會議記錄細則規(guī)定一、總則

會議記錄是組織會議活動的重要載體，為確保會議記錄的規(guī)范性、準確性和完整性，特制定本細則規(guī)定。

（一）適用范圍

本細則適用于公司內部各類會議（如部門例會、項目研討會、培訓會議等）的記錄工作。

（二）基本原則

1.實事求是：記錄內容應客觀反映會議情況，不得虛構或遺漏關鍵信息。

2.及時準確：記錄工作應在會議結束后立即完成，確保內容無偏差。

3.完整規(guī)范：記錄應包含會議全部要素，格式統(tǒng)一，便于查閱。

二、記錄內容與格式

會議記錄應涵蓋以下核心要素，并按統(tǒng)一格式書寫：

（一）會議基本信息

1.會議名稱：明確會議類型（如“2023年第四季度銷售部例會”）。

2.會議時間：記錄起止時間（如“2023年10月26日14:00-16:00”）。

3.會議地點：具體會議室或線上會議平臺。

4.參會人員：列出所有出席人員姓名及職務（如“部門經(jīng)理張三、團隊主管李四等”）。

（二）會議議程與討論要點

1.議程列表：按順序列出會議原定討論事項（如“一、上季度業(yè)績回顧；二、下季度目標制定”）。

2.討論內容：

(1)按議程逐項記錄發(fā)言要點，突出決策性意見。

(2)重要數(shù)據(jù)需標注（如“預計明年市場增長率為15%-20%”）。

(3)復雜事項可附補充說明（如“項目延期原因分析表”）。

（三）決議與行動計劃

1.決議事項：明確會議最終通過的內容，需注明責任人及完成時限。

2.行動計劃：分步驟列出具體執(zhí)行方案（如：

(1)Step1：完成方案修訂，負責人王五，截止日期10月30日；

(2)Step2：提交市場部審核，負責人趙六，截止日期11月5日）。

三、記錄要求與流程

為保障記錄質量，需遵循以下規(guī)范：

（一）記錄要求

1.使用規(guī)范語言：避免口語化表達，術語統(tǒng)一（如“OA系統(tǒng)”而非“辦公系統(tǒng)”）。

2.重點突出：對關鍵數(shù)據(jù)、決策項使用加粗或編號標識。

3.圖文結合：必要時附流程圖、表格等輔助說明。

（二）流程規(guī)范

1.會前準備：

(1)確認參會名單，提前發(fā)送會議通知；

(2)準備記錄工具（如筆記本、錄音設備輔助記錄）。

2.會中記錄：

(1)實時記錄發(fā)言內容，不中斷討論；

(2)對遺漏要點會后及時補充。

3.會后整理：

(1)24小時內完成初稿，提交會議主持人審核；

(2)修正無誤后分發(fā)給所有參會人員。

四、歸檔與保管

會議記錄作為重要資料需妥善管理：

（一）歸檔標準

1.按月份分類存檔，如“2023年10月會議記錄卷”。

2.電子版與紙質版同步保存，標注版本號。

（二）保管期限

1.常規(guī)會議記錄保存期限為2年；

2.重要會議（如年度總結會）需永久存檔。

五、附則

本細則由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如遇特殊情況需調整，由部門負責人報備。

一、總則

會議記錄是組織會議活動的重要載體，為確保會議記錄的規(guī)范性、準確性和完整性，特制定本細則規(guī)定。

（一）適用范圍

本細則適用于公司內部各類會議（如部門例會、項目研討會、培訓會議等）的記錄工作。具體包括但不限于：

1.日常運營類會議：如周例會、月度總結會。

2.項目管理類會議：如項目啟動會、進度評審會、風險協(xié)調會。

3.跨部門協(xié)作類會議：如聯(lián)合需求評審會、資源協(xié)調會。

4.培訓與發(fā)展類會議：如新員工入職培訓會、技能提升研討會。

（二）基本原則

1.實事求是：記錄內容應客觀反映會議情況，不得虛構或遺漏關鍵信息。記錄者應保持中立立場，避免個人主觀臆斷或情緒化表達。

2.及時準確：記錄工作應在會議結束后立即進行整理，最晚不超過24小時內完成初稿，并盡快完成審核與分發(fā)。確保記錄內容在記憶清晰時完成，減少信息偏差。

3.完整規(guī)范：記錄應包含會議全部要素，格式統(tǒng)一，字跡工整或電子文本清晰，便于查閱和后續(xù)追溯。使用公司統(tǒng)一的會議記錄模板（如有）。

4.重點突出：對于會議的核心決策、關鍵行動項、時間節(jié)點、責任人等要素，應予以明確標識（如加粗、項目符號、編號），確保信息的可識別性。

二、記錄內容與格式

會議記錄應涵蓋以下核心要素，并按統(tǒng)一格式書寫：

（一）會議基本信息

1.會議名稱：明確會議類型，應具有描述性，能反映會議主題。例如：“2023年第四季度銷售部例會”、“XX項目V2.0版本需求評審會”。會議名稱應與會議通知中的名稱一致。

2.會議時間：記錄會議的法定起止時間，格式為“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”。如涉及跨天，需注明。例如：“2023年10月26日14:00-16:00”。若為線上會議，需注明會議鏈接或平臺名稱。

3.會議地點：具體會議室名稱、編號，或線上會議平臺名稱（如騰訊會議、Zoom等）及會議號。例如：“公司總部3號會議室”、“騰訊會議（會議號：123456789）”。若地點變更，需特別注明。

4.參會人員：列出所有出席人員姓名及職務（部門+崗位）。對于重要缺席人員，可注明原因（如“請假：王五”）。若參會人員較多，可采用附件形式提供完整名單，并在正文中列出關鍵發(fā)言人員或決策層人員。

5.主持人：記錄會議的主持人姓名及職務。

6.記錄人：記錄人的姓名及職務。

7.會議通知號（如有）：引用本次會議的內部通知編號，便于關聯(lián)背景資料。

（二）會議議程與討論要點

1.議程列表：按會議通知或主持人宣布的順序，列出會議原定討論事項。每項議程應簡明扼要。例如：

（1）議題一：上季度銷售業(yè)績回顧與分析

（2）議題二：下季度銷售目標制定與策略討論

（3）議題三：重點客戶維護計劃交流

（4）議題四：會議總結與后續(xù)安排

2.討論內容：

(1)按議程逐項記錄發(fā)言要點，突出決策性意見、關鍵數(shù)據(jù)、不同觀點的碰撞及最終傾向性結論。記錄應圍繞議題展開，避免無關信息干擾。

(2)重要數(shù)據(jù)需標注來源或說明其可靠性，并進行清晰呈現(xiàn)。例如：“市場部提供數(shù)據(jù)顯示，目標用戶規(guī)模預計為XX萬（2023年數(shù)據(jù)）”、“預測明年市場增長率為15%-20%區(qū)間，基于保守與樂觀兩種情景模型”。

(3)復雜事項（如項目計劃、流程變更）可附補充說明，采用列表、表格或簡易流程圖形式呈現(xiàn)，確保信息清晰易懂。例如，記錄項目延期原因時，可列表說明：

（1）技術難點攻關耗時超出預期

（2）核心資源臨時調配沖突

（3）外部依賴方交付延遲

(4)記錄不同意見時，應客觀陳述各方觀點，避免記錄人加入評價。例如，記錄為：“關于方案A的可行性，張三提出擔憂，認為成本過高；李四則認為效益顯著，建議進一步評估?！?/p>

(5)對于達成的共識或初步結論，應明確記錄，并可加粗顯示。例如：“會議一致同意啟動方案B，并將其作為下一階段主要推進方向?！?/p>

（三）決議與行動計劃

1.決議事項：明確會議最終通過的內容、決策或結論。需具體、可衡量。例如，避免記錄為“提高效率”，而是記錄為“決定將XX流程標準化，預計可縮短處理時間10%”。

2.行動計劃：分步驟列出具體執(zhí)行方案，必須包含以下要素：

(1)行動項描述：清晰說明需要完成的具體任務。

(2)責任人：明確該項任務由誰負責（姓名+職務）。

(3)協(xié)助人（如有）：列出需要協(xié)助完成任務的人員或部門。

(4)完成時限：設定明確的截止日期或時間點（格式同會議時間）。

(5)所需資源（如有）：簡述完成任務可能需要的支持（如預算、工具、信息）。

例如：

（1）行動項：完成《XX項目V2.0需求規(guī)格說明書》修訂

責任人：趙六（產品經(jīng)理）

協(xié)助人：孫七（設計師）、周八（開發(fā)負責人）

完成時限：2023年11月5日18:00前

所需資源：上周會議討論稿、用戶調研報告

（2）行動項：聯(lián)系供應商XX商詢價格調整可能性

責任人：王五（采購專員）

完成時限：2023年10月28日17:00前

所需資源：當前合同條款、替代供應商信息

三、記錄要求與流程

為保障記錄質量，需遵循以下規(guī)范：

（一）記錄要求

1.使用規(guī)范語言：記錄應使用書面語，避免口語化表達（如“這個”、“那個”、“然后”）。術語使用應統(tǒng)一，與公司內部常用表達一致（如使用“OA系統(tǒng)”而非“辦公系統(tǒng)”）。

2.重點突出：對關鍵數(shù)據(jù)、決策項、責任人、截止日期、需重點關注的問題等，應使用加粗、項目符號、編號、下劃線等方式進行標識，提升閱讀效率。

3.圖文結合：對于流程、結構復雜的內容，應考慮使用流程圖、決策矩陣、表格等輔助形式進行說明，使信息更直觀。例如，記錄風險管理討論時，可用表格列出風險點、可能性、影響度、應對措施。

4.簡潔明了：在不丟失關鍵信息的前提下，力求語言簡潔，避免冗余描述。長篇大論的觀點可提煉核心要點。

5.客觀中立：記錄人應扮演客觀觀察者的角色，準確記錄發(fā)言內容，不加入個人評論、猜測或情緒色彩。

（二）流程規(guī)范

1.會前準備：

(1)確認參會名單：根據(jù)會議通知，提前核對并確認實際參會人員，如有變動及時告知。

(2)準備記錄工具：根據(jù)會議形式選擇合適的記錄工具。紙筆適用于討論流暢、信息量適中的會議；錄音設備可在征得同意后使用，作為輔助，記錄人仍需同步手動記錄關鍵點；對于復雜或數(shù)據(jù)密集型會議，可使用筆記本電腦和筆記軟件。

(3)了解議程：提前獲取會議議程，了解討論重點，有助于記錄時抓住要點。

2.會中記錄：

(1)實時記錄發(fā)言內容：集中精力，快速、準確地記錄發(fā)言者的觀點、關鍵信息、數(shù)據(jù)、決策傾向?？刹捎盟儆浄柼岣咝?，但需確保會后能自行翻譯。

(2)重點關注：優(yōu)先記錄主持人引導方向、關鍵人物（如部門負責人、項目負責人）的發(fā)言、涉及決策的事項、分配的行動任務。

(3)善用空格：對于不確定或遺漏的信息，可在相應位置留出空白，會后及時補充。對于需要確認的信息（如日期、數(shù)字），可先記錄“待確認”或“？”。

(4)保持專注：盡量減少干擾，如接打電話（如必須，應短暫離開或使用耳機），避免與旁人閑聊影響記錄。

3.會后整理：

(1)初稿整理：會議結束后立即開始整理，最好在1-2小時內完成初稿。將錄音（如有）與筆記對照，補充遺漏信息，修正筆誤或不清晰的表達。確保語句通順，邏輯連貫。

(2)核對確認：將整理好的初稿發(fā)送給主持人或主要參會領導審閱。根據(jù)反饋進行修改和確認。對于有爭議的內容，應保留原記錄并標注待確認。

(3)分發(fā)與歸檔：審核無誤后，按照規(guī)定流程將會議記錄分發(fā)給所有參會人員及相關接收人（如未參會但需了解情況的部門）。同時，按照檔案管理規(guī)定進行電子版和/或紙質版的歸檔。

四、歸檔與保管

會議記錄作為重要資料需妥善管理：

（一）歸檔標準

1.按月份分類存檔：將當月的所有會議記錄整理成冊或文件夾，按會議名稱或編號排序。例如，建立“2023年10月會議記錄”文件夾。

2.格式統(tǒng)一：電子版記錄建議使用.docx或.pdf格式，確保兼容性；紙質版按統(tǒng)一尺寸和裝訂方式。如有統(tǒng)一模板，必須使用。

3.元數(shù)據(jù)標注：電子文檔應包含必要的元數(shù)據(jù)，如會議名稱、日期、記錄人、主持人等關鍵信息，便于檢索。

4.附件管理：如記錄中包含圖表、表格等附件，應與主記錄一同存檔，并清晰命名。

（二）保管期限

1.常規(guī)會議記錄：一般性例會、周會等，保管期限為自記錄完成后起2年。到期后，需按公司檔案管理制度進行處置（銷毀或轉移）。

2.重要會議記錄：涉及公司重大決策、重要項目啟動/結束、年度總結/規(guī)劃、關鍵流程變更等的會議記錄，建議長期保管或永久保管。具體分類標準可由行政部或檔案管理部門制定。

3.保管方式：電子版記錄應存儲在指定的服務器或云存儲系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)安全、可訪問；紙質版記錄應存放在符合檔案保管條件的檔案室或文件柜中，做好防潮、防火、防盜措施。

五、附則

本細則由公司行政部（或指定負責部門）負責解釋。各部門在執(zhí)行過程中如遇特殊情況或疑問，可向行政部咨詢。本細則自發(fā)布之日起生效，如有需要修訂，由行政部根據(jù)實際情況提出建議，報管理層批準后執(zhí)行。

一、總則

會議記錄是組織會議活動的重要載體，為確保會議記錄的規(guī)范性、準確性和完整性，特制定本細則規(guī)定。

（一）適用范圍

本細則適用于公司內部各類會議（如部門例會、項目研討會、培訓會議等）的記錄工作。

（二）基本原則

1.實事求是：記錄內容應客觀反映會議情況，不得虛構或遺漏關鍵信息。

2.及時準確：記錄工作應在會議結束后立即完成，確保內容無偏差。

3.完整規(guī)范：記錄應包含會議全部要素，格式統(tǒng)一，便于查閱。

二、記錄內容與格式

會議記錄應涵蓋以下核心要素，并按統(tǒng)一格式書寫：

（一）會議基本信息

1.會議名稱：明確會議類型（如“2023年第四季度銷售部例會”）。

2.會議時間：記錄起止時間（如“2023年10月26日14:00-16:00”）。

3.會議地點：具體會議室或線上會議平臺。

4.參會人員：列出所有出席人員姓名及職務（如“部門經(jīng)理張三、團隊主管李四等”）。

（二）會議議程與討論要點

1.議程列表：按順序列出會議原定討論事項（如“一、上季度業(yè)績回顧；二、下季度目標制定”）。

2.討論內容：

(1)按議程逐項記錄發(fā)言要點，突出決策性意見。

(2)重要數(shù)據(jù)需標注（如“預計明年市場增長率為15%-20%”）。

(3)復雜事項可附補充說明（如“項目延期原因分析表”）。

（三）決議與行動計劃

1.決議事項：明確會議最終通過的內容，需注明責任人及完成時限。

2.行動計劃：分步驟列出具體執(zhí)行方案（如：

(1)Step1：完成方案修訂，負責人王五，截止日期10月30日；

(2)Step2：提交市場部審核，負責人趙六，截止日期11月5日）。

三、記錄要求與流程

為保障記錄質量，需遵循以下規(guī)范：

（一）記錄要求

1.使用規(guī)范語言：避免口語化表達，術語統(tǒng)一（如“OA系統(tǒng)”而非“辦公系統(tǒng)”）。

2.重點突出：對關鍵數(shù)據(jù)、決策項使用加粗或編號標識。

3.圖文結合：必要時附流程圖、表格等輔助說明。

（二）流程規(guī)范

1.會前準備：

(1)確認參會名單，提前發(fā)送會議通知；

(2)準備記錄工具（如筆記本、錄音設備輔助記錄）。

2.會中記錄：

(1)實時記錄發(fā)言內容，不中斷討論；

(2)對遺漏要點會后及時補充。

3.會后整理：

(1)24小時內完成初稿，提交會議主持人審核；

(2)修正無誤后分發(fā)給所有參會人員。

四、歸檔與保管

會議記錄作為重要資料需妥善管理：

（一）歸檔標準

1.按月份分類存檔，如“2023年10月會議記錄卷”。

2.電子版與紙質版同步保存，標注版本號。

（二）保管期限

1.常規(guī)會議記錄保存期限為2年；

2.重要會議（如年度總結會）需永久存檔。

五、附則

本細則由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如遇特殊情況需調整，由部門負責人報備。

一、總則

會議記錄是組織會議活動的重要載體，為確保會議記錄的規(guī)范性、準確性和完整性，特制定本細則規(guī)定。

（一）適用范圍

本細則適用于公司內部各類會議（如部門例會、項目研討會、培訓會議等）的記錄工作。具體包括但不限于：

1.日常運營類會議：如周例會、月度總結會。

2.項目管理類會議：如項目啟動會、進度評審會、風險協(xié)調會。

3.跨部門協(xié)作類會議：如聯(lián)合需求評審會、資源協(xié)調會。

4.培訓與發(fā)展類會議：如新員工入職培訓會、技能提升研討會。

（二）基本原則

1.實事求是：記錄內容應客觀反映會議情況，不得虛構或遺漏關鍵信息。記錄者應保持中立立場，避免個人主觀臆斷或情緒化表達。

2.及時準確：記錄工作應在會議結束后立即進行整理，最晚不超過24小時內完成初稿，并盡快完成審核與分發(fā)。確保記錄內容在記憶清晰時完成，減少信息偏差。

3.完整規(guī)范：記錄應包含會議全部要素，格式統(tǒng)一，字跡工整或電子文本清晰，便于查閱和后續(xù)追溯。使用公司統(tǒng)一的會議記錄模板（如有）。

4.重點突出：對于會議的核心決策、關鍵行動項、時間節(jié)點、責任人等要素，應予以明確標識（如加粗、項目符號、編號），確保信息的可識別性。

二、記錄內容與格式

會議記錄應涵蓋以下核心要素，并按統(tǒng)一格式書寫：

（一）會議基本信息

1.會議名稱：明確會議類型，應具有描述性，能反映會議主題。例如：“2023年第四季度銷售部例會”、“XX項目V2.0版本需求評審會”。會議名稱應與會議通知中的名稱一致。

2.會議時間：記錄會議的法定起止時間，格式為“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”。如涉及跨天，需注明。例如：“2023年10月26日14:00-16:00”。若為線上會議，需注明會議鏈接或平臺名稱。

3.會議地點：具體會議室名稱、編號，或線上會議平臺名稱（如騰訊會議、Zoom等）及會議號。例如：“公司總部3號會議室”、“騰訊會議（會議號：123456789）”。若地點變更，需特別注明。

4.參會人員：列出所有出席人員姓名及職務（部門+崗位）。對于重要缺席人員，可注明原因（如“請假：王五”）。若參會人員較多，可采用附件形式提供完整名單，并在正文中列出關鍵發(fā)言人員或決策層人員。

5.主持人：記錄會議的主持人姓名及職務。

6.記錄人：記錄人的姓名及職務。

7.會議通知號（如有）：引用本次會議的內部通知編號，便于關聯(lián)背景資料。

（二）會議議程與討論要點

1.議程列表：按會議通知或主持人宣布的順序，列出會議原定討論事項。每項議程應簡明扼要。例如：

（1）議題一：上季度銷售業(yè)績回顧與分析

（2）議題二：下季度銷售目標制定與策略討論

（3）議題三：重點客戶維護計劃交流

（4）議題四：會議總結與后續(xù)安排

2.討論內容：

(1)按議程逐項記錄發(fā)言要點，突出決策性意見、關鍵數(shù)據(jù)、不同觀點的碰撞及最終傾向性結論。記錄應圍繞議題展開，避免無關信息干擾。

(2)重要數(shù)據(jù)需標注來源或說明其可靠性，并進行清晰呈現(xiàn)。例如：“市場部提供數(shù)據(jù)顯示，目標用戶規(guī)模預計為XX萬（2023年數(shù)據(jù)）”、“預測明年市場增長率為15%-20%區(qū)間，基于保守與樂觀兩種情景模型”。

(3)復雜事項（如項目計劃、流程變更）可附補充說明，采用列表、表格或簡易流程圖形式呈現(xiàn)，確保信息清晰易懂。例如，記錄項目延期原因時，可列表說明：

（1）技術難點攻關耗時超出預期

（2）核心資源臨時調配沖突

（3）外部依賴方交付延遲

(4)記錄不同意見時，應客觀陳述各方觀點，避免記錄人加入評價。例如，記錄為：“關于方案A的可行性，張三提出擔憂，認為成本過高；李四則認為效益顯著，建議進一步評估。”

(5)對于達成的共識或初步結論，應明確記錄，并可加粗顯示。例如：“會議一致同意啟動方案B，并將其作為下一階段主要推進方向?！?/p>

（三）決議與行動計劃

1.決議事項：明確會議最終通過的內容、決策或結論。需具體、可衡量。例如，避免記錄為“提高效率”，而是記錄為“決定將XX流程標準化，預計可縮短處理時間10%”。

2.行動計劃：分步驟列出具體執(zhí)行方案，必須包含以下要素：

(1)行動項描述：清晰說明需要完成的具體任務。

(2)責任人：明確該項任務由誰負責（姓名+職務）。

(3)協(xié)助人（如有）：列出需要協(xié)助完成任務的人員或部門。

(4)完成時限：設定明確的截止日期或時間點（格式同會議時間）。

(5)所需資源（如有）：簡述完成任務可能需要的支持（如預算、工具、信息）。

例如：

（1）行動項：完成《XX項目V2.0需求規(guī)格說明書》修訂

責任人：趙六（產品經(jīng)理）

協(xié)助人：孫七（設計師）、周八（開發(fā)負責人）

完成時限：2023年11月5日18:00前

所需資源：上周會議討論稿、用戶調研報告

（2）行動項：聯(lián)系供應商XX商詢價格調整可能性

責任人：王五（采購專員）

完成時限：2023年10月28日17:00前

所需資源：當前合同條款、替代供應商信息

三、記錄要求與流程

為保障記錄質量，需遵循以下規(guī)范：

（一）記錄要求

1.使用規(guī)范語言：記錄應使用書面語，避免口語化表達（如“這個”、“那個”、“然后”）。術語使用應統(tǒng)一，與公司內部常用表達一致（如使用“OA系統(tǒng)”而非“辦公系統(tǒng)”）。

2.重點突出：對關鍵數(shù)據(jù)、決策項、責任人、截止日期、需重點關注的問題等，應使用加粗、項目符號、編號、下劃線等方式進行標識，提升閱讀效率。

3.圖文結合：對于流程、結構復雜的內容，應考慮使用流程圖、決策矩陣、表格等輔助形式進行說明，使信息更直觀。例如，記錄風險管理討論時，可用表格列出風險點、可能性、影響度、應對措施。

4.簡潔明了：在不丟失關鍵信息的前提下，力求語言簡潔，避免冗余描述。長篇大論的觀點可提煉核心要點。

5.客觀中立：記錄人應扮演客觀觀察者的角色，準確記錄發(fā)言內容，不加入個人評論、猜測或情緒色彩。

（二）流程規(guī)范

1.會前準備：

(1)確認參會名單：根據(jù)會議通知，提前核對并確認實際參會人員，如有變動及時告知。

(2)準備記錄工具：根據(jù)會議形式選擇合適的記錄工具。紙筆適用于討論流暢、信息量適中的會議；錄音設備可在征得同意后使用，作為輔助，記錄人仍需同步手動記錄關鍵點；對于復雜或數(shù)據(jù)密集型會議，可使用筆記本電腦和筆記軟件。

(3)了解議程：提前獲取會議議程，了解討論重點，有助于記錄時抓住要點。

2.會中記錄：

(1)實時記錄發(fā)言內容：集中精力，快速、準確地記錄發(fā)言者的觀點、關鍵信息、數(shù)據(jù)、決策傾向?？刹捎盟儆浄柼岣咝剩璐_保會后能自行翻譯。

(2)重點關注：優(yōu)先記錄主持人引導方向、關鍵人物（如部門負責人