機(jī)關(guān)單位電子公文處理規(guī)范在信息技術(shù)深度融入政務(wù)工作的今天，電子公文已成為機(jī)關(guān)單位履職盡責(zé)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的核心載體。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)公文，電子公文在流轉(zhuǎn)速度、存儲成本、資源共享等方面具有顯著優(yōu)勢，但同時也對其處理流程、安全保障、規(guī)范管理提出了更高要求。為確保電子公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提升行政效能，保障信息安全，特制定本規(guī)范。一、電子公文處理的基本原則電子公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時結(jié)合機(jī)關(guān)單位實際工作特點，堅持以下原則：統(tǒng)一規(guī)范原則：電子公文的格式、要素、生成、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)均需符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和本單位內(nèi)部規(guī)定，確保公文的嚴(yán)肅性和一致性。從公文的擬制到最終銷毀，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)有章可循，避免因操作不一導(dǎo)致的混亂。安全保密原則：這是電子公文處理的生命線。必須建立健全安全保密制度，采取嚴(yán)格的技術(shù)防護(hù)和管理措施，確保電子公文在產(chǎn)生、傳輸、存儲、使用等全過程中的信息安全，嚴(yán)防失泄密事件發(fā)生。涉密公文必須在符合保密要求的信息系統(tǒng)內(nèi)處理。高效便捷原則：充分利用電子信息技術(shù)優(yōu)勢，優(yōu)化處理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高公文流轉(zhuǎn)效率和辦理時效。同時，操作界面應(yīng)簡潔友好，便于工作人員快速掌握和使用。真實可靠原則：電子公文的內(nèi)容必須真實準(zhǔn)確，與紙質(zhì)公文具有同等效力。應(yīng)確保電子公文的形成、辦理、保存等過程可追溯，其原始性、完整性和有效性得到保障。全程留痕原則：電子公文處理的各個環(huán)節(jié)，包括擬稿、審核、簽發(fā)、收發(fā)、傳閱、承辦、歸檔等，均應(yīng)自動記錄操作痕跡，如操作人員、操作時間、操作內(nèi)容等，以備查驗。二、電子公文的構(gòu)成與格式規(guī)范電子公文的構(gòu)成要素應(yīng)完整齊全，主要包括：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。這些要素的編排應(yīng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》等相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)。正文內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范漢字，表述準(zhǔn)確、簡潔、莊重。字體、字號、行距等排版應(yīng)清晰易讀。附件應(yīng)與正文內(nèi)容相關(guān)，格式應(yīng)規(guī)范，且在正文中應(yīng)有明確的附件說明。電子公文的存儲格式應(yīng)選擇通用、穩(wěn)定、不易篡改的格式，如PDF格式。對于需要修改或批注的環(huán)節(jié)，可采用特定的格式，但最終歸檔版本應(yīng)確保其固化和不可篡改性。電子印章的制作、使用和管理應(yīng)符合國家有關(guān)電子簽章的規(guī)定，確保其與實物印章具有同等的法律效力。三、電子公文處理流程規(guī)范（一）發(fā)文辦理1.擬稿：承辦人根據(jù)工作需要在電子公文系統(tǒng)中起草公文。擬稿時應(yīng)選擇正確的公文種類，填寫完整的公文要素，確保正文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，附件材料齊全。2.審核：擬稿完成后，提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重點包括：是否確需行文，行文理由是否充分；內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、方針政策和上級要求；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項是否已協(xié)商一致；格式是否規(guī)范，要素是否齊全；文字表述是否準(zhǔn)確、簡潔。3.簽發(fā)：審核通過的公文，由本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)明確簽署意見、姓名和日期。未經(jīng)簽發(fā)的公文不得發(fā)出。4.復(fù)核：已簽發(fā)的公文在正式發(fā)出前，應(yīng)由文秘部門或指定人員進(jìn)行復(fù)核，檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備、內(nèi)容是否與簽發(fā)意見一致、格式是否規(guī)范等。5.編號與印發(fā)：復(fù)核無誤后，由專人負(fù)責(zé)編制發(fā)文字號，并按照規(guī)定格式排版、校對，確認(rèn)無誤后通過電子公文系統(tǒng)發(fā)出。（二）收文辦理1.簽收：收到電子公文后，系統(tǒng)應(yīng)自動或由專人進(jìn)行簽收，確認(rèn)公文的接收。簽收時應(yīng)核對發(fā)文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題等信息，確保無誤。2.登記：對簽收的公文進(jìn)行登記，記錄公文的主要信息，如收文日期、來文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等，便于管理和查詢。3.初審：對收到的公文進(jìn)行初步審核，判斷其是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合公文格式要求，內(nèi)容是否完整等。對不屬于本機(jī)關(guān)辦理的公文，應(yīng)及時退回或轉(zhuǎn)遞。4.承辦：對需要本機(jī)關(guān)辦理的公文，應(yīng)及時確定承辦部門或承辦人。承辦人應(yīng)按照要求認(rèn)真辦理，并在規(guī)定時限內(nèi)完成。如需多個部門協(xié)同辦理，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門。5.傳閱：根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，組織相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。傳閱過程應(yīng)在電子公文系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，確保傳閱范圍可控，避免橫傳。6.催辦：對重要或緊急公文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保按期辦結(jié)。催辦可通過系統(tǒng)自動提醒或人工方式進(jìn)行。7.答復(fù)：對于需要答復(fù)的來文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)將辦理結(jié)果答復(fù)來文單位。（三）電子公文的歸檔與管理電子公文辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定及時進(jìn)行整理、鑒定、登記和歸檔。歸檔的電子公文應(yīng)是經(jīng)過簽發(fā)的正式版本，并確保其完整性、準(zhǔn)確性和有效性。歸檔電子公文的存儲應(yīng)符合長期保存的要求，選擇質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。應(yīng)建立健全電子檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、利用方式等。電子檔案的查閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)出等利用行為，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和檔案管理要求，履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并進(jìn)行記錄。（四）電子公文的銷毀對于已超過保管期限且無保存價值的電子公文，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)進(jìn)行鑒定和審批，確保銷毀行為合法合規(guī)。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好記錄，確保信息無法恢復(fù)。四、電子公文處理系統(tǒng)的安全保障電子公文處理系統(tǒng)的安全是重中之重，應(yīng)從技術(shù)和管理兩方面構(gòu)建堅實的安全防線。技術(shù)保障：應(yīng)采用成熟可靠的安全技術(shù)，包括身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、病毒防護(hù)、入侵檢測等，確保系統(tǒng)不被非法入侵和破壞，數(shù)據(jù)不被泄露、篡改或丟失。系統(tǒng)應(yīng)具備完善的容災(zāi)備份和恢復(fù)機(jī)制。管理保障：建立健全安全管理制度，明確各崗位人員的安全職責(zé)。加強(qiáng)對工作人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高安全防范意識。嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)房管理、設(shè)備管理、介質(zhì)管理等制度。定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處置安全隱患。五、人員職責(zé)與行為規(guī)范機(jī)關(guān)單位應(yīng)明確電子公文處理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和工作職責(zé)。相關(guān)工作人員應(yīng)熟悉本規(guī)范及電子公文處理系統(tǒng)的操作方法，嚴(yán)格遵守各項規(guī)定和工作紀(jì)律。工作人員在使用電子公文處理系統(tǒng)時，應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用，并定期更換密碼。嚴(yán)禁在非涉密計算機(jī)上處理、存儲、傳輸涉密電子公文。嚴(yán)禁擅自修改、刪除、復(fù)制電子公文內(nèi)容。對于在電子公文處理工作中出現(xiàn)的失誤或問題，應(yīng)及時報告并采取補(bǔ)救措施。對違反本規(guī)范造成不良后果或損失的，應(yīng)視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、監(jiān)督與保障措施機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對電子公文處理工作的監(jiān)督檢查，定期對電子公文處理情況進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。加強(qiáng)對電子公文處