公司法律檔案管理制度范本第一章總則為規(guī)范公司法律檔案管理，確保法律事務(wù)處理的規(guī)范性、連續(xù)性與可追溯性，有效防范和化解法律風(fēng)險，保護公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。本制度所稱法律檔案，是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的，與法律事務(wù)相關(guān)的，具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于合同、協(xié)議、法律意見書、授權(quán)委托書、訴訟仲裁材料、知識產(chǎn)權(quán)文件、合規(guī)性文件等。公司法律檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、真實準確、完整規(guī)范、安全保密、便于利用的原則。本制度適用于公司及所屬各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的法律檔案管理工作。第二章管理機構(gòu)與職責(zé)公司法律事務(wù)部門是法律檔案的歸口管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)和監(jiān)督全公司法律檔案管理工作。具體職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家及公司有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度；2.制定和完善公司法律檔案管理細則及操作流程；3.負責(zé)公司總部層面重要法律檔案的接收、整理、分類、編號、登記、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定和銷毀工作；4.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門及子公司的法律文件形成、積累、整理和歸檔工作；5.組織法律檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人（可兼職）負責(zé)本部門形成的法律文件材料的初步收集、整理、登記和向法律事務(wù)部門移交歸檔工作，并確保所移交材料的真實性、完整性和及時性。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，忠于職守，廉潔奉公，嚴守紀律，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，并保持相對穩(wěn)定。第三章檔案的形成與歸檔公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有法律意義的文件材料，均屬于法律檔案歸檔范圍。主要包括但不限于：1.各類合同、協(xié)議（包括但不限于購銷合同、服務(wù)合同、投資合同、借款合同、租賃合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等）及其附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履約過程中的重要函件等；2.公司設(shè)立、變更、合并、分立、解散、清算等過程中的法律文件；3.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件（專利申請、商標注冊、著作權(quán)登記、許可使用合同等）；4.訴訟、仲裁、行政復(fù)議、勞動爭議處理等案件的全部材料（包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、代理詞、判決書、裁決書、調(diào)解書等）；5.法律意見書、盡職調(diào)查報告、法律咨詢記錄、法律研究報告等；6.授權(quán)委托書（包括對內(nèi)授權(quán)和對外授權(quán)）；7.公司制定或參與制定的規(guī)范性文件；8.其他具有法律保存價值的文件材料。法律文件材料的形成、積累、整理和歸檔，應(yīng)納入相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的職責(zé)范圍。承辦人在辦理完畢法律事務(wù)后，應(yīng)及時將相關(guān)文件材料收集齊全，進行系統(tǒng)整理，并在規(guī)定時限內(nèi)移交本部門檔案管理員或直接向法律事務(wù)部門歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)符合以下要求：1.原件優(yōu)先，如無原件，需注明原因并保存復(fù)印件或掃描件，并確保復(fù)印件或掃描件與原件一致；2.文件材料應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備；3.文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，紙張規(guī)格統(tǒng)一，便于長期保存；4.電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理相關(guān)規(guī)定進行整理、存儲和備份，并確保其真實性、完整性、可用性和安全性。歸檔時間：一般法律事務(wù)在辦理完畢后一個月內(nèi)完成歸檔；訴訟、仲裁案件在收到終審法律文書或案件終結(jié)后一個月內(nèi)完成歸檔；合同等周期性管理文件，在合同簽訂生效后一周內(nèi)完成歸檔，履約過程中形成的重要文件應(yīng)隨時歸檔。第四章檔案的日常管理法律檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律、內(nèi)容聯(lián)系和管理需要進行科學(xué)分類、編號和排列。分類方法應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，并保持相對穩(wěn)定。檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的檔案裝具和設(shè)備。檔案管理人員對接收的檔案應(yīng)及時登記、上架，并定期進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。法律檔案實行集中統(tǒng)一管理，專人負責(zé)。未經(jīng)許可，任何部門或個人不得擅自抽取、涂改、勾畫、撤換、增刪檔案材料。檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，由交接雙方和監(jiān)交人在交接清單上簽字確認。第五章檔案的借閱與利用公司內(nèi)部因工作需要借閱法律檔案，須履行借閱審批手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《法律檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報法律事務(wù)部門負責(zé)人審批。借閱重要或涉密檔案，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位或人員因特殊情況需要查閱或復(fù)制公司法律檔案，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司法律事務(wù)部門負責(zé)人審核，并報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準后方可進行。查閱或復(fù)制涉密檔案，須經(jīng)公司主要負責(zé)人批準。借閱檔案應(yīng)限期歸還。一般檔案借閱期限不超過X個工作日，確需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準的除外）、拍攝、公布檔案內(nèi)容。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)仔細核對，確認無誤后方可接收。查閱檔案時，原則上在指定地點進行。確需帶出指定地點的，須經(jīng)法律事務(wù)部門負責(zé)人特別批準。復(fù)制檔案須經(jīng)法律事務(wù)部門負責(zé)人批準，并由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。第六章檔案的保密與安全法律檔案屬于公司核心商業(yè)秘密或工作秘密范疇，檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴格遵守公司保密制度，嚴守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容。建立健全檔案安全保密制度，定期進行保密檢查和教育。對檔案管理系統(tǒng)及存儲介質(zhì)應(yīng)采取嚴格的安全保密措施，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。發(fā)生檔案失泄密事件，應(yīng)立即報告并采取補救措施，并按公司保密規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。第七章檔案的鑒定與銷毀法律檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。具體保管期限標準由公司法律事務(wù)部門根據(jù)檔案性質(zhì)、重要程度及國家有關(guān)規(guī)定另行制定。檔案保管期限屆滿前，由法律事務(wù)部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對已無保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴禁個人私自銷毀檔案材料。銷毀清冊應(yīng)永久保存。第八章責(zé)任追究對在法律檔案管理工作中做出顯著成績的部門和個人，公司予以表彰和獎勵。對違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1.不按規(guī)定歸檔，造成檔案材料丟失、損毀的；2.擅自涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪、偽造、損毀檔案材料的；3.違反檔案借閱規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容的；4.泄露檔案秘密的；5.玩忽職守，造成檔案嚴重損壞或丟失的；6.擅自銷毀檔案的；7.其他違反