崗位技能培訓(xùn)檔案管理規(guī)范與模板一、引言崗位技能培訓(xùn)檔案是組織人力資源開發(fā)與管理的重要組成部分，是記錄員工技能成長軌跡、評估培訓(xùn)效果、優(yōu)化培訓(xùn)體系的基礎(chǔ)性文件。為規(guī)范公司崗位技能培訓(xùn)檔案的建立、收集、整理、保管、利用和銷毀等管理工作，確保檔案的真實性、完整性、規(guī)范性和安全性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為人力資源部門及各業(yè)務(wù)單元提供清晰的操作指引，以充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在人才培養(yǎng)和組織發(fā)展中的支撐作用。二、規(guī)范正文（一）目的與依據(jù)1.目的：建立健全崗位技能培訓(xùn)檔案管理體系，客觀記錄員工參與培訓(xùn)的全過程，為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、崗位調(diào)配、績效考核、薪酬調(diào)整及組織培訓(xùn)策略優(yōu)化提供準(zhǔn)確依據(jù)，提升整體人力資源管理水平。2.依據(jù)：根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司《人力資源管理制度》、《員工培訓(xùn)管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況制定。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司全體在職員工的崗位技能培訓(xùn)檔案管理工作。凡公司組織或資助員工參加的各類崗位技能培訓(xùn)活動，均應(yīng)按照本規(guī)范要求建立和管理檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工培訓(xùn)的實際情況，所有記錄和材料應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：檔案應(yīng)包含員工崗位技能培訓(xùn)各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵信息和材料，確保培訓(xùn)過程的可追溯性。3.規(guī)范性原則：檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)均應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。4.保密性原則：培訓(xùn)檔案涉及員工個人信息及公司培訓(xùn)資源等敏感內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或泄露。5.動態(tài)管理原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)根據(jù)員工培訓(xùn)情況及時更新，確保信息的時效性和準(zhǔn)確性。（四）管理職責(zé)1.人力資源部：作為培訓(xùn)檔案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和修訂培訓(xùn)檔案管理規(guī)范及相關(guān)模板；組織各部門進(jìn)行培訓(xùn)檔案管理的培訓(xùn)與指導(dǎo)；監(jiān)督檢查各部門培訓(xùn)檔案管理工作的執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)公司級重要培訓(xùn)檔案的集中保管與歸檔；指導(dǎo)和協(xié)助各部門建立、整理員工培訓(xùn)檔案。2.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門員工崗位技能培訓(xùn)需求的提出、培訓(xùn)計劃的組織實施；收集、整理本部門員工參加各類培訓(xùn)（包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)）的相關(guān)材料，并按要求及時提交至人力資源部或自行規(guī)范存檔（根據(jù)公司檔案管理權(quán)限劃分）；配合人力資源部進(jìn)行培訓(xùn)檔案的核查與更新。3.員工本人：配合提供個人培訓(xùn)相關(guān)信息和材料，如培訓(xùn)證書復(fù)印件、培訓(xùn)總結(jié)等；有權(quán)查閱本人的培訓(xùn)檔案信息。（五）檔案內(nèi)容構(gòu)成員工崗位技能培訓(xùn)檔案應(yīng)至少包含以下核心內(nèi)容：1.員工基本信息：姓名、工號、所在部門、崗位名稱、入職日期等。2.崗位技能需求與規(guī)劃：基于崗位說明書的技能要求、員工現(xiàn)有技能評估、個人技能發(fā)展規(guī)劃等。3.培訓(xùn)記錄：*培訓(xùn)需求申請表（如有）*培訓(xùn)計劃（個人或部門層面，涉及該員工部分）*參訓(xùn)通知書/報名回執(zhí)*培訓(xùn)簽到表（復(fù)印件或電子版截圖）*培訓(xùn)課件/教材摘要或清單*培訓(xùn)筆記（鼓勵性）*培訓(xùn)心得/總結(jié)報告4.培訓(xùn)考核與評估材料：*培訓(xùn)測試/考核試卷及成績記錄*培訓(xùn)效果評估表（包括學(xué)員自評、講師評估、部門評估等）*培訓(xùn)證書/結(jié)業(yè)證書/資格證書復(fù)印件5.培訓(xùn)檔案匯總表：按時間順序或培訓(xùn)類型匯總員工參加的所有培訓(xùn)記錄，包含培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時長、考核結(jié)果等關(guān)鍵信息。（六）檔案的建立與收集1.檔案建立：員工入職后，人力資源部或所在部門應(yīng)為其建立崗位技能培訓(xùn)檔案，可采用電子檔案形式為主，紙質(zhì)檔案為輔的方式。2.材料收集：*公司組織的內(nèi)部培訓(xùn)，由人力資源部或組織部門在培訓(xùn)結(jié)束后及時收集相關(guān)培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等材料，并錄入或歸入員工檔案。*員工參加的外部培訓(xùn)，由員工本人在培訓(xùn)結(jié)束后規(guī)定期限內(nèi)，將培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書/成績單、培訓(xùn)總結(jié)等材料提交給所在部門，部門審核后統(tǒng)一提交人力資源部歸檔。*所有收集的材料應(yīng)確保真實、完整、清晰。（七）檔案的整理與歸檔1.整理：檔案材料應(yīng)按照時間順序或培訓(xùn)類別進(jìn)行系統(tǒng)整理，做到目錄清晰、裝訂整齊（紙質(zhì)檔案）、命名規(guī)范（電子檔案）。2.編號：紙質(zhì)檔案可根據(jù)員工工號或部門+工號進(jìn)行統(tǒng)一編號。電子檔案文件夾命名應(yīng)規(guī)范，便于檢索。3.歸檔：整理完畢的檔案應(yīng)及時歸檔。電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或云盤目錄，確保數(shù)據(jù)安全和可訪問性。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合保管條件的檔案柜中。（八）檔案的保管與存儲1.保管條件：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、避光、防火、防盜、防蟲、防潮的場所。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.存儲介質(zhì)：電子檔案建議使用公司統(tǒng)一的人力資源管理信息系統(tǒng)（HRIS）或指定的文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，確保版本控制和操作留痕。3.專人負(fù)責(zé)：檔案保管應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，明確保管責(zé)任。（九）檔案的查閱與使用1.查閱權(quán)限：*人力資源部負(fù)責(zé)人及指定檔案管理員可查閱所有員工培訓(xùn)檔案。*員工所在部門負(fù)責(zé)人因工作需要（如績效評估、崗位調(diào)整）可查閱本部門員工的培訓(xùn)檔案，但需履行相應(yīng)審批手續(xù)。*員工本人可查閱本人的培訓(xùn)檔案，需提出書面申請，經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)后查閱。*外部單位或個人一般不得查閱公司員工培訓(xùn)檔案，特殊情況需經(jīng)公司高級管理層批準(zhǔn)。2.查閱程序：查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱內(nèi)容、查閱人、批準(zhǔn)人等信息。3.查閱要求：查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。查閱紙質(zhì)檔案原則上在指定地點進(jìn)行，如需復(fù)印，需經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件需加蓋檔案證明章。4.檔案利用：培訓(xùn)檔案主要用于員工職業(yè)發(fā)展、培訓(xùn)效果分析、組織學(xué)習(xí)氛圍營造、管理層決策參考等方面。（十）檔案的更新與維護(hù)1.動態(tài)更新：每次員工參加培訓(xùn)并完成相關(guān)環(huán)節(jié)后，檔案管理員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（如培訓(xùn)結(jié)束后兩周內(nèi)）將相關(guān)材料整理歸檔，更新檔案信息。2.定期核查：人力資源部應(yīng)每年至少組織一次對員工培訓(xùn)檔案的全面核查，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，各部門應(yīng)積極配合。3.信息更正：發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤時，應(yīng)由檔案管理員或相關(guān)責(zé)任人核實后，按規(guī)定程序進(jìn)行更正，并記錄更正情況。（十一）檔案的保管期限與銷毀1.保管期限：員工崗位技能培訓(xùn)檔案應(yīng)自員工離職之日起至少保存若干年。對于涉及重要資格證書、特殊技能培訓(xùn)且對公司有保留價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。2.銷毀程序：達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，由人力資源部提出銷毀申請，列出《檔案銷毀清單》，報公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。電子檔案的銷毀應(yīng)確保數(shù)據(jù)徹底清除，無法恢復(fù)。（十二）電子檔案管理特別規(guī)定1.格式規(guī)范：電子檔案材料應(yīng)盡可能采用通用格式（如PDF、DOCX、JPG等），確保長期可讀取。掃描件應(yīng)清晰、完整。2.命名規(guī)則：電子文件命名應(yīng)包含關(guān)鍵信息，如“姓名_工號_培訓(xùn)名稱_培訓(xùn)日期_材料類型”。3.備份與恢復(fù)：電子檔案系統(tǒng)應(yīng)建立定期備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期測試恢復(fù)功能。4.權(quán)限控制：電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，不同角色分配不同的操作權(quán)限（如查看、新增、修改、刪除等）。（十三）保密與安全1.檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國家及公司保密規(guī)定，嚴(yán)守檔案秘密。2.嚴(yán)禁私自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案存儲設(shè)備（如電腦、服務(wù)器、移動硬盤等）應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止信息泄露或被非法訪問。4.發(fā)生檔案泄密事件時，應(yīng)立即報告并采取補(bǔ)救措施，并按公司規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。（十四）責(zé)任追究對于違反本規(guī)范，造成檔案材料缺失、失真、泄密、損壞或丟失的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、通報批評直至紀(jì)律處分。三、崗位技能培訓(xùn)檔案模板（一）員工崗位技能培訓(xùn)檔案封面及目錄（模板）員工崗位技能培訓(xùn)檔案姓名：工號：所在部門：崗位名稱：建檔日期：最后更新日期：---目錄序號檔案內(nèi)容類別頁碼/存放位置備注:---:-----------------------:------------:---------1員工基本信息表2崗位技能需求與規(guī)劃3培訓(xùn)記錄匯總表4培訓(xùn)材料（按時間/類別分）（1）[培訓(xùn)名稱1]年月日（2）[培訓(xùn)名稱2]年月日............5培訓(xùn)考核與評估材料6培訓(xùn)證書復(fù)印件（二）員工培訓(xùn)記錄匯總表（模板）序號培訓(xùn)名稱培訓(xùn)日期培訓(xùn)地點培訓(xùn)方式培訓(xùn)時長培訓(xùn)講師/機(jī)構(gòu)考核/評估結(jié)果檔案材料編號/存放位置備注:---:-------------------:-------------:-------:-------:-------:------------:------------:---------------------:---12..............................填表人：審核人：日期：（三）員工培訓(xùn)考核/評估表（模板）1.基本信息姓名工號所在部門崗位:-------:-----:-------:-----培訓(xùn)名稱培訓(xùn)日期培訓(xùn)講師考核/評估日期2.考核/評估內(nèi)容（根據(jù)培訓(xùn)性質(zhì)和目標(biāo)設(shè)置具體考核/評估項目，可采用筆試、實操、問卷、訪談等形式）考核/評估項目考核/評估標(biāo)準(zhǔn)得分/等級備注:-------------------:----------------------------------------------:--------:-------理論知識掌握程度實操技能提升情況培訓(xùn)內(nèi)容理解與應(yīng)用能力學(xué)習(xí)態(tài)度與參與度............**綜合評價/成績**3.評語*講師/評估人評語：__________________________________________________________________________________________________________________________________________________簽字：*部門負(fù)責(zé)人意見（如需）：__________________________________________________________________________________________________________________________________________________簽字：*員工本人意見（自評）：__________________________________________________________________________________________________________________________________________________簽字：四、模板使用說明1.本規(guī)范所附模板為通用性參考格式，各部門可根據(jù)實際培訓(xùn)情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和細(xì)化，但核心要素應(yīng)完整保留。2.所有模板應(yīng)統(tǒng)一使