紙張材料原料采購規(guī)定一、總則

紙張材料作為生產(chǎn)、辦公和生活中不可或缺的物資，其原料采購需遵循規(guī)范化、高效化和成本控制的原則。為確保采購流程的透明、公正和高效，特制定本規(guī)定。

二、采購流程與要求

（一）采購申請與審批

1.采購需求部門需填寫《紙張材料原料采購申請表》，明確采購目的、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算。

2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至采購部門審核。

3.采購部門根據(jù)庫存情況及需求優(yōu)先級，決定是否批準(zhǔn)采購申請。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.采購部門根據(jù)采購需求，篩選3-5家符合資質(zhì)的供應(yīng)商，并對其資質(zhì)、價格、質(zhì)量及交貨能力進(jìn)行綜合評估。

2.評估方式包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)審核、樣品測試及歷史合作評價。

3.評估結(jié)果經(jīng)采購委員會審議通過后，確定合格供應(yīng)商名單。

（三）采購合同簽訂

1.采購部門與選定供應(yīng)商簽訂《紙張材料原料采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

2.合同內(nèi)容需包括采購品種、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、付款方式及違約責(zé)任等條款。

3.合同簽訂后，需報財務(wù)部門備案。

三、采購執(zhí)行與監(jiān)控

（一）訂單下達(dá)與生產(chǎn)安排

1.采購部門根據(jù)合同內(nèi)容，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。

2.供應(yīng)商需按時、按質(zhì)完成生產(chǎn)，確保交貨期不超過合同約定。

（二）到貨驗收與入庫

1.采購部門聯(lián)合質(zhì)檢部門對到貨物料進(jìn)行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量是否與合同一致。

2.驗收合格后，物料需及時辦理入庫手續(xù)，并更新庫存記錄。

3.驗收不合格的物料，需與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。

（三）付款與結(jié)算

1.物料入庫驗收合格后，采購部門向供應(yīng)商開具付款申請，并提交財務(wù)部門審核。

2.財務(wù)部門根據(jù)合同約定及發(fā)票信息，安排付款。

3.采購部門需定期與供應(yīng)商核對賬目，確保無爭議。

四、質(zhì)量控制與成本管理

（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1.采購紙張材料需符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如GB/T450-2020《印刷文化用紙》等。

2.采購部門需對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行嚴(yán)格測試，確保其性能指標(biāo)達(dá)標(biāo)。

（二）成本控制

1.采購部門需定期分析市場價格，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。

2.通過批量采購、季節(jié)性折扣等方式降低采購成本。

3.建立成本監(jiān)控機(jī)制，對超預(yù)算采購進(jìn)行預(yù)警和調(diào)整。

五、附則

（一）本規(guī)定由采購部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。

（二）各部門需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有異議，可向采購部門提出。

一、總則

紙張材料作為生產(chǎn)、辦公和生活中不可或缺的物資，其原料采購需遵循規(guī)范化、高效化和成本控制的原則。為確保采購流程的透明、公正和高效，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確紙張材料原料采購的申請、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、執(zhí)行監(jiān)控、質(zhì)量控制和成本管理等方面的要求，以規(guī)范采購行為，提高采購效率，保障紙張材料的質(zhì)量，并有效控制采購成本。通過嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，有助于優(yōu)化資源配置，降低運營風(fēng)險，提升整體管理水平。

二、采購流程與要求

（一）采購申請與審批

1.采購需求部門需根據(jù)實際需求，填寫《紙張材料原料采購申請表》。申請表應(yīng)包含以下詳細(xì)信息：

(1)需求部門名稱及聯(lián)系方式；

(2)采購目的說明（例如：生產(chǎn)用紙、辦公用紙、包裝用紙等）；

(3)采購品種（例如：打印紙、復(fù)印紙、牛皮紙、瓦楞紙等）；

(4)采購規(guī)格（例如：尺寸、克重、紙幅、顏色等）；

(5)采購數(shù)量（精確到個位數(shù)，例如：500包，每包500張）；

(6)預(yù)計使用日期；

(7)預(yù)算金額（注明單價和總價）；

(8)其他特殊需求（例如：環(huán)保認(rèn)證、交貨時間要求等）。

2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并說明采購理由及必要性。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保申請內(nèi)容的準(zhǔn)確性，并對本部門需求的合理性負(fù)責(zé)。

3.申請表提交至采購部門后，采購部門進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括：

(1)核對申請表信息的完整性和準(zhǔn)確性；

(2)評估采購需求的緊急程度和優(yōu)先級；

(3)查詢現(xiàn)有庫存情況，判斷是否需要采購；

(4)初步評估采購預(yù)算的合理性。

4.采購部門根據(jù)審核結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)采購申請。對于批準(zhǔn)的申請，采購部門將安排后續(xù)采購流程；對于不批準(zhǔn)的申請，采購部門需向需求部門解釋原因。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.采購部門根據(jù)采購需求，通過以下途徑尋找潛在供應(yīng)商：

(1)利用公司現(xiàn)有的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；

(2)參加行業(yè)展會、交易會；

(3)在互聯(lián)網(wǎng)上搜索相關(guān)供應(yīng)商信息；

(4)向同行或相關(guān)行業(yè)咨詢推薦。

2.采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括：

(1)供應(yīng)商的資質(zhì)證明（例如：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證等）；

(2)供應(yīng)商的規(guī)模和實力（例如：生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、市場信譽(yù)等）；

(3)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量（例如：產(chǎn)品檢測報告、客戶評價等）；

(4)供應(yīng)商的價格水平（例如：報價單、市場行情對比等）；

(5)供應(yīng)商的交貨能力（例如：生產(chǎn)能力、運輸能力、交貨周期等）。

3.采購部門對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)評估，評估方式包括：

(1)供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行核對。確保供應(yīng)商具備合法的生產(chǎn)經(jīng)營資格，并能穩(wěn)定提供符合要求的紙張材料。

(2)樣品測試：向供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試。測試項目可包括：尺寸偏差、克重偏差、白度、亮度、平滑度、挺度、耐破度、耐折度等。測試結(jié)果應(yīng)符合公司質(zhì)量要求。

(3)歷史合作評價：如果供應(yīng)商曾與公司有過合作，采購部門應(yīng)收集并分析歷史合作記錄，包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)質(zhì)量等。可通過電話、郵件等方式聯(lián)系公司以前的合作部門，了解其對供應(yīng)商的評價。

(4)價格評估：收集多家供應(yīng)商的報價信息，進(jìn)行橫向比較，并結(jié)合質(zhì)量、服務(wù)等因素進(jìn)行綜合評估。

4.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，制定《供應(yīng)商評估報告》，并提交采購委員會審議。采購委員會根據(jù)評估報告，確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新，一般有效期為一至兩年。

（三）采購合同簽訂

1.采購部門與選定供應(yīng)商中的最優(yōu)供應(yīng)商簽訂《紙張材料原料采購合同》。合同應(yīng)由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章。

2.合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)明確，至少包括以下條款：

(1)采購雙方信息：明確采購方和供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式等。

(2)采購品種及規(guī)格：詳細(xì)列明采購紙張材料的品種、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等。

(3)采購數(shù)量及計量單位：明確采購數(shù)量及計量單位，例如：500包，每包500張。

(4)單價與總價：明確紙張材料的價格，包括單價、總價、價格單位等。如需分批交貨，應(yīng)分別列明各批次的數(shù)量和價格。

(5)交貨時間與地點：明確交貨時間、交貨批次、交貨頻率以及具體的交貨地點。

(6)運輸方式與費用：明確運輸方式（例如：公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)龋┮约斑\輸費用的承擔(dān)方。

(7)驗收標(biāo)準(zhǔn)與方法：明確紙張材料的驗收標(biāo)準(zhǔn)，例如：參照國家標(biāo)準(zhǔn)、公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)等，以及驗收方法，例如：抽樣檢驗、全檢等。

(8)付款方式與期限：明確付款方式（例如：銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）以及付款期限，例如：預(yù)付款、貨到付款、分期付款等。

(9)質(zhì)量保證：明確供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量保證期，以及質(zhì)量問題的處理方式。

(10)違約責(zé)任：明確雙方在合同履行過程中的違約責(zé)任，例如：延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情形下的處理措施。

(11)爭議解決：明確合同爭議的解決方式，例如：協(xié)商、調(diào)解、仲裁等。

(12)合同生效：明確合同生效的條件和時間。

(13)合同附件：可附上技術(shù)參數(shù)表、樣品檢測報告等作為合同附件。

3.合同簽訂后，雙方各執(zhí)一份，并報財務(wù)部門備案。采購部門應(yīng)將合同復(fù)印件交予需求部門，以便其了解采購情況。

三、采購執(zhí)行與監(jiān)控

（一）訂單下達(dá)與生產(chǎn)安排

1.采購部門根據(jù)已簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)包含合同中的關(guān)鍵信息，例如：采購品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。

2.采購訂單下達(dá)后，采購部門需與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按合同約定進(jìn)行生產(chǎn)。

3.如遇特殊情況導(dǎo)致交貨時間可能延遲，供應(yīng)商應(yīng)及時通知采購部門，并提供相關(guān)解釋和證明。采購部門需根據(jù)情況判斷是否同意延期，并及時與需求部門溝通。

（二）到貨驗收與入庫

1.紙張材料到貨后，采購部門應(yīng)安排質(zhì)檢部門或指定人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行檢驗。

2.驗收內(nèi)容主要包括：

(1)核對數(shù)量：清點紙張材料的實際數(shù)量，確保與訂單數(shù)量一致。

(2)核對規(guī)格：檢查紙張材料的品種、規(guī)格、尺寸等是否符合訂單要求。

(3)檢查質(zhì)量：對紙張材料的外觀、質(zhì)地、性能等進(jìn)行檢查，確保符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。可進(jìn)行抽樣檢測，檢測項目包括：尺寸偏差、克重偏差、白度、亮度等。

3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《紙張材料原料驗收單》，并簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)包含以下信息：到貨日期、供應(yīng)商名稱、采購訂單號、驗收品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。

4.采購部門根據(jù)驗收單，辦理入庫手續(xù)。倉庫人員應(yīng)核對驗收單信息，并將紙張材料入庫，并更新庫存管理系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)。

5.驗收不合格的紙張材料，應(yīng)及時隔離存放，并通知供應(yīng)商進(jìn)行退換貨。退換貨過程需遵循相關(guān)流程，并做好記錄。

（三）付款與結(jié)算

1.紙張材料入庫驗收合格后，采購部門根據(jù)采購訂單、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，向財務(wù)部門提交付款申請。

2.財務(wù)部門審核付款申請，確保付款信息準(zhǔn)確無誤，并符合公司財務(wù)制度。

3.審核通過后，財務(wù)部門安排付款。付款方式根據(jù)合同約定執(zhí)行。

4.采購部門需定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，核對發(fā)票、收據(jù)、合同等信息，確保無爭議。如有爭議，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。

四、質(zhì)量控制與成本管理

（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1.采購紙張材料需符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，例如：GB/T450-2020《印刷文化用紙》、GB/T2679.1-2018《紙和紙板第1部分：術(shù)語》等。具體標(biāo)準(zhǔn)需根據(jù)采購紙張材料的品種和用途確定。

2.采購部門應(yīng)制定公司內(nèi)部的紙張材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確各項性能指標(biāo)的要求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理可行，并高于國家標(biāo)準(zhǔn)。

3.采購部門需對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行嚴(yán)格測試，確保其性能指標(biāo)符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。測試結(jié)果應(yīng)記錄在案，并作為選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)。

（二）成本控制

1.采購部門需定期收集市場信息，了解紙張材料的價格走勢，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。

2.采購部門可通過以下方式降低采購成本：

(1)批量采購：對于用量較大的紙張材料，可采取批量采購的方式，以獲得更優(yōu)惠的價格。

(2)季節(jié)性采購：根據(jù)紙張材料的市場價格波動，選擇價格較低的時期進(jìn)行采購。

(3)談判采購：與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取更優(yōu)惠的價格和條款。

3.采購部門應(yīng)建立成本監(jiān)控機(jī)制，對采購成本進(jìn)行跟蹤和分析。定期編制采購成本分析報告，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)，并提出改進(jìn)措施。

4.對于超預(yù)算采購，采購部門需進(jìn)行原因分析，并采取措施防止類似情況再次發(fā)生。

五、附則

（一）本規(guī)定由采購部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。

（二）各部門需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有異議，可向采購部門提出。

（三）本規(guī)定將根據(jù)實際情況進(jìn)行修訂和完善。

一、總則

紙張材料作為生產(chǎn)、辦公和生活中不可或缺的物資，其原料采購需遵循規(guī)范化、高效化和成本控制的原則。為確保采購流程的透明、公正和高效，特制定本規(guī)定。

二、采購流程與要求

（一）采購申請與審批

1.采購需求部門需填寫《紙張材料原料采購申請表》，明確采購目的、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算。

2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至采購部門審核。

3.采購部門根據(jù)庫存情況及需求優(yōu)先級，決定是否批準(zhǔn)采購申請。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.采購部門根據(jù)采購需求，篩選3-5家符合資質(zhì)的供應(yīng)商，并對其資質(zhì)、價格、質(zhì)量及交貨能力進(jìn)行綜合評估。

2.評估方式包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)審核、樣品測試及歷史合作評價。

3.評估結(jié)果經(jīng)采購委員會審議通過后，確定合格供應(yīng)商名單。

（三）采購合同簽訂

1.采購部門與選定供應(yīng)商簽訂《紙張材料原料采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

2.合同內(nèi)容需包括采購品種、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、付款方式及違約責(zé)任等條款。

3.合同簽訂后，需報財務(wù)部門備案。

三、采購執(zhí)行與監(jiān)控

（一）訂單下達(dá)與生產(chǎn)安排

1.采購部門根據(jù)合同內(nèi)容，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。

2.供應(yīng)商需按時、按質(zhì)完成生產(chǎn)，確保交貨期不超過合同約定。

（二）到貨驗收與入庫

1.采購部門聯(lián)合質(zhì)檢部門對到貨物料進(jìn)行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量是否與合同一致。

2.驗收合格后，物料需及時辦理入庫手續(xù)，并更新庫存記錄。

3.驗收不合格的物料，需與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。

（三）付款與結(jié)算

1.物料入庫驗收合格后，采購部門向供應(yīng)商開具付款申請，并提交財務(wù)部門審核。

2.財務(wù)部門根據(jù)合同約定及發(fā)票信息，安排付款。

3.采購部門需定期與供應(yīng)商核對賬目，確保無爭議。

四、質(zhì)量控制與成本管理

（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1.采購紙張材料需符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如GB/T450-2020《印刷文化用紙》等。

2.采購部門需對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行嚴(yán)格測試，確保其性能指標(biāo)達(dá)標(biāo)。

（二）成本控制

1.采購部門需定期分析市場價格，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。

2.通過批量采購、季節(jié)性折扣等方式降低采購成本。

3.建立成本監(jiān)控機(jī)制，對超預(yù)算采購進(jìn)行預(yù)警和調(diào)整。

五、附則

（一）本規(guī)定由采購部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。

（二）各部門需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有異議，可向采購部門提出。

一、總則

紙張材料作為生產(chǎn)、辦公和生活中不可或缺的物資，其原料采購需遵循規(guī)范化、高效化和成本控制的原則。為確保采購流程的透明、公正和高效，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確紙張材料原料采購的申請、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、執(zhí)行監(jiān)控、質(zhì)量控制和成本管理等方面的要求，以規(guī)范采購行為，提高采購效率，保障紙張材料的質(zhì)量，并有效控制采購成本。通過嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，有助于優(yōu)化資源配置，降低運營風(fēng)險，提升整體管理水平。

二、采購流程與要求

（一）采購申請與審批

1.采購需求部門需根據(jù)實際需求，填寫《紙張材料原料采購申請表》。申請表應(yīng)包含以下詳細(xì)信息：

(1)需求部門名稱及聯(lián)系方式；

(2)采購目的說明（例如：生產(chǎn)用紙、辦公用紙、包裝用紙等）；

(3)采購品種（例如：打印紙、復(fù)印紙、牛皮紙、瓦楞紙等）；

(4)采購規(guī)格（例如：尺寸、克重、紙幅、顏色等）；

(5)采購數(shù)量（精確到個位數(shù)，例如：500包，每包500張）；

(6)預(yù)計使用日期；

(7)預(yù)算金額（注明單價和總價）；

(8)其他特殊需求（例如：環(huán)保認(rèn)證、交貨時間要求等）。

2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并說明采購理由及必要性。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保申請內(nèi)容的準(zhǔn)確性，并對本部門需求的合理性負(fù)責(zé)。

3.申請表提交至采購部門后，采購部門進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括：

(1)核對申請表信息的完整性和準(zhǔn)確性；

(2)評估采購需求的緊急程度和優(yōu)先級；

(3)查詢現(xiàn)有庫存情況，判斷是否需要采購；

(4)初步評估采購預(yù)算的合理性。

4.采購部門根據(jù)審核結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)采購申請。對于批準(zhǔn)的申請，采購部門將安排后續(xù)采購流程；對于不批準(zhǔn)的申請，采購部門需向需求部門解釋原因。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.采購部門根據(jù)采購需求，通過以下途徑尋找潛在供應(yīng)商：

(1)利用公司現(xiàn)有的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；

(2)參加行業(yè)展會、交易會；

(3)在互聯(lián)網(wǎng)上搜索相關(guān)供應(yīng)商信息；

(4)向同行或相關(guān)行業(yè)咨詢推薦。

2.采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括：

(1)供應(yīng)商的資質(zhì)證明（例如：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證等）；

(2)供應(yīng)商的規(guī)模和實力（例如：生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、市場信譽(yù)等）；

(3)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量（例如：產(chǎn)品檢測報告、客戶評價等）；

(4)供應(yīng)商的價格水平（例如：報價單、市場行情對比等）；

(5)供應(yīng)商的交貨能力（例如：生產(chǎn)能力、運輸能力、交貨周期等）。

3.采購部門對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)評估，評估方式包括：

(1)供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行核對。確保供應(yīng)商具備合法的生產(chǎn)經(jīng)營資格，并能穩(wěn)定提供符合要求的紙張材料。

(2)樣品測試：向供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試。測試項目可包括：尺寸偏差、克重偏差、白度、亮度、平滑度、挺度、耐破度、耐折度等。測試結(jié)果應(yīng)符合公司質(zhì)量要求。

(3)歷史合作評價：如果供應(yīng)商曾與公司有過合作，采購部門應(yīng)收集并分析歷史合作記錄，包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)質(zhì)量等?？赏ㄟ^電話、郵件等方式聯(lián)系公司以前的合作部門，了解其對供應(yīng)商的評價。

(4)價格評估：收集多家供應(yīng)商的報價信息，進(jìn)行橫向比較，并結(jié)合質(zhì)量、服務(wù)等因素進(jìn)行綜合評估。

4.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，制定《供應(yīng)商評估報告》，并提交采購委員會審議。采購委員會根據(jù)評估報告，確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新，一般有效期為一至兩年。

（三）采購合同簽訂

1.采購部門與選定供應(yīng)商中的最優(yōu)供應(yīng)商簽訂《紙張材料原料采購合同》。合同應(yīng)由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章。

2.合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)明確，至少包括以下條款：

(1)采購雙方信息：明確采購方和供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式等。

(2)采購品種及規(guī)格：詳細(xì)列明采購紙張材料的品種、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等。

(3)采購數(shù)量及計量單位：明確采購數(shù)量及計量單位，例如：500包，每包500張。

(4)單價與總價：明確紙張材料的價格，包括單價、總價、價格單位等。如需分批交貨，應(yīng)分別列明各批次的數(shù)量和價格。

(5)交貨時間與地點：明確交貨時間、交貨批次、交貨頻率以及具體的交貨地點。

(6)運輸方式與費用：明確運輸方式（例如：公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)龋┮约斑\輸費用的承擔(dān)方。

(7)驗收標(biāo)準(zhǔn)與方法：明確紙張材料的驗收標(biāo)準(zhǔn)，例如：參照國家標(biāo)準(zhǔn)、公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)等，以及驗收方法，例如：抽樣檢驗、全檢等。

(8)付款方式與期限：明確付款方式（例如：銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）以及付款期限，例如：預(yù)付款、貨到付款、分期付款等。

(9)質(zhì)量保證：明確供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量保證期，以及質(zhì)量問題的處理方式。

(10)違約責(zé)任：明確雙方在合同履行過程中的違約責(zé)任，例如：延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情形下的處理措施。

(11)爭議解決：明確合同爭議的解決方式，例如：協(xié)商、調(diào)解、仲裁等。

(12)合同生效：明確合同生效的條件和時間。

(13)合同附件：可附上技術(shù)參數(shù)表、樣品檢測報告等作為合同附件。

3.合同簽訂后，雙方各執(zhí)一份，并報財務(wù)部門備案。采購部門應(yīng)將合同復(fù)印件交予需求部門，以便其了解采購情況。

三、采購執(zhí)行與監(jiān)控

（一）訂單下達(dá)與生產(chǎn)安排

1.采購部門根據(jù)已簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)包含合同中的關(guān)鍵信息，例如：采購品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。

2.采購訂單下達(dá)后，采購部門需與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按合同約定進(jìn)行生產(chǎn)。

3.如遇特殊情況導(dǎo)致交貨時間可能延遲，供應(yīng)商應(yīng)及時通知采購部門，并提供相關(guān)解釋和證明。采購部門需根據(jù)情況判斷是否同意延期，并及時與需求部門溝通。

（二）到貨驗收與入庫

1.紙張材料到貨后，采購部門應(yīng)安排質(zhì)檢部門或指定人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行檢驗。

2.驗收內(nèi)容主要包括：

(1)核對數(shù)量：清點紙張材料的實際數(shù)量，確保與訂單數(shù)量一致。

(2)核對規(guī)格：檢查紙張材料的品種、規(guī)格、尺寸等是否符合訂單要求。

(3)檢查質(zhì)量：對紙張材料的外觀、質(zhì)地、性能等進(jìn)行檢查，確保符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?？蛇M(jìn)行抽樣檢測，檢測項目包括：尺寸偏差、克重偏差、白度、亮度等。

3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《紙張材料原料驗收單》，并簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)包含以下信息：到貨日期、供應(yīng)商名稱、采購訂單號、驗收品種、規(guī)格、數(shù)量、