項目合同管理協(xié)議通用工具模板引言項目合同管理是企業(yè)規(guī)范合作行為、明確權(quán)責(zé)邊界、防范法律與運營風(fēng)險的核心環(huán)節(jié)。本協(xié)議模板旨在為各類項目（如工程建設(shè)、軟件開發(fā)、服務(wù)外包等）的合同簽訂、執(zhí)行、變更及終止提供標(biāo)準(zhǔn)化管理框架，保證項目各方在合法合規(guī)的前提下高效協(xié)作，保障項目順利推進。一、適用范圍與行業(yè)場景本協(xié)議模板適用于企業(yè)內(nèi)部所有對外合作項目，涵蓋但不限于以下場景：工程項目：施工承包、設(shè)計咨詢、材料采購等；服務(wù)類項目：IT系統(tǒng)開發(fā)、市場推廣、人力資源外包等；采購類項目：設(shè)備采購、原材料供應(yīng)等；研發(fā)類項目：技術(shù)合作、產(chǎn)品聯(lián)合開發(fā)等。涉及主體包括甲方（項目需求方）、乙方（服務(wù)/供應(yīng)方）、監(jiān)理方（如需）及第三方監(jiān)管機構(gòu)，適用于企業(yè)法務(wù)部門、項目組、財務(wù)部門等多角色協(xié)同管理。二、協(xié)議簽訂與管理全流程操作指南（一）項目需求與合同意向確定責(zé)任部門：項目組/業(yè)務(wù)部操作內(nèi)容：明確項目核心需求（范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、預(yù)算等），形成《項目需求說明書》；對潛在合作方進行初步篩選（資質(zhì)審查、案例評估、信用查詢），確定不少于3家候選方；與候選方溝通合作意向，就關(guān)鍵條款（如價格、付款方式、違約責(zé)任）達成初步共識。輸出成果：《項目需求說明書》《合作方初步評估表》。（二）合同起草與內(nèi)容規(guī)范責(zé)任部門：法務(wù)部（主導(dǎo)）、項目組/業(yè)務(wù)部（配合）操作內(nèi)容：依據(jù)《項目需求說明書》和合作方意向，使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本；合同內(nèi)容需包含以下核心條款（可根據(jù)項目類型調(diào)整）：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）；項目描述（名稱、范圍、目標(biāo)、交付標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)（雙方職責(zé)、協(xié)作流程、保密條款）；費用與支付（金額、幣種、支付節(jié)點、結(jié)算方式、發(fā)票要求）；進度管理（關(guān)鍵里程碑、時間節(jié)點、延期處理機制）；驗收標(biāo)準(zhǔn)（驗收流程、criteria、異議處理）；違約責(zé)任（違約情形、賠償范圍、爭議解決方式）；不可抗力（定義、通知義務(wù)、責(zé)任豁免）；合同生效與終止條件、附件清單等。輸出成果：《合同（草案）》《合同條款說明表》。（三）合同審核與風(fēng)險把控責(zé)任部門：法務(wù)部、財務(wù)部、項目組、分管領(lǐng)導(dǎo)審核流程：法務(wù)審核：重點審查條款合法性、合規(guī)性，避免法律漏洞（如違約責(zé)任不對等、爭議解決約定不明）；財務(wù)審核：核對金額準(zhǔn)確性、支付方式合理性、稅務(wù)處理合規(guī)性；項目組審核：確認(rèn)項目范圍、進度、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否與需求一致，可執(zhí)行性；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：從公司戰(zhàn)略、資源匹配角度審核合同可行性。審核要求：各部門需在2個工作日內(nèi)反饋意見，無異議后簽署《合同審批單》；存在爭議的，由法務(wù)部牽頭協(xié)調(diào)修改。（四）合同簽訂與生效責(zé)任部門：行政部（蓋章）、法務(wù)部（備案）、項目組（交底）操作內(nèi)容：雙方授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書》），并加蓋公司公章/合同專用章；合同一式多份（至少4份，甲乙雙方各執(zhí)2份），行政部統(tǒng)一編號、登記；法務(wù)部留存合同原件及審批文件，建立《合同臺賬》；項目組向執(zhí)行團隊進行合同交底，明確核心條款與風(fēng)險點。輸出成果：正式合同文本、《合同臺賬》《授權(quán)委托書》。（五）合同執(zhí)行與動態(tài)跟蹤責(zé)任部門：項目組（主導(dǎo)）、財務(wù)部、法務(wù)部操作內(nèi)容：制定《項目執(zhí)行計劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點、責(zé)任人及交付物；定期（每周/每月）跟蹤項目進度，對比計劃與實際差異，形成《合同執(zhí)行進度跟蹤表》；涉及付款、驗收等環(huán)節(jié)，提前5個工作日向財務(wù)部/法務(wù)部發(fā)起流程；發(fā)覺對方違約（如延期交付、質(zhì)量不達標(biāo)），及時書面通知并留存證據(jù)，啟動協(xié)商機制。輸出成果：《項目執(zhí)行計劃》《合同執(zhí)行進度跟蹤表》《溝通函》。（六）合同變更與補充協(xié)議管理適用情形：項目需求調(diào)整、工期延長、費用增減等需變更原合同約定時。責(zé)任部門：項目組（發(fā)起）、法務(wù)部（審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（審批）操作內(nèi)容：變更方提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；雙方協(xié)商一致后，由法務(wù)部起草《補充協(xié)議》，明確變更條款（與原合同沖突處以補充協(xié)議為準(zhǔn)）；補充協(xié)議需履行與原合同相同的審核、簽訂流程，并作為原合同附件歸檔。輸出成果：《合同變更申請表》《補充協(xié)議》《變更審批單》。（七）合同驗收與終止責(zé)任部門：項目組（組織）、法務(wù)部（監(jiān)督）、財務(wù)部（結(jié)算）驗收流程：乙方提交《驗收申請》及交付物清單；項目組組織驗收（可邀請第三方專家或監(jiān)理方參與），對照合同標(biāo)準(zhǔn)出具《驗收報告》；驗收通過后，雙方簽署《驗收確認(rèn)書》；存在問題的，明確整改期限與標(biāo)準(zhǔn)。合同終止情形：履行完畢（正常終止）；雙方協(xié)商一致（協(xié)商終止）；違約導(dǎo)致解除（單方/雙方解除）；不可抗力導(dǎo)致無法履行（法定終止）。終止后操作：結(jié)清剩余款項（如有）；辦理資料移交、質(zhì)保金預(yù)留（如有）；法務(wù)部更新《合同臺賬》狀態(tài)，歸檔終止文件。輸出成果：《驗收報告》《驗收確認(rèn)書》《合同終止說明》。三、核心管理模板表格表1：項目合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期生效日期履行期限甲方信息名稱地址法定代表人聯(lián)系方式乙方信息名稱地址法定代表人聯(lián)系方式項目概況項目名稱項目類型項目地點合同金額（大寫/小寫）核心條款付款方式驗收標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任爭議解決方式附件清單（列出附件名稱及份數(shù)，如《技術(shù)協(xié)議》《施工圖紙》等）表2：合同審批流程記錄表審批環(huán)節(jié)審批部門/人審批意見審批時間備注需求確認(rèn)項目組負(fù)責(zé)人合同起草法務(wù)部財務(wù)審核財務(wù)部經(jīng)理項目審核項目組負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總最終簽批總經(jīng)理表3：合同變更申請表合同編號變更原因變更內(nèi)容簡述對原合同影響（金額/工期/范圍等）乙方意見（負(fù)責(zé)人簽字：________日期：______）甲方項目組意見（負(fù)責(zé)人簽字：________日期：______）法務(wù)部審核意見（負(fù)責(zé)人簽字：________日期：______）最終審批（分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：________日期：______）表4：合同執(zhí)行進度跟蹤表時間節(jié)點計劃交付內(nèi)容實際完成情況進度偏差（提前/延遲）偏差原因責(zé)任人下一步計劃四、關(guān)鍵管理注意事項（一）條款嚴(yán)謹(jǐn)性，避免模糊表述合同用語需準(zhǔn)確、無歧義，例如“驗收合格”應(yīng)明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”），而非“滿足甲方要求”；付款節(jié)點需約定具體條件（如“驗收合格后15個工作日內(nèi)”），而非“項目完成后”。（二）審批流程完整，杜絕“體外循環(huán)”合同簽訂必須履行完整審批流程，任何部門或個人不得擅自簽訂合同；涉及金額較大（如超過萬元）或重大項目合同，需提交總經(jīng)理辦公會審議。（三）變更書面化，留存證據(jù)鏈合同變更必須簽訂書面補充協(xié)議，口頭承諾或臨時變更不具法律效力；變更過程中的溝通函、郵件、會議紀(jì)要等需及時整理歸檔，作為后續(xù)爭議解決的依據(jù)。（四）履約監(jiān)控常態(tài)化，防范風(fēng)險項目組需定期跟蹤合同執(zhí)行情況，對延期、質(zhì)量問題等風(fēng)險及時預(yù)警；財務(wù)部需核對付款條件是否滿足，避免提前支付或超付；法務(wù)部需定期檢查合同履行合規(guī)性。（五）保密與知識產(chǎn)權(quán)保護涉及商業(yè)秘密或技術(shù)信息的合同，需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任；研發(fā)類項目需約定知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如專利、軟件著作權(quán)），避免后續(xù)糾紛。（六）檔案管理規(guī)范化，保證可追溯合同文本、審批