金蝶K3采購流程系統(tǒng)操作手冊引言在現(xiàn)代企業(yè)管理中，高效、規(guī)范的采購管理是保障生產(chǎn)經(jīng)營連續(xù)性、控制成本、提升整體運營效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。金蝶K/3系統(tǒng)（以下簡稱“K3系統(tǒng)”）作為一款成熟的企業(yè)資源計劃（ERP）解決方案，其采購管理模塊集成了采購業(yè)務(wù)的全流程，從需求提報到付款結(jié)算，實現(xiàn)了信息流、物流與資金流的統(tǒng)一。本手冊旨在為用戶提供一份清晰、實用的K3采購流程操作指引，幫助相關(guān)崗位人員熟練掌握系統(tǒng)操作，確保采購業(yè)務(wù)在K3系統(tǒng)中得到準確、高效的執(zhí)行。本手冊的內(nèi)容基于K3系統(tǒng)的標準采購流程，用戶在實際操作中可能需要結(jié)合本企業(yè)的具體業(yè)務(wù)流程配置及權(quán)限設(shè)置進行調(diào)整。建議在使用本手冊前，確保已具備K3系統(tǒng)的基本操作知識。一、采購申請采購申請是采購業(yè)務(wù)的起點，由需求部門根據(jù)實際需要向采購部門提出物料或服務(wù)的采購請求。1.1新增采購申請單1.登錄K3系統(tǒng)，在主界面依次展開【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購申請】，雙擊【采購申請單-新增】，進入采購申請單錄入界面。2.基礎(chǔ)信息填寫：*單據(jù)日期：默認為系統(tǒng)當前日期，可根據(jù)實際情況修改，但需為有效日期。*申請部門：點擊放大鏡選擇提出申請的部門，務(wù)必準確，以便后續(xù)統(tǒng)計與追溯。*申請人：通常為當前登錄用戶，如需修改，可點擊放大鏡從職員檔案中選擇。*備注：可填寫該筆采購申請的特殊說明或背景信息。3.明細物料信息錄入：*點擊表格空白行，或點擊工具欄中的【新增行】按鈕。*物料編碼：通過F7功能鍵或點擊放大鏡，從物料主數(shù)據(jù)中選擇需要采購的物料。物料編碼是系統(tǒng)識別物料的唯一標識，務(wù)必選擇準確。*物料名稱、規(guī)格型號、計量單位：在選擇物料編碼后，系統(tǒng)會自動帶出，如有特殊情況需手動修改，需確保與物料檔案一致。*申請數(shù)量：填寫實際需要采購的數(shù)量，注意與計量單位匹配。*需求日期：填寫期望物料到貨的日期，便于采購部門安排采購計劃。*建議供應(yīng)商：如有推薦的供應(yīng)商，可在此處選擇，供采購部門參考。*單價（可選）：如已有預估單價或協(xié)議價，可填寫，有助于初步核算采購金額，但最終價格以采購訂單為準。4.錄入完成后，仔細核對所有信息，確保無誤。點擊工具欄中的【保存】按鈕，保存采購申請單。此時單據(jù)狀態(tài)為“未審核”。1.2采購申請單審核與下達1.審核：采購申請單填寫完成并保存后，需提交給相關(guān)負責人審核。可通過【采購申請單-維護】功能查詢到對應(yīng)單據(jù)，選中后點擊【審核】按鈕。審核人登錄系統(tǒng)后，在【工作流消息中心】或【采購申請單-維護】中找到待審核單據(jù)，檢查無誤后點擊【審核通過】，如發(fā)現(xiàn)問題可【駁回】并注明原因。2.下達：審核通過的采購申請單，可根據(jù)企業(yè)流程設(shè)置，自動或手動下達為采購訂單。若為手動下達，在【采購申請單-維護】中選中已審核的申請單，點擊【下達】按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)申請單信息生成采購訂單草稿。二、采購訂單采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的正式采購契約，明確采購物料的品種、數(shù)量、價格、交貨期等關(guān)鍵信息。2.1新增/維護采購訂單1.方式一：參照采購申請單生成（推薦，確保數(shù)據(jù)一致性）*路徑：【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購訂單】→【采購訂單-新增】。*在采購訂單錄入界面，點擊工具欄中的【選單】→【采購申請單】，系統(tǒng)彈出采購申請單查詢界面。*設(shè)置查詢條件（如申請部門、日期范圍等），找到對應(yīng)的已審核采購申請單，選中需要生成訂單的物料行，點擊【返回】，系統(tǒng)將選中的申請單明細帶入采購訂單。2.方式二：手動新增采購訂單*直接在【采購訂單-新增】界面，手動填寫或選擇【供應(yīng)商】、【物料編碼】等信息，操作類似采購申請單的明細錄入，但需更嚴謹。3.訂單信息完善與確認：*供應(yīng)商信息：必須準確選擇，確保是經(jīng)過認證的合格供應(yīng)商。*訂單日期：默認為系統(tǒng)當前日期。*交貨日期：根據(jù)采購申請的需求日期及供應(yīng)商協(xié)商結(jié)果確定。*價格：與供應(yīng)商確認的最終采購單價，此價格將作為后續(xù)入庫、核算的重要依據(jù)。*稅率：根據(jù)物料屬性及稅收政策選擇適用稅率。*付款條件：選擇與供應(yīng)商約定的付款方式及期限。*其他條款：如有特殊交貨地點、運輸方式等要求，可在備注中說明。4.所有信息確認無誤后，點擊【保存】按鈕。如需立即提交審核，可點擊【提交】。2.2采購訂單審核與下達1.審核：采購訂單的審核流程與采購申請單類似。制單員保存后提交審核，審核人在待辦任務(wù)中接收并審核。審核重點關(guān)注供應(yīng)商選擇、價格合理性、交貨期等。2.下達：審核通過的采購訂單，狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徍恕薄ＭǔＧ闆r下，已審核的采購訂單即可視為正式下達給供應(yīng)商，可通過系統(tǒng)打印訂單或?qū)С霭l(fā)送給供應(yīng)商。部分企業(yè)可能有“訂單下達”的單獨操作，需根據(jù)系統(tǒng)配置執(zhí)行。三、采購入庫采購入庫是物料進入企業(yè)倉庫的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，標志著物權(quán)的轉(zhuǎn)移和庫存的增加。3.1生成采購入庫單1.參照采購訂單生成（標準流程）*路徑：【供應(yīng)鏈】→【倉存管理】→【入庫業(yè)務(wù)】→【采購入庫單-新增】。*在采購入庫單錄入界面，點擊【選單】→【采購訂單】，進入采購訂單查詢界面。*選擇對應(yīng)的供應(yīng)商及采購訂單，系統(tǒng)列出該訂單下的物料明細。*實收數(shù)量：根據(jù)實際到貨數(shù)量填寫。如與訂單數(shù)量一致，可直接沿用訂單數(shù)量；如有短收或溢收，需按實際數(shù)量錄入，并在備注中說明原因（如為合理損耗或供應(yīng)商贈品等）。*倉庫：選擇接收物料的實際入庫倉庫。*批次/序列號管理：如物料啟用了批次或序列號管理，需在對應(yīng)欄位錄入批次號或序列號信息。2.其他入庫方式：如無采購訂單的特殊入庫（需有相應(yīng)審批流程），可手動錄入采購入庫單，但需謹慎操作。3.2采購入庫單審核1.倉庫保管員或相關(guān)人員對實物進行清點、檢驗（如需）無誤后，在系統(tǒng)中核對采購入庫單信息，特別是物料編碼、實收數(shù)量、倉庫等。2.確認無誤后，點擊【保存】并【審核】采購入庫單。審核后的入庫單將自動更新系統(tǒng)庫存數(shù)量。四、采購發(fā)票采購發(fā)票是供應(yīng)商開具的，用于企業(yè)付款和財務(wù)核算的合法憑證。4.1錄入/導入采購發(fā)票1.路徑：【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購發(fā)票】→【采購發(fā)票-新增】（專用發(fā)票或普通發(fā)票，根據(jù)實際情況選擇）。2.參照采購入庫單生成（確保票、貨匹配）*點擊【選單】→【采購入庫單】，查詢并選擇對應(yīng)的入庫單。*系統(tǒng)將帶入入庫單的物料信息、數(shù)量等。*發(fā)票號碼、開票日期：根據(jù)供應(yīng)商提供的實際發(fā)票填寫，務(wù)必準確。*單價、金額、稅額：核對與發(fā)票一致。系統(tǒng)會根據(jù)數(shù)量和單價自動計算金額和稅額，需與實際發(fā)票核對。如存在差異（如折扣、返利等），需按發(fā)票實際金額調(diào)整，并確保有合理依據(jù)。3.直接錄入：如發(fā)票先到，貨未到（暫估業(yè)務(wù)），或其他特殊情況，可手動錄入發(fā)票信息，但后續(xù)需與入庫單進行勾稽。4.2采購發(fā)票審核與勾稽1.審核：財務(wù)人員對錄入的采購發(fā)票進行審核，重點核對發(fā)票真?zhèn)巍⑵泵嫘畔⑴c系統(tǒng)信息的一致性、稅額計算的準確性等。審核通過后，發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徍恕薄?.勾稽：采購發(fā)票與采購入庫單的勾稽是實現(xiàn)“三單匹配”（訂單、入庫單、發(fā)票）的關(guān)鍵步驟，用于確認采購成本和應(yīng)付賬款。*在【采購發(fā)票-維護】中找到已審核的發(fā)票，選中后點擊【勾稽】按鈕。*系統(tǒng)會自動列出與該發(fā)票相關(guān)聯(lián)的采購入庫單（通常是同一供應(yīng)商、同一物料）。*勾選需要與該發(fā)票勾稽的入庫單記錄，并確認勾稽數(shù)量。確保發(fā)票金額與勾稽入庫單的金額（按計價方法計算）差異在允許范圍內(nèi)。*點擊【勾稽】完成操作。勾稽狀態(tài)變?yōu)椤耙压椿?。五、付款申請與核銷當企業(yè)收到發(fā)票并確認無誤后，即可根據(jù)合同約定或付款計劃安排付款。5.1付款申請（可選，根據(jù)企業(yè)流程）1.路徑：【財務(wù)會計】→【應(yīng)付款管理】→【付款申請】→【付款申請單-新增】。2.選擇供應(yīng)商，參照已審核、已勾稽的采購發(fā)票生成付款申請單，填寫申請付款金額、付款方式、期望付款日期等信息，提交審批。5.2付款單錄入與審核1.路徑：【財務(wù)會計】→【應(yīng)付款管理】→【付款處理】→【付款單-新增】。2.選擇【供應(yīng)商】，錄入【付款金額】、【付款銀行】、【付款日期】等信息。3.參照付款申請單或直接選擇發(fā)票：可參照已審批的付款申請單生成，或直接選擇需要付款的采購發(fā)票進行核銷。4.錄入完成并核對無誤后，保存并提交審核。審核通過后，付款單生效。5.3付款核銷付款單審核通過并實際支付后，需在系統(tǒng)中進行付款核銷，以結(jié)清供應(yīng)商的應(yīng)付款項。1.在【應(yīng)付款管理】→【核銷處理】→【付款核銷-手工核銷】中，選擇供應(yīng)商。2.系統(tǒng)會列出該供應(yīng)商的未核銷發(fā)票和已錄入的付款單。3.分別在發(fā)票列表和付款單列表中勾選需要核銷的記錄，并錄入本次核銷金額。4.確保兩邊的核銷總金額一致，點擊【核銷】完成操作。六、其他相關(guān)操作與注意事項6.1采購退貨處理如因質(zhì)量問題或其他原因需要退貨，需在系統(tǒng)中做紅字采購入庫單（退貨單），并相應(yīng)處理紅字采購發(fā)票（如已開票）。操作流程與正常入庫、開票類似，但單據(jù)類型選擇紅字。6.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護確保物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、倉庫信息、采購價格資料等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確和完整，是保障采購流程順暢運行的前提。相關(guān)崗位人員應(yīng)定期檢查和維護。6.3報表查詢與分析K3系統(tǒng)提供了豐富的采購管理報表，如【采購訂單執(zhí)行情況表】、【采購明細表】、【供應(yīng)商供貨明細表】等，用戶可通過【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【報表分析】菜單下的相關(guān)報表，進行采購業(yè)務(wù)的跟蹤、統(tǒng)計與分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.4注意事項*數(shù)據(jù)準確性：所有單據(jù)錄入務(wù)必保證信息準確，尤其是物料編碼、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等關(guān)鍵字段。*流程合規(guī)性：嚴格按照企業(yè)既定的審批流程操作，確保業(yè)務(wù)合規(guī)。*及時處理：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時在系統(tǒng)中操作，避免信息滯后影響后續(xù)流程。*勾稽匹配：確保采購發(fā)票與入庫單的準確勾稽，是財務(wù)核算準確的基礎(chǔ)。*權(quán)限管理：用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號密碼，不得