陶瓷廠檔案存儲檢查管理規(guī)定陶瓷廠檔案存儲檢查管理規(guī)定第一章總則陶瓷廠檔案存儲檢查管理規(guī)定是根據(jù)國家《檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本廠實際情況制定的。本規(guī)定旨在規(guī)范全廠檔案的收集、整理、保管、利用和檢查工作，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、科學管理、文化建設中的重要作用。本規(guī)定適用于陶瓷廠全體員工及客戶，所有部門和崗位必須嚴格遵守。本廠檔案管理工作堅持"統(tǒng)一領導、分級管理、專人負責、安全保密"的原則，以服務生產(chǎn)經(jīng)營、提升管理效率、傳承企業(yè)文化為目標，通過科學規(guī)范的檔案管理，為陶瓷廠的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。本規(guī)定將圍繞"人、事、財、物、信息、安全、文化"七個核心要素展開，全面覆蓋檔案管理工作的各個方面。第二章檔案分類與范圍本廠檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久檔案指具有長期保存價值，需要永久保管的重要檔案；長期檔案指保管期限為30年以上至50年（含）的檔案；短期檔案指保管期限不滿30年的檔案。檔案范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案-產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準-原材料采購合同、供應商資質證明-生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質量檢驗報告-銷售合同、客戶檔案、市場調研報告-財務報表、成本核算、稅務憑證2.人力資源管理類檔案-員工入職、離職、調動手續(xù)-培訓記錄、績效考核結果-勞動合同、社保繳納證明-獎懲記錄、員工意見反饋3.工程建設類檔案-廠區(qū)規(guī)劃圖、建筑設計圖紙-工程施工合同、竣工驗收報告-設備采購清單、安裝調試記錄-維修保養(yǎng)記錄、設備報廢申請4.行政事務類檔案-廠務會議紀要、行政文件-法律法規(guī)文件、政策解讀-公文往來、內(nèi)部通知-活動記錄、會議照片5.企業(yè)文化類檔案-廠史資料、發(fā)展歷程-企業(yè)文化手冊、宣傳資料-員工活動記錄、榮譽證書-媒體報道、社會評價6.安全生產(chǎn)類檔案-安全生產(chǎn)責任制文件-安全檢查記錄、隱患整改報告-應急預案、演練記錄-事故調查報告、處理決定7.信息管理類檔案-信息系統(tǒng)建設方案-數(shù)據(jù)備份記錄、系統(tǒng)維護日志-信息安全制度、培訓記錄-知識產(chǎn)權文件、專利證書第三章檔案收集與整理檔案收集工作應當遵循"全面、準確、及時"的原則，確保檔案的完整性。各部門應當指定專人負責本部門檔案的收集工作，并定期向檔案管理部門移交。檔案整理應當遵循"分類、編目、立卷"的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和可利用性。具體要求如下：1.收集要求-各部門應當建立檔案收集臺賬，明確收集范圍和周期-檔案收集人員應當對收集的檔案進行初步鑒定，確保符合歸檔要求-重大活動、重要事項應當及時收集相關檔案材料2.整理要求-檔案應當按照分類方案進行分類，同一類檔案按照時間順序排列-檔案應當進行編號、編目，建立檔案目錄-檔案應當進行立卷，同一主題的文件材料應當組成一個卷-檔案應當進行裝訂，紙質檔案應當使用專用檔案袋或檔案盒3.數(shù)字化要求-重要的紙質檔案應當進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案-電子檔案應當與紙質檔案同步管理，確保內(nèi)容一致-建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢和利用第四章檔案保管與保護檔案保管工作應當遵循"安全、保密、規(guī)范"的原則，確保檔案的安全性和完整性。具體要求如下：1.保管場所-檔案應當存放在專用檔案庫房，庫房應當符合消防安全、防潮、防蟲、防鼠等要求-庫房應當配備溫濕度控制設備，保持適宜的溫濕度-庫房應當安裝防盜、防火、防災設施，確保檔案安全2.保管要求-檔案應當進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況應當及時修復-檔案應當進行定期消毒，防止蟲害和霉菌滋生-檔案應當進行定期盤點，確保檔案數(shù)量準確3.保密要求-涉密檔案應當進行專門管理，限制查閱范圍-查閱涉密檔案應當履行審批手續(xù)，并登記查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容-涉密檔案應當進行銷毀處理，確保信息安全第五章檔案利用與借閱檔案利用工作應當遵循"方便利用、規(guī)范管理"的原則，確保檔案的有效利用。具體要求如下：1.利用申請-利用檔案應當填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的、利用范圍、利用方式-檔案管理部門應當對利用申請進行審核，符合條件的方可提供利用2.利用方式-檔案可以利用的方式包括查閱、復印、摘錄等-涉密檔案不得外借，只能在館內(nèi)查閱-重要檔案應當提供復印件利用，原件應當妥善保管3.利用管理-檔案利用應當進行登記，記錄利用人、利用時間、利用內(nèi)容-檔案利用完畢應當及時歸還，確保檔案完整-檔案利用過程中應當愛護檔案，不得涂改、損壞第六章檔案檢查與鑒定檔案檢查工作應當遵循"定期檢查、及時鑒定"的原則，確保檔案的質量和完整性。具體要求如下：1.定期檢查-檔案管理部門應當定期對檔案進行檢查，每年至少檢查一次-檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、系統(tǒng)性、安全性等-檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應當及時整改2.鑒定工作-檔案鑒定工作應當由檔案管理部門組織，相關部門參與-鑒定內(nèi)容包括檔案的價值、保管期限等-鑒定結果應當形成鑒定意見，作為檔案整理和保管的重要依據(jù)3.銷毀工作-達到保管期限的檔案應當進行銷毀處理-銷毀工作應當由檔案管理部門組織，相關部門參與-銷毀過程應當進行登記，確保檔案安全銷毀第七章檔案信息化管理本廠積極推進檔案信息化管理，建設電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化管理。具體要求如下：1.系統(tǒng)建設-建設電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用-系統(tǒng)應當具備用戶管理、權限管理、檔案管理、檢索查詢等功能2.數(shù)據(jù)安全-電子檔案應當進行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全-系統(tǒng)應當具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制等功能，防止數(shù)據(jù)泄露-定期進行系統(tǒng)維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行3.應用推廣-推廣電子檔案的應用，鼓勵各部門使用電子檔案進行管理-提供系統(tǒng)使用培訓，提高員工信息化管理能力-建立信息化管理制度，規(guī)范電子檔案的管理和使用第八章責任追究本廠對違反檔案管理規(guī)定的部門和個人進行責任追究，具體要求如下：1.責任劃分-檔案管理部門負責檔案管理的全面工作-各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管-員工應當遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案2.責任追究-對違反檔案管理規(guī)定的部門，進行通報批評，并追究部門負責人責任-對違反檔案管理規(guī)定的個人，進行教育批評，情節(jié)嚴重的給予處分-對造成檔案損失的，依法進行賠償3.監(jiān)督機制-建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查-設立舉報電話，接受員工和社會監(jiān)督-對舉報屬實的情況，給予舉報人獎勵第九章附則1.本規(guī)定由陶瓷廠檔案管理部門負責解釋，自發(fā)布之日起施行。2.本規(guī)定未盡事宜，按照國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。3.各部門應當根據(jù)本規(guī)定制定具體實施細則，報檔案管理部