合同簽署標準化操作手冊與電子簽章系統(tǒng)第一章合同簽署標準化操作適用場景與價值一、典型業(yè)務場景說明本標準化操作流程適用于企業(yè)內(nèi)外部各類合同簽署場景，包括但不限于：商務合作類：與供應商、客戶、合作伙伴簽署的采購合同、銷售合同、服務協(xié)議、框架合作協(xié)議等；人事管理類：與員工簽署的勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、實習協(xié)議等；內(nèi)部審批類：部門間協(xié)作協(xié)議、費用分攤協(xié)議、資產(chǎn)使用協(xié)議等；其他法定文件類：授權委托書、承諾函、補充協(xié)議等需以合同形式確立權利義務關系的文件。二、標準化操作核心價值通過規(guī)范合同簽署流程與電子簽章系統(tǒng)應用，可實現(xiàn)：效率提升：減少線下打印、傳遞、簽署時間，縮短合同審批周期；風險控制：明確各環(huán)節(jié)責任主體，保證合同條款合規(guī)，避免因流程疏漏導致的法律風險；成本降低：減少紙張、打印、物流等物料成本，降低存儲與管理成本；合規(guī)留痕：電子簽署過程全程可追溯，滿足《電子簽名法》對合同效力的要求，保障法律證據(jù)效力。第二章合同簽署全流程標準化操作步驟第一節(jié)合同準備與發(fā)起階段目標：明確合同需求，保證基礎材料完整，完成合同起草與發(fā)起。步驟1：明確合同主體與核心要素發(fā)起人（如業(yè)務專員*）需與合同相對方確認以下信息：雙方法定名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人（或授權代表人）姓名及職務；合同標的、數(shù)量、金額、履行期限、付款方式、違約責任等核心條款；是否需要附件（如技術參數(shù)表、驗收標準等）及附件效力。步驟2：起草合同文本優(yōu)先使用企業(yè)標準合同模板（可在電子簽章系統(tǒng)“模板中心”調(diào)用）；若無模板，需參考《民法典》及相關法律法規(guī)起草，保證條款無歧義、權利義務對等；合同文本命名規(guī)則：合同類型-合同主體-簽訂日期（例：采購合同-科技有限公司-20240520）。步驟3：發(fā)起審批流程登錄電子簽章系統(tǒng)，“合同發(fā)起”→“合同”→選擇已起草的合同文本；填寫合同基本信息：合同編號（按企業(yè)編碼規(guī)則填寫）、合同相對方、簽署類型（單方/雙方/多方）、預計簽署日期；設置審批鏈：根據(jù)合同金額及重要性，依次提交部門負責人、法務、分管領導*審批（審批節(jié)點可自定義）。第二節(jié)合同內(nèi)容審核階段目標：保證合同內(nèi)容合法合規(guī)，條款明確無誤，防范潛在風險。步驟1：部門審核部門負責人*重點審核：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求，標的、數(shù)量、金額等是否與業(yè)務單據(jù)一致；履行期限、付款方式是否與部門預算及流程匹配。審核通過后，在系統(tǒng)內(nèi)“通過”并填寫審核意見；若不通過，需注明修改意見并退回發(fā)起人。步驟2：法務審核法務*重點審核：主體資格：合同相對方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備履約能力；條款合法性：是否符合法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；權利義務：雙方責任是否明確，違約責任是否合理，爭議解決方式是否約定（建議約定為“企業(yè)所在地有管轄權的人民法院”）。法務審核通過后，在系統(tǒng)內(nèi)《法務審核意見表》（見第三章模板二）；若需修改，與發(fā)起人溝通調(diào)整后重新提交審核。步驟3：最終審批分管領導*根據(jù)合同金額及重要性進行最終審批，重點審核：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及經(jīng)營目標；大額資金支出（如超過萬元）是否履行了相應的資金審批流程。審批通過后，合同狀態(tài)變更為“待簽署”，進入電子簽章系統(tǒng)操作階段。第三節(jié)電子簽章系統(tǒng)操作階段目標：通過電子簽章系統(tǒng)完成合同簽署，保證簽署過程合法、高效、可追溯。步驟1：登錄系統(tǒng)并進入“待簽署合同”操作人（發(fā)起人或指定人員）使用企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄電子簽章系統(tǒng)；在“合同管理”模塊選擇“待簽署合同”，找到已審批通過的合同。步驟2：確認合同內(nèi)容與簽署順序“查看合同”，仔細核對合同文本是否與審核版本一致，附件是否齊全；若為多方簽署，確認系統(tǒng)預設的簽署順序（如先甲方后乙方，或并行簽署）；若需調(diào)整，“修改簽署順序”并保存。步驟3：發(fā)起簽署通知“發(fā)起簽署”，系統(tǒng)自動向合同相對方的指定聯(lián)系人發(fā)送簽署通知（短信/郵件，含簽署及驗證碼）；若為企業(yè)內(nèi)部簽署，通知對應簽署人登錄系統(tǒng)完成簽署。步驟4：企業(yè)方簽署（電子簽章）企業(yè)方簽署人（如法定代表人或授權代表）登錄系統(tǒng)，“我的待辦”→選擇對應合同；閱讀簽署須知（包括電子簽章法律效力、責任聲明等），勾選“我已閱讀并同意”；選擇簽署方式：人臉識別驗證：按要求完成人臉識別，系統(tǒng)自動匹配預留的電子簽章；UKey簽署：插入企業(yè)UKey，輸入密碼后自動簽章；簽署完成后，系統(tǒng)自動“簽署日志”，記錄簽署時間、IP地址、簽章信息等。步驟5：相對方簽署（如涉及）合同相對方收到簽署通知后，進入簽署頁面；完成身份驗證（如手機號驗證、銀行卡驗證等）；確認合同內(nèi)容，選擇電子簽章樣式（若相對方無固定簽章，可使用系統(tǒng)默認簽章）；完成簽署后，系統(tǒng)通知企業(yè)方簽署人。第四節(jié)簽署完成與歸檔階段目標：保證合同正式生效，完成歸檔存儲，便于后續(xù)查閱與管理。步驟1：簽署結果確認所有簽署人完成簽署后，合同狀態(tài)自動變更為“已完成簽署”；系統(tǒng)《合同簽署記錄表》（見第三章模板三），記錄各簽署人簽署時間、簽章編號等信息。步驟2：合同生效與交付電子簽章系統(tǒng)自動為合同添加“電子簽章證書”（含CA機構簽發(fā)的數(shù)字證書），保證合同不可篡改；發(fā)起人已簽署合同PDF版（含電子簽章），通過郵件/系統(tǒng)消息將合同交付相對方（如需紙質版，可自行打印，打印件與電子版具有同等法律效力）。步驟3：歸檔管理發(fā)起人在“合同管理”模塊“歸檔”，合同最終版、附件、審批記錄、簽署記錄等文件；歸檔路徑：企業(yè)檔案系統(tǒng)-合同管理-2024年-采購合同；系統(tǒng)支持按合同編號、簽署日期、合同類型等條件檢索，歸檔期限不少于合同履行完畢后5年。第三章合同簽署標準化操作常用模板一、合同信息登記表（模板一）合同編號合同名稱合同類型簽署主體（甲方/乙方）合同金額（元）履行期限附件清單發(fā)起人審批狀態(tài)CG202405001設備采購合同采購合同甲方：企業(yè)；乙方：科技公司150,0002024.06.01-2024.12.311.設備技術參數(shù)表；2.驗收標準張*已完成HR202405002勞動合同人事合同甲方：企業(yè)；乙方：李*-2024.05.20-2025.05.19無王*已完成二、合同審核意見表（模板二）合同編號審核環(huán)節(jié)審核人審核時間審核意見CG202405001部門審核業(yè)務部負責人*2024.05.15合同金額與采購預算一致，履行期限合理，同意。CG202405001法務審核法務*2024.05.16第5條違約責任建議補充“逾期付款按日萬分之五支付違約金”，修改后通過。CG202405001最終審批分管領導*2024.05.17同意簽署，按法務修改意見執(zhí)行。三、合同簽署記錄表（模板三）合同編號簽署人簽署主體簽署時間簽章編號驗證方式CG202405001張*（甲方代表）企業(yè)2024.05.22QY20240522001人臉識別CG202405001劉*（乙方法定代表人）科技公司2024.05.23QY20240523002UKey第四章合同簽署標準化操作關鍵注意事項一、法律合規(guī)性注意事項主體資格審核：簽署前需核實合同相對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等文件，保證其具備完全民事行為能力；條款合法性：禁止違反法律法規(guī)的強制性條款（如“霸王條款”），爭議解決方式、違約責任等需明確且合理；電子簽章效力：電子簽章需符合《電子簽名法》要求，使用經(jīng)CA機構認證的電子簽名，保證簽署人身份真實及簽章不可篡改。二、系統(tǒng)操作規(guī)范性注意事項賬號與權限管理：企業(yè)需為不同崗位設置系統(tǒng)操作權限（如發(fā)起人、審核人、簽署人），嚴禁共用賬號或越權操作；合同版本控制：發(fā)起簽署后，禁止修改合同文本（除非所有簽署人未簽署且審批鏈退回），避免版本不一致導致糾紛；簽署環(huán)境安全：簽署時需在安全網(wǎng)絡環(huán)境下操作，避免使用公共Wi-Fi，防止賬號或簽章信息泄露。三、信息安全與保密注意事項合同內(nèi)容保密：未經(jīng)允許，嚴禁泄露合同內(nèi)容、簽署信息及企業(yè)商業(yè)秘密；電子簽章保管：UKey、人臉識別信息等驗證工具需由專人保管，丟失或泄露需立即凍結權限并聯(lián)系系統(tǒng)客服；歸檔數(shù)據(jù)安全：歸檔后的合同需存儲在企業(yè)指定服務器或加密存儲設備中，定期備份數(shù)據(jù)，防止丟失或損壞。四、特殊情況處理注意事項代簽情形：若需由授權代表代簽，需提前在合同中明確授權范圍，并提供授權委托書（需附授權人及被授權人身份證明），代簽人