會議記錄與決策執(zhí)行標準化流程表一、引言會議是企業(yè)溝通協作、推動決策落地的重要載體，但傳統會議常存在記錄模糊、責任不清、執(zhí)行滯后等問題。為規(guī)范會議管理，保證決議事項“有記錄、有責任人、有時限、有跟蹤”，特制定本標準化流程表，旨在通過全流程管控提升會議效率與執(zhí)行效果，適用于各類需形成決議并跟進的企業(yè)內部會議場景。二、適用場景本流程表適用于企業(yè)內需產出明確決議并需跟蹤執(zhí)行效果的會議類型，包括但不限于：部門周/月度例會（總結工作、部署任務）項目啟動會/階段性評審會（明確目標、分工、風險）跨部門協調會（解決資源沖突、協同推進事項）決策評審會（對重大方案、預算、資源投入進行審議）專項問題解決會（針對突發(fā)或長期未決事項制定對策）三、標準化操作流程（一）會前準備：明確目標與框架確定會議必要性提前評估議題是否可通過非會議方式（如郵件、即時通訊工具）解決，避免無效會議。確定會議核心目標（如“評審Q3營銷方案”“明確新產品上線分工”），并提前告知參會人員。制定會議議程議程需包含：會議主題、時間、地點（線上/線下）、參會人員、議題順序、每個議題的預計時長及負責人。議例：14:00-14:10上周工作總結（負責人：張*）14:10-14:30Q3營銷方案評審（負責人：李*）14:30-15:00跨部門資源協調（負責人：王*）15:00-15:10會議總結（主持人：趙*）提前分發(fā)資料與會議題相關的背景資料、數據、方案等需提前至少1個工作日發(fā)送至參會人員，保證其提前熟悉內容，提高討論效率。確認參會人員與場地提前3個工作日發(fā)送會議通知（含議程、資料），確認參會人員availability，必要時調整時間；線下會議需提前預訂會議室、測試設備（投影儀、麥克風、視頻會議軟件等）。（二）會中記錄：聚焦決議與責任簽到與身份確認會議開始前5分鐘完成簽到（可使用電子簽到表或紙質簽到表），記錄參會人員、請假人員及缺席原因。按議程推進討論主持人嚴格控制各議題時長，避免偏離主題；記錄人需全程跟蹤討論，重點記錄“討論要點”（非結論性觀點分歧）、“關鍵數據”“待明確問題”。明確決議事項對每個議題，需形成明確的決議（若暫無法決議，需明確“下一步行動”：負責人、完成時間、待確認事項）；決議需包含核心要素：“做什么（任務內容）-誰負責（責任人）-何時完成（截止時間）-如何衡量（驗收標準）”。示例：決議“Q3營銷方案通過，需在8月15日前完成首批物料設計，責任人：李（市場部），驗收標準：符合品牌VI規(guī)范且通過趙（總監(jiān)）審核”。實時記錄與確認記錄人需同步整理會議紀要（含議程、討論要點、決議事項），會議結束前10分鐘向主持人展示，確認關鍵信息無遺漏。（三）會后整理：規(guī)范輸出與歸檔24小時內完成紀要初稿根據會中記錄整理正式會議紀要，結構建議為：會議基本信息（時間、地點、參會人、缺席人）、議程回顧、討論要點、決議事項（含任務清單）、下次會議安排（若有）。決議事項需用表格清晰呈現（詳見“四、配套模板表格”）。審核與分發(fā)紀要紀要初稿需發(fā)送至主持人審核（保證決議準確無誤），審核通過后1個工作日內分發(fā)至所有參會人員及相關協作部門；分發(fā)時注明“請于X月X日前對決議事項提出異議，逾期視為無異議”。會議資料歸檔將會議通知、議程、簽到表、紀要、相關資料等統一整理至指定文件夾（按“年-月-會議主題”命名），保存期限不少于3年（重要決議建議永久保存）。（四）決策執(zhí)行：跟蹤與閉環(huán)任務分解與認領責任人收到紀要后2個工作日內，將決議事項分解為具體執(zhí)行步驟（可使用甘特圖或任務清單），明確子任務負責人及時間節(jié)點，同步抄送記錄人。進度跟蹤與反饋記錄人/項目組每周通過線上工具（如企業(yè)釘釘）收集任務進度，填寫《決策執(zhí)行跟蹤表》（詳見“四、配套模板表格”）；若出現延期風險，責任人需提前2個工作日向記錄人及上級說明原因，并提出調整方案。結果評估與閉環(huán)任務截止后3個工作日內，責任人需提交完成情況說明（含成果、驗收材料），由記錄人組織相關方進行驗收；驗收通過后，在《決策執(zhí)行跟蹤表》標注“已完成”；若未通過，需明確整改措施及新時限，重新跟蹤。四、配套模板表格表1：會議簽到表序號姓名部門職位聯系方式（部門電話）簽到狀態(tài)備注（如遲到/早退）1張*市場部經理X-X√2李*市場部專員X-X√3王*銷售部主管X-X□請假（客戶拜訪）表2：會議議程表會議主題Q3營銷方案評審會時間2023年X月X日14:00-15:10地點301會議室參會人員張（市場部經理）、李（市場部專員）、王（銷售部主管）、趙（總監(jiān)）主持人張*記錄人劉*序號議題內容負責人預計時長備注1上周工作總結張*10分鐘重點匯報方案進展2Q3營銷方案評審李*20分鐘需明確預算與資源需求3跨部門資源協調王*20分鐘協調銷售部配合推廣執(zhí)行4會議總結趙*10分鐘明確下一步行動表3：會議紀要（決議事項部分）決議事項清單：序號決議內容責任人部門截止時間驗收標準1Q3營銷方案通過，首批物料設計啟動李*市場部2023-08-15符合品牌VI規(guī)范，通過趙*（總監(jiān)）審核2銷售部需在8月10日前提供TOP10客戶需求清單，用于優(yōu)化推廣話術王*銷售部2023-08-10清單包含客戶名稱、核心需求、對接人，經李*確認3增加推廣預算5萬元，用于線上精準投放，預算明細需在8月5日前提交財務部審批張*市場部2023-08-05預算表含投放渠道、預估ROI、費用明細，經財務部審核通過表4：決策執(zhí)行跟蹤表任務名稱責任人所屬決議子任務子任務負責人計劃開始時間計劃完成時間實際完成時間進度（%）完成情況備注首批物料設計李*決議1競品調研陳*2023-07-252023-07-302023-07-30100%已完成初稿設計李*2023-07-312023-08-102023-08-10100%已完成修改定稿李*2023-08-112023-08-152023-08-14100%已完成提前1天客戶需求清單提供王*決議2客戶需求收集趙*2023-08-012023-08-082023-08-08100%已完成需求整理確認王*2023-08-092023-08-102023-08-10100%已完成五、關鍵注意事項（一）記錄準確性是核心記錄人需全程專注討論，避免主觀臆斷，對“決議事項”需逐字核對，保證“任務內容、責任人、時間、標準”四要素無遺漏；對存在爭議的討論，需記錄“分歧點”及“未決結論”，而非強行統一意見。（二）責任到人避免推諉每個決議事項必須明確唯一責任人（即使涉及多人協作，需指定第一負責人），避免“集體負責等于無人負責”；責任人需對任務結果負責，而非僅參與過程。（三）及時性保障執(zhí)行效率會議紀要需在24小時內分發(fā)，保證相關人員第一時間知曉任務；進度跟蹤需定期反饋（建議每周至少1次），避免任務“石沉大?！薄＃ㄋ模┍Ｃ芘c合規(guī)涉及敏感信息（如財務數據、戰(zhàn)略規(guī)劃）的會議，需在紀要中標注“內部保密”，限定分發(fā)范圍；決議事項若涉及合同、預算等需審批流程，需同步啟動企業(yè)內部審批程序，避免“決議已通過但未審批”的執(zhí)行風險。（五）閉環(huán)管理持續(xù)優(yōu)化每次會議后，建