機(jī)關(guān)單位文檔管理與歸檔制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本單位各類文檔的管理工作，提高行政效率和工作質(zhì)量，確保文檔的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案工作的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)部所有工作環(huán)節(jié)中形成的，具有查考利用價(jià)值的各類文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。單位全體人員在文檔的形成、辦理、流轉(zhuǎn)、保管、利用和銷毀等活動(dòng)中，均須遵守本制度。第三條基本原則文檔管理與歸檔工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密、便于利用的原則。堅(jiān)持文檔工作與業(yè)務(wù)工作同步開展，確保各類有價(jià)值的信息資源得到及時(shí)、準(zhǔn)確的捕獲和妥善保存。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)本單位辦公室（或指定專門部門，下同）是文檔管理與歸檔工作的職能管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位的文檔管理與歸檔工作。各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人分管本部門文檔工作，并配備兼職文檔管理員，負(fù)責(zé)本部門日常文檔的收集、整理、保管和向辦公室移交等工作。第五條辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文檔管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位文檔管理與歸檔制度及相關(guān)工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文檔形成、積累、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)集中管理本單位的歸檔文檔，確保文檔的安全、完整和有效利用。4.組織開展文檔管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員文檔管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限文檔的鑒定和銷毀工作的組織實(shí)施。第六條各部門及人員職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人是本部門文檔管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)本部門文檔的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性負(fù)總責(zé)。2.兼職文檔管理員負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文檔的收集、初步整理、登記和保管，定期向辦公室移交歸檔文檔。3.單位全體工作人員在公務(wù)活動(dòng)中應(yīng)規(guī)范形成和處理文檔，確保文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，手續(xù)齊全，并按規(guī)定及時(shí)將辦理完畢的文檔交本部門兼職文檔管理員。第三章文檔的形成與辦理第七條文檔的形成文檔的形成應(yīng)符合國家及本單位有關(guān)公文處理和信息記錄的規(guī)定，做到格式規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。提倡使用電子文檔進(jìn)行起草、流轉(zhuǎn)，但具有永久和長期保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)備份或符合歸檔要求的電子版本。第八條文檔的辦理文檔在辦理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)工作流程和保密規(guī)定。承辦人應(yīng)妥善保管所經(jīng)手的文檔，防止丟失、損毀或泄密。辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將文檔及其相關(guān)材料整理齊全，交本部門兼職文檔管理員。第四章文檔的收集與整理第九條收集范圍凡是本單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、公務(wù)接待、會(huì)議、調(diào)研、外事等工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的各類文字材料、圖表、照片、錄音錄像、電子文件等，均屬收集范圍。具體歸檔范圍另行制定（可作為本制度附件）。第十條收集時(shí)間1.日常工作中形成的文檔，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)收集。2.年度性、階段性工作形成的文檔，應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)收集。3.重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文檔，應(yīng)在活動(dòng)或會(huì)議結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)收集。4.人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將其保管和辦理的文檔全部整理移交，不得擅自帶走或銷毀。第十一條整理要求文檔的整理應(yīng)按照規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行，便于保管和利用。主要包括：1.分類：按照本單位文檔分類方案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)分類后的文檔進(jìn)行科學(xué)編號(hào)。3.排列：按照文檔形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列。4.編目：填寫卷內(nèi)目錄、備考表等檢索工具。5.裝訂：對(duì)需要裝訂的紙質(zhì)文檔，應(yīng)采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料和方法進(jìn)行裝訂。電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，并確保其可讀性和完整性。第五章文檔的歸檔第十二條歸檔要求文檔歸檔應(yīng)符合以下要求：1.齊全完整：歸檔的文檔及其附件、處理單等應(yīng)齊全完整。2.準(zhǔn)確系統(tǒng)：文檔內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確，整理應(yīng)系統(tǒng)，保持文檔之間的有機(jī)聯(lián)系。3.規(guī)范有序：按照規(guī)定的分類、編號(hào)、排列、編目要求進(jìn)行整理。4.按時(shí)移交：兼職文檔管理員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理合格的文檔向辦公室移交歸檔。第十三條歸檔手續(xù)文檔移交歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔歸檔交接登記表》，由移交部門負(fù)責(zé)人、兼職文檔管理員和辦公室文檔管理人員共同核對(duì)、簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。第十四條電子文檔歸檔電子文檔的歸檔除應(yīng)符合上述要求外，還應(yīng)符合國家關(guān)于電子文件歸檔與管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)確保電子文檔的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文檔或元數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)。涉密電子文檔的歸檔管理，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定。第六章文檔的保管與利用第十五條文檔保管辦公室應(yīng)建立專門的文檔庫房或配備專用的文檔柜，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等必要的防護(hù)措施，確保文檔的安全。對(duì)重要、珍貴的文檔，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行定期備份。第十六條文檔利用1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱已歸檔文檔，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱涉密文檔，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位人員查閱本單位文檔，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱文檔時(shí)，應(yīng)愛護(hù)文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文檔內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄、傳播文檔內(nèi)容。4.查閱涉密文檔，必須在指定的涉密場所進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)。5.文檔一般不得帶出文檔庫房。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。涉密文檔一律不得外借。第十七條文檔保密嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，建立健全文檔保密制度。對(duì)涉密文檔，應(yīng)按照密級(jí)進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人，采取相應(yīng)的保密措施，防止泄密事件發(fā)生。第七章文檔的鑒定與銷毀第十八條文檔鑒定對(duì)于已到保管期限的文檔，由辦公室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行。第十九條銷毀規(guī)定經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的文檔，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀文檔須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫《文檔銷毀清冊(cè)》，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀文檔。涉密文檔的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。第八章監(jiān)督與責(zé)任第二十條監(jiān)督檢查辦公室應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門文檔管理與歸檔工作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。第二十一條責(zé)任追究對(duì)在文檔管理與歸檔工作中成績突出的部門和個(gè)人，單位予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度規(guī)定，造成文檔丟失、損毀、泄密或延誤歸檔，影響工作的，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人