企業(yè)合同審查與簽署標準化流程表一、適用范圍與場景本流程適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團型企業(yè)）在開展業(yè)務過程中，涉及合同起草、審查、簽署及管理的全流程標準化操作。具體場景包括但不限于：采購合同（原材料、設備、服務等）銷售合同（產(chǎn)品、服務交付）勞動合同、保密協(xié)議合作協(xié)議（項目合作、聯(lián)合開發(fā)等）租賃合同（場地、設備租賃）其他具有法律約束力的業(yè)務協(xié)議二、標準化操作步驟（一）合同需求發(fā)起與初步確認發(fā)起主體：業(yè)務部門（如銷售部、采購部、人力資源部等）根據(jù)業(yè)務需求發(fā)起合同申請。核心動作：明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等），核實合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢最新狀態(tài)）；梳理合同核心要素，包括但不限于：合同標的、數(shù)量/質(zhì)量標準、價款/支付方式、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式等；填寫《合同需求申請表》（見附件模板），附合作方資質(zhì)文件、業(yè)務需求說明（如技術參數(shù)、服務要求等）。輸出文件：《合同需求申請表》及相關附件（合作方資質(zhì)、需求說明等）。（二）合同起草與初核起草主體：業(yè)務部門指定專人（如業(yè)務專員*）根據(jù)《合同需求申請表》內(nèi)容起草合同初稿，或由法務部門/外部律師根據(jù)需求提供模板框架。核心動作：合同內(nèi)容需符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，參考行業(yè)示范文本（如國家市場監(jiān)管總局發(fā)布的合同示范文本）；明確合同雙方權(quán)利義務，避免使用“大概”“盡量”等模糊表述，關鍵條款（如金額、日期、違約責任）需具體量化；合同結(jié)構(gòu)一般包括：標題、合同主體、（標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行、違約、爭議解決等）、簽署頁（法定代表人/授權(quán)代表人簽字、蓋章、日期）。初核主體：業(yè)務部門負責人*對合同初稿進行內(nèi)容完整性、業(yè)務邏輯性審核，保證與需求一致。輸出文件：合同初稿（含修訂痕跡）、《合同需求申請表》審核版。（三）內(nèi)部多部門聯(lián)合審查審查主體：法務部門（或合規(guī)部門）、財務部門、業(yè)務部門（根據(jù)合同類型可增加技術部、審計部等）。審查要點：法務審查：合同主體資格（合作方是否具備簽約能力，如超越經(jīng)營范圍、無民事行為能力等情形需規(guī)避）；條款合法性（是否存在“霸王條款”、違反強制性規(guī)定）；權(quán)利義務對等性（違約責任是否明確、公平，爭議解決方式是否約定明確（如仲裁/訴訟，明確管轄機構(gòu)））；合同風險點（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力定義、保密條款等）。財務審查：價款/支付方式是否符合公司財務制度（如大額支付需分階段、發(fā)票開具要求）；成本預算合理性，是否存在資金風險（如預付款比例過高、質(zhì)保金設置不足）；涉及稅費條款是否清晰（如增值稅稅率、發(fā)票類型）。業(yè)務審查：履行能力匹配性（如交付周期是否與生產(chǎn)計劃沖突、技術參數(shù)是否滿足業(yè)務需求）；合作方履約記錄（歷史合作中是否存在違約情況）。輸出文件：各部門《合同審查意見表》（含法務、財務、業(yè)務審核意見及修訂建議）。（四）外部溝通與修訂（如需）溝通主體：業(yè)務部門（或法務部門）與合作方對接，根據(jù)內(nèi)部審查意見協(xié)商修訂合同。核心動作：對內(nèi)部審查中提出的重大修改意見（如違約責任調(diào)整、爭議解決方式變更），需與合作方達成一致；溝通過程需留痕（如郵件、書面函件，避免口頭承諾），重要修訂內(nèi)容需形成《合同修訂記錄表》。輸出文件：修訂版合同（經(jīng)合作方確認）、《合同修訂記錄表》。（五）最終審批與簽署審批層級：根據(jù)合同金額、重要性確定審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務部門負責人+法務部門審批；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務部門負責人+法務部門+財務部門+分管副總審批；金額＞50萬元：需提交總經(jīng)理*/董事會審批（具體權(quán)限根據(jù)企業(yè)內(nèi)部制度確定）。簽署規(guī)范：合同文本需為最終定稿（含所有修訂內(nèi)容），一式多份（至少留存原件2份，合作方、公司各1份，涉及部門可留存復印件）；簽署頁需加蓋公司公章（或合同專用章，公章需備案），法定代表人或授權(quán)代表人簽字（需附《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限）；合作方簽署頁需核對其名稱與營業(yè)執(zhí)照一致，簽字人需為法定代表人或授權(quán)代表（提供授權(quán)文件）。輸出文件：簽署完成的合同原件、《審批單》（含各層級審批簽字）、《授權(quán)委托書》（如需）。（六）合同歸檔與管理歸檔主體：行政部（或檔案管理部門）在合同簽署后3個工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔內(nèi)容：合同正本、審批單、《合同需求申請表》、審查意見表、修訂記錄表、合作方資質(zhì)文件、授權(quán)委托書等全套資料。管理要求：建立電子臺賬（記錄合同編號、名稱、合作方、金額、簽署日期、履行期限、歸檔號等），定期更新；合同履行過程中，業(yè)務部門需跟蹤履約情況（如付款進度、交付驗收），發(fā)覺問題及時向法務及管理層匯報；合同到期前1個月，業(yè)務部門評估是否續(xù)簽，啟動續(xù)簽流程或終止合同。三、流程執(zhí)行模板表企業(yè)合同審查與簽署流程表流程節(jié)點負責部門/人主要工作內(nèi)容輸入文件輸出文件時限要求備注需求發(fā)起業(yè)務部門/業(yè)務負責人*收集合作方信息，填寫《合同需求申請表》，附資質(zhì)文件及需求說明無《合同需求申請表》及附件1個工作日需明確核心條款（標的、金額、期限等）合同起草業(yè)務部門/業(yè)務專員*根據(jù)申請表起草合同初稿，保證結(jié)構(gòu)完整、條款清晰《合同需求申請表》合同初稿2個工作日參考行業(yè)示范文本業(yè)務初核業(yè)務部門負責人*審核合同內(nèi)容與業(yè)務需求一致性，確認邏輯完整合同初稿初核版合同1個工作日重點核對標的、數(shù)量、價款等核心要素法務審查法務部門*審查主體資格、合法性、權(quán)利義務對等性、風險點初核版合同法務審查意見表3個工作日重大風險需標注并說明修改建議財務審查財務部門*審核價款、支付方式、成本預算、稅費條款初核版合同財務審查意見表2個工作日關注資金安全及財務合規(guī)性業(yè)務審查業(yè)務部門/業(yè)務負責人*審核履行能力、技術參數(shù)、合作方履約記錄初核版合同業(yè)務審查意見表1個工作日保證業(yè)務可執(zhí)行性外部溝通修訂業(yè)務部門或法務部門與合作方協(xié)商審查意見，修訂合同并留痕各部門《合同審查意見表》修訂版合同、《修訂記錄表》3-5個工作日重大修訂需書面確認最終審批按權(quán)限審批（見步驟）按合同金額及重要性逐級審批修訂版合同、審查意見表審批單（含簽字）1-3個工作日審批權(quán)限需符合公司制度合同簽署法務部門/行政部*核對簽署信息，加蓋公章，保證合作方簽署規(guī)范審批單、修訂版合同簽署完成合同原件簽署當日公章需備案，簽字人需具備合法授權(quán)合同歸檔行政部/檔案管理部門*整理全套資料，建立電子臺賬，存檔管理簽署合同及全套資料合同檔案（電子+紙質(zhì)）3個工作日內(nèi)電子臺賬需實時更新，紙質(zhì)檔案按編號存放四、關鍵注意事項（一）合規(guī)性審查優(yōu)先所有合同條款不得違反法律法規(guī)（如《民法典》《反不正當競爭法》等），涉及特許經(jīng)營、國有資產(chǎn)等特殊領域的合同，需提前咨詢監(jiān)管部門或律師，保證取得必要審批或許可。（二）條款完整性核查合同必備條款不得遺漏，包括：合同主體信息、標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/支付方式、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式、生效條件等。避免使用“按雙方協(xié)商確定”“具體以實際為準”等模糊表述，需明確具體執(zhí)行標準。（三）風險點防控重點主體風險：合作方為自然人的，需核實身份證信息及民事行為能力；為企業(yè)法人的，需核實營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份及授權(quán)權(quán)限（避免超越代理權(quán)限簽約）。履約風險：大額合同建議設置“分階段付款”“履約保證金”條款，付款節(jié)點與交付成果/驗收報告掛鉤；質(zhì)保金比例一般不低于合同總額的5%-10%。爭議解決：優(yōu)先約定公司所在地有管轄權(quán)法院訴訟，或明確仲裁機構(gòu)（如“仲裁委員會”），避免約定不明確導致管轄爭議。（四）溝通協(xié)同機制跨部門審查需明確時限（如法務審查3個工作日，財務審查2個工作日），避免拖延；外部溝通需指定專人對接，重要修訂內(nèi)容需書面確認，避免口頭約定引發(fā)爭議。（五）保密與信息安全合同文本及審查過程中涉及的商業(yè)秘密（如價格、技術參數(shù)、客戶信息等），僅限相關人員知悉，嚴禁對外泄露；電子合同需加密存儲，紙質(zhì)合同歸檔后存放于帶鎖檔案柜。（六）變更與續(xù)簽管理合同履行過程中如需變更，需簽訂《補充協(xié)議》，履行與原合同相同