行政公文處理流程標準一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程標準適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)等組織的行政公文處理工作，涵蓋收文與發(fā)文兩大核心環(huán)節(jié)。典型應(yīng)用場景包括但不限于：跨部門事務(wù)傳達：如公司年度工作部署、部門協(xié)作通知等需多部門知曉或執(zhí)行的公文；重要決策傳達：如戰(zhàn)略調(diào)整、人事任免、制度修訂等需正式確認的公文；對外公務(wù)往來：如與合作單位的函件、對上級單位的請示報告等；內(nèi)部規(guī)范發(fā)布：如行政管理規(guī)定、流程優(yōu)化方案等需全員遵循的制度性文件。二、行政公文處理全流程操作規(guī)范行政公文處理分為“收文處理”與“發(fā)文處理”兩大主線，均需遵循“規(guī)范登記、精準流轉(zhuǎn)、限時辦結(jié)、閉環(huán)歸檔”原則，具體操作步驟（一）收文處理流程（從外部接收至內(nèi)部辦結(jié)歸檔）收文登記操作主體：辦公室（綜合管理部）文秘崗操作內(nèi)容：（1）核對公文基本信息：包括文號、標題、主送機關(guān)、發(fā)文單位、成文日期、密級（如有）、緊急程度（如“特急”“加急”）；（2）登記《收文登記表》（見表1）：依次記錄收文日期、收文字號、標題、來源（如“市”“公司”）、份數(shù)、密級、經(jīng)辦人、擬辦意見欄、批示欄、承辦部門、辦理結(jié)果、歸檔號等字段；（3）掃描存檔：對紙質(zhì)公文進行掃描，形成電子版與紙質(zhì)版同步管理，涉密公文按保密規(guī)定單獨存儲。輸出成果：完整《收文登記表》、電子+紙質(zhì)公文副本。擬辦意見操作主體：辦公室（綜合管理部）負責人或指定文秘崗操作內(nèi)容：（1）審閱公文內(nèi)容：明確公文核心訴求（如“請示事項”“通知要求”“函件目的”）、涉及部門及辦理優(yōu)先級；（2）提出擬辦建議：根據(jù)公文類型，明確承辦部門、辦理時限及初步處理意見，示例：“關(guān)于項目經(jīng)費請示（發(fā)〔2024〕5號）”：建議由財務(wù)部牽頭審核，項目配合部室配合，于3個工作日內(nèi)提出經(jīng)費初審意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；“關(guān)于加強辦公區(qū)域安全管理的通知（辦〔2024〕12號）”：建議綜合部牽頭制定落實方案，各部室于5個工作日內(nèi)反饋自查情況。（3）填寫《擬辦意見表》（見表2）：包括“公文摘要”“擬辦部門”“擬辦意見”“建議時限”等字段，簽字確認后隨公文流轉(zhuǎn)。輸出成果：《擬辦意見表》、標注擬辦意見的公文原件。領(lǐng)導(dǎo)批辦操作主體：單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：（1）審閱擬辦意見：結(jié)合公文重要程度及部門職責，對擬辦建議進行審批、修改或補充；（2）明確批示意見：批示需清晰、可執(zhí)行，示例：“同意擬辦意見，請財務(wù)部嚴格按制度審核，3日內(nèi)反饋”；“此事項涉及多部門，請綜合部牽頭組織專題會，各部門負責人參會，本周五前形成會議紀要”。（3）簽字標注：在公文原件或《擬辦意見表》“領(lǐng)導(dǎo)批示欄”簽署姓名及日期，緊急公文需標注“特急辦理”字樣。輸出成果：領(lǐng)導(dǎo)批示的公文原件、《擬辦意見表》。承辦落實操作主體：承辦部門負責人及具體經(jīng)辦人操作內(nèi)容：（1）接收公文：從辦公室領(lǐng)取公文，核對領(lǐng)導(dǎo)批示及擬辦意見，確認辦理要求；（2）制定實施方案：明確責任人、協(xié)作部門、時間節(jié)點及輸出成果，如“項目經(jīng)費請示”需由經(jīng)辦人某某對接項目組，確認預(yù)算明細，財務(wù)部某某審核合規(guī)性；（3）推進辦理：按方案落實，過程中需溝通協(xié)調(diào)的，應(yīng)及時向辦公室反饋；遇重大問題需調(diào)整辦理時限的，須提前向分管領(lǐng)導(dǎo)請示；（4）反饋結(jié)果：辦理完成后，填寫《辦結(jié)反饋表》（見表3），包括“辦理結(jié)果”“附件清單”“經(jīng)辦人”“日期”等，并附相關(guān)佐證材料（如會議紀要、審批表、函件復(fù)函等），報辦公室審核。輸出成果：《辦結(jié)反饋表》、佐證材料紙質(zhì)及電子版。催辦與督辦操作主體：辦公室（綜合管理部）文秘崗操作內(nèi)容：（1）跟蹤進度：在辦理期限屆滿前1-2個工作日，通過電話、系統(tǒng)提醒等方式向承辦部門催辦；（2）督辦超期：對超期未辦結(jié)的公文，向承辦部門下發(fā)《督辦單》，明確超期原因、整改要求及新時限；（3）匯總通報：每月對收文辦理情況進行匯總，統(tǒng)計各部門辦結(jié)率、超期率，形成《收文辦理情況月報表》報領(lǐng)導(dǎo)審閱。輸出成果：《督辦單》（如有）、《收文辦理情況月報表》。辦結(jié)歸檔操作主體：辦公室（綜合管理部）文秘崗操作內(nèi)容：（1）審核材料：檢查《辦結(jié)反饋表》是否完整、佐證材料是否齊全、領(lǐng)導(dǎo)批示是否落實；（2）分類整理：按“年度-文號-類型”分類，將公文原件、批示件、反饋材料等統(tǒng)一裝訂，標注歸檔號；（3）電子歸檔：將公文掃描件、電子反饋材料等錄入檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置檢索關(guān)鍵詞（如標題、文號、承辦部門）；（4）移交歸檔：定期（如每季度）向檔案室移交紙質(zhì)檔案，辦理交接手續(xù)，留存《檔案移交清單》。輸出成果：規(guī)范整理的紙質(zhì)檔案、電子檔案、檔案交接記錄。（二）發(fā)文處理流程（從內(nèi)部擬稿至對外發(fā)出歸檔）擬稿與核稿操作主體：發(fā)文部門經(jīng)辦人擬稿，部門負責人核稿，辦公室（綜合管理部）復(fù)核操作內(nèi)容：（1）擬稿：根據(jù)發(fā)文目的（如通知、請示、函、報告），使用單位統(tǒng)一模板起草公文，內(nèi)容需準確、簡潔、規(guī)范，包含標題、主送機關(guān)、附件（如有）、發(fā)文機關(guān)、成文日期、印章等要素；（2）部門核稿：部門負責人審核公文內(nèi)容是否與部門職責一致、數(shù)據(jù)是否準確、格式是否符合規(guī)范；（3）辦公室復(fù)核：重點審核公文格式（字體、行距、頁碼等）、文號規(guī)范性、主送機關(guān)準確性、有無敏感信息等，對不符合要求的退回修改。輸出成果：經(jīng)核稿的公文定稿（電子版+紙質(zhì)版）。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)操作主體：按公文重要性由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)操作內(nèi)容：（1）審核簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)審閱公文內(nèi)容、格式及擬辦意見，確認無誤后簽署姓名及日期，標注“同意發(fā)出”；（2）留存簽發(fā)稿：簽發(fā)后的紙質(zhì)稿由辦公室存檔，電子稿作為最終版本。輸出成果：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文定稿。編文號與排版操作主體：辦公室（綜合管理部）文秘崗操作內(nèi)容：（1）編號：按“單位簡稱〔年份〕序號號”規(guī)則編制文號（如“公司〔2024〕25號”），避免重號、漏號；（2）排版：使用單位公文模板設(shè)置格式（標題二號小標宋體，三號仿宋GB2312，行距28磅等），添加頁碼（頁腳居中），保證版面整潔。輸出成果：帶文號的排版公文電子版。印章與用印登記操作主體：辦公室（綜合管理部）印章管理員操作內(nèi)容：（1）審核用?。汉藢奈奶枴㈩I(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見與內(nèi)容是否一致，確認無誤后加蓋單位公章（或?qū)Ｓ谜拢唬?）登記備案：填寫《用印登記表》（見表4），記錄用印日期、文號、標題、發(fā)文部門、用印人、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息；（3）留存原件：加蓋印章的公文原件至少留存1份，電子版同步存檔。輸出成果：加蓋印章的正式公文、《用印登記表》。分發(fā)與傳遞操作主體：辦公室（綜合管理部）文秘崗操作內(nèi)容：（1）確定分發(fā)范圍：根據(jù)主送機關(guān)、抄送機關(guān)名單，打印相應(yīng)份數(shù)的公文；（2）內(nèi)部傳遞：直接送達各部門的，需接收人簽字確認；需郵寄的，通過快遞公司寄送，留存寄件憑證；（3）電子分發(fā)：涉密公文通過涉密系統(tǒng)發(fā)送，非涉密公文通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)群發(fā)，保證接收方已讀。輸出成果：分發(fā)記錄（含簽字、寄件憑證、系統(tǒng)發(fā)送記錄）。歸檔操作主體：辦公室（綜合管理部）文秘崗操作內(nèi)容：參照收文處理“辦結(jié)歸檔”流程，將發(fā)文定稿、簽發(fā)稿、用印登記表、分發(fā)記錄等材料整理歸檔。輸出成果：發(fā)文檔案（紙質(zhì)+電子）。三、常用公文處理模板示例表1：收文登記表收文日期收文字號標題來源份數(shù)密級經(jīng)辦人擬辦意見領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門辦理結(jié)果歸檔號2024-03-01政發(fā)〔2024〕12號關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知市應(yīng)急管理局1普通*某某見附件同意綜合部牽頭，3月底前完成綜合部已提交檢查報告A2024-003表2：擬辦意見表公文文號標題公文摘要擬辦部門擬辦意見建議時限擬辦人日期請〔2024〕5號關(guān)于申請設(shè)備采購經(jīng)費的請示申請采購辦公電腦20臺，預(yù)算15萬元財務(wù)部建議采購部核實設(shè)備配置及市場價，財務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批5個工作日*某某2024-03-01表3：辦結(jié)反饋表公文文號標題承辦部門辦理結(jié)果附件清單經(jīng)辦人日期政發(fā)〔2024〕12號關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知綜合部已完成各部門檢查，發(fā)覺隱患3項，整改完成2項，1項需延至4月中旬整改（見報告）《安全生產(chǎn)檢查報告》《隱患整改臺賬》*某某2024-03-28表4：用印登記表用印日期文號標題發(fā)文部門用印份數(shù)用印人經(jīng)辦人備注2024-03-05公司〔2024〕25號關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知辦公室15*某某*某某部門傳閱10份，張貼5份四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項時效性管理：緊急公文（特急/加急）需在收文后1小時內(nèi)啟動擬辦流程，承辦部門需在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)，超期需書面說明原因；發(fā)文流程中，從擬稿到簽發(fā)原則上不超過3個工作日，避免因拖延影響工作推進。規(guī)范性要求：公文格式需嚴格遵循《政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），標題應(yīng)準確概括內(nèi)容，邏輯清晰，附件標注規(guī)范；文號實行“一文一號”，不得重復(fù)使用，跨年度公文需重新編號；印章需清晰、端正，騎年蓋月（上行文）或左上覆蓋（下行文/平行文）。保密與安全：涉密公文需在涉密計算機上起草、存儲和傳輸，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)郵箱、等工具傳遞；檔案材料需定期檢查，防止遺失、損毀，電子檔案需備份并設(shè)置訪問權(quán)限。溝通與協(xié)作：跨部門承辦的公文，牽頭部門需主動協(xié)調(diào)，協(xié)辦部