合同審批與執(zhí)行跟蹤管理工具使用指南一、適用場景與核心價值在企業(yè)經(jīng)營管理中，合同作為規(guī)范雙方權(quán)利義務(wù)的核心文件，其全生命周期管理直接影響運營效率與風(fēng)險控制。本工具適用于以下場景：多部門協(xié)作場景：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求，法務(wù)部門審核條款，財務(wù)部門評估付款條件，管理層審批金額，需跨部門協(xié)同完成流程；標(biāo)準(zhǔn)化管理需求：企業(yè)需統(tǒng)一合同模板、審批節(jié)點及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，避免因流程不規(guī)范導(dǎo)致的條款漏洞或權(quán)責(zé)不清；風(fēng)險預(yù)警場景：對合同履行進度、付款節(jié)點、變更情況進行實時跟蹤，提前識別逾期、違約等風(fēng)險，及時采取應(yīng)對措施；數(shù)據(jù)決策支持：通過匯總合同金額、類型、執(zhí)行效率等數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)拓展、資源調(diào)配提供決策依據(jù)。本工具通過標(biāo)準(zhǔn)化流程、可視化跟蹤、結(jié)構(gòu)化記錄，幫助企業(yè)實現(xiàn)“流程可控、執(zhí)行可視、風(fēng)險可防、數(shù)據(jù)可用”的合同管理目標(biāo)。二、全流程操作指南（一）合同發(fā)起與信息錄入操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購專員）操作步驟：登錄合同管理系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，根據(jù)合同類型（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同）選擇對應(yīng)模板；填寫合同核心信息，包括：簽約主體（雙方公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、合同金額（大寫/小寫）、合同期限、履行地點、關(guān)鍵條款（如付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式）；附件：如合同草案、技術(shù)協(xié)議、資質(zhì)文件（對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、報價單等；確認信息無誤后，提交至下一審批節(jié)點（通常為部門負責(zé)人）。注意事項：金額、日期、關(guān)鍵條款需與附件內(nèi)容一致，避免前后矛盾；模板缺失時需提前聯(lián)系法務(wù)部門定制。（二）多級審批流程配置操作主體：部門負責(zé)人、法務(wù)專員、財務(wù)負責(zé)人、分管管理層審批節(jié)點與操作：部門負責(zé)人審批：審核合同的業(yè)務(wù)必要性、金額合理性、資源匹配度（如銷售合同需核對客戶需求與產(chǎn)能是否匹配）；審批通過：流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；審批不通過：填寫駁回理由（如“條款表述模糊需修改”），退回發(fā)起人修改。法務(wù)部門審核：重點檢查條款合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險（如格式條款是否公平、爭議解決約定是否明確）；無問題：流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；有問題：標(biāo)注修改意見（如“違約責(zé)任需明確具體金額比例”），發(fā)起人修訂后重新提交。財務(wù)部門審核：評估付款條件對企業(yè)現(xiàn)金流的影響，核對發(fā)票類型、稅務(wù)處理、保證金條款等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容；審核通過：流轉(zhuǎn)至管理層；審核不通過：說明財務(wù)風(fēng)險（如“預(yù)付款比例過高，需降低至30%以下”）。管理層審批：根據(jù)合同金額（如超過10萬元需總經(jīng)理審批）及重要性，最終審批合同簽訂；審批通過：合同編號，進入簽訂環(huán)節(jié)；審批不通過：終止流程，通知發(fā)起人并說明原因。系統(tǒng)功能支持：審批流程可自定義節(jié)點（如重大合同增加“總經(jīng)理辦公會”集體審批節(jié)點），系統(tǒng)自動記錄審批時間、意見，支持催辦與流程追溯。（三）合同簽訂與歸檔管理操作主體：行政專員、法務(wù)專員操作步驟：合同用印：審批通過后，由發(fā)起人打印合同文本（需與電子版一致），提交至行政部門用?。挥糜∏靶韬藢贤幪?、條款是否與審批版本一致，避免“陰陽合同”。合同分發(fā)：用印后，正本合同至少一式兩份（甲乙雙方各執(zhí)一份），副本分至財務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)部門存檔；電子版合同至系統(tǒng)，與紙質(zhì)版綁定。歸檔登記：在系統(tǒng)中錄入合同歸檔信息，包括紙質(zhì)檔案存放位置、歸檔人、歸檔日期，支持掃碼快速查詢。注意事項：禁止在空白合同上用印；合同簽訂后3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免遺失。（四）執(zhí)行跟蹤與進度更新操作主體：業(yè)務(wù)部門執(zhí)行負責(zé)人、法務(wù)專員跟蹤維度與操作：關(guān)鍵節(jié)點跟蹤：根據(jù)合同約定設(shè)置里程碑節(jié)點（如“預(yù)付款支付到賬”“貨物交付驗收”“尾款支付”），執(zhí)行負責(zé)人在節(jié)點前3天提醒相關(guān)方，節(jié)點后24小時內(nèi)更新執(zhí)行狀態(tài)（驗收單、付款憑證等）。進度異常處理：若出現(xiàn)逾期（如未按時交付）或違約（如質(zhì)量不達標(biāo)），執(zhí)行負責(zé)人需在系統(tǒng)中提交《異常情況說明》，附上證明材料（如溝通記錄、第三方檢測報告），法務(wù)部門介入評估責(zé)任，啟動索賠或協(xié)商流程。定期復(fù)盤：每月末由法務(wù)部門匯總執(zhí)行情況，分析高頻問題（如“某供應(yīng)商交付延期率超20%”），推動業(yè)務(wù)部門優(yōu)化合作方管理。系統(tǒng)功能支持：甘特圖展示合同進度，逾期自動發(fā)送預(yù)警消息至負責(zé)人及上級主管。（五）變更、終止與復(fù)盤操作主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)專員、管理層操作步驟：合同變更：因業(yè)務(wù)需求變化需修改條款時，發(fā)起人提交《合同變更申請》，說明變更原因、原條款及修改后條款，重新走審批流程（審批節(jié)點與原合同一致）；變更審批通過后，簽訂《補充協(xié)議》，原合同編號不變，系統(tǒng)記錄變更歷史。合同終止：因不可抗力、違約等原因需終止合同時提交《終止申請》，附終止證明（如對方違約函、不可抗力證明），經(jīng)管理層審批后，在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“終止”，完成后續(xù)交接（如退還保證金、處理未履行義務(wù)）。項目復(fù)盤：合同履行結(jié)束后（如服務(wù)類合同驗收通過、采購類合同質(zhì)保期滿），業(yè)務(wù)部門提交《合同執(zhí)行復(fù)盤報告》，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)（如“本次付款節(jié)點約定明確，避免了糾紛”），作為后續(xù)合同管理的優(yōu)化依據(jù)。三、實用模板工具包（一）合同基本信息表（示例）字段名稱填寫說明示例合同編號系統(tǒng)自動（規(guī)則：年份+部門類型+流水號，如“2024采-001”）2024采-001合同名稱簡明反映合同核心內(nèi)容“辦公設(shè)備采購合同”甲方（采購方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼科技有限公司91110000乙方（供應(yīng)商）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人商貿(mào)有限公司91110000（聯(lián)系人：經(jīng)理）合同金額大寫、小寫（含幣種）人民幣伍萬元整（￥50,000.00）合同類型下拉選擇（采購/銷售/服務(wù)等）采購合同簽訂日期年月日2024-03-15履行期限起止日期2024-04-01至2024-06-30付款方式分期/一次性，注明各節(jié)點比例預(yù)付款30%，驗收合格后付70%主要負責(zé)人業(yè)務(wù)部門聯(lián)系人及聯(lián)系方式專員（138）歸檔狀態(tài)未歸檔/已歸檔/已借閱已歸檔（二）合同審批流程記錄表（示例）審批節(jié)點審批人審批意見審批時間審批狀態(tài)備注部門負責(zé)人審批總監(jiān)業(yè)務(wù)需求合理，同意提交法務(wù)審核2024-03-1009:00通過法務(wù)部門審核法務(wù)經(jīng)理第5條違約責(zé)任需明確“日萬分之五滯納金”2024-03-1114:30修改后重審發(fā)起人已修改財務(wù)部門審核財務(wù)主管付款條件合理，不影響現(xiàn)金流2024-03-1210:15通過總經(jīng)理審批總經(jīng)理同意簽訂，按流程用印2024-03-1316:00通過金額≤10萬元（三）合同執(zhí)行跟蹤表（示例）合同編號任務(wù)名稱計劃完成時間實際完成時間負責(zé)人執(zhí)行狀態(tài)問題描述跟進記錄風(fēng)險等級2024采-001預(yù)付款支付2024-03-202024-03-20專員已完成--低2024采-001貨物交付2024-05-012024-05-03專員逾期完成物流運輸延遲已與物流公司協(xié)商，下次優(yōu)先安排中2024采-001驗收合格付款2024-05-10-專員進行中等待客戶驗收每日跟進客戶驗收進度低（四）合同變更/終止記錄表（示例）變更/終止類型原合同編號變更/終止內(nèi)容申請日期審批人審批結(jié)果生效日期備注合同變更2024銷-002交貨日期由2024-04-15延期至2024-04-252024-04-08銷售總監(jiān)通過2024-04-10乙方提交延期申請合同終止2024服-005因乙方服務(wù)質(zhì)量不達標(biāo)，提前終止服務(wù)2024-06-20總經(jīng)理通過2024-06-30已完成結(jié)算，退還保證金50%四、關(guān)鍵風(fēng)險點與規(guī)避建議（一）審批流程規(guī)范性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：因?qū)徟?jié)點遺漏（如金額超標(biāo)的合同未提交管理層審批）、越權(quán)審批（如部門負責(zé)人代簽法務(wù)意見）導(dǎo)致合同無效或糾紛。規(guī)避建議：在系統(tǒng)中固化審批流程，設(shè)置“必審節(jié)點”與“權(quán)限校驗”，非指定審批人無法通過流程；定期審計審批記錄，保證流程合規(guī)。（二）執(zhí)行跟蹤及時性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：執(zhí)行負責(zé)人未及時更新進度，導(dǎo)致逾期未被發(fā)覺，錯過索賠時效或造成客戶投訴。規(guī)避建議：設(shè)置“節(jié)點到期前3天自動提醒”功能，將執(zhí)行跟蹤納入績效考核；對高風(fēng)險合同（如金額大、周期長）指定專人專項跟進，每周提交進度報告。（三）合同變更合規(guī)性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：口頭變更條款或未經(jīng)審批簽訂補充協(xié)議，導(dǎo)致雙方權(quán)責(zé)不明確，引發(fā)爭議。規(guī)避建議：嚴格執(zhí)行“先審批、后變更”原則，任何變更需書面記錄并簽訂補充協(xié)議；系統(tǒng)記錄變更歷史，保證原合同與補充協(xié)議關(guān)聯(lián)可查。（四）數(shù)據(jù)安全與保密風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同信息（如商業(yè)報價、客戶信息）泄露給外部人員，給企業(yè)造成損失。規(guī)避建議：系統(tǒng)設(shè)置分級權(quán)限（如普通員工僅能