會議記錄與行動計劃模板：高效會議管理與決策支持工具一、適用場景與價值本模板適用于各類需要明確目標、追蹤行動、保障決策落地的會議場景，包括但不限于：項目例會：同步項目進度、解決跨部門協(xié)作問題、明確下一階段任務；部門協(xié)調(diào)會：對齊工作優(yōu)先級、分配資源、消除流程壁壘；決策評審會：對關鍵方案、預算、資源投入進行表決并明確執(zhí)行路徑；復盤總結會：梳理項目成敗經(jīng)驗、提煉改進措施并轉(zhuǎn)化為后續(xù)行動。通過標準化記錄與行動計劃，可有效解決會議“議而不決、決而不行、行而不果”的問題，保證信息傳遞準確、責任分工明確、執(zhí)行進度可追溯，提升會議效率與決策落地率。二、會議記錄與行動計劃編制指南（一）會前：明確會議框架與目標確定會議必要性：優(yōu)先通過非正式溝通或文檔同步解決簡單問題，避免無效會議。若必須召開，需明確會議目標（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級”“解決部門與部門的需求沖突”）。提前通知與材料準備：至少提前1天發(fā)送會議通知（含時間、地點、參會人、會議目標、議程），并附上相關背景資料（如項目文檔、數(shù)據(jù)報表），讓參會人提前準備。明確角色分工：指定主持人（控場、引導議程）、記錄人（填寫模板、捕捉關鍵信息）、時間管理員（提醒各環(huán)節(jié)時長），保證會議有序進行。（二）會中：實時記錄關鍵信息與行動項核對基本信息：會議開始后，記錄人首先填寫“會議基本信息表”（含會議名稱、時間、地點、參會人/缺席人、記錄人、會議目標、議程），保證信息準確無誤。逐議題記錄討論內(nèi)容：按議程順序記錄每個議題的討論要點，重點標注“分歧點”“共識點”，避免冗長描述，用關鍵詞或短句概括（如“關于功能開發(fā)時間，團隊提出需延期2周，*團隊反對，建議增加資源投入”）。明確決策事項：對需要決策的議題，記錄“決策結論”“決策依據(jù)”（如“基于用戶調(diào)研數(shù)據(jù)優(yōu)先級，優(yōu)先開發(fā)功能”），并標注“決策人”（如“最終由總監(jiān)拍板”）。拆解行動項：對會議中確定的待辦任務，逐條記錄“行動項描述”（需具體可執(zhí)行，如“完成用戶調(diào)研報告初稿”而非“做調(diào)研”）、“負責人”（明確到具體人，如“”）、“協(xié)作人”（如有，如“*”）、“截止時間”（精確到日期，如“2023-10-15”）、“優(yōu)先級”（高/中/低）、“交付物”（如“PPT匯報稿”“需求文檔”）。（三）會后：整理核對與分發(fā)跟進24小時內(nèi)完成紀要整理：記錄人根據(jù)會議記錄，補充完善“會議記錄表”與“行動計劃表”，保證無遺漏（尤其行動項的負責人、時間、交付物）。若存在不確定信息，及時與參會人核對（如“，關于您負責的任務，截止時間是否確認為10月15日？”）。分發(fā)會議紀要與行動計劃：通過郵件或企業(yè)協(xié)作工具（如釘釘、飛書）分發(fā)紀要，抄送所有參會人及相關方，并明確“請確認收到，若有異議2小時內(nèi)反饋”。建立跟蹤機制：指定專人（如項目經(jīng)理）負責跟蹤行動項進度，在截止日前3天提醒負責人，并在下次會議開始前更新“行動計劃表”的“當前狀態(tài)”（待開始/進行中/已完成/已延期），形成“會議-行動-跟蹤-閉環(huán)”的管理循環(huán)。三、核心模板表格展示（一）會議基本信息表會議名稱*項目周例會（2023年第X周）會議時間2023年X月X日14:00-15:30會議地點公司3樓會議室A/線上會議參會人（項目經(jīng)理）、（產(chǎn)品）、（研發(fā)）、趙六（設計）缺席人及原因*孫七（客戶成功部，外出拜訪客戶）記錄人*周八會議目標1.同步項目當前進度；2.解決功能開發(fā)瓶頸；3.明確下周任務分工會議議程1.項目進度匯報（15分鐘）；2.*功能問題討論（30分鐘）；3.下周計劃確認（15分鐘）（二）會議記錄表議題編號議題名稱討論內(nèi)容要點關鍵結論/決策事項1.1*項目當前進度：模塊已完成80%，模塊因設計稿延期2天；：測試環(huán)境已搭建，待提測。1.模塊設計稿需趙六在X月X日前最終確認；2.模塊X月X日提測，負責跟進。1.2*功能開發(fā)瓶頸：接口聯(lián)調(diào)失敗，需協(xié)調(diào)后端數(shù)據(jù)字段；：已聯(lián)系*后端，預計1天內(nèi)解決。決策：由*牽頭，X月X日前完成接口聯(lián)調(diào)，若未解決需升級上報。1.3下周任務分工：需完成階段驗收準備；趙六：優(yōu)化頁面UI；*：修復測試中發(fā)覺的3個bug。共識：下周重點完成階段驗收材料，負責匯總，各負責人每日17:00同步進度。（三）行動計劃表行動項編號行動項描述負責人協(xié)作人截止時間優(yōu)先級交付物當前狀態(tài)備注A001完成*模塊設計稿最終確認*趙六-2023-10-10高設計稿終版（標注“已確認”）進行中郵件抄送*A002解決*接口聯(lián)調(diào)問題**2023-10-09高接口聯(lián)調(diào)報告待開始每日同步進展A003匯總*階段驗收材料*、趙六2023-10-12中驗收材料包（含文檔、截圖）待開始需包含測試數(shù)據(jù)（四）會議紀要分發(fā)與跟進表分發(fā)對象分發(fā)時間反饋情況（有無異議/修改意見）簽收人下次會議跟進事項*（項目經(jīng)理）2023-10-0617:00無異議*跟進A001、A002、A003進度*（產(chǎn)品）2023-10-0617:00建議A003增加用戶反饋數(shù)據(jù)*補充用戶反饋數(shù)據(jù)至驗收材料包*（研發(fā)）2023-10-0617:00無異議*配合*完成接口聯(lián)調(diào)，每日同步進展四、使用注意事項與最佳實踐（一）避免“重記錄、輕行動”會議記錄的核心價值在于推動行動，而非單純的信息羅列。保證每個議題至少對應1個行動項（若討論后無需行動，需標注“暫無行動，下次會議再議”），行動項需遵循“SMART原則”（具體、可衡量、可達成、相關性、時限性）。（二）明確責任邊界行動項負責人必須為具體個人（避免使用“相關負責人”“團隊”等模糊表述），協(xié)作人需明確支持內(nèi)容，避免責任推諉。若涉及跨部門協(xié)作，需在會議中明確牽頭人及配合部門職責。（三）動態(tài)跟蹤與閉環(huán)管理行動計劃表需長期維護，更新“當前狀態(tài)”時需備注原因（如“已延期：因*資源未到位”“已完成：交付物已提交”）。對已逾期的行動項，需在下次會議中優(yōu)先討論解決方案，避免“議而不決”。（四）保護會議信息敏感度會議紀要及行動計劃僅限參會人及相關必要人員傳閱，涉及公司機密、客戶信息或未公開決