測繪檔案管理制度及責(zé)任分工測繪檔案作為各項(xiàng)工程建設(shè)、城市規(guī)劃、國土資源管理及后續(xù)運(yùn)維的重要基礎(chǔ)資料，其系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和安全性直接關(guān)系到項(xiàng)目決策的科學(xué)性與后續(xù)工作的順利開展。為規(guī)范測繪檔案管理，確保檔案的完整、安全、有效利用，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，特制定本制度。一、測繪檔案管理的基本原則測繪檔案管理工作應(yīng)遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：在單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，明確各級管理部門和人員的職責(zé)，實(shí)行分級負(fù)責(zé)的管理體制。2.完整準(zhǔn)確、規(guī)范有序：確保測繪檔案在形成、收集、整理、歸檔全過程中的完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作。3.安全保密、依法利用：嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，確保涉密測繪檔案的安全，同時(shí)在規(guī)定范圍內(nèi)促進(jìn)檔案資源的合理利用。4.科學(xué)保管、永續(xù)利用：采用科學(xué)的保管方法和技術(shù)手段，延長檔案壽命，保障測繪檔案的長期可用。二、測繪檔案的范圍與分類歸檔范圍：凡在測繪生產(chǎn)、科研、工程項(xiàng)目管理等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，均屬測繪檔案歸檔范圍。主要包括：*技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收報(bào)告；*原始觀測記錄、計(jì)算成果、圖件（紙質(zhì)及電子）；*儀器檢定證書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；*項(xiàng)目合同、委托書、審批文件；*與測繪成果相關(guān)的其他有價(jià)值的文件材料。檔案分類：應(yīng)根據(jù)測繪專業(yè)性質(zhì)、項(xiàng)目類型、比例尺、形成時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和檢索?？蓞⒄諊一蛐袠I(yè)相關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并結(jié)合本單位實(shí)際情況細(xì)化。三、測繪檔案管理流程與要求（一）檔案的形成與收集測繪項(xiàng)目在實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專人應(yīng)及時(shí)收集各類文件材料，確保其真實(shí)、完整、系統(tǒng)。所有記錄、計(jì)算、成果均需符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求，簽署完備。電子文件應(yīng)一并收集，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（二）檔案的整理與歸檔1.整理：對收集的檔案材料，應(yīng)按照分類方案進(jìn)行系統(tǒng)化整理，包括組卷、排列、編號、編目、填寫卷內(nèi)目錄和備考表等。2.著錄：按照檔案著錄規(guī)則，對檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行描述和記載，形成著錄條目，為檢索提供依據(jù)。3.歸檔：項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理完畢的測繪檔案向單位檔案管理部門移交歸檔。交接雙方應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫《檔案交接登記表》。電子檔案的歸檔應(yīng)符合電子文件歸檔與管理的相關(guān)規(guī)定。（三）檔案的保管與保護(hù)1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。2.設(shè)備配置：配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥劑及檔案裝具。電子檔案應(yīng)配備專用存儲設(shè)備和備份系統(tǒng)，并定期檢查存儲介質(zhì)的有效性。3.日常管理：建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行入庫、出庫登記手續(xù)。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（四）檔案的利用與保密1.利用制度：嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批制度。內(nèi)部人員查閱檔案需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；外部單位或人員查閱、復(fù)制、摘錄檔案，須持單位介紹信并經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用要求：查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定場所進(jìn)行。檔案原件一般不得帶出閱檔室，確因特殊需要借出的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期歸還。嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。3.保密管理：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，明確涉密測繪檔案的密級和管理要求。涉密檔案的查閱、復(fù)制、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，確保不失泄密。（五）檔案的鑒定與銷毀對于已超過保管期限的測繪檔案，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定。對仍有保存價(jià)值的，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價(jià)值的，應(yīng)登記造冊，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序予以銷毀，嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。四、測繪檔案管理責(zé)任分工測繪檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要各相關(guān)部門和人員協(xié)同配合，明確責(zé)任，共同做好。（一）單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對本單位測繪檔案管理工作負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批檔案管理規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi)和人員。（二）檔案管理部門責(zé)任1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位測繪檔案管理規(guī)章制度和工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)對本單位各部門形成的測繪檔案進(jìn)行接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的測繪文件材料形成、積累和預(yù)歸檔工作。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫房及設(shè)備的管理和維護(hù)，確保檔案安全。6.負(fù)責(zé)對已超過保管期限的檔案提出鑒定和銷毀意見。（三）測繪業(yè)務(wù)部門（或項(xiàng)目組）責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門（或項(xiàng)目組）在測繪生產(chǎn)、科研、工程項(xiàng)目中形成的各類文件材料的收集、積累、整理和預(yù)歸檔工作，確保歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目檔案歸檔的第一責(zé)任人，對項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任，督促項(xiàng)目組成員及時(shí)提交應(yīng)歸檔材料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成向檔案管理部門的移交。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，確保在檔案形成和移交過程中的信息安全。4.參與本部門（或項(xiàng)目組）形成檔案的鑒定工作。（四）檔案管理人員責(zé)任1.忠于職守，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和相關(guān)專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力。2.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)章制度和工作細(xì)則，做好檔案的接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等具體工作。3.愛護(hù)檔案，確保檔案的安全與完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.熱情服務(wù)，為檔案利用者提供高效、便捷的服務(wù)。（五）檔案利用者責(zé)任1.嚴(yán)格遵守檔案利用制度和保密規(guī)定，履行查閱手續(xù)。2.愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。3.不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄涉密檔案內(nèi)容。4.借閱的檔案應(yīng)按期歸還，如有損壞或丟失，應(yīng)立即報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、附則本制度自發(fā)布之日起施行。各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則。本制度由單位檔案管理部門負(fù)