公司會(huì)議策劃及活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)一、手冊(cè)概述本手冊(cè)旨在規(guī)范公司各類會(huì)議與活動(dòng)的全流程管理，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作模板與執(zhí)行指引，提升策劃效率、保障活動(dòng)效果，保證資源合理配置與風(fēng)險(xiǎn)可控。適用于公司內(nèi)部會(huì)議（如戰(zhàn)略研討會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、部門例會(huì)）、對(duì)外活動(dòng)（如客戶答謝會(huì)、新品發(fā)布會(huì)、行業(yè)論壇）及員工集體活動(dòng)（如團(tuán)建、年會(huì)、培訓(xùn)拓展）等場(chǎng)景，幫助活動(dòng)組織者從“需求-策劃-執(zhí)行-復(fù)盤”各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)有序管理。二、典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）戰(zhàn)略決策類會(huì)議場(chǎng)景特點(diǎn)：參與人員為公司高管、核心部門負(fù)責(zé)人，需圍繞年度目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃等核心議題展開深度討論，對(duì)會(huì)議保密性、決策效率要求高。手冊(cè)應(yīng)用：通過(guò)“需求調(diào)研”明確會(huì)議目標(biāo)與議題，制定緊湊議程，設(shè)計(jì)分組討論機(jī)制，保證關(guān)鍵問(wèn)題達(dá)成共識(shí)。（二）業(yè)務(wù)推廣類活動(dòng)場(chǎng)景特點(diǎn)：面向客戶、合作伙伴或行業(yè)人士，需展示公司實(shí)力與產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，兼顧品牌宣傳與商務(wù)洽談，對(duì)場(chǎng)地布置、流程體驗(yàn)、物料質(zhì)感要求高。手冊(cè)應(yīng)用：重點(diǎn)策劃活動(dòng)亮點(diǎn)環(huán)節(jié)（如產(chǎn)品演示、互動(dòng)體驗(yàn)），統(tǒng)籌供應(yīng)商資源（搭建、餐飲、攝影），設(shè)計(jì)客戶邀約與接待流程。（三）員工文化類活動(dòng)場(chǎng)景特點(diǎn)：面向全體員工，旨在增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力、傳遞企業(yè)文化，形式可活潑多樣（如趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)、主題年會(huì)、技能競(jìng)賽），需兼顧不同員工需求。手冊(cè)應(yīng)用：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)研收集員工偏好，設(shè)計(jì)參與性強(qiáng)的環(huán)節(jié)，注重活動(dòng)細(xì)節(jié)（如禮品、餐飲、安全保障），保證全員投入度高。三、全流程操作指引（一）前期策劃階段：精準(zhǔn)定位，方案先行1.需求調(diào)研與目標(biāo)錨定操作步驟：與需求方（如部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)）溝通，明確會(huì)議/活動(dòng)的核心目標(biāo)（如“傳達(dá)Q3戰(zhàn)略”“提升客戶滿意度”“增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作”）、關(guān)鍵議題（如會(huì)議需討論的3個(gè)核心問(wèn)題，活動(dòng)需傳遞的2個(gè)品牌信息）。調(diào)研參會(huì)人員信息：人數(shù)、層級(jí)（高管/員工/外部嘉賓）、地域分布（是否涉及異地交通）、特殊需求（如素食、無(wú)障礙設(shè)施、語(yǔ)言翻譯）。確定基礎(chǔ)要素：時(shí)間建議（避開業(yè)務(wù)高峰期、節(jié)假日）、地點(diǎn)偏好（公司會(huì)議室/外部場(chǎng)地）、預(yù)算范圍（人均標(biāo)準(zhǔn)或總預(yù)算上限）。輸出成果：《會(huì)議/活動(dòng)需求確認(rèn)表》（見模板1）。2.方案制定與審批操作步驟：主題設(shè)計(jì)：結(jié)合目標(biāo)提煉簡(jiǎn)潔、易記的主題（如“2024戰(zhàn)略解碼研討會(huì)”“聚力同行·共贏未來(lái)客戶答謝會(huì)”）。議程規(guī)劃：按“開場(chǎng)-核心環(huán)節(jié)-收尾”邏輯設(shè)計(jì)流程，明確各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)、內(nèi)容、負(fù)責(zé)人（如“09:00-09:10簽到，負(fù)責(zé)人：助理；09:10-09:20開場(chǎng)致辭，負(fù)責(zé)人：總”）。物料清單：列出所需物料（會(huì)議類：簽到表、議程冊(cè)、投影設(shè)備、文具；活動(dòng)類：背景板、禮品、互動(dòng)道具、餐飲用品），明確數(shù)量、規(guī)格、制作要求。人員分工：成立執(zhí)行小組，明確策劃組、執(zhí)行組、后勤組、應(yīng)急組職責(zé)，指定總協(xié)調(diào)人（建議為部門主管*經(jīng)理）。應(yīng)急預(yù)案：預(yù)判潛在風(fēng)險(xiǎn)（如設(shè)備故障、人員遲到、天氣變化），制定應(yīng)對(duì)措施（如備用投影儀、提前簽到、室內(nèi)備選場(chǎng)地）。輸出成果：《會(huì)議/活動(dòng)策劃方案》（含議程、分工、預(yù)算），提交需求方審批。3.預(yù)算編制與資源籌備操作步驟：預(yù)算拆分：按“場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)、餐飲費(fèi)、交通費(fèi)、人員費(fèi)、其他雜費(fèi)”分類編制預(yù)算，注明單價(jià)、數(shù)量、小計(jì)（如場(chǎng)地費(fèi)：酒店會(huì)議廳5000元/天×1天=5000元）。供應(yīng)商對(duì)接：根據(jù)需求篩選供應(yīng)商（如場(chǎng)地、搭建、餐飲），至少對(duì)比3家報(bào)價(jià)，確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容（是否含設(shè)備、布置、服務(wù)人員），簽訂合同。物料采購(gòu)：根據(jù)清單采購(gòu)或制作物料，提前7天確認(rèn)樣品（如禮品、背景板設(shè)計(jì)稿），保證質(zhì)量符合要求。輸出成果：《預(yù)算明細(xì)表》（見模板2）、《供應(yīng)商對(duì)接表》。（二）中期執(zhí)行階段：精細(xì)管控，保證落地1.會(huì)前準(zhǔn)備：最后確認(rèn)與彩排操作步驟：場(chǎng)地布置：提前1天完成場(chǎng)地搭建（如背景板安裝、桌椅擺放、設(shè)備調(diào)試），檢查電源、網(wǎng)絡(luò)、音響、燈光等設(shè)施，保證正常使用。物料到位：提前2天將物料運(yùn)送至場(chǎng)地，分類擺放（簽到區(qū)、會(huì)場(chǎng)區(qū)、茶歇區(qū)），清點(diǎn)數(shù)量并粘貼標(biāo)簽（如“簽到表-20份”“禮品-50份”）。人員培訓(xùn)：召開執(zhí)行小組短會(huì)，明確各崗位職責(zé)（如簽到人員引導(dǎo)流程、主持人串詞要點(diǎn)、應(yīng)急組聯(lián)系人*主管），進(jìn)行彩排（如設(shè)備操作、流程演練）。通知到位：提前3天向參會(huì)人員發(fā)送提醒（含時(shí)間、地點(diǎn)、議程、注意事項(xiàng)），外部嘉賓需確認(rèn)接送機(jī)/站安排。2.會(huì)中執(zhí)行：流程管控與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)操作步驟：簽到接待：設(shè)置簽到臺(tái)（放置簽到表、議程冊(cè)、筆），安排專人引導(dǎo)（如“您好，請(qǐng)?jiān)谶@里簽到，議程冊(cè)和禮品請(qǐng)領(lǐng)取”），提前30分鐘開放簽到。流程推進(jìn)：總協(xié)調(diào)人（經(jīng)理）全程把控時(shí)間，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人提前5分鐘到位，主持人按議程串場(chǎng)，避免拖延（如“進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，有請(qǐng)總發(fā)言，時(shí)間為15分鐘”）?，F(xiàn)場(chǎng)服務(wù)：茶歇區(qū)按時(shí)提供飲品點(diǎn)心（如上午10:00、下午15:00），安排專人巡查場(chǎng)地（如設(shè)備是否正常、衛(wèi)生是否整潔），及時(shí)處理突發(fā)問(wèn)題（如嘉賓遲到、話筒無(wú)聲）。記錄留存：安排專人拍攝照片/視頻（重點(diǎn)記錄開場(chǎng)、核心發(fā)言、互動(dòng)環(huán)節(jié)），指定人員記錄會(huì)議紀(jì)要（明確議題、結(jié)論、待辦事項(xiàng)）。3.應(yīng)急處理：快速響應(yīng)，降低風(fēng)險(xiǎn)常見問(wèn)題及應(yīng)對(duì)：設(shè)備故障：提前準(zhǔn)備備用設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)），聯(lián)系技術(shù)支持*工（電話：X-X）5分鐘內(nèi)到場(chǎng)處理。人員缺席：提前知曉嘉賓行程，安排備用發(fā)言人員（如部門副職*主管），調(diào)整議程順序（如將原定該嘉賓主持的環(huán)節(jié)后置）。天氣變化：戶外活動(dòng)需提前查看天氣預(yù)報(bào)，準(zhǔn)備雨棚、遮陽(yáng)棚或室內(nèi)備選場(chǎng)地，通知參會(huì)人員調(diào)整著裝。（三）后期收尾階段：復(fù)盤歸檔，持續(xù)優(yōu)化1.物料與場(chǎng)地清理操作步驟：清點(diǎn)剩余物料（如未發(fā)放的禮品、多余的文具），能復(fù)用的登記入庫(kù)（如簽到表、文具），無(wú)法復(fù)用的統(tǒng)一處理。歸還借用物品（如公司投影儀、桌布），聯(lián)系供應(yīng)商拆除場(chǎng)地搭建（如背景板、展架），保證場(chǎng)地恢復(fù)原狀。結(jié)算供應(yīng)商費(fèi)用：核對(duì)合同與實(shí)際服務(wù)內(nèi)容，開具發(fā)票，提交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。2.資料歸檔與效果評(píng)估操作步驟：整理活動(dòng)資料：會(huì)議紀(jì)要、照片視頻、簽到表、反饋問(wèn)卷、預(yù)算執(zhí)行表等，分類存檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)）。發(fā)送反饋問(wèn)卷：會(huì)后2天內(nèi)向參會(huì)人員發(fā)放問(wèn)卷（見模板3），收集滿意度（如“議程安排是否合理”“服務(wù)質(zhì)量是否滿意”）及改進(jìn)建議。復(fù)盤總結(jié)會(huì)：執(zhí)行小組召開復(fù)盤會(huì)，對(duì)照目標(biāo)評(píng)估效果（如“是否達(dá)成戰(zhàn)略共識(shí)”“客戶滿意度是否達(dá)標(biāo)”），分析問(wèn)題（如“簽到環(huán)節(jié)擁堵”“茶歇分量不足”），提出改進(jìn)措施（如“增加簽到通道”“調(diào)整餐飲供應(yīng)商”）。輸出成果：《活動(dòng)復(fù)盤報(bào)告》（見模板4）。四、核心工具模板模板1：會(huì)議/活動(dòng)需求確認(rèn)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容活動(dòng)名稱需求部門/負(fù)責(zé)人核心目標(biāo)（如“明確2024年Q4銷售策略”“提升團(tuán)隊(duì)凝聚力”）參會(huì)人員人數(shù)：______；層級(jí)：高管______人、員工______人、外部嘉賓______人時(shí)間要求建議日期：______；時(shí)長(zhǎng)：______小時(shí)地點(diǎn)要求公司會(huì)議室/外部場(chǎng)地（偏好：______）預(yù)算范圍總預(yù)算：______元；人均標(biāo)準(zhǔn)：______元（如適用）特殊需求（如“需同聲傳譯”“提供素食”“設(shè)置抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)”）需求方簽字____________日期：______模板2：預(yù)算明細(xì)表費(fèi)用類別項(xiàng)目規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元）小計(jì)（元）備注場(chǎng)地費(fèi)會(huì)議廳租賃酒店3樓1天50005000含基礎(chǔ)設(shè)備物料費(fèi)背景板制作5m×3m1塊20002000含設(shè)計(jì)費(fèi)餐飲費(fèi)午餐自助餐50人1005000含飲料、水果人員費(fèi)主持人專業(yè)主持人1人15001500含彩排費(fèi)用其他禮品定制U盤50個(gè)804000印公司LOGO合計(jì)17500模板3：參會(huì)人員反饋問(wèn)卷評(píng)價(jià)維度評(píng)分（1-5分，5分為最高）具體建議議程安排合理性□1□2□3□4□5場(chǎng)地環(huán)境舒適度□1□2□3□4□5服務(wù)人員響應(yīng)速度□1□2□3□4□5活動(dòng)目標(biāo)達(dá)成度□1□2□3□4□5（如“清晰知曉Q4戰(zhàn)略”“感受到團(tuán)隊(duì)氛圍”）其他改進(jìn)意見聯(lián)系方式（選填）（方便后續(xù)溝通）模板4：活動(dòng)復(fù)盤報(bào)告項(xiàng)目?jī)?nèi)容活動(dòng)名稱舉辦時(shí)間目標(biāo)回顧（如“達(dá)成3項(xiàng)戰(zhàn)略共識(shí)，客戶滿意度90%以上”）實(shí)際效果（如“達(dá)成2項(xiàng)共識(shí)，滿意度85%，簽到環(huán)節(jié)擁堵導(dǎo)致開場(chǎng)延遲10分鐘”）亮點(diǎn)總結(jié)（如“互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)新穎，員工參與度高；應(yīng)急預(yù)案到位，設(shè)備故障5分鐘內(nèi)解決”）問(wèn)題分析（如“簽到通道不足，未提前分流；茶歇分量預(yù)估不足，提前半小時(shí)結(jié)束”）改進(jìn)措施（如“下次設(shè)置2個(gè)簽到臺(tái)，按部門分組；增加茶歇備量，與供應(yīng)商確認(rèn)彈性供應(yīng)”）負(fù)責(zé)人____________日期：______五、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)（一）目標(biāo)導(dǎo)向，避免形式化所有策劃需圍繞核心目標(biāo)展開，避免為“流程完整”堆砌冗余環(huán)節(jié)（如非必要不設(shè)置過(guò)多發(fā)言），保證每一環(huán)節(jié)都能為目標(biāo)服務(wù)。（二）細(xì)節(jié)把控，防患于未然提前檢查所有物料、設(shè)備、場(chǎng)地細(xì)節(jié)（如投影儀分辨率是否符合PPT要求、禮品是否完好、簽到表姓名是否準(zhǔn)確），避免因小失誤影響整體體驗(yàn)。（三）分工明確，責(zé)任到人執(zhí)行小組需明確各崗位職責(zé)（如“簽到組由助理負(fù)責(zé)，總協(xié)調(diào)由經(jīng)理負(fù)責(zé)”），避免出現(xiàn)“人人有責(zé)=人人無(wú)責(zé)”的情況，關(guān)鍵環(huán)節(jié)需預(yù)留1-2名備用人員。（四）靈活應(yīng)變，快速調(diào)整現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行需預(yù)留10%-15%的緩