行政文件歸檔與管理制度文件管理規(guī)范版一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政文件的全生命周期管理，保證文件完整性、安全性及可追溯性，提高文件利用效率，防范管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門、子公司及分支機(jī)構(gòu)的行政文件管理，涵蓋紙質(zhì)文件與電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）術(shù)語定義行政文件：指公司在行政管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于發(fā)文、收文、會(huì)議紀(jì)要、合同、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度、調(diào)研材料等。歸檔：指各部門在文件辦理完畢后，將具有保存價(jià)值的文件系統(tǒng)整理后，定期向檔案管理部門移交的過程。保管期限：根據(jù)文件的價(jià)值和重要性，劃分的檔案保存時(shí)間，分為永久、長期（30年以上）、短期（10年以下）三類。二、行政文件全周期管理操作流程（一）文件分類與編號(hào)分類原則按“年度-問題-機(jī)構(gòu)”三級(jí)分類法，先按年度分開，再按文件問題（如綜合管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)等）分類，最后按形成機(jī)構(gòu)細(xì)分。同一類別文件按“重要程度-形成時(shí)間”排序，重要文件在前，時(shí)間早在前。編號(hào)規(guī)則紙質(zhì)文件編號(hào)格式：[年份]-[部門代碼]-[問題類別代碼]-[流水號(hào)]示例：2024-綜合-01-001（表示2024年綜合管理類第1號(hào)文件，流水號(hào)001）電子文件編號(hào)：與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，后綴“-E”，如2024-綜合-01-001-E。部門代碼及問題類別代碼由檔案管理部門統(tǒng)一制定（詳見附件1《文件分類代碼表》）。（二）文件收集與整理收集責(zé)任主體各部門指定專人（文件專員*）負(fù)責(zé)本部門文件收集，保證應(yīng)歸檔文件齊全完整。涉及多部門聯(lián)合形成的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。收集范圍發(fā)文：以公司名義發(fā)出的正式文件（如通知、函、報(bào)告等）、簽發(fā)稿、定稿、正本及電子版。收文：上級(jí)單位來文、平行單位函件、下級(jí)單位請(qǐng)示報(bào)告等，包括原件、批示件及處理結(jié)果。會(huì)議文件：會(huì)議通知、議程、簽到表、發(fā)言材料、會(huì)議紀(jì)要、決議等。合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議、審批文件及履行過程中的重要材料。其他具有保存價(jià)值的材料：如調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)、大事記、榮譽(yù)證書等。整理要求紙質(zhì)文件：去除金屬夾、訂書釘?shù)妊b訂物，采用線裝或膠裝，每份文件加裝封面（注明文件名稱、編號(hào)、日期、頁數(shù)），按編號(hào)順序放入檔案盒。電子文件：采用通用格式（如PDF、DOC、XLS），保證內(nèi)容可讀、不可篡改，按編號(hào)分類存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或云盤，同時(shí)標(biāo)注文件元數(shù)據(jù)（形成部門、日期、責(zé)任人）。（三）歸檔移交與驗(yàn)收歸檔時(shí)間紙質(zhì)文件：次年3月31日前完成上年度文件歸檔。電子文件：每月5日前完成上月電子文件歸檔，重大事項(xiàng)文件應(yīng)在辦理完畢后10日內(nèi)歸檔。移交流程移交準(zhǔn)備：文件專員*填寫《歸檔移交清單》（附件2），核對(duì)文件數(shù)量、編號(hào)、完整性，簽字確認(rèn)后報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。移交實(shí)施：檔案管理員*接收文件，當(dāng)場核對(duì)清單與實(shí)物是否一致，檢查文件整理是否符合要求。簽章確認(rèn)：雙方核對(duì)無誤后，在《歸檔移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份留存。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件材料齊全，無遺漏；分類準(zhǔn)確，編號(hào)規(guī)范；裝訂整齊，字跡清晰（紙質(zhì)文件）；電子文件格式正確，元數(shù)據(jù)完整。（四）保管與維護(hù)保管場所紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，庫房配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)定期殺毒，建立異地備份機(jī)制（每月備份一次），保證數(shù)據(jù)安全。保管措施檔案管理員*定期（每季度）檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、霉變檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。電子檔案每半年進(jìn)行一次格式轉(zhuǎn)換，兼容最新技術(shù)，防止文件無法讀取。涉密檔案單獨(dú)存放，設(shè)置訪問權(quán)限，非經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（五）借閱與利用借閱權(quán)限普通文件：公司員工憑工作證填寫《文件借閱登記表》（附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后借閱。涉密文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱期限不超過3天，不得帶出檔案室，不得復(fù)制。借閱流程借閱人提交申請(qǐng)，審批人簽字后交檔案管理員*審核；檔案管理員*核對(duì)文件，登記借閱人信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間；借閱完畢后，檔案管理員*檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。利用要求借閱人應(yīng)愛護(hù)文件，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件頁；復(fù)制文件需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制”章，與原件具有同等效力；借閱期限屆滿未歸還的，檔案管理員*應(yīng)及時(shí)催收，逾期超過10日的，暫停其借閱權(quán)限。（六）鑒定與銷毀鑒定組織每年12月，由檔案管理部門牽頭，組織行政、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門成立鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)到期檔案仍有利用價(jià)值的，延長保管期限；無保存價(jià)值的，經(jīng)鑒定小組確認(rèn)后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》（附件4）。銷毀流程《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員和監(jiān)督員（兩人以上）共同監(jiān)銷；紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式銷毀，電子檔案徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)；監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。三、常用管理模板工具附件1：文件分類代碼表部門名稱部門代碼問題類別類別代碼綜合管理部ZH綜合類01人力資源部RL人事類02財(cái)務(wù)部CW財(cái)務(wù)類03市場營銷部SC市場類04生產(chǎn)運(yùn)營部SC生產(chǎn)類05附件2：歸檔移交清單歸檔部門歸檔日期移交人接收人序號(hào)文件名稱文號(hào)形成日期—————-—————-12附件3：文件借閱登記表借閱人所在部門借閱日期歸還日期審批人序號(hào)文件名稱文號(hào)借閱用途借閱人簽字—————-—————-————12附件4：檔案銷毀清冊(cè)銷毀日期銷毀理由鑒定小組簽字審批人監(jiān)銷人序號(hào)文件名稱文號(hào)數(shù)量保管期限—————-———————-12四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）歸檔及時(shí)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：文件歸檔滯后，導(dǎo)致重要材料遺失或管理混亂。規(guī)避措施：各部門文件專員*每月自查文件收集情況，檔案管理部門每季度通報(bào)歸檔進(jìn)度，對(duì)未按期完成部門的責(zé)任人進(jìn)行績效考核。（二）文件完整性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：文件缺失關(guān)鍵頁（如合同簽字頁、會(huì)議決議簽字欄），影響法律效力或利用價(jià)值。規(guī)避措施：文件整理時(shí)由部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，檔案管理員*重點(diǎn)檢查文件完整性，對(duì)缺失材料及時(shí)退回補(bǔ)充。（三）電子文件安全風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：電子文件被篡改、病毒感染或存儲(chǔ)介質(zhì)損壞。規(guī)避措施：電子文件采用“雙套制”管理（紙質(zhì)+電子），服務(wù)器設(shè)置訪問權(quán)限和操作日志，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)演練。（四）涉密文件管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：涉密文件借閱無審批、復(fù)制無記錄，導(dǎo)致信息泄露。規(guī)避措施：涉密文件單獨(dú)登記、專柜存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面審批，復(fù)制須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，全程留痕可追溯。（五）銷毀合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：到期檔案未經(jīng)鑒定擅自銷毀，或銷毀過程無監(jiān)督，違反檔案法規(guī)。規(guī)避措施：嚴(yán)格執(zhí)行“鑒定-審批-監(jiān)銷”流程，《檔