供應(yīng)商信息錄入及審核流程模板一、適用場景與背景說明本模板適用于企業(yè)采購管理中供應(yīng)商全生命周期信息管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具體包括但不限于以下場景：新供應(yīng)商準入：首次與企業(yè)建立合作關(guān)系的供應(yīng)商，需通過標準化流程完成信息采集與資質(zhì)審核，保證合作基礎(chǔ)合規(guī)。現(xiàn)有供應(yīng)商信息年度更新：每年固定周期內(nèi)，對已合作供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息進行復(fù)核與更新，保障信息時效性。特定項目供應(yīng)商臨時資質(zhì)審核：針對大型項目、專項采購等場景，需對供應(yīng)商的項目特定資質(zhì)（如特種設(shè)備安裝資質(zhì)、ISO行業(yè)認證等）進行專項審核。合作異常供應(yīng)商信息復(fù)核：當供應(yīng)商出現(xiàn)合作延遲、質(zhì)量投訴等情況時，需對其信息真實性、資質(zhì)有效性進行重新核查。二、操作流程詳解與責任分工（一）需求發(fā)起與資料收集責任人：采購專員*操作說明：采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如新項目開發(fā)、現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)約等），明確需收集的供應(yīng)商信息范圍，填寫《供應(yīng)商資料需求清單》（見附件1），清單需包含基本信息、資質(zhì)文件、業(yè)務(wù)能力、財務(wù)狀況等四大類信息。通過郵件、供應(yīng)商平臺或線下對接等方式，將《供應(yīng)商資料需求清單》發(fā)送至供應(yīng)商，要求其在3個工作日內(nèi)提供加蓋公章的紙質(zhì)版及掃描件（掃描件需清晰完整，單份文件大小不超過10MB）。供應(yīng)商提交資料后，采購專員核對資料完整性，若缺失關(guān)鍵項（如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等），需在1個工作日內(nèi)一次性告知供應(yīng)商補充，并記錄溝通時間與內(nèi)容。輸出物：《供應(yīng)商資料需求清單》《供應(yīng)商資料提交記錄表》（二）信息錄入與初步審核責任人：采購專員（錄入）、采購經(jīng)理（初審）操作說明：信息錄入：采購專員在供應(yīng)商管理系統(tǒng)（如ERP/SRM系統(tǒng)）中新建供應(yīng)商檔案，按照《供應(yīng)商信息錄入表》（見第三部分模板）逐項錄入信息，保證與供應(yīng)商提交的原始資料一致。錄入時需注意：統(tǒng)一社會信用代碼、納稅人識別號等編碼信息需核對無誤；聯(lián)系方式需包含固定電話、手機、郵箱、地址等完整信息；資質(zhì)文件需掃描件，并標注證書編號、有效期、發(fā)證機構(gòu)等關(guān)鍵信息。初步審核：采購經(jīng)理在2個工作日內(nèi)對錄入信息進行初審，重點審核：資料完整性：是否所有必填項均已填寫，附件是否齊全；信息一致性：營業(yè)執(zhí)照名稱、地址等信息與系統(tǒng)錄入是否一致；資質(zhì)有效性：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等是否在有效期內(nèi)，是否存在異常經(jīng)營記錄（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核驗）。初審?fù)ㄟ^后，采購專員將資料流轉(zhuǎn)至下一審核環(huán)節(jié)；若發(fā)覺問題，退回采購專員補充或修正，并記錄退回原因。輸出物：供應(yīng)商系統(tǒng)檔案、初審意見記錄（三）多級審核流程責任人：法務(wù)專員（復(fù)審）、財務(wù)總監(jiān)（終審）、分管副總*（審批）操作說明：法務(wù)復(fù)審（1個工作日）：法務(wù)專員重點審核：供應(yīng)商主體資格是否合法（如是否為分支機構(gòu)，需提供總公司授權(quán)書）；合同條款（若適用）是否與企業(yè)法律風(fēng)險要求一致，是否存在履約限制條款；資質(zhì)文件的法律效力（如授權(quán)書是否加蓋公章，法定代表人簽字是否真實）。復(fù)審?fù)ㄟ^后，在系統(tǒng)中標注“法務(wù)審核通過”；若有法律風(fēng)險，出具《法務(wù)審核意見書》，明確修改要求，退回采購部門。財務(wù)終審（1個工作日）：財務(wù)總監(jiān)重點審核：供應(yīng)商財務(wù)狀況是否良好（如近3年無嚴重失信記錄，資產(chǎn)負債率不超過行業(yè)警戒線）；開戶信息是否準確（避免付款錯誤）；納稅信用等級是否符合企業(yè)要求（如一般納稅人資格）。終審?fù)ㄟ^后，在系統(tǒng)中標注“財務(wù)審核通過”；若存在財務(wù)風(fēng)險，通知采購部門暫停合作。分管副總審批（1個工作日）：分管副總結(jié)合業(yè)務(wù)需求、審核結(jié)論，對供應(yīng)商合作必要性進行最終審批，審批通過后在系統(tǒng)中《供應(yīng)商準入審批表》，完成審批閉環(huán)。輸出物：《法務(wù)審核意見書》（若有）、《供應(yīng)商準入審批表》（四）供應(yīng)商信息歸檔與系統(tǒng)更新責任人：采購專員、檔案管理員操作說明：采購專員將審批通過的供應(yīng)商資料（含原件、掃描件、審批表）整理成冊，標注“供應(yīng)商檔案-編號-名稱”，提交至檔案管理部門。檔案管理員在1個工作日內(nèi)完成資料歸檔，登記《供應(yīng)商檔案管理臺賬》，內(nèi)容包括檔案編號、供應(yīng)商名稱、歸檔日期、資料清單、保管期限等。采購專員在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中更新供應(yīng)商狀態(tài)為“已準入”，同步關(guān)聯(lián)合作項目、付款條款等信息，保證系統(tǒng)信息與檔案一致。輸出物：《供應(yīng)商檔案管理臺賬》、系統(tǒng)狀態(tài)更新記錄（五）后續(xù)跟進與反饋責任人：采購專員、質(zhì)量專員操作說明：供應(yīng)商信息歸檔后，采購專員在首次合作前3個工作日內(nèi)，與供應(yīng)商確認合作細節(jié)（如交貨周期、質(zhì)量標準等），并將溝通結(jié)果錄入系統(tǒng)。質(zhì)量專員在合作過程中，定期（如每季度）對供應(yīng)商的產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量進行評估，若發(fā)覺信息變更（如地址遷移、資質(zhì)過期），需在1個工作日內(nèi)通知采購專員更新信息。供應(yīng)商主動提出信息變更時，采購專員需重新走“資料收集-審核-歸檔”流程，保證信息實時有效。輸出物：《供應(yīng)商合作溝通記錄》《供應(yīng)商質(zhì)量評估報告》（若有）三、供應(yīng)商信息錄入標準模板供應(yīng)商基本信息表大類信息項填寫要求示例基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，需包含“有限公司”等后綴市科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位代碼，需核對校驗位91110108法定代表人需與營業(yè)執(zhí)照一致注冊地址需與營業(yè)執(zhí)照一致，精確到門牌號市區(qū)路號大廈5層聯(lián)系人負責日常業(yè)務(wù)對接人員姓名聯(lián)系電話固定電話+手機號碼，保證暢通010-/138電子郵箱企業(yè)官方郵箱，非個人郵箱contactxxtech資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照副本需加蓋公章的掃描件，有效期≥12個月見附件1行業(yè)許可證（如適用）如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，需注明許可范圍與有效期見附件2（有效期：2025-03-31）質(zhì)量體系認證如ISO9001、ISO14001等，需證書掃描件及認證范圍見附件3（ISO9001:2015，認證范圍：設(shè)備研發(fā)）特種行業(yè)資質(zhì)（如適用）如安全生產(chǎn)許可證、特種設(shè)備安裝改造維修許可證等見附件4（有效期：2024-12-31）業(yè)務(wù)信息主營產(chǎn)品/服務(wù)詳細列出核心產(chǎn)品或服務(wù)，可附產(chǎn)品目錄工業(yè)自動化控制系統(tǒng)研發(fā)與銷售年營業(yè)額近1年數(shù)據(jù)，單位：萬元人民幣5000合作客戶案例列出3個以內(nèi)知名合作客戶，需注明合作項目與時間汽車集團（2022-2024年，智能產(chǎn)線項目）產(chǎn)能/服務(wù)能力如月產(chǎn)能、服務(wù)覆蓋區(qū)域等月產(chǎn)能1000套，覆蓋華北、華東地區(qū)財務(wù)信息開戶銀行需準確填寫支行名稱中國工商銀行市支行銀行賬號需與開戶許可證一致622202X納稅信用等級需提供稅務(wù)機關(guān)評定等級（如A/B/M級）A級其他信息備注需說明的特殊情況（如關(guān)聯(lián)企業(yè)、授權(quán)代理等）為集團旗下子公司，負責北方區(qū)域銷售附件清單列出所有文件的名稱營業(yè)執(zhí)照、ISO9001證書、合作合同復(fù)印件四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）信息真實性核驗對供應(yīng)商提交的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等關(guān)鍵文件，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核驗信息真實性，避免虛假資質(zhì)。法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等文件需核對原件，保證簽字、蓋章清晰有效。（二）資料完整性管理《供應(yīng)商信息錄入表》中標注“*”的為必填項，缺失必填項的供應(yīng)商資料不得進入審核流程。資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，若臨近到期（如剩余有效期≤3個月），需在審核表中備注“需月日前更新資質(zhì)”，并跟進供應(yīng)商及時補充。（三）時效性與流程控制各環(huán)節(jié)審核需在規(guī)定工作日內(nèi)完成，若因特殊原因延遲，需在系統(tǒng)中記錄原因并通知相關(guān)部門，最長延遲時間不超過2個工作日。供應(yīng)商信息變更后，需在5個工作日內(nèi)完成資料更新與審核，保證系統(tǒng)信息與實際情況一致。（四）保密與檔案管理供應(yīng)商信息（含聯(lián)系方式、財務(wù)數(shù)據(jù)等）屬于企業(yè)敏感信息，僅采購、財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門人員可查詢，嚴禁泄露給無關(guān)第三方。檔案保管期限：合作供應(yīng)商檔案保管至合作終止后5年；未通過