會(huì)議紀(jì)要制作與決策跟蹤工具模板一、適用工作場(chǎng)景本工具模板適用于各類需產(chǎn)出正式會(huì)議記錄并需跟進(jìn)決策執(zhí)行的工作場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目例會(huì)：同步項(xiàng)目進(jìn)度、解決跨部門(mén)協(xié)作問(wèn)題、明確下一階段任務(wù)；決策評(píng)審會(huì)：對(duì)方案、預(yù)算、資源分配等關(guān)鍵事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估并形成最終決議；問(wèn)題復(fù)盤(pán)會(huì)：總結(jié)工作失誤或項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，明確改進(jìn)措施與責(zé)任歸屬；跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)：對(duì)接多團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)，消除信息差，推動(dòng)協(xié)同落地。二、詳細(xì)操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確會(huì)議目標(biāo)與基礎(chǔ)信息確認(rèn)會(huì)議核心目的與會(huì)議主持人（如*經(jīng)理）提前溝通，明確本次會(huì)議需解決的核心問(wèn)題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”“解決供應(yīng)鏈斷貨風(fēng)險(xiǎn)”），避免會(huì)議偏離主題。梳理會(huì)議議程與參會(huì)人根據(jù)會(huì)議目的，列出詳細(xì)議程（含各議題預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)），并確認(rèn)參會(huì)人員（決策層、執(zhí)行層、相關(guān)部門(mén)接口人等），提前3天發(fā)送會(huì)議通知（含議程、時(shí)間、地點(diǎn)/、預(yù)閱讀資料），保證參會(huì)人有備而來(lái)。準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具提前創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要文檔（建議使用Word或在線協(xié)作文檔），打開(kāi)錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員并獲得同意），準(zhǔn)備好議題討論記錄表、決策事項(xiàng)跟蹤表等模板框架。（二）會(huì)中記錄：聚焦核心內(nèi)容與關(guān)鍵輸出記錄會(huì)議基礎(chǔ)信息在紀(jì)要模板中填寫(xiě)會(huì)議名稱（如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃決策會(huì)”）、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人（經(jīng)理）、記錄人（助理）、參會(huì)人員（研發(fā)主管、市場(chǎng)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)專員等）、缺席人員及原因（如總監(jiān)因出差請(qǐng)假）。按議題記錄討論要點(diǎn)依據(jù)議程順序，逐項(xiàng)記錄各議題的討論過(guò)程：背景信息：簡(jiǎn)要說(shuō)明議題提出的緣由（如“用戶調(diào)研反饋‘支付流程復(fù)雜’占比35%”）；各方意見(jiàn)：客觀記錄關(guān)鍵參會(huì)者的觀點(diǎn)（如研發(fā)主管建議“優(yōu)化支付接口，需2周開(kāi)發(fā)周期”，市場(chǎng)經(jīng)理建議“先簡(jiǎn)化3個(gè)高頻支付步驟，1周內(nèi)上線”）；爭(zhēng)議點(diǎn)：標(biāo)記未達(dá)成一致的分歧（如“是否需同步開(kāi)發(fā)新功能”）。明確決策事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)討論結(jié)束后，重點(diǎn)記錄“決策結(jié)果”和“行動(dòng)項(xiàng)”，需遵循“5W2H”原則：決策事項(xiàng)：清晰寫(xiě)出最終決議（如“優(yōu)先簡(jiǎn)化3個(gè)高頻支付步驟，暫緩新功能開(kāi)發(fā)”）；行動(dòng)項(xiàng)：具體任務(wù)（如“優(yōu)化支付流程”）、負(fù)責(zé)人（研發(fā)主管李工）、協(xié)作人（前端開(kāi)發(fā)張工）、起止時(shí)間（2024.7.1-2024.7.7）、交付成果（新版支付流程原型圖）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（用戶測(cè)試通過(guò)率≥90%）。（三）會(huì)后整理：規(guī)范紀(jì)要產(chǎn)出與任務(wù)分配整理會(huì)議紀(jì)要初稿會(huì)后2小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿，內(nèi)容包括：會(huì)議基礎(chǔ)信息、各議題討論摘要、決策事項(xiàng)匯總、行動(dòng)項(xiàng)清單（含負(fù)責(zé)人、時(shí)間、交付成果），保證語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、條理清晰，避免主觀臆斷（如“大家一致認(rèn)為”需改為“經(jīng)理、研發(fā)主管、*市場(chǎng)經(jīng)理均表示”）。審核與分發(fā)紀(jì)要將初稿提交主持人（經(jīng)理）審核，修改確認(rèn)后24小時(shí)內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)干系人（如總監(jiān)、*產(chǎn)品助理），并附上“決策事項(xiàng)跟蹤表”作為附件，明確后續(xù)跟蹤方式。同步行動(dòng)項(xiàng)至責(zé)任人通過(guò)項(xiàng)目管理工具（如飛書(shū)項(xiàng)目、釘釘任務(wù)）或郵件，將行動(dòng)項(xiàng)單獨(dú)推送給負(fù)責(zé)人，保證其清晰接收任務(wù)要求，并設(shè)置“截止時(shí)間提醒”（如提前1天提醒*研發(fā)主管提交交付成果）。（四）持續(xù)跟蹤：動(dòng)態(tài)監(jiān)控決策執(zhí)行進(jìn)度建立跟蹤機(jī)制以“決策事項(xiàng)跟蹤表”為核心工具，明確跟蹤頻率（如周會(huì)同步、每日更新關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）、跟蹤人（*助理），記錄各行動(dòng)項(xiàng)的“當(dāng)前狀態(tài)”（進(jìn)行中/已完成/延期）、“完成情況備注”（如“因接口調(diào)試問(wèn)題延期2天，7月9日交付”）。處理執(zhí)行偏差若行動(dòng)項(xiàng)逾期或遇到阻礙（如研發(fā)主管反饋“測(cè)試環(huán)境資源不足”），跟蹤人需及時(shí)協(xié)調(diào)資源（如聯(lián)系運(yùn)維主管優(yōu)先配置測(cè)試環(huán)境），或組織臨時(shí)溝通會(huì)調(diào)整方案，保證不影響整體進(jìn)度。閉環(huán)管理行動(dòng)項(xiàng)完成后，負(fù)責(zé)人需提交交付成果（如新版支付流程原型圖），由驗(yàn)收人（*市場(chǎng)經(jīng)理）確認(rèn)簽字，并在“決策事項(xiàng)跟蹤表”中標(biāo)注“已完成”，同時(shí)歸檔相關(guān)資料（會(huì)議紀(jì)要、交付成果、驗(yàn)收記錄），形成“會(huì)議-決策-執(zhí)行-反饋”的完整閉環(huán)。三、模板表格示例表1：會(huì)議基本信息表會(huì)議名稱2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃決策會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年6月28日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：*）主持人*經(jīng)理（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*助理（產(chǎn)品部）參會(huì)人員研發(fā)主管、市場(chǎng)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)專員、UI設(shè)計(jì)師缺席人員及原因*總監(jiān)（因出差參加行業(yè)峰會(huì)）會(huì)議目標(biāo)確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)，分配開(kāi)發(fā)資源表2：議題討論記錄表議題編號(hào)議題名稱討論內(nèi)容摘要關(guān)鍵意見(jiàn)爭(zhēng)議點(diǎn)初步結(jié)論1.1支付流程優(yōu)化用戶調(diào)研顯示“支付流程復(fù)雜”為T(mén)OP3問(wèn)題，需優(yōu)化。研發(fā)主管：優(yōu)化接口需2周，市場(chǎng)經(jīng)理：建議先簡(jiǎn)化3個(gè)高頻步驟，1周上線。是否同步開(kāi)發(fā)新功能優(yōu)先簡(jiǎn)化高頻步驟，暫緩新功能1.2新功能開(kāi)發(fā)優(yōu)先級(jí)計(jì)劃開(kāi)發(fā)“智能推薦”“訂單跟蹤”“會(huì)員積分”3個(gè)新功能。運(yùn)營(yíng)專員：“訂單跟蹤”用戶需求最高，UI設(shè)計(jì)師：智能推薦需UI資源傾斜。資源有限下優(yōu)先哪個(gè)優(yōu)先開(kāi)發(fā)“訂單跟蹤”，次選“智能推薦”表3：決策事項(xiàng)跟蹤表決策編號(hào)決策事項(xiàng)決策依據(jù)決策結(jié)果負(fù)責(zé)人截止時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)完成情況備注D1簡(jiǎn)化支付流程用戶調(diào)研反饋、*研發(fā)主管評(píng)估優(yōu)化3個(gè)高頻支付步驟，1周內(nèi)上線*研發(fā)主管2024.7.7進(jìn)行中7月5日完成原型設(shè)計(jì)，測(cè)試中D2開(kāi)發(fā)“訂單跟蹤”功能用戶需求優(yōu)先級(jí)、資源評(píng)估優(yōu)先開(kāi)發(fā)，*研發(fā)主管牽頭*研發(fā)主管2024.7.21未開(kāi)始等支付流程優(yōu)化完成后啟動(dòng)表4：行動(dòng)項(xiàng)分配表行動(dòng)項(xiàng)編號(hào)對(duì)應(yīng)議題/決策具體任務(wù)負(fù)責(zé)人協(xié)作人起止時(shí)間交付成果完成狀態(tài)A1議題1.1設(shè)計(jì)新版支付流程原型圖*UI設(shè)計(jì)師*研發(fā)主管2024.7.1-7.5新版支付流程原型圖已完成A2議題1.1開(kāi)發(fā)支付流程優(yōu)化模塊*研發(fā)主管*前端開(kāi)發(fā)張工2024.7.6-7.7優(yōu)化后的支付功能代碼進(jìn)行中A3決策D2梳理“訂單跟蹤”需求文檔*運(yùn)營(yíng)專員*產(chǎn)品助理2024.7.8-7.10需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)未開(kāi)始四、使用關(guān)鍵提醒記錄客觀化，避免主觀表述紀(jì)要需以“事實(shí)陳述”為主，不添加個(gè)人觀點(diǎn)（如“我認(rèn)為這個(gè)方案不可行”應(yīng)改為“*研發(fā)主管提出‘該方案開(kāi)發(fā)周期過(guò)長(zhǎng)，可能影響Q3目標(biāo)’”）。行動(dòng)項(xiàng)“責(zé)任到人，時(shí)間明確”避免使用“相關(guān)部門(mén)盡快落實(shí)”等模糊表述，需指定具體負(fù)責(zé)人（如*市場(chǎng)經(jīng)理）和可量化的截止時(shí)間（如“7月10日前”），保證任務(wù)可追溯。跟蹤“定期更新，及時(shí)預(yù)警”建議每周五更新“決策事項(xiàng)跟蹤表”，對(duì)逾期事項(xiàng)標(biāo)注“紅色預(yù)警”，并提前48小時(shí)提醒負(fù)責(zé)人，避免因疏忽導(dǎo)致進(jìn)度滯后。敏感信息“分級(jí)管理，嚴(yán)格控制”涉及公司戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容時(shí)，需在紀(jì)要中標(biāo)注“內(nèi)部保密”，并通過(guò)加密渠道（如企業(yè)密盤(pán)）分