銷售合同管理流程與表單工具一、工具概述與核心價(jià)值銷售合同是企業(yè)與客戶之間明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的重要法律文件，規(guī)范化的合同管理能顯著降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營(yíng)效率、優(yōu)化客戶體驗(yàn)。本工具整合了銷售合同全生命周期管理流程與標(biāo)準(zhǔn)化表單，覆蓋從需求發(fā)起到歸檔的全環(huán)節(jié)，適用于企業(yè)銷售部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等多角色協(xié)同，助力實(shí)現(xiàn)合同管理的“流程標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)可控化”。二、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)痛點(diǎn)（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景新簽合同流程：銷售團(tuán)隊(duì)與客戶達(dá)成初步合作意向后，需起草合同并完成內(nèi)部審核、客戶確認(rèn)、正式簽署等全流程操作。合同續(xù)簽與變更：現(xiàn)有合同到期前，需評(píng)估續(xù)簽可行性；合作過(guò)程中如需調(diào)整條款（如金額、交付時(shí)間、服務(wù)范圍等），需啟動(dòng)變更流程?？绮块T(mén)協(xié)作管理：合同涉及法務(wù)條款審核、財(cái)務(wù)付款條件確認(rèn)、履約進(jìn)度跟蹤等，需明確各部門(mén)職責(zé)與協(xié)作節(jié)點(diǎn)。歷史合同追溯與歸檔：已完成或終止的合同需系統(tǒng)化歸檔，后續(xù)可快速查閱履約記錄、付款憑證等資料。（二）常見(jiàn)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)合同起草依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，條款遺漏或表述不規(guī)范易引發(fā)糾紛；審核環(huán)節(jié)職責(zé)不清、流程冗長(zhǎng)，導(dǎo)致合同簽署周期長(zhǎng)；合同執(zhí)行進(jìn)度不透明，客戶違約風(fēng)險(xiǎn)難以及時(shí)預(yù)警；紙質(zhì)合同易丟失、查閱困難，檔案管理效率低。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解銷售合同管理流程分為“需求發(fā)起—合同起草—內(nèi)部審核—客戶確認(rèn)—簽署歸檔—執(zhí)行跟蹤”六大環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作內(nèi)容及輸出物（一）需求發(fā)起：明確合作基礎(chǔ)責(zé)任主體：銷售代表（或客戶經(jīng)理）操作內(nèi)容：與客戶溝通確認(rèn)合作細(xì)節(jié)，包括但不限于：客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人等）、合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、交易金額、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心條款。填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第四部分表單1），附客戶資質(zhì)材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人身份證明等）、合作意向書(shū)（如有）等附件，提交至銷售部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批。輸出物：《合同需求申請(qǐng)表》（含附件）、審批記錄。（二）合同起草：標(biāo)準(zhǔn)化文本編制責(zé)任主體：銷售代表（主導(dǎo)）、法務(wù)專員（協(xié)助）操作內(nèi)容：銷售代表根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》內(nèi)容，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同》《服務(wù)合同》）起草合同文本，保證核心條款與需求一致。法務(wù)專員對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)檢查：主體資格：客戶是否具備簽約能力（如經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可）；條款完整性：是否明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心要素；法律風(fēng)險(xiǎn)：是否存在格式條款歧義、違反法律法規(guī)的內(nèi)容（如“霸王條款”）。銷售代表根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)修改合同，形成《合同評(píng)審稿》。輸出物：《合同評(píng)審稿》、法務(wù)審核意見(jiàn)記錄。（三）內(nèi)部審核：多部門(mén)協(xié)同把關(guān)責(zé)任主體：銷售部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、總經(jīng)理/分管副總（根據(jù)合同金額分級(jí)審批）操作內(nèi)容：銷售部門(mén)審核：銷售負(fù)責(zé)人*確認(rèn)合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求，銷售目標(biāo)可達(dá)成，客戶信用風(fēng)險(xiǎn)可控。財(cái)務(wù)部門(mén)審核：財(cái)務(wù)經(jīng)理*重點(diǎn)審核：價(jià)格政策是否符合企業(yè)定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；付款方式、賬期、開(kāi)票信息與財(cái)務(wù)流程一致；大額合同需評(píng)估客戶付款能力（如近6個(gè)月付款記錄）。法務(wù)部門(mén)終審：法務(wù)專員*確認(rèn)合同無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)，爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟）約定明確。最終審批：根據(jù)合同金額分級(jí)（如10萬(wàn)以下由銷售負(fù)責(zé)人審批，10-50萬(wàn)由分管副總審批，50萬(wàn)以上由總經(jīng)理審批），審批通過(guò)后形成《合同審批表》（詳見(jiàn)第四部分表單2）。輸出物：《合同審批表》、各部門(mén)審核意見(jiàn)。（四）客戶確認(rèn)：達(dá)成一致意見(jiàn)責(zé)任主體：銷售代表、客戶對(duì)接人操作內(nèi)容：銷售代表將審批通過(guò)的《合同評(píng)審稿》發(fā)送至客戶，明確說(shuō)明合同條款及簽署要求。與客戶溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)，如客戶提出修改意見(jiàn)，需同步至法務(wù)部門(mén)評(píng)估合規(guī)性，內(nèi)部重新審批后再次反饋客戶，直至雙方達(dá)成一致?？蛻舸_認(rèn)無(wú)誤后，安排簽署事宜（紙質(zhì)簽署需約定時(shí)間地點(diǎn)，電子簽署需確認(rèn)平臺(tái)合規(guī)性）。輸出物：客戶確認(rèn)記錄（如郵件回復(fù)、簽字確認(rèn)頁(yè)）、簽署版本合同。（五）簽署歸檔：法律效力固化與資料留存責(zé)任主體：銷售代表、行政專員操作內(nèi)容：合同簽署：紙質(zhì)合同：雙方需加蓋合同專用章或公章（避免使用部門(mén)章），法定代表人或授權(quán)代表簽字，簽署頁(yè)注明簽署日期；電子合同：通過(guò)合規(guī)電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署過(guò)程真實(shí)、不可篡改。合同歸檔：銷售代表在簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本（紙質(zhì)版或電子版）及附件（如訂單、驗(yàn)收單、客戶資質(zhì)材料）提交至行政部門(mén)；行政專員統(tǒng)一編號(hào)（如“HT-年份-序號(hào)”）、登記《合同歸檔登記表》（詳見(jiàn)第四部分表單4），存入指定檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限。輸出物：正式簽署合同、《合同歸檔登記表》。（六）執(zhí)行跟蹤：履約過(guò)程監(jiān)控責(zé)任主體：銷售代表、履約部門(mén)（如生產(chǎn)部、交付部）、財(cái)務(wù)專員*操作內(nèi)容：履約進(jìn)度跟蹤：銷售代表根據(jù)合同約定（如交付時(shí)間、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)），每周同步履約部門(mén)進(jìn)度，填寫(xiě)《合同執(zhí)行跟蹤表》（詳見(jiàn)第四部分表單3），記錄“已完成事項(xiàng)”“未完成事項(xiàng)及原因”“下一步計(jì)劃”?？蛻趄?yàn)收與反饋：產(chǎn)品/服務(wù)交付后，協(xié)調(diào)客戶驗(yàn)收，獲取《驗(yàn)收確認(rèn)單》（作為履約完成憑證），同步反饋財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具發(fā)票。收款管理：財(cái)務(wù)專員根據(jù)合同付款條款跟蹤回款，逾期未付的，銷售代表需與客戶溝通催收，記錄催收過(guò)程及結(jié)果。變更與終止：如需變更合同（如延期交付、增減金額），需重新發(fā)起“需求發(fā)起—審核—客戶確認(rèn)”流程；合同到期或終止的，銷售代表提交《合同終止報(bào)告》，說(shuō)明終止原因及后續(xù)處理方案（如尾款結(jié)算、資料移交）。輸出物：《合同執(zhí)行跟蹤表》、《驗(yàn)收確認(rèn)單》、催收記錄、《合同終止報(bào)告》。四、核心表單模板與填寫(xiě)說(shuō)明表單1：合同需求申請(qǐng)表字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例申請(qǐng)部門(mén)銷售部/區(qū)域銷售組等華東銷售部申請(qǐng)人銷售代表姓名（用*代替）張*客戶名稱客戶全稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)91110108合作類型產(chǎn)品銷售/服務(wù)提供/定制開(kāi)發(fā)等產(chǎn)品銷售合同標(biāo)的產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容（可附規(guī)格型號(hào)清單）A型號(hào)筆記本電腦（100臺(tái)）合同金額（含稅）大寫(xiě)+小寫(xiě)人民幣伍拾萬(wàn)元整（￥500,000.00）付款方式如“預(yù)付款30%到發(fā)貨，尾款70%驗(yàn)收后30天內(nèi)付清”預(yù)付款30%，發(fā)貨付60%，驗(yàn)收合格付10%交付時(shí)間具體日期或期限（如“2024年6月30日前”）2024年6月30日前客戶資質(zhì)附件需的掃描件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)書(shū)等）營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本.pdf申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)需簽字確認(rèn)同意，按流程推進(jìn)——李*（2024-5-10）表單2：合同審批表審批環(huán)節(jié)審核部門(mén)/人員審核意見(jiàn)簽字/日期銷售部門(mén)審核銷售負(fù)責(zé)人*確認(rèn)客戶信用良好，銷售目標(biāo)符合季度計(jì)劃，同意提交法務(wù)審核。王*（2024-5-11）財(cái)務(wù)部門(mén)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*價(jià)格符合政策，付款方式合理，賬期可控，同意。劉*（2024-5-12）法務(wù)部門(mén)審核法務(wù)專員*合同條款無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)，爭(zhēng)議解決約定明確，同意。趙*（2024-5-13）最終審批分管副總*同意簽署，請(qǐng)銷售團(tuán)隊(duì)按合同約定履約。陳*（2024-5-14）表單3：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)HT-2024-056客戶名稱科技有限公司履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人產(chǎn)品生產(chǎn)完成2024-6-152024-6-14生產(chǎn)部*物流發(fā)貨2024-6-162024-6-16物流部*客戶驗(yàn)收2024-6-252024-6-28銷售代表（張）尾款支付2024-7-28-財(cái)務(wù)專員（孫）表單4：合同歸檔登記表檔案編號(hào)歸檔日期合同編號(hào)客戶名稱合同類型金額（元）存放位置借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）DA-2024-0562024-5-20HT-2024-056科技有限公司產(chǎn)品銷售500000檔案柜A-03-02-DA-2024-0572024-5-25HT-2024-057YY商貿(mào)有限公司服務(wù)合同200000電子檔案-2024張*/2024-6-1/2024-6-5五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合同簽訂前風(fēng)險(xiǎn)防控客戶資質(zhì)審核：務(wù)必查驗(yàn)客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）原件，留存復(fù)印件并加蓋公章，避免與無(wú)經(jīng)營(yíng)主體或資質(zhì)不全的客戶簽約。授權(quán)代表核實(shí)：客戶簽約人需為法定代表人或授權(quán)代表（需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書(shū)》），核對(duì)身份證原件，避免“假章”“假人”簽約風(fēng)險(xiǎn)。金額與審批權(quán)限匹配：嚴(yán)格按企業(yè)分級(jí)審批制度執(zhí)行，超權(quán)限合同需上報(bào)至更高層級(jí)審批，嚴(yán)禁“化整為零”規(guī)避審批。（二）合同條款審核要點(diǎn)核心條款無(wú)歧義：標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、付款方式等需明確具體（如“交付時(shí)間”避免“盡快”“約X月”等模糊表述，“違約責(zé)任”需約定具體計(jì)算方式，如“按逾期金額的0.05%/天支付違約金”）。知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密條款：涉及定制開(kāi)發(fā)、技術(shù)服務(wù)的合同，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如“成果歸甲方所有”）及保密義務(wù)（保密期限、泄密責(zé)任）。爭(zhēng)議解決方式：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁（如“提交仲裁委員會(huì)仲裁”），避免約定異地管轄增加維權(quán)成本。（三）合同執(zhí)行過(guò)程管理履約進(jìn)度留痕：定期與客戶、履約部門(mén)同步進(jìn)度，重要溝通（如變更、催收）需通過(guò)郵件、書(shū)面函件確認(rèn)，避免口頭約定導(dǎo)致糾紛?；乜铒L(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：財(cái)務(wù)部門(mén)需設(shè)置回款提醒機(jī)制，逾期超過(guò)15天，銷售部門(mén)需啟動(dòng)催收流程，逾期30天以上上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。合同變更規(guī)范：任何條款變更（包括補(bǔ)充協(xié)議）均需書(shū)面確認(rèn)，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，嚴(yán)禁“口頭變更”或“私下修改”。（四）檔案管理安全要求保密與權(quán)限：合同檔案涉及商業(yè)秘密，需設(shè)置查閱權(quán)限（