采購流程標準化指導(dǎo)書一、適用范圍與應(yīng)用場景本指導(dǎo)書適用于企業(yè)各部門各類采購活動的全流程管理，涵蓋日常運營物資采購、項目專項采購、服務(wù)類采購等場景。無論是生產(chǎn)型企業(yè)所需的原材料、輔料，還是服務(wù)型企業(yè)的外包服務(wù)、辦公設(shè)備采購，均可參照本標準流程執(zhí)行，旨在規(guī)范采購行為、提高采購效率、降低采購成本、防范采購風(fēng)險，保證采購活動的合規(guī)性與透明度。二、采購流程核心步驟詳解（一）采購需求發(fā)起與內(nèi)部審批操作說明：需求提出：各部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需求，由申請人*填寫《采購申請單》，詳細注明物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估總價、用途說明、期望交付時間等信息，并附相關(guān)需求說明（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。部門審核：申請部門負責(zé)人*對需求的合理性、必要性進行審核，確認無誤后簽字批準。預(yù)算復(fù)核：財務(wù)部*對采購申請的預(yù)算金額進行復(fù)核，保證支出符合部門預(yù)算及公司財務(wù)制度，超預(yù)算采購需提交額外預(yù)算說明。分級審批：根據(jù)采購金額及類別，按審批權(quán)限表逐級報批（例如：金額≤5000元由部門負責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20000元由總經(jīng)理*審批）。輸出文檔：《采購申請單》（需附完整審批簽字）（二）供應(yīng)商尋源與評估操作說明：尋源方式：根據(jù)采購金額、物品特性及市場供應(yīng)情況，選擇合適的尋源方式：公開招標：適用于金額較大、標準化的采購項目（如設(shè)備采購、工程服務(wù)），需在指定媒體發(fā)布招標公告。詢價/比價：適用于金額中等、供應(yīng)商較明確的采購項目（如辦公用品、輔料），至少向3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單。單一來源：適用于獨家代理、定制化或緊急采購項目，需提供唯一供應(yīng)商說明并經(jīng)審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可證）、經(jīng)營狀況、信譽記錄等進行初步篩選，排除不合格供應(yīng)商。評估與選定：組織采購小組（含需求部門、采購部、財務(wù)部等）對供應(yīng)商進行綜合評估，評估指標包括：價格（40%）、質(zhì)量（30%）、交期（20%）、服務(wù)（10%）等，填寫《供應(yīng)商評估表》，選定最優(yōu)供應(yīng)商。輸出文檔：《詢價/比價記錄表》《供應(yīng)商評估表》（三）采購合同擬定與簽訂操作說明：合同擬定：采購部*根據(jù)采購結(jié)果及雙方協(xié)商條款，擬定《采購合同》，合同內(nèi)容需明確以下核心要素：標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標準、驗收方法及異議處理方式；交付時間、地點、運輸方式及費用承擔(dān)；付款方式（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例）、賬戶信息；違約責(zé)任、爭議解決方式及合同生效條件。合同審核：法務(wù)部*（或指定法務(wù)人員）對合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險進行審核；需求部門對技術(shù)條款、交付要求進行確認。簽訂與歸檔：審核通過后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，采購部留存原件至少2份，分別移交財務(wù)部、需求部門，并掃描存檔。輸出文檔：《采購合同》（正本+掃描件）（四）采購訂單執(zhí)行與跟進操作說明：訂單下達：采購部*根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確訂單編號、物品信息、交付時間、付款方式等，并要求供應(yīng)商確認回復(fù)。進度跟蹤：采購專員*定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，對可能延期的情況提前預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商采取補救措施（如加急生產(chǎn)、調(diào)整物流計劃），保證按期交付。變更處理：如需變更訂單內(nèi)容（數(shù)量、交付時間等），由需求部門提交《訂單變更申請》，經(jīng)原審批流程批準后，與供應(yīng)商簽訂《訂單變更補充協(xié)議》。輸出文檔：《采購訂單》《訂單變更補充協(xié)議》（如有）（五）到貨驗收與入庫操作說明：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，需提前1-3個工作日通知采購部及需求部門，到貨后由采購部*協(xié)調(diào)卸貨及驗收安排。聯(lián)合驗收：需求部門、倉庫、質(zhì)檢部（或指定驗收人員）共同到場驗收：數(shù)量核對：清點物品數(shù)量是否與訂單、送貨單一致；質(zhì)量檢驗：查驗規(guī)格型號、外觀、合格證等，必要時送檢或試用；文件核查：核對供應(yīng)商提供的質(zhì)檢報告、出廠合格證、保修卡等是否齊全。結(jié)果處理：驗收合格：填寫《到貨驗收單》，需求部門、倉庫、采購部簽字確認，辦理入庫手續(xù)，倉庫更新庫存臺賬；驗收不合格：當(dāng)場拍照取證，填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因（如質(zhì)量問題、數(shù)量不符、損壞等），及時通知供應(yīng)商處理（退貨、換貨或折價），并跟蹤處理結(jié)果。輸出文檔：《到貨驗收單》《不合格品處理單》（如有）（六）發(fā)票核對與付款申請操作說明：發(fā)票接收：供應(yīng)商在交付合格物品后，開具合法合規(guī)的增值稅發(fā)票（需與合同、訂單、驗收單信息一致），采購部*核對發(fā)票抬頭、稅號、金額、稅率等是否正確。三單匹配：財務(wù)部*將《采購合同》《到貨驗收單》《發(fā)票》進行“三單匹配”，保證信息一致（如供應(yīng)商名稱、物品名稱、金額、數(shù)量等），匹配無誤后進入付款流程。付款審批：采購部*填寫《付款申請單》，附合同、驗收單、發(fā)票等憑證，按審批權(quán)限逐級報批（審批流程同采購申請審批）。款項支付：審批通過后，財務(wù)部*按合同約定方式（銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等）向供應(yīng)商付款，付款后及時更新應(yīng)付賬款臺賬。輸出文檔：《付款申請單》《發(fā)票核對表》（七）采購檔案歸檔操作說明：資料收集：采購部*負責(zé)收集采購全流程資料，包括但不限于：采購申請單、詢價記錄、供應(yīng)商評估表、采購合同、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。分類整理：按采購項目或時間順序?qū)Y料進行分類、編號、裝訂，保證資料完整、有序。歸檔保存：將整理好的檔案移交至公司檔案室（或指定管理部門），保存期限不少于5年（重大項目檔案保存期限不少于10年），電子檔案同步備份至服務(wù)器，便于查閱。輸出文檔：《采購檔案目錄》《電子檔案備份記錄》三、關(guān)鍵模板表格示例表1：采購申請單申請單號申請部門申請人*申請日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明預(yù)算科目期望交付時間附件清單部門負責(zé)人審批*財務(wù)審核*分管領(lǐng)導(dǎo)審批*總經(jīng)理審批*表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*聯(lián)系方式資質(zhì)證書編號評估項目評分標準（10分制）得分加權(quán)得分價格（40%）同比市場均價，低者得分高質(zhì)量（30%）資質(zhì)認證、歷史合格率、樣品質(zhì)量交期（20%）按合同交付率、響應(yīng)速度服務(wù)（10%）售后服務(wù)、配合度總分評估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評估人*評估日期表3：到貨驗收單驗收單號采購訂單號供應(yīng)商名稱到貨日期物品名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：______________________）質(zhì)量描述驗收部門需求部門*倉庫*質(zhì)檢部*驗收人*表4：付款申請單申請單號采購合同號供應(yīng)商名稱付款金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□電匯□其他付款賬戶事由說明附件清單□合同□驗收單□發(fā)票□其他采購部審批*財務(wù)負責(zé)人*分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理*付款日期財務(wù)經(jīng)辦人*四、重要注意事項與風(fēng)險控制（一）合規(guī)性管理嚴格執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)（如《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國采購法》），達到招標金額標準的采購項目（如貨物類≥50萬元、服務(wù)類≥30萬元）必須公開招標，嚴禁化整為零規(guī)避招標。采購合同需經(jīng)法務(wù)審核，避免條款漏洞（如違約責(zé)任不明確、質(zhì)量標準模糊等），防范法律風(fēng)險。（二）審批權(quán)限控制嚴格按照分級審批權(quán)限執(zhí)行，不得越權(quán)審批或簡化流程，超預(yù)算、超計劃采購需重新履行審批手續(xù)。涉及關(guān)聯(lián)方交易的采購（如供應(yīng)商為公司股東、高管親屬），需額外提交《關(guān)聯(lián)交易說明》并經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批。（三）供應(yīng)商管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對供應(yīng)商進行復(fù)評（每季度/每半年），對評估不合格的供應(yīng)商及時清退，保證供應(yīng)商資源質(zhì)量。嚴禁采購人員與供應(yīng)商存在私下利益往來（如收受回扣、接受宴請等），一經(jīng)發(fā)覺嚴肅處理。（四）風(fēng)險防范驗收環(huán)節(jié)需由需求部門、倉庫、質(zhì)檢部共同參與，嚴禁采購部單獨驗收，防止不合格品入庫。發(fā)票需在交付后30天內(nèi)提供，逾期未提供需及時催收，避免跨期影響稅務(wù)處理。（五）溝通與協(xié)作跨部門采購需提前召開協(xié)調(diào)會，明確需求、分工及時間節(jié)點，保證信息傳遞順暢，避免因溝通不暢導(dǎo)致延誤。采購過程中如遇