企業(yè)董事監(jiān)事離職及會(huì)議決議文檔在現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)中，董事與監(jiān)事作為公司重要的治理主體，其任職與離職不僅關(guān)系到公司內(nèi)部管理的穩(wěn)定性，更涉及到股東權(quán)益、信息披露及合規(guī)運(yùn)營(yíng)等多個(gè)層面。規(guī)范、有序地處理董事監(jiān)事的離職流程，并形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)議決議文檔，是保障公司治理高效、透明的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文將結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)董事監(jiān)事離職的核心要點(diǎn)及相關(guān)會(huì)議決議文檔的撰寫進(jìn)行深入解析。一、董事監(jiān)事離職的核心流程與注意事項(xiàng)董事與監(jiān)事的離職，并非簡(jiǎn)單的個(gè)人行為，而是需要遵循《公司法》、公司章程以及相關(guān)內(nèi)部管理制度規(guī)定的程序性事項(xiàng)。（一）離職意愿的提出與形式董事或監(jiān)事若因個(gè)人原因、工作調(diào)整或其他正當(dāng)理由需要離職，首先應(yīng)向公司提交正式的書面辭職申請(qǐng)。該申請(qǐng)應(yīng)至少包含以下要素：辭職人姓名、所擔(dān)任的職務(wù)（明確是董事還是監(jiān)事，是否為獨(dú)立董事、職工代表監(jiān)事等）、辭職原因（可簡(jiǎn)述，如“個(gè)人原因”、“工作調(diào)動(dòng)”等）、擬辭職生效日期。為避免后續(xù)爭(zhēng)議，辭職申請(qǐng)應(yīng)以書面形式提交，通常建議直接送達(dá)公司董事會(huì)秘書或指定的辦公部門，并保留送達(dá)回執(zhí)或證據(jù)。（二）離職生效的界定與特殊情形關(guān)于離職生效日期，實(shí)踐中需注意以下幾點(diǎn)：1.常規(guī)生效原則：一般情況下，董事監(jiān)事的辭職申請(qǐng)自送達(dá)公司董事會(huì)或監(jiān)事會(huì)時(shí)即視為生效，除非辭職申請(qǐng)中明確了較晚的生效日期，或公司章程另有特別規(guī)定，或法律法規(guī)有強(qiáng)制性要求。2.任職期限的約束：若董事監(jiān)事在任期內(nèi)提出辭職，其辭職是否立即生效，需考量是否會(huì)導(dǎo)致董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員低于法定最低人數(shù)。若因此導(dǎo)致人數(shù)不足，在新的董事監(jiān)事選任生效前，原辭職人員仍需依照法律、行政法規(guī)和公司章程的規(guī)定，履行其職務(wù)。這是為了保障公司治理機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)作。3.特定職務(wù)的交接：對(duì)于掌握公司重要信息或負(fù)責(zé)關(guān)鍵項(xiàng)目的董事監(jiān)事，公司應(yīng)與其協(xié)商確定合理的離職交接期限，確保工作平穩(wěn)過渡。（三）離職程序的合規(guī)性保障1.內(nèi)部審議與通報(bào)：董事辭職通常需經(jīng)董事會(huì)審議確認(rèn)，并及時(shí)通報(bào)監(jiān)事會(huì)；監(jiān)事辭職則需經(jīng)監(jiān)事會(huì)審議確認(rèn)，并及時(shí)通報(bào)董事會(huì)。若為職工代表董事或監(jiān)事，其辭職還需履行職工代表大會(huì)或職工大會(huì)的相關(guān)程序。2.信息披露義務(wù)：對(duì)于上市公司而言，董事監(jiān)事的離職屬于重大事項(xiàng)，需按照監(jiān)管要求及時(shí)發(fā)布公告，披露辭職人員的基本信息、辭職原因、辭職生效日期、是否存在與公司的未了事宜等。非上市公司雖無強(qiáng)制信息披露要求，但也應(yīng)將相關(guān)情況及時(shí)通知全體股東。3.后續(xù)補(bǔ)選程序：董事監(jiān)事離職后，公司應(yīng)盡快啟動(dòng)補(bǔ)選程序，以保證董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的規(guī)范運(yùn)作。補(bǔ)選程序需嚴(yán)格依照公司章程規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，通常由股東大會(huì)或股東會(huì)選舉產(chǎn)生新任董事監(jiān)事。二、會(huì)議決議文檔的規(guī)范撰寫會(huì)議決議是記錄公司決策過程和結(jié)果的法定文件，對(duì)于董事監(jiān)事離職事項(xiàng)，相關(guān)的董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議或股東大會(huì)/股東會(huì)決議的規(guī)范撰寫至關(guān)重要。（一）會(huì)議決議的核心要素一份完整有效的會(huì)議決議文檔，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地包含以下核心要素：1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議名稱（如“XX公司第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議決議”、“XX公司202X年第X次臨時(shí)股東大會(huì)決議”）、會(huì)議召開時(shí)間（具體到年月日時(shí)分）、會(huì)議召開地點(diǎn)、會(huì)議召集人、會(huì)議主持人、會(huì)議出席人員（姓名、職務(wù)，以及出席董事/監(jiān)事人數(shù)、占應(yīng)出席人數(shù)比例）、列席人員（如適用）、記錄人。2.會(huì)議議題：明確本次會(huì)議審議的關(guān)于董事或監(jiān)事離職的具體事項(xiàng)，例如“審議《關(guān)于接受XXX先生辭去公司董事職務(wù)的議案》”或“審議《關(guān)于免去XXX女士監(jiān)事職務(wù)的議案》”（若為罷免，則議題表述不同，但本文主要討論主動(dòng)離職）。3.議案審議情況：簡(jiǎn)要說明議案的提交背景，如“XXX先生因個(gè)人原因，提請(qǐng)辭去其所擔(dān)任的公司董事職務(wù)。其辭職申請(qǐng)已送達(dá)公司董事會(huì)。”4.表決情況：詳細(xì)記錄出席會(huì)議的董事（針對(duì)董事會(huì)決議）或監(jiān)事（針對(duì)監(jiān)事會(huì)決議）的表決方式（如舉手、書面、通訊等）和表決結(jié)果。需明確同意票數(shù)、反對(duì)票數(shù)、棄權(quán)票數(shù)，并說明是否符合公司章程規(guī)定的表決通過比例。例如：“經(jīng)與會(huì)董事審議，一致同意（或：以X票同意、X票反對(duì)、X票棄權(quán)審議通過）本議案。”5.決議內(nèi)容：這是決議的核心部分，應(yīng)明確、具體地表述決議結(jié)果。例如：“一、同意接受XXX先生辭去公司董事職務(wù)的申請(qǐng)。二、XXX先生的辭職自其辭職申請(qǐng)送達(dá)公司董事會(huì)之日起生效。三、在公司股東大會(huì)選舉產(chǎn)生新任董事之前，XXX先生將繼續(xù)履行董事職責(zé)（如適用上述人數(shù)不足的情形）。四、提請(qǐng)公司股東大會(huì)盡快選舉新任董事以填補(bǔ)空缺?！?.其他事項(xiàng)：如無，則可寫“無”。7.簽署頁(yè)：出席會(huì)議的董事（或監(jiān)事，視決議類型而定）需親筆簽名，公司加蓋公章，并注明決議形成日期。（二）會(huì)議決議的撰寫要點(diǎn)與常見誤區(qū)規(guī)避1.表述嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義：決議內(nèi)容的措辭必須精準(zhǔn)，例如“接受辭職”而非“批準(zhǔn)辭職”，因?yàn)檗o職是董事監(jiān)事的權(quán)利，公司層面是“接受”其辭職。生效日期的表述需清晰無歧義。2.程序合規(guī)性體現(xiàn)：在決議中簡(jiǎn)要提及會(huì)議的召集、通知程序符合《公司法》及公司章程的規(guī)定，以增強(qiáng)決議的合法性基礎(chǔ)。3.與辭職申請(qǐng)的銜接：決議中關(guān)于辭職原因、生效日期等關(guān)鍵信息應(yīng)與辭職申請(qǐng)保持一致。4.注重形式要件完整：簽名、蓋章、日期等形式要素不可缺失，這是決議生效的基本要求。5.區(qū)分不同決議類型：董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、股東大會(huì)決議的簽署主體和適用范圍不同，需嚴(yán)格區(qū)分。董事離職通常先由董事會(huì)審議通過接受辭職的議案，再提交股東大會(huì)確認(rèn)或選舉新人；監(jiān)事離職則先由監(jiān)事會(huì)審議，再提交股東大會(huì)。職工代表監(jiān)事的離職還需履行職工民主程序。（三）會(huì)議決議文檔的參考范例（簡(jiǎn)版）范例一：董事會(huì)決議（審議董事辭職）XX有限公司董事會(huì)決議會(huì)議名稱：XX有限公司第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日HH:MM會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室召集人：董事長(zhǎng)XXX先生主持人：董事長(zhǎng)XXX先生出席董事：XXX、XXX、XXX（共X人，占應(yīng)出席董事X人，出席人數(shù)符合法定要求）列席人員：（如：監(jiān)事會(huì)主席XXX、董事會(huì)秘書XXX）記錄人：XXX會(huì)議議題：審議《關(guān)于接受XXX先生辭去公司董事職務(wù)的議案》議案審議情況：XXX先生因個(gè)人職業(yè)發(fā)展原因，向公司提交了書面辭職申請(qǐng)，請(qǐng)求辭去其擔(dān)任的公司董事職務(wù)。該辭職申請(qǐng)已送達(dá)公司董事會(huì)。表決情況：與會(huì)董事以X票同意、0票反對(duì)、0票棄權(quán)的表決結(jié)果審議通過本議案。決議內(nèi)容：一、同意接受XXX先生辭去公司董事職務(wù)的申請(qǐng)。二、XXX先生的辭職自其辭職申請(qǐng)送達(dá)公司董事會(huì)之日（YYYY年MM月DD日）起生效。三、鑒于XXX先生辭職后，公司董事會(huì)成員人數(shù)未低于法定最低人數(shù)，其不再繼續(xù)履行董事職責(zé)。四、提請(qǐng)公司股東大會(huì)盡快審議選舉新任董事事宜，以完善公司治理結(jié)構(gòu)。其他事項(xiàng)：無出席董事簽名：（此處為董事親筆簽名區(qū)域）XXX公司（蓋章）YYYY年MM月DD日（四）會(huì)議決議的存檔與應(yīng)用會(huì)議決議形成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，作為公司重要的法律文件和歷史記錄。同時(shí)，根據(jù)決議內(nèi)容，及時(shí)啟動(dòng)后續(xù)程序，如發(fā)布公告、籌備股東大會(huì)選舉等。在涉及訴訟、仲裁或監(jiān)管檢查時(shí)，規(guī)范的會(huì)議決議是證明公司決策程序合法合規(guī)的重要依據(jù)。三、結(jié)語董事監(jiān)事的離職管理是公司治理中一項(xiàng)常規(guī)但至關(guān)重要的工作，其流程的規(guī)范性和會(huì)議決議文檔的嚴(yán)謹(jǐn)性，