行政辦公物資采購申請(qǐng)及審批表使用指南一、適用場(chǎng)景與發(fā)起時(shí)機(jī)行政辦公物資采購申請(qǐng)及審批表是企業(yè)內(nèi)部規(guī)范物資采購流程的核心工具，適用于以下場(chǎng)景：日常辦公需求：如紙張、筆、文件夾、墨盒等易耗品不足時(shí)，需批量補(bǔ)充；新增設(shè)備采購：如新員工入職需配置電腦、辦公椅，或部門新增打印機(jī)、掃描儀等固定資產(chǎn)；專項(xiàng)活動(dòng)支持：如公司年會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議、展會(huì)等需臨時(shí)采購物資（如宣傳物料、會(huì)議用品）；設(shè)備維修/更換：現(xiàn)有辦公設(shè)備故障無法修復(fù)，需更換新設(shè)備或采購維修配件；其他合理需求：如部門因業(yè)務(wù)拓展需要采購特殊辦公物資（如專業(yè)文件柜、保險(xiǎn)柜等）。當(dāng)上述場(chǎng)景發(fā)生時(shí)，申請(qǐng)人需及時(shí)發(fā)起采購申請(qǐng)，避免因物資短缺影響工作正常開展。二、全流程操作指引（一）第一步：填寫采購申請(qǐng)表申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求，填寫《行政辦公物資采購申請(qǐng)及審批表》（模板見第三部分），需保證以下信息完整準(zhǔn)確：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人姓名（*某某）、所屬部門、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話（內(nèi)部短號(hào)）；物資明細(xì)：逐項(xiàng)填寫需采購物資的名稱（如“A4復(fù)印紙”“人體工學(xué)辦公椅”）、規(guī)格型號(hào)（如“70g白色”“黑色可升降”）、單位（如“箱”“臺(tái)”）、數(shù)量（需預(yù)估合理用量，避免浪費(fèi)）、單價(jià)（參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)）、總價(jià)（數(shù)量×單價(jià)，需小寫和大寫一致）；用途說明：簡(jiǎn)述采購物資的具體使用場(chǎng)景（如“用于市場(chǎng)部日常文件打印”“新員工*某某入職配置”），保證審批人清晰知曉需求必要性；預(yù)算歸屬：勾選對(duì)應(yīng)預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)”“部門專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”），若有預(yù)算編號(hào)需一并填寫。提示：若采購物資為固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)），需在備注欄注明“固定資產(chǎn)”，并預(yù)估使用年限。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)人填寫完成后，將提交至部門負(fù)責(zé)人（如*某某經(jīng)理）進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人需重點(diǎn)審核：需求真實(shí)性：確認(rèn)物資是否為部門工作必需，是否存在重復(fù)采購或可替代方案（如舊物資維修后繼續(xù)使用）；數(shù)量合理性：根據(jù)部門規(guī)模和工作量，判斷采購數(shù)量是否適當(dāng)，避免過量囤積；預(yù)算匹配性：確認(rèn)采購支出是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)（若有）。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人需在“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽字并注明日期；若不通過，需注明原因退回申請(qǐng)人修改。（三）第三步：行政部復(fù)核部門審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至行政部（對(duì)接人：*某某專員）。行政部復(fù)核內(nèi)容包括：物資合規(guī)性：確認(rèn)采購物資是否符合公司《行政物資采購管理辦法》（如禁止采購奢侈品、非辦公類物資）；庫存核對(duì)：查詢現(xiàn)有庫存，判斷是否需采購（如庫存充足，可建議申請(qǐng)人直接領(lǐng)用；庫存不足則確認(rèn)采購數(shù)量）；價(jià)格合理性：通過市場(chǎng)詢價(jià)（如參考京東、蘇寧等平臺(tái)官方價(jià)）或歷史采購記錄，審核單價(jià)是否合理，價(jià)格過高需與申請(qǐng)人溝通調(diào)整；預(yù)算總額控制：匯總各部門采購申請(qǐng)，保證月度/季度采購支出不超出行政總預(yù)算。復(fù)核通過后，行政部在“行政部審核意見”欄簽字并蓋章；若需調(diào)整，注明修改建議（如“建議數(shù)量調(diào)整為10箱，當(dāng)前庫存充足”“單價(jià)過高，建議參考品牌同款”）并退回。（四）第四步：領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)采購金額大小，審批權(quán)限劃分如下（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：小額采購（≤500元）：由行政部負(fù)責(zé)人（*某某主任）審批，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽字；中額采購（500-5000元）：由分管行政副總（*某某總）審批，需在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄注明“同意采購”并簽字；大額采購（＞5000元）：需提交總經(jīng)理（*某某總）審批，在“總經(jīng)理審批意見”欄簽字，必要時(shí)需附采購方案（如三家比價(jià)報(bào)告）。審批通過后，申請(qǐng)表生效；若未通過，行政部需及時(shí)通知申請(qǐng)人并說明原因。（五）第五步：采購執(zhí)行與物資發(fā)放審批完成后，行政部根據(jù)申請(qǐng)表執(zhí)行采購：采購方式：小額采購可選擇電商平臺(tái)（如企業(yè)采購平臺(tái)）或定點(diǎn)供應(yīng)商；大額采購需通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式確定供應(yīng)商，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉；到貨驗(yàn)收：物資送達(dá)后，行政部需組織申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收，核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請(qǐng)一致，驗(yàn)收合格后在“驗(yàn)收人”欄簽字；發(fā)放登記：驗(yàn)收后，行政部填寫《物資領(lǐng)用登記表》（包含領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人簽字），將物資發(fā)放至申請(qǐng)人，并將采購申請(qǐng)表原件存檔備查。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板行政辦公物資采購申請(qǐng)及審批表基礎(chǔ)信息申請(qǐng)人*某某所屬部門市場(chǎng)部申請(qǐng)日期2023年月日聯(lián)系電話（內(nèi)部）8888預(yù)算信息預(yù)算科目□行政辦公費(fèi)□部門專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)□其他：__________預(yù)算編號(hào)（如有）XYZ-2023-X物資明細(xì)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）用途說明A4復(fù)印紙70g白色箱525.00125.00部門月度文件打印簽字筆黑色0.5mm支201.5030.00日常合同簽署人體工學(xué)辦公椅黑色可升降臺(tái)1450.00450.00新員工*某某入職配置合計(jì)（大寫）人民幣：陸佰零伍元整605.00審批意見部門負(fù)責(zé)人審批需求屬實(shí)，同意采購。簽字：*某某日期：2023年月日行政部審核意見庫存核對(duì)：A4紙當(dāng)前庫存2箱，需補(bǔ)充；辦公椅無庫存，需采購。價(jià)格合理，同意采購。簽字：*某某日期：2023年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批（≤500元）同意采購。簽字：*某某日期：2023年月日總經(jīng)理審批（＞5000元）采購執(zhí)行供應(yīng)商名稱辦公用品有限公司采購日期2023年月日驗(yàn)收人某某（申請(qǐng)人）、某某（部門負(fù)責(zé)人）領(lǐng)用人簽字*某某備注□固定資產(chǎn)□易耗品四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）填寫規(guī)范信息真實(shí)完整：申請(qǐng)人需如實(shí)填寫物資信息，不得虛報(bào)數(shù)量、規(guī)格或用途，否則將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；字跡清晰可辨：手寫填寫時(shí)需用黑色簽字筆，打印填寫需保證表格格式不變形，關(guān)鍵信息（如金額、數(shù)量）不得涂改；附件齊全：大額采購（＞5000元）需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、比價(jià)記錄等附件，作為審批依據(jù)。（二）時(shí)效要求提前申請(qǐng)：常規(guī)物資需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急物資（如會(huì)議當(dāng)天需采購物料）需在申請(qǐng)表備注欄注明“緊急”，并同步電話告知行政部，可縮短審批流程；審批時(shí)限：各部門負(fù)責(zé)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，行政部復(fù)核需1個(gè)工作日內(nèi)完成，領(lǐng)導(dǎo)審批需1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急物資可加急）。（三）物資管理禁止重復(fù)采購：申請(qǐng)人需在提交前查詢行政部庫存，避免重復(fù)采購造成浪費(fèi)；禁止挪作他用：采購物資僅限辦公使用，不得私自帶出或轉(zhuǎn)贈(zèng)他人，違者按公司規(guī)定處理；定期盤點(diǎn)：行政部每季度對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，對(duì)長期閑置物資進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。（四）特殊情況處理臨時(shí)急需采購：若遇突發(fā)情況（如設(shè)備故障影響工作），可先電話請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人和行政部，先行采購后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)表；預(yù)算超