shè)備情況、使用場(chǎng)景等，例如：“市場(chǎng)部因新增2名新媒體運(yùn)營(yíng)人員，現(xiàn)有辦公椅3把不足，需采購(gòu)人體工學(xué)椅2把，用于日常辦公，提升工作舒適度。”）審批流程審批人*職位*審批意見(jiàn)*簽字*日期*部門(mén)負(fù)責(zé)人審核行政部審核行政主管*財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批附件清單（請(qǐng)勾選并注明數(shù)量，如“□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（3份）□設(shè)備需求說(shuō)明函（1份）”）備注（其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，如“設(shè)備需在月日前到貨”“優(yōu)先選擇品牌”等）四、填寫(xiě)與審批關(guān)鍵提示信息真實(shí)準(zhǔn)確：申請(qǐng)表內(nèi)所有信息（尤其是設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算）需真實(shí)有效，避免模糊描述（如“一臺(tái)好電腦”），否則將導(dǎo)致審批退回。預(yù)算合規(guī)性：采購(gòu)預(yù)算需符合公司年度預(yù)算規(guī)定，超預(yù)算申請(qǐng)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起。附件完整性：未提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或報(bào)價(jià)單不符合要求的，行政部有權(quán)拒絕審核；高價(jià)值設(shè)備缺少技術(shù)參數(shù)說(shuō)明的，需補(bǔ)充部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《設(shè)備需求說(shuō)明函》。審批時(shí)效：各部門(mén)需在收到申請(qǐng)后3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期未反饋視為同意；緊急采購(gòu)（如設(shè)備突發(fā)故障需立即更換）需在申請(qǐng)表上標(biāo)注“緊急”，并同步電話告知行政部。設(shè)備管理責(zé)任：采