采購(gòu)合同模板及審批流程規(guī)范一、采購(gòu)合同適用范圍與核心目標(biāo)本規(guī)范適用于公司所有采購(gòu)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包（如IT運(yùn)維、咨詢服務(wù)）、辦公用品采購(gòu)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板及審批流程，實(shí)現(xiàn)以下核心目標(biāo)：規(guī)范采購(gòu)行為：明確采購(gòu)雙方權(quán)利義務(wù)，減少合同條款歧義；控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)多級(jí)審核識(shí)別法律、財(cái)務(wù)及履約風(fēng)險(xiǎn)；提升審批效率：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時(shí)限，避免流程延誤；保障資產(chǎn)安全：保證采購(gòu)內(nèi)容符合公司需求，資金支付合規(guī)。二、采購(gòu)合同審批全流程操作指南采購(gòu)合同審批需遵循“需求導(dǎo)向、分級(jí)授權(quán)、全程留痕”原則，具體流程分為以下6個(gè)步驟：（一）采購(gòu)需求提出與部門初審責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作說(shuō)明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算、辦公缺口），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付日期及供應(yīng)商推薦意見（如有）。需求部門負(fù)責(zé)人*對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽字，并附相關(guān)支撐材料（如項(xiàng)目立項(xiàng)批文、庫(kù)存盤點(diǎn)表、比價(jià)記錄等）。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含部門負(fù)責(zé)人簽字及支撐材料）。（二）供應(yīng)商選擇與合同擬定責(zé)任主體：采購(gòu)部操作說(shuō)明：采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，根據(jù)采購(gòu)金額及類型選擇供應(yīng)商：小額采購(gòu)（≤5萬(wàn)元）：至少詢價(jià)3家供應(yīng)商，填寫《比價(jià)記錄表》，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商；大額采購(gòu)（＞5萬(wàn)元）：?jiǎn)?dòng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判流程，需提供《招標(biāo)文件》《評(píng)標(biāo)報(bào)告》或《談判紀(jì)要》，確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商。采購(gòu)部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，按照公司《采購(gòu)合同模板》擬定合同文本，保證以下核心要素完整：合同雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）；采購(gòu)標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)，需與采購(gòu)申請(qǐng)一致）；合同金額（大小寫一致，明確含稅/不含稅價(jià)格及稅率）；履約條款（交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程）；付款方式（預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、尾款支付條件，需符合財(cái)務(wù)制度）；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不合格、付款違約的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭(zhēng)議解決方式（明確約定訴訟管轄地或仲裁機(jī)構(gòu)）。輸出物：《比價(jià)記錄表》或《招標(biāo)/談判文件》（含供應(yīng)商選擇依據(jù)）、《采購(gòu)合同（草案）》。（三）合同多部門聯(lián)合審核責(zé)任主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、需求部、采購(gòu)部操作說(shuō)明：法務(wù)審核：法務(wù)專員*重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性，包括：主體資格（供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書是否有效）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（是否存在霸王條款）；違約責(zé)任是否明確可執(zhí)行；爭(zhēng)議解決方式是否符合公司規(guī)定。法務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)出具審核意見，需標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改理由。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員*重點(diǎn)審核：合同金額與預(yù)算是否匹配，超預(yù)算部分是否履行預(yù)算調(diào)整流程；付款節(jié)點(diǎn)、方式是否符合公司資金管理規(guī)定；發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開具要求是否明確；涉及保證金、質(zhì)保金的條款是否合理。財(cái)務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，反饋書面意見。需求部門復(fù)核：需求部門確認(rèn)合同標(biāo)的、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間等與采購(gòu)需求一致，無(wú)異議后簽字確認(rèn)。輸出物：法務(wù)部《合同審核意見表》、財(cái)務(wù)部《財(cái)務(wù)審核意見表》、需求部門復(fù)核簽字的合同草案。（四）合同分級(jí)審批責(zé)任主體：采購(gòu)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理操作說(shuō)明：根據(jù)合同金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批：小額合同（≤10萬(wàn)元）：由采購(gòu)部經(jīng)理審核后，報(bào)分管采購(gòu)副總審批；中額合同（10萬(wàn)-50萬(wàn)元）：采購(gòu)部經(jīng)理、分管采購(gòu)副總審核后，報(bào)總經(jīng)理*審批；大額合同（＞50萬(wàn)元）或重大服務(wù)采購(gòu)合同：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。審批人需在《合同審批單》上明確簽署意見及日期，嚴(yán)禁越權(quán)審批或事后補(bǔ)批。輸出物：經(jīng)各級(jí)審批人簽字的《合同審批單》。（五）合同簽訂與用印責(zé)任主體：采購(gòu)部、行政部操作說(shuō)明：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的《合同審批單》及審核修改后的合同文本，與供應(yīng)商最終確認(rèn)合同內(nèi)容，雙方簽字蓋章（合同騎縫章需齊全）。采購(gòu)部填寫《合同用印申請(qǐng)單》，附已簽字的合同文本及《合同審批單》，報(bào)行政部審核用印。行政部核對(duì)合同內(nèi)容與審批流程是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋公司公章或合同專用章，一份正本留存公司，一份正本交供應(yīng)商，副本分采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部存檔。輸出物：正式簽訂的采購(gòu)合同（正本+副本）、《合同用印申請(qǐng)表》。（六）合同執(zhí)行、變更與歸檔責(zé)任主體：需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作說(shuō)明：合同執(zhí)行：需求部門按合同約定跟蹤供應(yīng)商履約情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收），驗(yàn)收合格后填寫《驗(yàn)收單》，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部憑《驗(yàn)收單》辦理付款或結(jié)算。合同變更：如需變更合同內(nèi)容（如數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議需履行原審批流程。合同歸檔：采購(gòu)部在合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《比價(jià)記錄表》《合同審批單》、正本合同、驗(yàn)收單、付款憑證等資料整理成冊(cè)，編號(hào)存檔（保存期限不少于合同終止后5年）。輸出物：《驗(yàn)收單》《補(bǔ)充協(xié)議》（如有）、合同歸檔檔案。三、采購(gòu)合同模板框架及填寫說(shuō)明（一）采購(gòu)合同模板合同編號(hào)：[采購(gòu)年份]-[部門代碼]-[序號(hào)，如2024-CG-001]甲方（采購(gòu)方）：[公司全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[]地址：[公司注冊(cè)地址]法定代表人：[姓名]聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系方式：[虛擬電話，如010-X]乙方（供應(yīng)商）：[供應(yīng)商全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[]地址：[供應(yīng)商注冊(cè)地址]法定代表人：[姓名]聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系方式：[虛擬電話，如010-X]鑒于：甲方因[生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)/項(xiàng)目實(shí)施/辦公需要]向乙方采購(gòu)物品/服務(wù)，甲乙雙方根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，本著平等互利、誠(chéng)實(shí)信用原則，經(jīng)友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條采購(gòu)標(biāo)的序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求12……合計(jì)金額：人民幣（大寫）[￥X]（含稅/不含稅，稅率X%）第二條履約條款交付時(shí)間：乙方應(yīng)于年月日前交付全部標(biāo)的物/完成服務(wù)，交付地點(diǎn)為[甲方指定地點(diǎn)]。運(yùn)輸方式：由[乙方/甲方]負(fù)責(zé)運(yùn)輸，運(yùn)費(fèi)由[乙方/甲方]承擔(dān)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：物品驗(yàn)收：按本合同第一條約定的技術(shù)參數(shù)及國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，甲方應(yīng)在收到標(biāo)的物后[X]個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格出具《驗(yàn)收單》；服務(wù)驗(yàn)收：按雙方確認(rèn)的《服務(wù)方案》及驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)執(zhí)行，每階段服務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)由甲方確認(rèn)。第三條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的[X]%，即人民幣[￥X]；進(jìn)度款/到貨款：標(biāo)的物交付驗(yàn)收合格/[服務(wù)完成X階段]后[X]個(gè)工作日內(nèi)，支付至合同總價(jià)的[X]%，即人民幣[￥X]；尾款：質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后[X]個(gè)工作日內(nèi)，支付剩余[X]%，即人民幣[￥X]。付款賬戶：戶名：[甲方公司全稱]開戶行：[銀行名稱及支行]賬號(hào)：[銀行賬號(hào)]第四條違約責(zé)任乙方逾期交付標(biāo)的物/完成服務(wù)的，每逾期1日，按合同總價(jià)的[X]%向甲方支付違約金，逾期超過(guò)[X]日的，甲方有權(quán)解除合同，乙方已收取的款項(xiàng)應(yīng)退還并賠償損失。標(biāo)的物質(zhì)量不符合約定的，乙方應(yīng)在甲方要求的期限內(nèi)免費(fèi)更換或修復(fù)，否則甲方有權(quán)要求退貨并解除合同，乙方退還已付貨款并賠償損失。甲方逾期付款的，每逾期1日，按應(yīng)付未付款項(xiàng)的[X]%向乙方支付違約金。第五條爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，由雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[甲方所在地/合同簽訂地]人民法院提起訴訟。第六條其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式[X]份，甲乙雙方各執(zhí)[X]份，具有同等法律效力。本合同附件（如《技術(shù)參數(shù)清單》《服務(wù)方案》）為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力。質(zhì)保期：標(biāo)的物質(zhì)保期為[X]年，服務(wù)質(zhì)保期為[X]年，自驗(yàn)收合格之日起計(jì)算。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日（二）模板填寫說(shuō)明合同編號(hào)：按“年份-部門代碼-序號(hào)”規(guī)則編制，部門代碼可自定義（如CG代表采購(gòu)部）。統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：必須與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免填寫錯(cuò)誤。技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求：需詳細(xì)、具體，可另附清單作為附件，避免模糊表述（如“質(zhì)量良好”“符合要求”）。付款方式：預(yù)付款比例一般不超過(guò)30%，尾款需預(yù)留質(zhì)保金（一般為5%-10%）。違約責(zé)任：違約金比例建議控制在日萬(wàn)分之三至五之間，過(guò)高或過(guò)低可能影響條款效力。四、采購(gòu)合同管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防范供應(yīng)商資質(zhì)審查：簽訂合同前，需核實(shí)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證、3C認(rèn)證等），保證其具備履約能力。禁止“陰陽(yáng)合同”：合同文本需與審批流程一致，嚴(yán)禁簽訂未經(jīng)審批或與審批內(nèi)容不符的合同。保密條款：涉及公司商業(yè)秘密（如技術(shù)參數(shù)、客戶信息）的合同，需明保證密義務(wù)及違約責(zé)任。（二）審批時(shí)效管理各環(huán)節(jié)審核人應(yīng)在收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，但需備注“急件”并說(shuō)明原因。合同審批流程最長(zhǎng)不超過(guò)5個(gè)工作日（需補(bǔ)充材料的除外），超時(shí)未反饋視為“同意”。（三）資料留存要求采購(gòu)全過(guò)程資料（申請(qǐng)單、比價(jià)記錄、審核意見、合同文本、驗(yàn)收單、付款憑證）需統(tǒng)一由采購(gòu)部歸檔，保證“