采購供應(yīng)商篩選及合同管理流程表一、適用場景與價值本流程表適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、貿(mào)易公司等）的采購部門，用于規(guī)范供應(yīng)商從初步篩選到合同簽訂及后續(xù)管理的全流程操作。當(dāng)企業(yè)面臨以下需求時，可借助此流程表提升管理效率：需建立標(biāo)準(zhǔn)化供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，保證合作方資質(zhì)合規(guī)；需通過多維度評估篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險；需規(guī)范合同條款擬定與審批流程，避免法律漏洞；需跟蹤合同執(zhí)行情況，保證采購目標(biāo)達(dá)成（如交期、質(zhì)量、成本控制等）。通過系統(tǒng)化管理，可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源優(yōu)化、采購流程透明化及合同風(fēng)險可控化，最終支撐企業(yè)降本增效與戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。二、全流程操作步驟詳解（一）供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作目標(biāo)：廣泛收集潛在供應(yīng)商信息，建立初步候選池。步驟說明：信息來源渠道：通過行業(yè)展會、招標(biāo)平臺、供應(yīng)商自薦、同行推薦、行業(yè)協(xié)會等渠道收集供應(yīng)商基本信息，包括企業(yè)名稱、主營業(yè)務(wù)、注冊資本、成立年限、聯(lián)系方式等。初步篩選標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購需求（如物料類型、服務(wù)范圍、采購金額）設(shè)定基礎(chǔ)門檻，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商，例如：無相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）；注冊資本低于采購項(xiàng)目最低要求（如大型設(shè)備采購需注冊資本≥500萬元）；近3年有重大違法違規(guī)記錄或重大訴訟案件。輸出成果：形成《潛在供應(yīng)商名單》，至少包含10-15家候選單位，為后續(xù)資格預(yù)審做準(zhǔn)備。（二）供應(yīng)商資格預(yù)審操作目標(biāo)：驗(yàn)證候選供應(yīng)商的基本履約能力，排除資質(zhì)存疑企業(yè)。步驟說明：資質(zhì)文件要求：向《潛在供應(yīng)商名單》中的供應(yīng)商索取以下資料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）；近1年財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表，判斷企業(yè)財務(wù)健康狀況）；近2年同類項(xiàng)目合作案例（合同關(guān)鍵頁復(fù)印件，含合作方評價）；法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如委托業(yè)務(wù)代表辦理）。審核流程：采購專員*整理資質(zhì)文件，對照《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（見表1）逐項(xiàng)核查；采購經(jīng)理*組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、技術(shù)部）對供應(yīng)商行業(yè)資質(zhì)、案例真實(shí)性進(jìn)行交叉驗(yàn)證；對通過預(yù)審的供應(yīng)商，標(biāo)注“合格”并進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；未通過的，書面說明原因并反饋供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商資格預(yù)審表》，確定5-8家合格供應(yīng)商進(jìn)入現(xiàn)場考察環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商現(xiàn)場考察操作目標(biāo)：實(shí)地驗(yàn)證供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控水平及履約環(huán)境。步驟說明：考察團(tuán)隊(duì)：由采購經(jīng)理牽頭，技術(shù)專員、質(zhì)量專員、財務(wù)專員共同參與，保證多維度評估?？疾熘攸c(diǎn)內(nèi)容：生產(chǎn)/服務(wù)能力：生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)性、產(chǎn)能是否滿足訂單需求、服務(wù)流程規(guī)范性（如服務(wù)類企業(yè)的團(tuán)隊(duì)配置、響應(yīng)機(jī)制）；質(zhì)量管控：質(zhì)檢流程是否完善（如原材料入庫檢驗(yàn)、過程巡檢、成品出廠檢驗(yàn)）、有無質(zhì)量應(yīng)急預(yù)案；財務(wù)狀況：實(shí)地核查辦公/生產(chǎn)場地穩(wěn)定性、員工薪酬發(fā)放情況，輔助判斷財務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)性；合作意愿：溝通合作細(xì)節(jié)（如供貨周期、價格調(diào)整機(jī)制、售后保障），評估配合度?？疾燧敵觯含F(xiàn)場填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》（含照片、訪談記錄），考察結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成考察報告，明確“推薦合作”“暫緩合作”或“淘汰”結(jié)論。（四）供應(yīng)商綜合評估與選定操作目標(biāo)：通過量化評分篩選出最優(yōu)合作方，保證決策科學(xué)性。步驟說明：評估指標(biāo)設(shè)計：根據(jù)采購項(xiàng)目特點(diǎn)設(shè)置評分維度及權(quán)重（示例）：價格競爭力（30%）：對比3家以上供應(yīng)商報價，取最低價基準(zhǔn)分，其他按比例折分；質(zhì)量保障能力（25%）：質(zhì)量認(rèn)證情況、質(zhì)檢設(shè)備、客訴率（低分優(yōu)先）；交付及時率（20%）：歷史訂單平均交付周期、應(yīng)急供貨能力（短周期優(yōu)先）；技術(shù)與服務(wù)支持（15%）：技術(shù)團(tuán)隊(duì)實(shí)力、售后響應(yīng)速度（如24小時內(nèi)響應(yīng)）；企業(yè)信譽(yù)（10%）：行業(yè)口碑、合作穩(wěn)定性、有無不良記錄。評分流程：評估小組依據(jù)《供應(yīng)商評估打分表》（見表2）對通過考察的供應(yīng)商獨(dú)立打分，去掉最高分和最低分后取平均分；采購經(jīng)理*匯總評分結(jié)果，結(jié)合戰(zhàn)略需求（如長期合作優(yōu)先、本地供應(yīng)商優(yōu)先）提出擬合作供應(yīng)商建議。審批決策：采購金額≤50萬元：采購經(jīng)理*審批；50萬元＜采購金額≤200萬元：采購總監(jiān)*審批；采購金額＞200萬元：提交總經(jīng)理辦公會審批。輸出成果：《供應(yīng)商評估報告》及《供應(yīng)商選定審批表》，確定最終合作供應(yīng)商。（五）合同談判與擬定操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同條款風(fēng)險。步驟說明：談判準(zhǔn)備：采購專員*整理談判要點(diǎn)，包括價格、付款方式、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)等，形成《合同談判清單》。談判執(zhí)行：由采購經(jīng)理帶隊(duì)，法務(wù)專員（如有）、技術(shù)專員*參與，與供應(yīng)商就核心條款逐項(xiàng)協(xié)商，保證條款清晰、無歧義（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需引用具體國標(biāo)/行標(biāo)，“違約金”需明確計算方式）。合同擬定：談判達(dá)成一致后，由法務(wù)專員（或采購專員參照標(biāo)準(zhǔn)模板）擬定正式合同，內(nèi)容需包含：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人）；采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）；質(zhì)量要求（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法、爭議處理方式）；履約安排（交貨時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝要求）；付款條件（預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點(diǎn)）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款延遲等的處理措施）；不可抗力條款、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）、合同生效條件。（六）合同審批與簽訂操作目標(biāo)：保證合同條款合規(guī)、審批流程完整，具備法律效力。步驟說明：內(nèi)部審批：合同擬定完成后，按審批權(quán)限逐級流轉(zhuǎn)：采購專員自查→采購經(jīng)理審核→法務(wù)專員（或法務(wù)部）審核法律條款→財務(wù)部審核付款條款→按采購金額對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（同供應(yīng)商選定審批權(quán)限）。審批意見需在《合同簽訂審批表》（見表3）中明確標(biāo)注，如有修改，采購專員*根據(jù)意見修訂后重新提交。外部簽訂：審批通過后，由采購經(jīng)理*與供應(yīng)商法定代表人（或授權(quán)委托人）簽訂合同，雙方加蓋公章（合同章需備案）。如為異地簽訂，可采用掃描件+電子簽章或快遞紙質(zhì)合同簽署，保證簽署過程留痕。輸出成果：正式合同文本（一式三份：采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份，如需存檔可增加份數(shù)）。（七）合同執(zhí)行與監(jiān)控操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定履約，及時處理執(zhí)行偏差。步驟說明：履約跟蹤：采購專員*建立《合同執(zhí)行跟蹤表》（見表4），每周更新以下信息：生產(chǎn)/備貨進(jìn)度（供應(yīng)商提供生產(chǎn)計劃、庫存情況）；交貨節(jié)點(diǎn)（提前3天提醒供應(yīng)商備貨，確認(rèn)物流信息）；質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果（到貨后由質(zhì)量部*按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《檢驗(yàn)報告》）；付款進(jìn)度（財務(wù)部*根據(jù)合同節(jié)點(diǎn)安排付款，同步更新支付記錄）。異常處理：延遲交貨：采購專員*第一時間聯(lián)系供應(yīng)商，明確延遲原因及新交貨期，評估是否影響生產(chǎn)計劃，必要時啟動違約條款（如扣減違約金、尋找備用供應(yīng)商）；質(zhì)量問題：質(zhì)量部出具不合格報告，采購專員與供應(yīng)商協(xié)商處理方案（退貨、換貨、折價接受），并要求供應(yīng)商提交整改報告；價格爭議：如遇市場波動需調(diào)整價格，雙方需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，按原審批流程審批。履約評價：每筆合同執(zhí)行完畢后，采購專員*組織相關(guān)部門（質(zhì)量、生產(chǎn)、技術(shù)）對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評分（滿分100分），評價結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)（評分≥85分可列為“戰(zhàn)略供應(yīng)商”，＜60分暫停合作）。（八）合同歸檔與復(fù)盤操作目標(biāo)：規(guī)范合同檔案管理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)持續(xù)優(yōu)化流程。步驟說明：檔案歸檔：采購專員*在合同簽訂后10個工作日內(nèi)，將合同文本、審批表、談判記錄、驗(yàn)收報告、供應(yīng)商資質(zhì)文件等資料整理成冊，電子版存入采購管理系統(tǒng)（如ERP），紙質(zhì)版歸檔至采購檔案室，標(biāo)注“供應(yīng)商名稱-合同編號-年份”便于檢索。流程復(fù)盤：每季度組織采購團(tuán)隊(duì)召開供應(yīng)商管理復(fù)盤會，分析：供應(yīng)商篩選環(huán)節(jié)是否存在遺漏（如資質(zhì)審核不嚴(yán)導(dǎo)致合作風(fēng)險）；合同條款是否有待優(yōu)化（如違約責(zé)任約定不明確導(dǎo)致糾紛）；執(zhí)行監(jiān)控中的高頻問題及改進(jìn)措施（如延遲交貨率高的原因及應(yīng)對方案）。輸出成果：《供應(yīng)商管理季度復(fù)盤報告》，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商篩選及合同管理流程。三、核心模板表格示例表1：供應(yīng)商資格預(yù)審表預(yù)審項(xiàng)目內(nèi)容要求供應(yīng)商提供材料審核結(jié)果（合格/不合格）備注企業(yè)基本信息營業(yè)執(zhí)照（三證合一）、注冊資本、成立年限、經(jīng)營范圍營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件行業(yè)資質(zhì)相關(guān)認(rèn)證（如ISO9001、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、行政許可文件資質(zhì)證書復(fù)印件需在有效期內(nèi)財務(wù)狀況近1年資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表（資產(chǎn)負(fù)債率≤70%，凈利潤為正）財務(wù)報表復(fù)印件合作案例近2年同類項(xiàng)目合同（至少2份），附合作方聯(lián)系人及電話（可核實(shí)）合同關(guān)鍵頁復(fù)印件需提供合作方評價法定代表人信息法定代表人身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書（如委托辦理）身份證、委托書復(fù)印件授權(quán)范圍需明確表2：供應(yīng)商評估打分表（示例：采購金額100萬元）評估維度評分項(xiàng)目分值（分）評分標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分價格競爭力（30%）同類產(chǎn)品報價30最低報價得30分，每高于最低報價1%扣1分，扣完為止2528質(zhì)量保障能力（25%）質(zhì)量認(rèn)證數(shù)量10ISO9001得5分，其他行業(yè)認(rèn)證每項(xiàng)加2分（最高10分）810歷史客訴率15近2年無客訴得15分，每發(fā)生1次客訴扣5分1510交付及時率（20%）平均交付周期12≤7天得12分，每增加1天扣1分1012應(yīng)急供貨能力8能24小時內(nèi)響應(yīng)加急訂單得8分，否則0分86技術(shù)與服務(wù)（15%）技術(shù)團(tuán)隊(duì)配置（工程師人數(shù)）8≥3人得8分，每少1人扣2分68售后響應(yīng)速度72小時內(nèi)響應(yīng)得7分，4小時內(nèi)響應(yīng)得4分，超時0分74企業(yè)信譽(yù)（10%）行業(yè)口碑（第三方評價）6行業(yè)排名前20%得6分，21%-50%得3分，50%后0分63合作穩(wěn)定性（合作年限≥3年）4滿足得4分，不滿足0分40總分1008175表3：合同簽訂審批表合同名稱合同編號供應(yīng)商名稱簽訂日期年月日采購標(biāo)的采購金額萬元審批流程部門/崗位審批人審批意見采購專員*采購經(jīng)理*法務(wù)專員*財務(wù)部*采購總監(jiān)*總經(jīng)理審批意見匯總備注如需修改，請注明修改內(nèi)容：表4：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號供應(yīng)商名稱采購標(biāo)的簽訂日期年月日跟蹤節(jié)點(diǎn)計劃日期實(shí)際日期完成情況生產(chǎn)/備貨進(jìn)度□按計劃□延遲天□提前天物流發(fā)貨□已發(fā)貨□未發(fā)貨（預(yù)計日發(fā)貨）到貨驗(yàn)收□合格□不合格（不合格原因：）付款進(jìn)度□預(yù)付款已付□到貨款待付□已付清履約評價最終得分：分（評價人：*）評價等級：□優(yōu)秀□良好□合格□不合格四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險規(guī)避（一）資質(zhì)審核“三查三看”查原件，看復(fù)印件：供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件需核對原件，復(fù)印件需加蓋公章，避免偽造資質(zhì)；查有效期，看更新情況：如ISO認(rèn)證需在有效期內(nèi)，臨近到期（如3個月內(nèi)）需要求供應(yīng)商提前提交續(xù)證資料；查關(guān)聯(lián)關(guān)系，看利益沖突：避免與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如同一法定代表人、控股關(guān)系）未主動申報，保證采購公平性。（二）評估標(biāo)準(zhǔn)“量化統(tǒng)一”供應(yīng)商評估指標(biāo)需提前量化（如“質(zhì)量保障能力”明確“ISO9001得5分，每增加1項(xiàng)行業(yè)認(rèn)證加2分”），避免主觀判斷；評估小組需獨(dú)立打分，禁止“一言堂”，評分過程需留痕（如保存打分表原始記錄），保證結(jié)果客觀公正。（三）合同條款“無死角”付款條款：明確“到貨款”的觸發(fā)條件（如“驗(yàn)收合格后15個工作日內(nèi)支付”），避免“到貨后付款”模糊表述導(dǎo)致糾紛；違約責(zé)任：需區(qū)分“一般違約”與“嚴(yán)重違約”，明確違約金計算方式（如“逾期交貨每日按合同總額的0.5%扣款，最高不超過5%”）；爭議解決：優(yōu)先約定“企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”，避免約定異地仲裁增加維權(quán)成本。（四）執(zhí)行監(jiān)控“動態(tài)化”建立合同執(zhí)行預(yù)警機(jī)制，對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨期前3