企業(yè)文件資料分類及存檔標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件資料的分類、歸檔、保管及利用流程，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，降低管理成本，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)及電子文件資料的管理，涵蓋行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、研發(fā)等全領(lǐng)域文件。（三）核心原則統(tǒng)一分類：按文件屬性及業(yè)務(wù)邏輯建立標(biāo)準(zhǔn)化分類體系，避免交叉重復(fù)。及時(shí)歸檔：文件辦理完畢后24小時(shí)內(nèi)完成初步整理，3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。安全可控：明確密級管理，保證涉密文件不外泄，重要文件雙重備份。便捷利用：建立清晰的索引機(jī)制，便于快速檢索與調(diào)閱。二、文件分類標(biāo)準(zhǔn)體系（一）一級分類：按業(yè)務(wù)屬性劃分一級分類基于企業(yè)核心業(yè)務(wù)模塊，共設(shè)8大類，采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字編碼（如“01”），具體一級分類編碼分類名稱說明01綜合管理類企業(yè)制度、會議紀(jì)要、證照資質(zhì)、對外函件等通用性文件02人力資源管理類招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效、勞動(dòng)合同、員工檔案等人事相關(guān)文件03財(cái)務(wù)管理類會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)算、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件04業(yè)務(wù)運(yùn)營類合同協(xié)議、客戶資料、銷售數(shù)據(jù)、市場調(diào)研、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)相關(guān)文件05研發(fā)技術(shù)類研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、專利申請、圖紙、測試報(bào)告等技術(shù)文件06生產(chǎn)制造類生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備臺賬、物料管理等生產(chǎn)相關(guān)文件07倉儲物流類入庫單、出庫單、庫存報(bào)表、物流運(yùn)輸單據(jù)等倉儲物流文件08審監(jiān)察類審計(jì)報(bào)告、監(jiān)察記錄、風(fēng)險(xiǎn)排查材料、整改通知書等審監(jiān)察文件（二）二級分類：按文件功能劃分二級分類在一級分類基礎(chǔ)上，按文件具體功能細(xì)分，采用兩位大寫英文字母編碼（如“01”下的“ZD”），示例一級分類編碼二級分類編碼二級分類名稱包含文件示例01ZD制度文件《公司章程》《行政管理制度》《財(cái)務(wù)管理辦法》等01YJ會議紀(jì)要董事會會議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、部門周例會紀(jì)要等01ZZ證照資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、高新技術(shù)企業(yè)證書、ISO認(rèn)證證書等02ZP招聘培訓(xùn)招聘需求表、面試評估表、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表等02XG薪酬績效工資表、績效考核方案、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社保繳納明細(xì)等03PZ憑證報(bào)表記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表）、銀行對賬單等03NS納稅申報(bào)增值稅申報(bào)表、企業(yè)所得稅申報(bào)表、稅務(wù)繳款憑證等（三）三級分類：按文件類型或時(shí)間劃分三級分類為最細(xì)顆粒度分類，可按文件格式、項(xiàng)目名稱、年份等劃分，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字編碼（如“2023”），示例一級分類編碼二級分類編碼三級分類編碼三級分類名稱包含文件示例01ZD2023制度文件-2023年《2023版考勤管理制度修訂版》《2023年安全生產(chǎn)管理制度》等04HTABCD合同-項(xiàng)目《項(xiàng)目銷售合同（客戶名稱-ABC）》《項(xiàng)目采購合同（供應(yīng)商-D）》等05FA2023技術(shù)方案-2023年《2023年新產(chǎn)品研發(fā)技術(shù)方案V1.0》《2023年系統(tǒng)升級方案》等三、標(biāo)準(zhǔn)化存檔操作流程（一）前期準(zhǔn)備：明確職責(zé)與工具職責(zé)分工：各部門負(fù)責(zé)人為文件管理第一責(zé)任人，指定專人（如“部門檔案管理員*”）負(fù)責(zé)本部門文件收集、分類及初步歸檔。行政部統(tǒng)籌全公司檔案管理工作，定期檢查各部門歸檔情況，指導(dǎo)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。工具準(zhǔn)備：紙質(zhì)檔案：統(tǒng)一使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂；配備檔案盒、標(biāo)簽打印機(jī)、防潮柜等。電子檔案：搭建企業(yè)云盤或檔案管理系統(tǒng)（如“OA系統(tǒng)檔案模塊”），設(shè)置分級權(quán)限。（二）文件收集：全面覆蓋不遺漏收集范圍：本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的所有正式文件（含紅頭文件、合同、報(bào)表、圖紙等），草稿、復(fù)印件（無特殊說明）除外。涉及跨部門協(xié)作的文件，由主辦部門收集，協(xié)辦部門提供副本。收集要求：紙質(zhì)文件：保持字跡清晰、無涂改（特殊修改需加蓋經(jīng)辦人*印章），破損文件需修復(fù)后歸檔。電子文件：采用PDF、DOCX、XLSX等通用格式，命名規(guī)則為“文件名-日期-版本號”（如“2023年度銷售計(jì)劃-20231201-V2.0”）。（三）文件分類：按編碼體系精準(zhǔn)歸類分類步驟：第一步：根據(jù)文件內(nèi)容確定一級分類（如“合同”歸屬“業(yè)務(wù)運(yùn)營類-04”）。第二步：根據(jù)文件功能確定二級分類（如“銷售合同”歸屬“HT”）。第三步：根據(jù)時(shí)間或項(xiàng)目確定三級分類（如“2023年項(xiàng)目合同”歸屬“2023”或“ABCD”）。示例：《2023年項(xiàng)目銷售合同（客戶-ABC）》→一級“04”、二級“HT”、三級“2023”或“ABCD”，完整編碼為“04-HT-2023”。（四）文件編號：唯一標(biāo)識可追溯編號規(guī)則：紙質(zhì)文件編號：一級分類編碼+二級分類編碼+三級分類編碼+流水號（如“01-ZD-2023-001”）。電子文件編號：在紙質(zhì)編號基礎(chǔ)上增加“-電子”后綴（如“01-ZD-2023-001-電子”）。流水號規(guī)則：按年份或項(xiàng)目單獨(dú)編號，每年/項(xiàng)目從“001”開始，不得跨年/項(xiàng)目混編。流水號由部門檔案管理員*統(tǒng)一管理，避免重復(fù)。（五）文件登記：建立動(dòng)態(tài)管理臺賬登記要求：所有歸檔文件需填寫《文件歸檔登記表》（詳見第四章模板），紙質(zhì)臺賬一式兩份（部門留存一份，行政部備案一份）。電子文件需同步錄入檔案管理系統(tǒng)，附件并關(guān)聯(lián)編號。登記內(nèi)容：文件編號、文件名稱、形成日期、頁數(shù)（紙質(zhì)）/大?。娮樱?、密級、保管期限、存放位置、經(jīng)手人、備注。（六）文件歸檔：規(guī)范存放與保管紙質(zhì)檔案歸檔：按編號順序裝入檔案盒，盒外標(biāo)簽注明“一級分類-二級分類-年份-起止流水號”（如“01-ZD-2023-001-010”）。檔案盒內(nèi)附《檔案盒內(nèi)文件清單》，注明文件編號及名稱。按分類順序存入檔案柜，標(biāo)注“01綜合管理類”“02人力資源類”等分類標(biāo)識，便于查找。電子檔案歸檔：按編號建立文件夾層級（如“04-HT-2023/04-HT-2023-001”），將電子文件存入對應(yīng)文件夾。定期（每月）進(jìn)行異地備份，備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤）標(biāo)注“2023年12月備份”并存放于保險(xiǎn)柜。（七）檔案利用：規(guī)范借閱與歸還借閱權(quán)限：普通文件：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，可借閱；涉密文件（標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”），需經(jīng)分管副總審批。借閱流程：填寫《檔案借閱申請表》（詳見第四章模板），注明借閱文件編號、用途、歸還時(shí)間。行政部審核通過后，紙質(zhì)檔案由檔案管理員*發(fā)放，電子檔案通過系統(tǒng)授權(quán)臨時(shí)訪問權(quán)限。歸還要求：借閱期限不超過5個(gè)工作日（涉密文件不超過3個(gè)工作日），到期需歸還；如需續(xù)借，需重新申請。歸還時(shí)檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《公司檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任。四、檔案管理工具模板（一）文件歸檔登記表（紙質(zhì)/電子通用）歸檔日期文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)/大小密級保管期限存放位置經(jīng)手人備注2023120101-ZD-2023-0012023版考勤管理制度2023113015頁普通長期檔案柜A1-01正式發(fā)布版2023120204-HT-2023-002項(xiàng)目銷售合同202311258頁/2.1MB秘密10年檔案柜B2-03客戶-ABC（二）檔案盒內(nèi)文件清單檔案盒編號01-ZD-2023-001-010存放位置檔案柜A1-01序號文件編號文件名稱頁數(shù)101-ZD-2023-0012023版考勤管理制度15201-ZD-2023-0022023年安全生產(chǎn)管理制度20301-ZD-2023-003總經(jīng)理辦公會紀(jì)要（2023年11月）12（三）檔案借閱申請表申請人所屬部門申請日期借閱文件編號文件名稱借閱用途歸還日期審批人審批意見銷售部2023120504-HT-2023-002項(xiàng)目銷售合同客戶對接20231210同意趙六研發(fā)部2023120605-FA-2023-005新產(chǎn)品研發(fā)技術(shù)方案項(xiàng)目評審20231208周七同意五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）命名與編碼規(guī)范文件名稱不得包含特殊字符（如“*”“#”“%”），避免系統(tǒng)兼容問題；電子文件名長度不超過50字符。編碼一旦確定不得隨意修改，如需變更需經(jīng)行政部審批并更新臺賬。（二）密級管理要求文件密級分為“普通”“秘密”“機(jī)密”三級，由部門負(fù)責(zé)人*在文件形成時(shí)標(biāo)注。涉密文件需單獨(dú)存放（密碼保險(xiǎn)柜），電子涉密文件需加密存儲，訪問權(quán)限僅限授權(quán)人員。（三）電子檔案備份電子檔案需“本地+云端”雙備份，本地備份介質(zhì)每月更新，云端備份通過企業(yè)加密云盤實(shí)現(xiàn)。備份數(shù)據(jù)每季度進(jìn)行恢復(fù)測試，保證備份有效性。（四）定期清理與移交每年12月由行政部組織各部門對檔案進(jìn)行清查，對超過保管期限的文件（如“10年保管期”已滿的合同）按流程銷毀，銷毀需兩人以上監(jiān)銷并記錄《檔案銷毀清單》。部門撤銷或合并時(shí)，檔案由承接部門統(tǒng)一接收，行政部監(jiān)督移交過程。（五）人員