技術文檔編寫與審查指南一、指南概述本指南旨在規(guī)范技術文檔的編寫流程與審查標準，保證文檔內容準確、結構清晰、符合行業(yè)規(guī)范，滿足技術開發(fā)、產品交付、運維管理等場景的信息傳遞需求。通過標準化操作，降低溝通成本，提升團隊協(xié)作效率，同時為技術沉淀與知識復用提供可靠載體。二、適用范圍與典型應用場景（一）適用范圍本指南適用于公司內部所有技術類文檔的編寫與審查，包括但不限于：技術方案設計文檔（如架構設計、模塊設計、接口設計文檔）；產品/系統(tǒng)操作手冊（如用戶操作指南、管理員維護手冊）；開發(fā)規(guī)范文檔（如編碼規(guī)范、Git提交規(guī)范、API接口規(guī)范）；測試文檔（如測試計劃、測試用例、測試報告）；運維文檔（如部署手冊、故障處理手冊、監(jiān)控配置文檔）。（二）典型應用場景新產品研發(fā)階段：需輸出技術方案文檔，明確系統(tǒng)架構、技術選型、接口定義等，供開發(fā)團隊設計與評審；系統(tǒng)迭代升級：需更新操作手冊或部署文檔，保證用戶與運維人員掌握新功能或變更內容；團隊協(xié)作與知識傳承：通過編寫規(guī)范文檔統(tǒng)一開發(fā)標準，減少新人學習成本，避免因人員流動導致技術斷層；項目交付與驗收：需提供完整的技術文檔包（如部署手冊、接口文檔），作為客戶驗收與后續(xù)維護的依據(jù)；合規(guī)與審計：部分行業(yè)（如金融、醫(yī)療）需符合技術文檔的留存與規(guī)范要求，文檔需滿足審計追溯需求。三、技術文檔編寫全流程（一）階段1：需求分析與目標明確明確文檔目標與需求方（產品經理、技術負責人、客戶等）溝通，確定文檔的核心目的（如“指導開發(fā)人員完成模塊開發(fā)”“幫助用戶快速上手系統(tǒng)”）；輸出《文檔需求確認表》（可包含文檔用途、受眾、核心內容清單、交付時間等要素），由需求方簽字確認。定位受眾群體區(qū)分技術受眾（開發(fā)、運維、測試）與非技術受眾（產品、用戶、管理層），調整內容深度與表達方式：技術受眾：側重技術細節(jié)（如架構圖、接口參數(shù)、算法邏輯），可使用專業(yè)術語；非技術受眾：側重操作流程與功能說明，需簡化技術描述，增加實例或圖示。梳理核心內容框架根據(jù)文檔類型，搭建基礎框架（以“技術方案設計文檔”為例）：文檔封面（含文檔名稱、版本號、編寫人、審核人、日期）；修訂記錄（版本號、修訂日期、修訂人、修訂內容）；目錄；文檔概述（目的、范圍、術語定義）；需求背景（業(yè)務需求、用戶痛點、項目目標）；技術方案（架構設計、模塊劃分、接口定義、技術選型說明）；實現(xiàn)計劃（開發(fā)階段、里程碑、資源投入）；風險評估（技術風險、應對措施）；附錄（參考資料、術語表）。（二）階段2：內容撰寫與素材整理核心內容撰寫規(guī)范文字描述：語言簡潔、準確，避免歧義；使用主動語態(tài)（如“用戶按鈕提交數(shù)據(jù)”而非“數(shù)據(jù)被用戶通過按鈕提交”）；數(shù)據(jù)與參數(shù)：涉及量化指標（如接口響應時間、系統(tǒng)并發(fā)量）需標注來源（如“根據(jù)功能測試結果，平均響應時間≤200ms”）；邏輯連貫性：章節(jié)間需有過渡句（如“基于上述架構設計，本章節(jié)將詳細說明各模塊的功能劃分”），保證內容層層遞進。圖表與可視化素材使用圖表類型選擇：架構圖/流程圖：使用Visio、draw.io等工具繪制，標注清晰（如模塊名稱、數(shù)據(jù)流向）；接口文檔：使用Swagger、Postman等工具接口表格，包含接口URL、請求方法、參數(shù)類型、參數(shù)說明、返回示例等；數(shù)據(jù)統(tǒng)計：使用Excel、Tableau圖表，需標注坐標軸含義、數(shù)據(jù)單位。圖表規(guī)范：圖表需有編號（如圖1-1、表2-1）和標題，中需引用（如“如圖1-1所示，系統(tǒng)分為前端、服務端、數(shù)據(jù)庫三層架構”）。素材引用與標注參考外部資料（如行業(yè)報告、開源文檔）時，需注明來源（如“參考《RESTfulAPI設計指南（v1.0）》第3章”）；內部文檔（如需求文檔、設計文檔）需通過超或版本號關聯(lián)，方便追溯。（三）階段3：初稿校對與格式統(tǒng)一內容校對自校：檢查是否存在錯別字、語句不通順、邏輯矛盾等問題；核對圖表編號與引用是否一致；交叉校對：邀請同事（如參與項目的開發(fā)人員、產品經理）閱讀文檔，檢查內容是否符合實際需求，是否存在遺漏。格式標準化字體與字號：用宋體五號，標題用黑體（一級標題三號、二級標題四號、三級標題五號）；段落格式：行間距1.5倍，段前段后間距0.5行，首行縮進2字符；頁眉頁腳：頁眉含文檔名稱，頁腳含頁碼（居中）、公司LOGO（可選）；版本控制：文檔命名規(guī)則為“文檔名稱_版本號_日期”（如“用戶操作手冊_V1.0_20231027”），修訂記錄需詳細記錄每次修改內容。四、技術文檔審查標準化流程（一）階段1：審查前準備組建審查小組根據(jù)文檔類型確定審查人員：技術文檔（如架構設計）：技術負責人、架構師、相關開發(fā)人員；操作文檔（如用戶手冊）：產品經理、測試人員、典型用戶；規(guī)范文檔（如編碼規(guī)范）：技術負責人、資深開發(fā)、質量保障人員。指定審查組長，負責協(xié)調審查進度、匯總問題、推動整改。明確審查標準提前向審查小組發(fā)放《文檔審查清單》（見本文“五、配套工具模板”），明確審查維度（如內容完整性、邏輯性、規(guī)范性）及通過標準。分發(fā)文檔與時間規(guī)劃提前3個工作日將文檔初稿分發(fā)給審查小組，明確審查截止時間（如“需在2023年10月30日前完成審查并反饋問題”）。（二）階段2：多維度審查執(zhí)行形式審查（基礎項）檢查文檔格式是否符合公司標準（如字體、頁眉頁腳、圖表編號）；核對修訂記錄是否完整（如版本號、修訂人、修訂內容）；確認文檔是否存在錯別字、標點符號錯誤等低級錯誤。內容審查（核心項）準確性：技術參數(shù)（如接口響應時間）、業(yè)務邏輯（如操作流程）是否與實際一致；完整性：是否覆蓋文檔需求中約定的所有核心內容（如技術方案文檔是否包含架構設計、接口定義等關鍵章節(jié)）；邏輯性：章節(jié)順序是否合理，內容是否存在矛盾或斷層（如部署文檔是否遺漏前置依賴條件）；易用性：操作步驟是否清晰、可執(zhí)行（如用戶手冊是否提供“第一步：按鈕”等明確指引），圖表是否易于理解。合規(guī)性審查（風險項）檢查文檔是否符合行業(yè)規(guī)范（如金融系統(tǒng)文檔需符合《金融信息系統(tǒng)安全指引》）；確認是否涉及敏感信息（如客戶數(shù)據(jù)、核心算法），需脫敏處理（如用“*”代替真實數(shù)據(jù)）；核對文檔版本是否符合項目要求（如交付文檔需為終稿，非草稿版本）。（三）階段3：問題反饋與整改閉環(huán)問題匯總與分級審查組長收集各審查人員反饋，填寫《問題跟蹤表》（見本文“五、配套工具模板”）；對問題進行分級：緊急：影響文檔核心功能或存在重大錯誤（如架構圖與實際設計不符），需24小時內整改；重要：影響文檔理解或存在關鍵遺漏（如操作步驟缺失），需48小時內整改；一般：格式優(yōu)化、文字潤色等，需在3個工作日內整改。整改與復核編寫人根據(jù)問題分級完成整改，標注修改位置（如“修訂記錄：V1.120231028修改3.2章節(jié)接口參數(shù)說明”）；審查組長對整改結果進行復核，確認問題關閉后，在《問題跟蹤表》中標記“已解決”。終稿確認與歸檔整改完成后，由審查小組組長、技術負責人、需求方簽字確認終稿；將終稿提交至公司文檔管理系統(tǒng)（如Confluence、SharePoint），歸檔時需包含文檔終稿、修訂記錄、問題跟蹤表。五、配套工具模板（一）模板1：文檔編寫計劃表章節(jié)編號章節(jié)名稱編寫負責人初稿完成時間審核人審核完成時間備注（如需支持資源）1文檔概述*小明2023-10-25*小紅2023-10-26需產品經理確認術語定義2需求背景*小剛2023-10-26*小紅2023-10-27附需求文檔3技術方案*小明2023-10-28*小李2023-10-30需架構師評審架構圖（二）模板2：文檔審查清單表審查維度審查項檢查標準檢查結果（通過/不通過）問題描述整改責任人整改時限整改狀態(tài)形式審查格式統(tǒng)一性字體、字號、行間距符合公司標準通過----圖表編號與引用圖表編號連續(xù)，中引用準確（如圖1-1）不通過圖2-1未在中引用*小明2023-10-31已解決內容審查技術參數(shù)準確性接口響應時間與功能測試結果一致（≤200ms）通過----操作步驟完整性用戶手冊包含“登錄-功能使用-退出”全流程不通過未說明“忘記密碼”處理*小剛2023-11-01處理中合規(guī)審查敏感信息未包含客戶真實數(shù)據(jù)、核心算法細節(jié)通過----（三）模板3：問題跟蹤表問題編號問題描述所屬章節(jié)嚴重程度（緊急/重要/一般）發(fā)覺人發(fā)覺日期整改責任人整改措施完成日期驗證人驗證狀態(tài)001接口文檔中“user_id”參數(shù)類型未標注（應為int）3.2重要*小紅2023-10-30*小明在參數(shù)說明中補充類型：int2023-10-31*小李已通過002部署文檔未說明數(shù)據(jù)庫初始化腳本位置4.1緊急*小剛2023-10-30*小剛在4.1章節(jié)增加“數(shù)據(jù)庫初始化腳本路徑：/scripts/init.sql”2023-10-30*小明已通過六、關鍵風險控制與常見問題規(guī)避（一）常見問題與解決措施術語不統(tǒng)一問題表現(xiàn)：同一概念在不同章節(jié)使用不同表述（如“用戶系統(tǒng)”與“用戶平臺”），導致讀者理解偏差。解決措施：編寫前建立《術語表》（包含術語名稱、英文縮寫、定義、使用場景），并在文檔中統(tǒng)一引用；修訂時通過“查找替換”功能保證術語一致性。邏輯斷層問題表現(xiàn)：章節(jié)間缺乏過渡（如“部署流程”章節(jié)未說明前置依賴條件，導致操作無法執(zhí)行）。解決措施：框架搭建階段梳理章節(jié)邏輯關系，繪制“文檔結構腦圖”；編寫完成后繪制“內容流程圖”，檢查是否存在斷點。審查流于形式問題表現(xiàn)：審查人員未仔細閱讀文檔，反饋問題過于籠統(tǒng)（如“內容不清晰”）。解決措施：審查前明確審查標準（如《文檔審查清單》），要求審查人員提供具體問題描述（如“3.1章節(jié)架構圖未標注數(shù)據(jù)流向”）；對未認真審查的成員進行二次培訓。版本管理混亂問題表現(xiàn)：文檔命名不規(guī)范（如“最終版”“最終版2”），導致版本混淆。解決措施：制定文檔版本號規(guī)則（如主版本號.次版本號.修訂號，V1.0.0），修訂記錄中明確每次修改內容；禁止使用“最終版”“最新版”等非規(guī)范名稱。（二）風險控制要點保密要求：涉及敏感信息的文檔（如核心算法、客戶數(shù)據(jù)）需加密存儲，僅向授權人員開放查看權限；外部交付前需進行脫敏處理。協(xié)作效率：使用協(xié)同編輯工具（如騰訊文檔、飛書文檔）實現(xiàn)多人實時編寫與評論，減少文件反復傳遞的耗時；