企業(yè)采購申請與審批流程工具（集中采購版）一、工具應(yīng)用背景與適用范圍本工具適用于企業(yè)集中采購場景，旨在統(tǒng)一規(guī)范多部門、多項目的采購申請與審批全流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化管理提升采購效率、控制采購成本、保證采購合規(guī)性。典型應(yīng)用場景包括：企業(yè)年度框架協(xié)議內(nèi)的通用物資（如辦公設(shè)備、勞保用品、原材料等）集中采購；跨區(qū)域、跨子公司統(tǒng)一實施的規(guī)模性采購項目；需由采購部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的專項采購任務(wù)（如大型設(shè)備、服務(wù)外包等）；涉及預(yù)算管控、供應(yīng)商統(tǒng)一管理的常態(tài)化采購需求。本工具適用于需求部門、采購部、財務(wù)部、管理層等多角色協(xié)同，覆蓋從需求提報最終歸檔的全流程管理。二、采購申請與審批全流程操作指南（一）需求發(fā)起與申請?zhí)釄蟛僮魅耍盒枨蟛块T經(jīng)辦人（）、需求部門負(fù)責(zé)人（）操作內(nèi)容：需求確認(rèn)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、技術(shù)參數(shù)及交付時間等關(guān)鍵信息，確認(rèn)采購事項屬于集中采購范圍（參考《企業(yè)集中采購目錄》）。填寫申請表：登錄采購管理系統(tǒng)（或使用紙質(zhì)模板），填寫《集中采購申請表》，需包含以下核心信息：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、項目名稱（如適用）；需求明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、總價（需附詳細(xì)技術(shù)參數(shù)清單作為附件）；預(yù)算信息：對應(yīng)預(yù)算科目、預(yù)算編號、預(yù)算金額（需保證預(yù)算余額充足，不足時需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請》）；備注說明：緊急程度（如“緊急”“常規(guī)”）、特殊要求（如供應(yīng)商資質(zhì)、交付地點等）。內(nèi)部審核：需求部門負(fù)責(zé)人（**）對申請的真實性、必要性及預(yù)算匹配性進行審核，確認(rèn)無誤后在系統(tǒng)中提交（或紙質(zhì)簽字）至采購部。注意事項：技術(shù)參數(shù)需清晰、無歧義，避免模糊描述（如“高功能電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等具體配置）；緊急采購需在申請表中標(biāo)明原因，并同步口頭告知采購部協(xié)調(diào)處理。（二）采購部初審與需求匯總操作人：采購部專員（**）、采購部負(fù)責(zé)人（趙六）操作內(nèi)容：形式審查：采購部專員（**）在收到申請后1個工作日內(nèi)完成初審，重點檢查：申請表填寫是否完整、附件（技術(shù)參數(shù)、圖紙等）是否齊全；是否屬于集中采購范圍（若為分散采購，需告知需求部門按分散采購流程辦理）；預(yù)算金額是否與系統(tǒng)預(yù)算一致，預(yù)算余額是否充足（不足時退回需求部門補充預(yù)算）。需求合規(guī)性審核：采購部負(fù)責(zé)人（趙六）審核采購需求的合規(guī)性，包括：是否符合企業(yè)采購政策（如優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商、節(jié)能環(huán)保要求等）；規(guī)格參數(shù)是否設(shè)置排他性條款（避免傾向性供應(yīng)商）；大額采購（如單筆超10萬元）是否提供至少3家潛在供應(yīng)商的初步報價或市場調(diào)研資料。需求匯總：初審?fù)ㄟ^后，采購部按采購品類（如IT設(shè)備、辦公用品、工程物資等）進行分類匯總，形成《集中采購需求清單》，明確同類需求的合并采購可能性（如多個部門同時申請同型號打印機，可合并為批量采購以降低成本）。注意事項：若需求存在參數(shù)不明確或預(yù)算不足等問題，需在1個工作日內(nèi)反饋需求部門補充材料，退回時需注明具體原因。（三）需求部門二次確認(rèn)與調(diào)整操作人：需求部門經(jīng)辦人（）、需求部門負(fù)責(zé)人（）操作內(nèi)容：采購部反饋初審意見后，需求部門需在2個工作日內(nèi)完成：根據(jù)初審意見調(diào)整需求參數(shù)（如簡化非必要技術(shù)指標(biāo)、優(yōu)化規(guī)格以匹配預(yù)算）；補充預(yù)算調(diào)整申請（若預(yù)算不足）；確認(rèn)合并采購方案（若涉及多部門需求合并），保證調(diào)整后的需求仍滿足業(yè)務(wù)使用要求。注意事項：緊急采購需求需優(yōu)先處理，調(diào)整時限可縮短至4小時內(nèi)；若對初審意見存在異議，需與采購部溝通達成一致，避免流程延誤。（四）采購方案制定與審批操作人：采購部專員（**）、采購部負(fù)責(zé)人（趙六）、分管管理層（周七）操作內(nèi)容：制定采購方案：需求確認(rèn)后，采購部根據(jù)采購金額、品類特點制定采購方案，明確：采購方式（如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等，需符合《企業(yè)采購管理辦法》規(guī)定）；供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)（如資質(zhì)要求、業(yè)績案例、報價組成等）；時間計劃（如招標(biāo)公告發(fā)布時間、開標(biāo)時間、預(yù)計交付時間）。方案審批：采購部負(fù)責(zé)人（趙六）審核采購方案的合理性與可行性；分管管理層（周七）審批采購方案（金額較大或重要項目需提交總經(jīng)理辦公會審批）。方案執(zhí)行：審批通過后，采購部按方案實施采購，如發(fā)布招標(biāo)公告、接收投標(biāo)文件、組織開評標(biāo)等。注意事項：采購方式需嚴(yán)格按照金額及項目性質(zhì)選擇（如50萬元以上公開招標(biāo)，10-50萬元邀請招標(biāo)）；供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)需客觀、量化，避免主觀傾向。（五）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作人：采購部專員（）、需求部門經(jīng)辦人（）操作內(nèi)容：采購過程實施：采購部按審批后的方案開展采購工作，全程留存記錄（如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、談判記錄等），保證過程可追溯。結(jié)果確定與公示：確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商后，采購部在內(nèi)部系統(tǒng)公示結(jié)果（公示期不少于1個工作日），公示無異議后向供應(yīng)商發(fā)出《成交通知書》。反饋需求部門：采購部將采購結(jié)果（供應(yīng)商名稱、合同金額、交付時間等）同步反饋需求部門，需求部門確認(rèn)無誤后簽署《采購結(jié)果確認(rèn)書》。注意事項：采購過程中若出現(xiàn)供應(yīng)商質(zhì)疑或投訴，需暫停采購流程并妥善處理，處理完成后方可繼續(xù)；緊急采購可簡化公示流程，但需保留溝通記錄。（六）合同簽訂與訂單下達操作人：采購部專員（**）、法務(wù)部（如需）、財務(wù)部操作內(nèi)容：合同擬定：采購部根據(jù)采購結(jié)果與供應(yīng)商擬定采購合同，合同需包含標(biāo)的物信息、價格條款、交付驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，涉及重大事項需法務(wù)部審核。合同審批：合同按審批流程提交需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部（如需）、分管管理層（周七）及總經(jīng)理簽字蓋章，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。訂單下達：合同簽訂后，采購部在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，同步發(fā)送供應(yīng)商及需求部門，明確交付時間、地點及聯(lián)系人。注意事項：合同金額需與采購結(jié)果一致，嚴(yán)禁簽訂“陰陽合同”；訂單信息需與合同保持一致，避免后續(xù)交付糾紛。（七）交付驗收與付款結(jié)算操作人：需求部門經(jīng)辦人（）、需求部門負(fù)責(zé)人（）、采購部專員（**）、財務(wù)部操作內(nèi)容：貨物/服務(wù)交付：供應(yīng)商按訂單約定交付采購物品/服務(wù)，需求部門負(fù)責(zé)接收，核對數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否與訂單一致，并填寫《送貨單簽收》。質(zhì)量驗收：需求部門根據(jù)技術(shù)參數(shù)及合同約定進行質(zhì)量驗收（如需第三方檢測，需提前通知采購部安排），驗收合格后簽署《驗收合格單》；驗收不合格需在3個工作日內(nèi)書面反饋采購部，由采購部協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（退換貨、索賠等）。付款申請：采購部收集《驗收合格單》、合同、發(fā)票等資料，提交財務(wù)部審核無誤后，按合同約定付款流程辦理付款（如月度集中付款、進度款等）。注意事項：驗收需全程留痕（如拍照、檢測報告），驗收不合格物品需單獨存放并標(biāo)識，嚴(yán)禁投入使用；付款前需確認(rèn)發(fā)票合規(guī)性（名稱、稅號、金額等無誤）。（八）資料歸檔與流程閉環(huán)操作人：采購部專員（**）、檔案管理員操作內(nèi)容：采購?fù)瓿珊?，采購部?fù)責(zé)將全流程資料整理歸檔，包括：《集中采購申請表》及附件；采購方案審批記錄；招標(biāo)/談判文件、投標(biāo)/響應(yīng)文件、評標(biāo)報告；《成交通知書》、采購合同；《送貨單》《驗收合格單》；發(fā)票、付款憑證等。資料歸檔需按“一采購一檔”原則，電子檔存入采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔交檔案室保存，保存期限不少于5年（重要項目需長期保存）。注意事項：資料需完整、清晰，關(guān)鍵文件（如合同、驗收單）需原件歸檔；借閱檔案需履行審批手續(xù)，保證資料安全。三、核心模板表格設(shè)計（一）集中采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期項目名稱□日常采購□項目采購□應(yīng)急采購緊急程度□緊急□常規(guī)采購物品/服務(wù)明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位——————–————–——12預(yù)算信息預(yù)算科目：________________預(yù)算編號：________________預(yù)算金額（元）：________________預(yù)算余額（元）：________________附件清單□技術(shù)參數(shù)清單□圖紙□市場調(diào)研資料□預(yù)算調(diào)整申請□其他：________________需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：________________日期：________________采購部初審意見□通過□需補充材料（退回原因：________________）簽字：________________日期：________________（二）采購審批流轉(zhuǎn)表申請編號采購物品名稱申請部門申請金額（元）采購方式審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期備注需求部門負(fù)責(zé)人采購部初審采購部負(fù)責(zé)人分管管理層總經(jīng)理（如需）（三）采購驗收與付款記錄表合同編號供應(yīng)商名稱采購物品名稱數(shù)量合同金額（元）交付日期驗收日期驗收情況□合格□不合格（不合格原因：________________）驗收人簽字：________________需求部門負(fù)責(zé)人簽字：________________發(fā)票信息發(fā)票代碼：________________發(fā)票號碼：________________金額（元）：________________稅率：________________稅額：________________付款情況付款日期：________________付款金額（元）：________________付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：________________四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）合規(guī)性優(yōu)先嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)《采購管理辦法》及國家相關(guān)法律法規(guī)（如《招標(biāo)投標(biāo)法》《采購法》），保證采購流程公開、公平、公正；集中采購目錄內(nèi)的項目嚴(yán)禁拆分采購規(guī)避審批，超預(yù)算采購需提前完成預(yù)算調(diào)整流程；供應(yīng)商選擇需符合企業(yè)供應(yīng)商管理辦法，優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選取，特殊情況下新增供應(yīng)商需履行資質(zhì)審核程序。（二）信息準(zhǔn)確性保障申請表中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息需與實際需求一致，嚴(yán)禁虛報、瞞報；技術(shù)參數(shù)需經(jīng)需求部門確認(rèn)，避免因參數(shù)錯誤導(dǎo)致采購物品無法滿足使用要求；合同簽訂前需仔細(xì)核對條款，保證金額、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息與采購結(jié)果一致。（三）時效性管理各環(huán)節(jié)審批需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如需求部門初審1個工作日、采購部反饋2個工作日），緊急采購需啟動“綠色通道”，縮短審批周期；供應(yīng)商交付需按合同約定時間執(zhí)行，延遲交付需及時溝通并留存記錄，必要時追究違約責(zé)任；付款需在驗收合格及發(fā)票無誤后按合同約定時限辦理，避免逾期影響供應(yīng)商合作關(guān)系。（四）跨部門協(xié)同需求部門需提前與采購部溝通需求細(xì)節(jié)，保證采