企業(yè)資料檔案歸檔及管理流程手冊前言為規(guī)范企業(yè)各類資料檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案資料的完整性、安全性、系統(tǒng)性及可追溯性，提高企業(yè)管理效率，防范信息風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊是企業(yè)檔案管理的基本準(zhǔn)則，各部門及全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。一、手冊適用范圍與場景本手冊適用于企業(yè)各部門（含總部、各分支機(jī)構(gòu)、子公司）在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的各類資料檔案，涵蓋但不限于以下場景：日常行政管理：如會議紀(jì)要、制度文件、通知公告、工作總結(jié)等；人力資源管理：如勞動合同、招聘資料、員工檔案、培訓(xùn)記錄、薪酬福利文件等；財務(wù)管理：如會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)資料、審計報告、預(yù)算文件等；業(yè)務(wù)管理：如客戶資料、銷售合同、項目方案、招投標(biāo)文件、合作協(xié)議等；設(shè)備與資產(chǎn)管理：如設(shè)備臺賬、采購合同、說明書、驗收報告、維修記錄等；聲像與電子檔案：如企業(yè)活動照片、視頻、錄音、電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件等。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門（綜合管理部）統(tǒng)籌企業(yè)檔案管理制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行；負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管、鑒定、銷毀及利用工作；指導(dǎo)各部門開展檔案收集、整理、預(yù)歸檔工作；組織檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識；負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保證檔案安全（防火、防盜、防潮、防蟲等）。（二）各部門指定專人（兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理；按照歸檔范圍及時收集、整理本部門形成的各類資料，保證檔案真實、準(zhǔn)確、完整；定期向檔案管理部門移交檔案，配合檔案管理部門的檢查與指導(dǎo)；負(fù)責(zé)本部門檔案借閱的初審與登記，保證檔案在借閱期間安全。三、檔案歸檔全流程操作指引（一）第一步：檔案形成與收集責(zé)任主體：各部門文件形成人/部門負(fù)責(zé)人。操作要求：各類文件在辦理完畢后（如會議結(jié)束、項目完結(jié)、合同簽訂、流程審批完成等），24小時內(nèi)由文件形成人整理原件，保證內(nèi)容清晰、手續(xù)齊全（如簽字、蓋章完整）；涉及多部門協(xié)作的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集全套資料（包括附件、審批單、反饋意見等）；電子檔案需同時收集紙質(zhì)版（如需簽字蓋章）及電子版（格式為PDF、DOC、XLS等通用格式，保證可打開、可編輯）。（二）第二步：整理與預(yù)歸檔責(zé)任主體：各部門兼職檔案管理員。操作要求：分類：按照《企業(yè)檔案分類表》（見附件1）將檔案分為行政管理類、人力資源類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、設(shè)備資產(chǎn)類、聲像電子類等大類，每類下再細(xì)分屬類（如業(yè)務(wù)管理類可分為“銷售合同”“項目資料”等）；排序：按時間順序、重要程度或流程邏輯排列，如會議紀(jì)要按會議日期排序，合同按簽訂日期排序；編頁：紙質(zhì)檔案超過2頁的需在右上角用鉛筆編寫頁碼（單頁文件不編頁）；裝訂：紙質(zhì)檔案使用不銹鋼夾或裝訂機(jī)左側(cè)裝訂，保證平整、不損頁，嚴(yán)禁使用訂書釘（易生銹）；填寫預(yù)歸檔目錄：按照《檔案預(yù)歸檔目錄》（見附件2）填寫檔案名稱、檔號、形成日期、頁數(shù)、密級、保管期限等信息，一式兩份（部門留存一份，檔案管理部門一份）。（三）第三步：移交與接收責(zé)任主體：各部門兼職檔案管理員（移交方）、檔案管理員（接收方）。操作要求：移交時間：年度常規(guī)檔案：次年1月31日前完成上一年度檔案移交；項目檔案：項目結(jié)束后30日內(nèi)完成移交；專項檔案（如審計、驗收資料）：專項工作結(jié)束后15日內(nèi)完成移交。移交流程：（1）移交方填寫《檔案移交清單》（見附件3），注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、密級、移交人、移交日期等信息；（2）接收方核對檔案數(shù)量、完整性、分類準(zhǔn)確性，核對無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，移交方留存一份，檔案管理部門存檔一份；（3）電子檔案需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或加密U盤移交，接收方需核對電子文件完整性（如無病毒、可打開），并填寫《電子檔案移交登記表》（見附件4）。（四）第四步：入庫與編目責(zé)任主體：檔案管理部門檔案管理員。操作要求：入庫登記：將檔案信息錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，唯一檔案號（格式：大類代碼-屬類代碼-年度-流水號，如“GL-01-2023-001”）；貼標(biāo)簽：在檔案袋（盒）右上角粘貼檔案標(biāo)簽，標(biāo)注檔案號、名稱、保管期限、密級；上架存放：按檔案號順序排列檔案，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜（按“從左到右、從上到下”順序），電子檔案存入專用服務(wù)器并定期備份（每月1次）；編制索引：按部門、名稱、日期等維度編制檔案檢索目錄，方便后續(xù)查詢。四、常用檔案管理模板附件1：企業(yè)檔案分類表（示例）大類代碼大類名稱屬類代碼屬類名稱GL行政管理類GL-01制度文件GL-02會議紀(jì)要GL-03工作總結(jié)與計劃RL人力資源類RL-01員工檔案RL-02勞動合同RL-03培訓(xùn)記錄CW財務(wù)管理類CW-01會計憑證CW-02財務(wù)報表CW-03稅務(wù)資料YW業(yè)務(wù)管理類YW-01銷售合同YW-02項目資料YW-03客戶資料SB設(shè)備資產(chǎn)類SB-01設(shè)備臺賬SB-02采購合同SB-03維修記錄SX聲像電子類SX-01照片與視頻SX-02電子文檔附件2：檔案預(yù)歸檔目錄序號檔案名稱檔號（暫定）形成日期頁數(shù)密級保管期限備注12024年第一次總經(jīng)理辦公會紀(jì)要GL-02-2024-0012024-01-153普通10年2銷售部2024年Q1工作總結(jié)GL-03-2024-0022024-03-305普通5年3與公司簽訂的銷售合同YW-01-2024-0032024-02-108秘密永久附件3：檔案移交清單移交部門移交人移交日期檔案名稱檔號數(shù)量（份/件）密級接收人接收日期備注銷售部*三2024-03-152024年Q1銷售合同YW-01-202425秘密*四2024-03-15行政部*五2024-01-202023年度制度文件GL-01-202318普通*四2024-01-20附件4：電子檔案移交登記表序號電子檔案名稱格式大?。∕B）移交日期移交人接收人接收日期備份方式備注12024年項目方案.pptxPPTX15.22024-03-10*六*四2024-03-10服務(wù)器+U盤2員工培訓(xùn)記錄.xlsxXLSX3.52024-02-28*七*四2024-02-28服務(wù)器+U盤五、檔案管理關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險防控（一）檔案保密要求涉密檔案（如商業(yè)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”“絕密”字樣，存放于專用保密柜，由檔案管理員專人保管；涉密檔案的借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過7天，借閱期間不得復(fù)制、外傳；員工離職時，需辦理檔案交接手續(xù)，保證其經(jīng)手的涉密檔案全部歸還。（二）電子檔案管理電子檔案需定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)需異地存放（如總部與分支機(jī)構(gòu)各存一份）；電子檔案命名需規(guī)范（格式：“部門-檔案名稱-日期-版本”，如“銷售部-合同-20240310-v1”），避免使用特殊字符；定期檢查電子檔案的可用性（每季度1次），對損壞或格式過時的電子檔案及時修復(fù)或轉(zhuǎn)換格式。（三）檔案借閱與利用借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（見附件5），經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)；檔案借閱期限一般不超過15天，確需延期的需提前3天申請，最長不超過30天；借閱檔案不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)審批除外）；檔案利用后需及時歸還，檔案管理員檢查檔案完整性后，注銷借閱記錄。（四）檔案鑒定與銷毀對到期檔案（保管期限屆滿），由檔案管理部門組織鑒定小組（由檔案管理員、法務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成）進(jìn)行鑒定；對仍有保存價值的檔案，重新劃定保管期限；對無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（見附件6），經(jīng)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一銷毀；檔案銷毀需由2人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)（紙質(zhì)檔案需碎紙?zhí)幚?，電子檔案需徹底刪除并格式化存儲介質(zhì)），監(jiān)銷人需在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)。（五）責(zé)任追究對未按時歸檔、檔案丟失、損壞或泄密的責(zé)任部門及個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分；因故意或重大過失造成企業(yè)重大損失的，依法追究法律責(zé)任。六、附則本手冊由綜合管理部負(fù)責(zé)