財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款催收流程規(guī)范一、引言應(yīng)收賬款作為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，其周轉(zhuǎn)效率直接影響企業(yè)的資金流動(dòng)性、經(jīng)營(yíng)成果乃至持續(xù)發(fā)展能力。為規(guī)范公司應(yīng)收賬款管理，明確各部門及相關(guān)人員在催收工作中的職責(zé)與流程，提高回款效率，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范旨在通過(guò)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的催收手段，確保公司資金安全，維護(hù)良好的客戶關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。二、事前預(yù)防：客戶信用評(píng)估與合同管理應(yīng)收賬款的有效催收，始于事前的風(fēng)險(xiǎn)防范。將風(fēng)險(xiǎn)控制在源頭，是降低催收難度的關(guān)鍵。1.客戶信用評(píng)估與準(zhǔn)入：*市場(chǎng)部/銷售部在開(kāi)發(fā)新客戶時(shí)，應(yīng)協(xié)同財(cái)務(wù)部對(duì)客戶進(jìn)行全面的信用評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括但不限于客戶行業(yè)背景、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)實(shí)力、過(guò)往合作信譽(yù)（如有）、以及第三方信用評(píng)級(jí)（如適用）。*根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立客戶信用檔案，并劃分信用等級(jí)。針對(duì)不同信用等級(jí)的客戶，制定差異化的信用政策，包括授信額度、賬期長(zhǎng)短等。*對(duì)于信用等級(jí)較低或首次合作且金額較大的客戶，應(yīng)考慮要求提供預(yù)付款、保證金或其他形式的擔(dān)保。2.合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性：*所有業(yè)務(wù)合作必須簽訂規(guī)范的書面合同。合同中應(yīng)明確約定產(chǎn)品/服務(wù)名稱、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、付款期限（明確的賬期起始日和截止日）、逾期付款的違約責(zé)任（如逾期罰息、違約金計(jì)算方式）等關(guān)鍵條款。*財(cái)務(wù)部應(yīng)參與重要合同的評(píng)審，特別是涉及付款條件和信用條款的部分，確保其清晰、明確，具有可執(zhí)行性，并符合公司整體信用政策。*嚴(yán)禁簽訂付款條件模糊、權(quán)責(zé)不清的合同。3.發(fā)貨與開(kāi)票管理：*嚴(yán)格按照合同約定的發(fā)貨條件和時(shí)間組織發(fā)貨，并確保貨物簽收憑證的完整歸檔。*財(cái)務(wù)部應(yīng)在貨物發(fā)出并符合收入確認(rèn)條件后，及時(shí)、準(zhǔn)確地開(kāi)具增值稅發(fā)票，并送達(dá)客戶。發(fā)票信息需與合同、訂單保持一致。三、賬期內(nèi)管理與提醒在應(yīng)收賬款賬期內(nèi)，主動(dòng)的溝通與提醒是確保按期回款的重要環(huán)節(jié)，體現(xiàn)了公司管理的專業(yè)性。1.建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬：*財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立詳細(xì)的應(yīng)收賬款臺(tái)賬，逐筆記錄每筆業(yè)務(wù)的客戶名稱、合同號(hào)、發(fā)貨日期、開(kāi)票日期、發(fā)票金額、賬期、到期日、已回款金額、未回款金額等信息，并動(dòng)態(tài)更新。*定期（如每周）對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行梳理，關(guān)注即將到期的應(yīng)收賬款。2.對(duì)賬與確認(rèn)：*對(duì)于賬期較長(zhǎng)或交易頻繁的客戶，財(cái)務(wù)部應(yīng)在發(fā)票送達(dá)后、付款日前的合理時(shí)間內(nèi)，主動(dòng)與客戶進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，確保雙方對(duì)欠款金額、賬期無(wú)異議。*對(duì)賬可通過(guò)郵件、傳真或雙方約定的其他方式進(jìn)行，并爭(zhēng)取獲得客戶書面或郵件確認(rèn)。3.付款提醒：*在應(yīng)收賬款到期前一周左右，財(cái)務(wù)部應(yīng)通過(guò)郵件、短信或電話等方式，向客戶發(fā)出友好的付款提醒，提示其安排資金，按期付款。*提醒內(nèi)容應(yīng)包括合同號(hào)、發(fā)票號(hào)、到期日、應(yīng)付款金額等關(guān)鍵信息。四、逾期催收當(dāng)應(yīng)收賬款超過(guò)約定付款期限仍未收回時(shí)，即進(jìn)入逾期催收階段。此階段應(yīng)根據(jù)逾期時(shí)間長(zhǎng)短、金額大小及客戶情況，采取逐步升級(jí)的催收策略。1.逾期初期（逾期1-30天）：*財(cái)務(wù)部主導(dǎo)：在賬款逾期后的第一時(shí)間，財(cái)務(wù)部催收人員應(yīng)立即與客戶聯(lián)系，了解未付款原因。*溝通方式：首選電話溝通，輔以書面催收函（郵件或傳真）。催收函應(yīng)措辭禮貌但明確，重申欠款事實(shí)、逾期天數(shù)、合同依據(jù)及逾期責(zé)任，并要求客戶說(shuō)明原因及明確的付款計(jì)劃。*記錄與跟進(jìn)：詳細(xì)記錄與客戶的溝通情況，包括聯(lián)系人、電話、溝通內(nèi)容、客戶承諾等，并根據(jù)客戶反饋的付款計(jì)劃進(jìn)行跟蹤。2.逾期中期（逾期31-90天）：*銷售部介入：若財(cái)務(wù)部催收效果不佳，應(yīng)及時(shí)將情況反饋給對(duì)應(yīng)銷售部門負(fù)責(zé)人及銷售人員，由銷售人員協(xié)助進(jìn)行催收。銷售人員應(yīng)利用與客戶的日常聯(lián)系，了解深層原因，推動(dòng)付款。*加強(qiáng)溝通力度：可考慮增加電話溝通頻率，或要求客戶提供加蓋公章的付款承諾書。*調(diào)整信用政策：對(duì)于持續(xù)逾期的客戶，可暫停新訂單的發(fā)貨，直至其拖欠款項(xiàng)得到解決。3.逾期后期（逾期90天以上或金額較大）：*管理層介入：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)與銷售部門負(fù)責(zé)人共同介入，評(píng)估客戶狀況及還款意愿。必要時(shí)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)與客戶方更高層級(jí)管理人員進(jìn)行溝通。*正式催收函：發(fā)送加蓋公司公章的正式催收函，明確告知其逾期的嚴(yán)重后果，包括但不限于暫停合作、加收逾期罰息、采取法律手段等。催收函建議通過(guò)EMS或其他可追蹤的快遞方式寄送，并保留寄送憑證。*現(xiàn)場(chǎng)催收：對(duì)于重要客戶或大額欠款，可考慮安排財(cái)務(wù)與銷售人員共同前往客戶所在地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)催收，爭(zhēng)取達(dá)成書面還款協(xié)議。4.特殊情況處理：*對(duì)于客戶因暫時(shí)經(jīng)營(yíng)困難提出延期付款請(qǐng)求的，需由客戶提供詳細(xì)的延期付款計(jì)劃書，并經(jīng)銷售部門審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核、公司管理層批準(zhǔn)后方可考慮。同時(shí)，應(yīng)就延期期間的利息或罰息作出明確約定。*對(duì)于惡意拖欠、失去聯(lián)系或明顯無(wú)還款意愿的客戶，應(yīng)果斷采取下一步措施。五、特殊情況處理與爭(zhēng)議解決在催收過(guò)程中，可能會(huì)遇到客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)或發(fā)票等提出異議而拒絕付款的情況。1.爭(zhēng)議核實(shí)與處理：*收到客戶異議后，財(cái)務(wù)部應(yīng)立即會(huì)同銷售部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門核實(shí)情況。*如異議屬實(shí)，應(yīng)積極與客戶協(xié)商解決方案（如換貨、維修、折扣等），在問(wèn)題解決后及時(shí)跟進(jìn)付款。*如異議不成立，應(yīng)向客戶提供充分證據(jù)，澄清事實(shí)，爭(zhēng)取客戶理解并付款。2.壞賬風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：*對(duì)于長(zhǎng)期逾期且催收無(wú)果，或客戶出現(xiàn)明顯經(jīng)營(yíng)惡化、破產(chǎn)跡象的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行壞賬風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并上報(bào)公司管理層。*根據(jù)評(píng)估結(jié)果，按照公司財(cái)務(wù)制度計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。3.法律途徑：*經(jīng)上述所有催收措施無(wú)效，且欠款金額較大、具備一定法律追索條件的，在公司管理層批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部應(yīng)整理所有證據(jù)材料（合同、訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、催收記錄等），移交法務(wù)部門或委托外部律師，通過(guò)法律訴訟、仲裁等方式追索欠款。*進(jìn)入法律程序后，財(cái)務(wù)部應(yīng)配合提供必要的財(cái)務(wù)資料。六、催收記錄與跟蹤1.建立催收檔案：為每筆逾期應(yīng)收賬款建立專門的催收檔案，將所有與催收相關(guān)的文件、函件、溝通記錄、付款承諾等資料整理歸檔，確保催收過(guò)程的可追溯性。2.定期匯報(bào)：財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（如每月）向公司管理層匯報(bào)應(yīng)收賬款整體情況、逾期情況、催收進(jìn)展、存在的問(wèn)題及下一步工作計(jì)劃。3.持續(xù)跟蹤：對(duì)于承諾付款但未兌現(xiàn)的客戶，需持續(xù)跟蹤，直至款項(xiàng)收回。七、總結(jié)與反饋1.定期分析：財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)、周轉(zhuǎn)率、逾期率、壞賬率等指標(biāo)進(jìn)行分析，評(píng)估催收效果，識(shí)別管理薄弱環(huán)節(jié)。2.客戶信用回顧：結(jié)合客戶的付款表現(xiàn)，定期對(duì)客戶信用等級(jí)進(jìn)行重新評(píng)估，調(diào)整信用政策。對(duì)于惡意拖欠或信用狀況嚴(yán)重惡化的客戶，應(yīng)及時(shí)列入黑名單，停止合作。3.流程優(yōu)化：根據(jù)催收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及分析結(jié)果，持續(xù)優(yōu)化應(yīng)收賬款管理及催收流程，完善內(nèi)部控制制度。4.績(jī)效考核：將應(yīng)收賬款回收率、逾期賬款下降率等指標(biāo)納入相關(guān)部門（如銷售部）及人員的績(jī)效考核體系，激勵(lì)其積極參與應(yīng)收賬款的催收與管理。八、職責(zé)分工*財(cái)務(wù)部：是應(yīng)收賬款催收的主導(dǎo)部門，負(fù)責(zé)信用政策的執(zhí)行、臺(tái)賬管理、賬期內(nèi)提醒、逾期初期催收、法律途徑的啟動(dòng)、數(shù)據(jù)分析與匯報(bào)。*銷售部：配合財(cái)務(wù)部進(jìn)行客戶信用評(píng)估、合同評(píng)審，負(fù)責(zé)逾期賬款的協(xié)助催收，特別是利用客戶關(guān)系進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，并對(duì)客戶異議的初步核實(shí)負(fù)責(zé)。*法務(wù)部：提供法律支持，審核催收函件，參與重大爭(zhēng)議的解決，負(fù)責(zé)啟動(dòng)法律訴訟程序。*公司管理層：負(fù)責(zé)審