在人力資源管理實(shí)踐中，員工提醒談話是管理者與員工進(jìn)行有效溝通、糾正不當(dāng)行為、明確工作期望的重要手段。一份規(guī)范、詳實(shí)的提醒談話記錄，不僅是對(duì)談話過程的客觀反映，更是后續(xù)管理措施實(shí)施、勞動(dòng)爭(zhēng)議預(yù)防的重要依據(jù)。本文旨在結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述員工提醒談話記錄的撰寫規(guī)范，并提供不同情境下的范文參考，以期為HR同仁及各級(jí)管理者提供實(shí)用指引。一、員工提醒談話記錄撰寫規(guī)范（一）重要性與原則員工提醒談話記錄并非簡(jiǎn)單的“談話流水賬”，它承載著明確責(zé)任、固化事實(shí)、保障權(quán)益的功能。其撰寫應(yīng)遵循以下原則：1.客觀性原則：以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確記錄談話內(nèi)容，避免主觀臆斷、個(gè)人情緒或猜測(cè)性描述。2.準(zhǔn)確性原則：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、對(duì)話要點(diǎn)等關(guān)鍵信息必須準(zhǔn)確無誤。3.完整性原則：記錄應(yīng)包含談話的全部重要環(huán)節(jié)，從事由、經(jīng)過到結(jié)論、雙方意見。4.及時(shí)性原則：談話結(jié)束后應(yīng)盡快整理記錄，避免因時(shí)間拖延導(dǎo)致信息遺漏或偏差。5.保密性原則：談話記錄涉及員工個(gè)人表現(xiàn)及隱私，應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制查閱范圍。（二）核心要素一份標(biāo)準(zhǔn)的員工提醒談話記錄應(yīng)包含以下核心要素：1.基本信息：*記錄編號(hào)：便于歸檔和查詢（可內(nèi)部自定規(guī)則）。*談話日期與時(shí)間：精確到分鐘為宜。*談話地點(diǎn)：如會(huì)議室、辦公室等，需具體。*談話雙方：明確談話人（姓名、職務(wù)）與被談話人（姓名、部門、職務(wù)/崗位）。若有見證人或記錄人，也應(yīng)注明。2.談話事由：清晰、簡(jiǎn)明扼要地說明談話的原因和目的。例如：“關(guān)于近期多次遲到問題”、“關(guān)于客戶投訴服務(wù)態(tài)度問題”等。3.談話背景/事由詳述：*客觀描述引發(fā)談話的具體事實(shí)依據(jù)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過、相關(guān)證據(jù)（如考勤記錄、工作成果、客戶反饋、同事證言等，可注明附件）。*引用相關(guān)的公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)、績(jī)效目標(biāo)等作為談話依據(jù)。4.談話內(nèi)容紀(jì)要：*這是記錄的核心部分，應(yīng)準(zhǔn)確反映雙方的主要觀點(diǎn)和對(duì)話。*談話人陳述：記錄談話人指出的問題、對(duì)問題的分析、依據(jù)的公司規(guī)定以及期望達(dá)到的改進(jìn)目標(biāo)和期限。*被談話人陳述與回應(yīng)：記錄被談話人對(duì)所指出問題的解釋、說明、認(rèn)識(shí)態(tài)度（承認(rèn)、否認(rèn)、辯解、申訴等）以及提出的困難或異議。*盡量使用直接引語(yǔ)（在引號(hào)內(nèi)）記錄關(guān)鍵語(yǔ)句，其他內(nèi)容可概括轉(zhuǎn)述，但需忠于原意。5.談話結(jié)論與共識(shí)：*雙方達(dá)成的一致意見，或談話人根據(jù)公司規(guī)定及談話情況對(duì)被談話人提出的明確要求、改進(jìn)期望、改進(jìn)計(jì)劃及考核方式。*明確若未能達(dá)到改進(jìn)要求，公司可能采取的進(jìn)一步措施（如再次提醒、警告、績(jī)效影響等）。6.簽字確認(rèn)：*談話結(jié)束后，記錄應(yīng)請(qǐng)被談話人閱讀。被談話人對(duì)記錄內(nèi)容無異議的，應(yīng)簽署姓名和日期。*若被談話人拒絕簽字，談話人應(yīng)在記錄上注明“被談話人XXX拒絕簽字”，并由談話人及見證人（如有）簽字確認(rèn)，并可考慮采用錄音等輔助手段（需注意相關(guān)法律規(guī)定）。*談話人亦需簽字并注明日期。7.備注（可選）：記錄其他需要說明的特殊情況，如是否有錄音錄像、是否有附件材料等。（三）撰寫注意事項(xiàng)1.語(yǔ)言規(guī)范：使用書面語(yǔ)，用詞準(zhǔn)確、中性、專業(yè)，避免口語(yǔ)化、情緒化或模糊不清的表述。2.邏輯清晰：按照談話的自然順序或邏輯關(guān)系組織內(nèi)容，層次分明。3.突出重點(diǎn)：圍繞談話目的和核心問題展開，避免無關(guān)細(xì)節(jié)。4.避免誘導(dǎo)性記錄：記錄應(yīng)是客觀呈現(xiàn)，而非預(yù)設(shè)結(jié)論或引導(dǎo)性描述。5.注重細(xì)節(jié)：對(duì)于關(guān)鍵的時(shí)間、數(shù)據(jù)、承諾等，務(wù)必核實(shí)準(zhǔn)確。6.存檔管理：談話記錄形成后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保其安全性和可追溯性。二、員工提醒談話記錄范文以下提供不同情境下的提醒談話記錄范文，請(qǐng)注意根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，范文中的“XXX”部分需替換為具體信息。范文一：關(guān)于工作紀(jì)律（遲到）問題的提醒談話記錄記錄編號(hào)：HR-TX-XXXX-XX談話日期與時(shí)間：XXXX年XX月XX日上午XX:XX-XX:XX談話地點(diǎn)：公司X號(hào)會(huì)議室談話人：張三（部門經(jīng)理）被談話人：李四（XX部專員）記錄人：王五（HR專員）談話事由：關(guān)于近期多次遲到的問題提醒談話背景/事由詳述：根據(jù)考勤記錄顯示，被談話人李四自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日期間，累計(jì)遲到X次，具體日期為：XX月XX日（遲到XX分鐘）、XX月XX日（遲到XX分鐘）、XX月XX日（遲到XX分鐘）。其行為已違反公司《員工手冊(cè)》第三章第二條“考勤管理規(guī)定”中關(guān)于“員工應(yīng)按時(shí)上下班，每月遲到累計(jì)不得超過X次/XX分鐘，單次遲到不得超過XX分鐘”的規(guī)定。談話內(nèi)容紀(jì)要：談話人（張三）：李四，今天請(qǐng)你來，主要是關(guān)于你近期多次遲到的事情。根據(jù)考勤記錄，你在過去一個(gè)月內(nèi)已經(jīng)遲到了X次，最長(zhǎng)一次遲到了XX分鐘，這是事實(shí)嗎？被談話人（李四）：是的，張經(jīng)理，我知道。談話人（張三）：能解釋一下原因嗎？被談話人（李四）：主要是最近家里有些事，早上出門比較匆忙，加上有兩次路上堵車比較嚴(yán)重。談話人（張三）：我理解生活中可能會(huì)遇到一些突發(fā)情況。但是，公司的考勤制度是為了保障整體工作秩序和效率，多次遲到不僅影響你個(gè)人的工作安排，也可能對(duì)團(tuán)隊(duì)其他成員造成不良影響?！秵T工手冊(cè)》里關(guān)于考勤的規(guī)定你應(yīng)該清楚吧？被談話人（李四）：嗯，我清楚。談話人（張三）：好的。希望你能正視這個(gè)問題，合理安排好個(gè)人時(shí)間，確保今后能夠按時(shí)到崗。公司將給予你為期X周的觀察期，從明天開始，請(qǐng)務(wù)必保證準(zhǔn)時(shí)上下班。如果觀察期內(nèi)再發(fā)生遲到情況，公司將依據(jù)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步處理，包括但不限于影響當(dāng)月績(jī)效。你能做到嗎？被談話人（李四）：好的張經(jīng)理，我明白了。給您和團(tuán)隊(duì)帶來了不便非常抱歉。我會(huì)盡快調(diào)整好，保證以后不再遲到。談話結(jié)論與共識(shí)：1.被談話人李四承認(rèn)近期存在多次遲到的事實(shí)，并表示理解公司考勤規(guī)定的重要性。2.被談話人承諾將合理安排個(gè)人事務(wù)，積極改進(jìn)，確保自XXXX年XX月XX日起嚴(yán)格遵守公司考勤制度，不再發(fā)生遲到現(xiàn)象。3.談話人告知被談話人，公司將對(duì)其進(jìn)行為期X周（XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日）的觀察，若在此期間再次發(fā)生遲到行為，公司將依據(jù)《員工手冊(cè)》相關(guān)規(guī)定采取進(jìn)一步管理措施。簽字確認(rèn)：被談話人（簽字）：_________日期：_________談話人（簽字）：_________日期：_________記錄人（簽字）：_________日期：_________---范文二：關(guān)于工作質(zhì)量問題的提醒談話記錄記錄編號(hào)：HR-TX-XXXX-XX談話日期與時(shí)間：XXXX年XX月XX日下午XX:XX-XX:XX談話地點(diǎn)：XX經(jīng)理辦公室談話人：趙六（項(xiàng)目經(jīng)理）被談話人：孫七（XX項(xiàng)目組工程師）見證人：錢八（技術(shù)部總監(jiān)）談話事由：關(guān)于近期工作成果多次出現(xiàn)質(zhì)量瑕疵的提醒談話背景/事由詳述：被談話人孫七負(fù)責(zé)的XX項(xiàng)目中，近期提交的三份技術(shù)文檔（分別為：XXXX年XX月XX日提交的《XX模塊設(shè)計(jì)方案V1.0》、XX月XX日提交的《XX測(cè)試報(bào)告V0.9》、XX月XX日提交的《用戶操作手冊(cè)初稿》）經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)存在多處明顯錯(cuò)誤，包括：圖表編號(hào)混亂、數(shù)據(jù)計(jì)算錯(cuò)誤、部分功能描述與實(shí)際不符等。這些問題導(dǎo)致下游同事無法順利開展工作，項(xiàng)目進(jìn)度受到一定影響，并已由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人趙六向其指出并要求返工兩次。此情況不符合部門《技術(shù)文檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》及崗位說明書中對(duì)“保證工作成果準(zhǔn)確性、完整性”的要求。談話內(nèi)容紀(jì)要：談話人（趙六）：孫七，最近你提交的幾份文檔問題比較多啊，我們已經(jīng)返工過兩次了，這次《用戶操作手冊(cè)初稿》還是有不少細(xì)節(jié)錯(cuò)誤。你自己怎么看這個(gè)問題？被談話人（孫七）：趙經(jīng)理，我知道。最近項(xiàng)目壓力比較大，手頭事情比較多，可能是有點(diǎn)趕時(shí)間，檢查的時(shí)候不夠仔細(xì)。談話人（趙六）：項(xiàng)目忙可以理解，但質(zhì)量是底線。我們的文檔不僅是內(nèi)部工作的依據(jù)，未來可能還要給客戶看。多次出現(xiàn)這種低級(jí)錯(cuò)誤，會(huì)嚴(yán)重影響我們團(tuán)隊(duì)的專業(yè)形象和項(xiàng)目交付質(zhì)量。你覺得問題主要出在哪里？是能力問題，還是態(tài)度問題，或者是方法問題？被談話人（孫七）：我覺得主要是我自己的責(zé)任心不夠，沒有嚴(yán)格執(zhí)行文檔提交前的自查流程。我以為大概看一下就沒問題了。能力上應(yīng)該沒問題。談話人（趙六）：（轉(zhuǎn)向見證人錢八）錢總監(jiān)，您怎么看？見證人（錢八）：孫七，技術(shù)能力大家是認(rèn)可的，但工作態(tài)度和細(xì)致程度確實(shí)需要加強(qiáng)。部門有《技術(shù)文檔自查清單》，提交前必須逐項(xiàng)核對(duì)。時(shí)間緊不是質(zhì)量下降的理由，可以提前規(guī)劃，或者及時(shí)溝通尋求支持，但不能犧牲質(zhì)量。談話人（趙六）：是的。所以，接下來我要求你：第一，即日起，所有提交的工作成果（特別是文檔類）必須嚴(yán)格按照《技術(shù)文檔自查清單》進(jìn)行至少兩遍自查，并保留自查記錄。第二，未來兩周內(nèi)，你提交的任何文檔，先交由同事周九幫你復(fù)核一遍，再提交給我。第三，兩周后我們?cè)倩仡櫮愕墓ぷ髻|(zhì)量情況。如果質(zhì)量問題仍無明顯改善，將影響你本季度的績(jī)效考核等級(jí)，并可能調(diào)整你目前的工作分工。清楚了嗎？被談話人（孫七）：清楚了趙經(jīng)理、錢總監(jiān)。我接受批評(píng)，確實(shí)是我不夠細(xì)心，也沒有嚴(yán)格執(zhí)行流程。接下來我一定按照要求做，保證提高工作質(zhì)量。談話結(jié)論與共識(shí)：1.被談話人孫七承認(rèn)近期工作成果存在質(zhì)量瑕疵，主要原因在于自身檢查不夠仔細(xì)，未能嚴(yán)格執(zhí)行公司文檔自查流程。2.被談話人承諾將加強(qiáng)責(zé)任心，嚴(yán)格執(zhí)行《技術(shù)文檔自查清單》，確保提交成果前進(jìn)行充分自查。3.談話人要求被談話人在未來兩周內(nèi)，其工作成果需經(jīng)同事周九復(fù)核后提交，并將在兩周后（XXXX年XX月XX日左右）對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行再次評(píng)估。若質(zhì)量無改善，將影響績(jī)效并可能調(diào)整工作分工。簽字確認(rèn)：被談話人（簽字）：_________日期：_________談話人（簽字）：_________日期：_________見證人（簽字）：_________日期：_________---范文三：關(guān)于工作態(tài)度與協(xié)作問題的提醒談話記錄記錄編號(hào)：HR-TX-XXXX-XX談話日期與時(shí)間：XXXX年XX月XX日上午XX:XX-XX:XX談話地點(diǎn)：HR辦公室談話人：吳十（HR經(jīng)理）、鄭十一（部門主管）被談話人：王十二（XX部助理）談話事由：關(guān)于工作態(tài)度消極及協(xié)作配合不足問題的提醒談話背景/事由詳述：近期，HR部門及部門主管鄭十一多次收到同事反饋，反映被談話人王十二在工作中表現(xiàn)出消極情緒，具體包括：對(duì)分配的常規(guī)工作任務(wù)（如XX報(bào)表整理、XX會(huì)議紀(jì)要撰寫）時(shí)常抱怨“繁瑣”、“沒意思”；在與同事協(xié)作完成XX項(xiàng)目時(shí)，對(duì)其他同事提出的合理協(xié)助請(qǐng)求（如提供相關(guān)資料、核對(duì)數(shù)據(jù)）反應(yīng)遲緩，甚至以“不是我負(fù)責(zé)的”為由拒絕，影響了團(tuán)隊(duì)整體工作氛圍和項(xiàng)目推進(jìn)效率。部門主管鄭十一曾于XXXX年XX月初口頭提醒過一次，但情況未有明顯改善。談話內(nèi)容紀(jì)要：談話人（鄭十一）：王十二，今天和吳經(jīng)理一起找你談話，主要還是關(guān)于你最近的工作狀態(tài)和協(xié)作配合的問題。之前我也跟你提過一次，希望你能積極一些，但效果不太明顯。同事們也有反饋，說你對(duì)工作有些抵觸情緒，協(xié)作起來比較困難。被談話人（王十二）：（低頭沉默片刻）我……我就是覺得有些工作太重復(fù)了，沒什么技術(shù)含量。而且他們有時(shí)候問的問題，明明自己查一下就能找到，老來問我。談話人（吳十）：王十二，我們理解每個(gè)人都希望從事更具挑戰(zhàn)性的工作。但任何崗位都有其核心職責(zé)，基礎(chǔ)工作是保證團(tuán)隊(duì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要一環(huán)?！秵T工手冊(cè)》第二章第五條也明確規(guī)定，員工應(yīng)“以積極、專業(yè)的態(tài)度投入工作，服從工作安排，積極配合團(tuán)隊(duì)成員完成工作任務(wù)”。抱怨和消極應(yīng)對(duì)并不能解決問題，反而會(huì)影響你自己的職業(yè)發(fā)展和團(tuán)隊(duì)氛圍。你覺得呢？被談話人（王十二）：我知道抱怨不對(duì)，但有時(shí)候就是控制不住。談話人（吳十）：這是職業(yè)素養(yǎng)的問題。我們希望你能調(diào)整心態(tài)，首先，對(duì)于本職工作，要認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成，即使是基礎(chǔ)性工作，也要力求做好。其次，在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中，要秉持積極配合的態(tài)度，對(duì)于同事合理的求助，在不影響自身主要工作的前提下應(yīng)予以協(xié)助。如果工作量過大或?qū)θ蝿?wù)有疑問，可以及時(shí)與鄭主管溝通，而不是消極抵抗。我們給你兩周時(shí)間調(diào)整，HR和鄭主管會(huì)關(guān)注你的變化。如果情況沒有改善，公司將不得不考慮你的崗位適配性問題。被談話人（王十二）：我明白了吳經(jīng)理，鄭主管。我會(huì)試著調(diào)整一下自己的心態(tài)，以后好好工作，配合同事。談話結(jié)論與共識(shí)：1.被談話人王十二承認(rèn)存在工作態(tài)度消極、對(duì)基礎(chǔ)工作抱怨、協(xié)作配合不足的情況。2.被談話人表示將努力調(diào)整工作心態(tài)，增強(qiáng)責(zé)任心，積極對(duì)待本職工作，并改善與同事的協(xié)作關(guān)系。3.談話人要求被談話人在未來兩周內(nèi)（XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日）顯著改善工作態(tài)度及協(xié)作表現(xiàn)。HR部門及部門主管將進(jìn)行觀察與評(píng)估，若仍無改善，公司將考慮其崗位適配性及后續(xù)處理方案。簽字確認(rèn)：被談話人（簽字）：_________日期：_________談話人（簽字）：_________日期：_________談話人（簽字）：_________日期：_________---范文四：關(guān)于違反公司規(guī)章制度（辦公環(huán)境）的提醒談話記錄記錄編號(hào)：HR-TX-XXXX-XX談話日期與時(shí)間：XXXX年XX月XX日