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文檔簡介
房地產(chǎn)合同管理操作規(guī)范一、總則(一)目的與依據(jù)為規(guī)范房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營過程中的合同管理行為,明確各部門及相關(guān)人員在合同管理中的職責,防范和控制合同風險,保障公司合法權(quán)益,提高合同履約效率,依據(jù)《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》及其他相關(guān)法律法規(guī),并結(jié)合公司實際情況,制定本規(guī)范。(二)適用范圍本規(guī)范適用于公司在房地產(chǎn)項目開發(fā)、銷售、運營、物業(yè)管理等全部經(jīng)營活動中所涉及的各類合同、協(xié)議、補充協(xié)議、備忘錄等具有法律約束力的文件的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔、糾紛處理等全過程管理。公司各部門、各項目公司及全體員工在從事與合同相關(guān)的活動時,均須遵守本規(guī)范。(三)基本原則1.合法性原則:合同的訂立、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度的要求。2.審慎性原則:合同管理全過程應(yīng)保持高度審慎,充分評估潛在風險,確保合同條款嚴謹、明確,保護公司合法權(quán)益。3.效益性原則:在合法合規(guī)的前提下,力求合同條款公平合理,兼顧效率與成本,追求公司利益最大化。4.權(quán)責對等原則:明確合同管理各環(huán)節(jié)的責任部門和責任人,確保權(quán)責清晰,獎懲分明。5.保密原則:合同及相關(guān)資料屬于公司商業(yè)秘密,參與合同管理的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露。二、合同的發(fā)起與談判(一)合同發(fā)起業(yè)務(wù)需求部門(以下簡稱“發(fā)起部門”)是合同發(fā)起的主體。發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要,填寫《合同立項審批表》或類似表單,詳細說明合同簽訂的背景、目的、主要內(nèi)容、對方當事人情況、預(yù)計金額、履行期限等,并附相關(guān)支撐材料(如可行性研究報告、詢價單、中標通知書等),按審批權(quán)限逐級報批。(二)對方當事人資格審查在合同談判前,發(fā)起部門必須對合同相對方(包括自然人、法人或其他組織)的主體資格、資質(zhì)、履約能力、商業(yè)信譽等進行嚴格審查。審查內(nèi)容一般包括:1.對方當事人為法人或其他組織的,應(yīng)審查其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等;2.對方當事人為自然人的,應(yīng)審查其身份證明;3.必要時,可要求對方提供近期財務(wù)報表、業(yè)績證明、信用報告等,以評估其履約能力;4.對重大或長期合作的對方當事人,可進行實地考察。審查過程及結(jié)果應(yīng)形成書面記錄,并將相關(guān)證明文件作為合同附件或存檔備查。(三)合同談判1.談判組織:發(fā)起部門負責組織合同談判工作。根據(jù)合同的重要性和復(fù)雜程度,可邀請法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門人員參與。2.談判內(nèi)容:談判應(yīng)圍繞合同的核心條款進行,如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、履行地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等。3.談判策略與記錄:談判前應(yīng)制定談判策略和底線。談判過程中,應(yīng)做好詳細記錄,對達成一致的意見和存在的分歧進行明確。重大談判應(yīng)有會議紀要,并由參與方簽字確認。4.標準文本優(yōu)先:對于常用類型的合同,公司應(yīng)制定標準合同文本。談判時,應(yīng)優(yōu)先使用公司標準文本,以提高效率,降低風險。如對方堅持使用其文本,發(fā)起部門應(yīng)仔細審查,并結(jié)合公司利益進行修改。三、合同文本的擬定與審核(一)合同文本擬定1.合同文本應(yīng)語言規(guī)范、文字嚴謹、條款明確、邏輯清晰,避免使用模糊、歧義的表述。2.合同內(nèi)容應(yīng)完整,一般包括以下主要條款:(1)當事人的名稱或者姓名和住所;(2)標的;(3)數(shù)量;(4)質(zhì)量;(5)價款或者報酬;(6)履行期限、地點和方式;(7)違約責任;(8)解決爭議的方法。3.根據(jù)合同性質(zhì)和實際需要,可增加其他約定條款,如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款、通知與送達條款等。4.引用法律法規(guī)、標準、規(guī)范時,應(yīng)確保其有效性和準確性。(二)合同審核合同文本擬定完成后,須經(jīng)過內(nèi)部審核程序。審核一般包括以下環(huán)節(jié):1.發(fā)起部門初審:發(fā)起部門負責人對合同文本的真實性、完整性、準確性及與談判內(nèi)容的一致性進行初審。2.法務(wù)部門審核:法務(wù)部門(或外聘法律顧問)負責對合同的合法性、合規(guī)性、條款嚴謹性、風險點進行法律審核,并出具書面審核意見。審核重點包括:(1)合同主體是否適格;(2)合同內(nèi)容是否違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定;(3)合同條款是否完備、明確,權(quán)利義務(wù)是否對等;(4)違約責任是否明確、合理;(5)爭議解決方式是否恰當;(6)是否存在潛在的法律風險。3.財務(wù)部門審核:財務(wù)部門負責對合同中的價款、支付方式、稅務(wù)處理、發(fā)票開具、資金風險等財務(wù)相關(guān)條款進行審核。4.其他相關(guān)部門審核:根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容,可能涉及工程、技術(shù)、營銷、人力資源等其他相關(guān)部門,這些部門應(yīng)從各自專業(yè)角度進行審核并提出意見。5.審核反饋與修改:發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)各審核部門提出的意見對合同文本進行修改。對審核意見有異議的,應(yīng)與審核部門充分溝通協(xié)商;協(xié)商不成的,報上一級領(lǐng)導(dǎo)裁定。修改后的合同文本需再次提交審核,直至審核通過。四、合同的審批與簽署(一)合同審批審核通過的合同文本及相關(guān)附件材料,由發(fā)起部門按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和流程,報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)根據(jù)其職責、權(quán)限和公司利益,對合同進行審慎審查并簽署明確意見。審批流程應(yīng)確保合同的簽訂經(jīng)過充分授權(quán)。(二)合同簽署1.簽署權(quán)限:合同必須由公司法定代表人或其授權(quán)委托的代理人簽署。授權(quán)委托代理人簽署的,必須持有有效的《授權(quán)委托書》,明確授權(quán)范圍和權(quán)限。2.簽署要求:(1)合同文本應(yīng)使用不易褪色的墨水簽署;(2)自然人簽字應(yīng)與身份證明一致,并加按指印(如有必要);(3)法人或其他組織應(yīng)加蓋公章或合同專用章,并由法定代表人或授權(quán)代理人簽字;(4)合同簽署應(yīng)清晰、完整,日期準確;(5)多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章或由簽署人逐頁小簽,以防文本被抽換。3.對方簽署審查:我方簽署前,應(yīng)仔細核對對方當事人的簽署人是否具有合法授權(quán),印章是否真實有效。4.合同份數(shù):合同簽署份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定,一般至少一式兩份,我方至少留存一份原件。五、合同的履行與監(jiān)控(一)合同交底合同簽署后,發(fā)起部門應(yīng)及時將合同主要內(nèi)容向合同履行的相關(guān)部門和人員進行交底,明確各自的權(quán)利義務(wù)、履行節(jié)點和注意事項。(二)履約跟蹤發(fā)起部門是合同履行的主要責任部門,負責對合同履行全過程進行跟蹤和管理,確保合同雙方嚴格按照合同約定履行義務(wù)。具體包括:1.按照合同約定,及時組織我方履行義務(wù),如支付款項、提供服務(wù)、交付貨物等;2.密切關(guān)注對方當事人的履約情況,確保其按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù);3.對合同履行過程中的重要節(jié)點(如付款節(jié)點、驗收節(jié)點)進行重點監(jiān)控;4.建立合同履行臺賬,記錄合同履行的進展情況、重要事件、往來函件等。(三)合同付款管理財務(wù)部門負責合同款項的支付管理。付款時,應(yīng)嚴格審核發(fā)起部門提交的付款申請及相關(guān)憑證(如發(fā)票、驗收報告、進度確認單等),確保付款條件、金額、方式等符合合同約定。未按合同約定履行付款審批程序的,財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。(四)合同變更與解除1.合同變更:在合同履行過程中,如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的,應(yīng)由發(fā)起部門提出變更申請,說明變更原因、變更內(nèi)容及對公司的影響,按原合同審核審批程序辦理。合同變更協(xié)議應(yīng)采用書面形式,并由雙方簽字蓋章確認。2.合同解除:出現(xiàn)法定或約定的解除事由,需要解除合同的,發(fā)起部門應(yīng)審慎評估解除合同的法律后果和經(jīng)濟損失,提出解除合同的申請,按原合同審核審批程序辦理。合同解除應(yīng)采用書面形式,并注意保存相關(guān)證據(jù)。(五)履約異常處理在合同履行過程中,如發(fā)現(xiàn)對方當事人存在違約行為或履約能力可能出現(xiàn)問題,發(fā)起部門應(yīng)立即采取措施:1.及時向?qū)Ψ桨l(fā)出書面函件,指出違約事實,要求其糾正或承擔違約責任;2.收集和保存相關(guān)證據(jù),如合同文本、往來函件、通知、照片、視頻、錄音、鑒定報告等;3.及時向法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告,共同研究應(yīng)對策略,必要時采取包括但不限于暫停履行、中止合同、提起訴訟或仲裁等法律措施。(六)合同檔案管理合同履行過程中形成的所有文件材料,包括合同文本、附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、通知、會議紀要、付款憑證、發(fā)票、驗收報告、對方履約資料等,均為合同檔案的組成部分。發(fā)起部門應(yīng)指定專人負責收集、整理、保管,并在合同履行完畢或終止后,按照公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。六、合同的歸檔與后評價(一)合同歸檔合同履行完畢或終止后,發(fā)起部門應(yīng)將完整的合同檔案(包括電子文檔和紙質(zhì)文檔)整理后移交公司檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。歸檔的合同檔案應(yīng)符合以下要求:1.材料齊全、完整、規(guī)范;2.分類清晰,便于查閱;3.電子文檔應(yīng)備份保存,確保安全。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案檢索系統(tǒng),嚴格檔案借閱制度。(二)合同后評價對于重大或具有典型意義的合同,在履行完畢后,發(fā)起部門可組織相關(guān)部門(如法務(wù)、財務(wù)等)對合同的談判、簽訂、履行、管理等全過程進行總結(jié)和評價,分析經(jīng)驗教訓(xùn),提出改進建議,以不斷完善公司的合同管理水平。評價結(jié)果可作為今后類似合同管理的參考。七、合同專用章管理(一)合同專用章的刻制與備案公司合同專用章的刻制、啟用、變更、廢止等,應(yīng)由法務(wù)部門或行政部門統(tǒng)一管理,并按規(guī)定向公安機關(guān)備案。嚴禁私自刻制、使用合同專用章。(二)合同專用章的保管與使用1.合同專用章應(yīng)指定專人保管,保管人應(yīng)具備高度的責任心和保密意識。2.建立合同專用章使用登記制度,詳細記錄用印日期、合同名稱、編號、用印份數(shù)、審批人、用印人等信息。3.嚴禁在空白合同文本、空白紙張或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件上加蓋合同專用章。4.合同專用章原則上不得帶出公司使用,確因特殊情況需要帶出的,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并由專人負責攜帶和監(jiān)印。5.保管人變更時,應(yīng)辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人簽字確認。八、合同糾紛的處理(一)糾紛報告與處理原則發(fā)生合同糾紛時,發(fā)起部門應(yīng)立即向法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告,并采取以下原則處理:1.及時處理原則:糾紛發(fā)生后,應(yīng)迅速響應(yīng),避免損失擴大;2.合法合規(guī)原則:嚴格依照法律法規(guī)和合同約定處理糾紛;3.積極協(xié)商原則:在維護公司合法權(quán)益的前提下,優(yōu)先考慮通過友好協(xié)商解決糾紛;4.證據(jù)保全原則:高度重視證據(jù)的收集、固定和保全工作。(二)糾紛處理程序1.內(nèi)部報告與分析:發(fā)起部門負責撰寫《合同糾紛情況報告》,詳細說明糾紛發(fā)生的原因、經(jīng)過、爭議焦點、已采取的措施、初步處理意見及證據(jù)材料等,報送法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。2.法務(wù)支持:法務(wù)部門接到報告后,應(yīng)協(xié)助發(fā)起部門分析糾紛的法律性質(zhì)、責任歸屬、可能的法律后果,并提供法律意見和解決方案。3.協(xié)商與調(diào)解:對于可以協(xié)商解決的糾紛,由發(fā)起部門在法務(wù)部門的指導(dǎo)下與對方進行協(xié)商,力求達成和解協(xié)議。和解協(xié)議應(yīng)采用書面形式,并按合同審批程序報批后簽署。4.仲裁或訴訟:協(xié)商不成或不宜協(xié)商的,應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式,及時向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。訴訟或仲裁案件由法務(wù)部門統(tǒng)一負責處理,發(fā)起部門及相關(guān)部門應(yīng)予以積極配合,提供必要的證據(jù)和支持。九、監(jiān)督與責任(一)監(jiān)督檢查公司法務(wù)部門是合同管理的監(jiān)督部門,負責對公司各部門合同管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查,包括合同的起草、審核、審批、簽署、履行、歸檔等環(huán)節(jié),發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。(二)責任追究對于在合同管理工作中違反本規(guī)范,導(dǎo)致公司發(fā)生經(jīng)濟損失或不良影響的,公司將根據(jù)情節(jié)輕重,對相關(guān)責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰、行政處分,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任。具體情形包括但不限于:1.未經(jīng)審批擅自簽訂合同的;2.對對方當事人資格審查不嚴,導(dǎo)致合同無效或無法履行的;3.在合同談判、擬定、審核過程中存在重大過失,遺漏重要條款或存在明顯法律風險的;4.違反合同簽署權(quán)限或程序的;5.未按合同約定履行義務(wù)或?qū)Ψ竭`約行為處置不當,造成公司損失的;6.擅自變更或解除合同的;7.泄露合同秘密的;8.合同檔案管理混亂,導(dǎo)致重要文件丟失或損毀的;9.在合同糾紛處理中,因故意或重大過失導(dǎo)致公司權(quán)益受損的。(三)培訓(xùn)與考核公司應(yīng)定期組織合同管理相關(guān)知識和技能的培訓(xùn),提高員工的合同管理意識和水平。合同管理工作的成效可納入
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