合同審批與簽約標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊一、引言為規(guī)范公司合同審批與簽約管理流程，防范法律風(fēng)險，提高合同處理效率，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證合同簽訂的合規(guī)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，特制定本操作手冊。本手冊適用于公司所有類型合同的審批、簽署及后續(xù)管理流程，涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部及公司管理層等各相關(guān)主體。二、適用場景與業(yè)務(wù)范圍（一）適用場景本手冊適用于公司對外發(fā)生的各類經(jīng)濟(jì)合同，包括但不限于：采購類合同（原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等）；銷售類合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等）；合作類合同（項目合作、聯(lián)合研發(fā)、代理協(xié)議等）；勞動類合同（勞動合同、勞務(wù)派遣協(xié)議等）；其他需以公司名義簽署的各類協(xié)議（保密協(xié)議、授權(quán)書、承諾函等）。（二）業(yè)務(wù)范圍涵蓋合同從發(fā)起、起草、審核、審批、簽署、用印、歸檔到履約跟蹤的全流程管理，明確各環(huán)節(jié)操作主體、動作及時限要求。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理等）。操作步驟：（1）需求確認(rèn)：經(jīng)辦人與對方當(dāng)事人充分溝通，明確合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限等核心條款，保證需求清晰、無歧義。（2）模板選擇：優(yōu)先使用公司《合同標(biāo)準(zhǔn)模板庫》（由法務(wù)部統(tǒng)一維護(hù)）中的對應(yīng)模板；若無標(biāo)準(zhǔn)模板，需填寫《非標(biāo)合同使用申請表》，說明理由并提交法務(wù)部評估。（3）合同起草：根據(jù)確認(rèn)內(nèi)容及模板要求，起草合同文本，保證以下要素完整：合同各方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表人聯(lián)系方式等）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）；權(quán)利義務(wù)條款（履行方式、地點、期限、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）；金額及支付條款（總價、單價、支付方式、賬戶信息、發(fā)票要求等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算方式、爭議解決方式等）；保密條款（如適用）；生效條件及附件清單。（4）附件準(zhǔn)備：收集與合同相關(guān)的支撐材料（如對方資質(zhì)文件、報價單、技術(shù)參數(shù)表、會議紀(jì)要等），保證附件內(nèi)容與合同條款一致。時限要求：業(yè)務(wù)部門需在需求明確后2個工作日內(nèi)完成合同起草及附件準(zhǔn)備。（二）部門內(nèi)部審核審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。審核內(nèi)容：（1）合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，核心條款（金額、期限、標(biāo)的）是否準(zhǔn)確；（2）對方當(dāng)事人主體資格是否有效（需核實營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等復(fù)印件）；（3）業(yè)務(wù)可行性及風(fēng)險評估（如成本效益、履約能力等）；（4）附件材料是否完整、合規(guī)。審核動作：審核通過：在《合同審批單》上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過：注明修改意見，退回經(jīng)辦人調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。時限要求：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核。（三）法務(wù)合規(guī)審核審核主體：法務(wù)專員/法務(wù)部經(jīng)理。審核內(nèi)容：（1）合同條款的合法性、合規(guī)性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度）；（2）權(quán)利義務(wù)對等性，是否存在顯失公平條款；（3）違約責(zé)任、爭議解決方式等風(fēng)險防范條款是否明確、合理；（4）合同文本結(jié)構(gòu)是否完整，表述是否清晰、無歧義；（5）對方當(dāng)事人履約能力及法律風(fēng)險（如涉訴、失信等情況）。審核動作：審核通過：在《合同審批單》上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：出具《合同審核意見書》，列明修改建議，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核（重大修改需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后再提交法務(wù)部）。時限要求：法務(wù)部需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核（復(fù)雜合同可延長至3個工作日，需提前告知業(yè)務(wù)部門）。（四）財務(wù)審核審核主體：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人/財務(wù)專員。審核內(nèi)容：（1）合同金額的準(zhǔn)確性、預(yù)算匹配性（是否在年度/項目預(yù)算范圍內(nèi)）；（2）支付條款的合理性（支付節(jié)點、比例、方式是否符合財務(wù)制度）；（3）涉稅條款合規(guī)性（發(fā)票類型、稅率、開票時間等）；（4）保函、保證金等財務(wù)保障條款是否明確。審核動作：審核通過：在《合同審批單》上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至公司管理層審批；審核不通過：注明修改意見，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。時限要求：財務(wù)部需在收到申請1個工作日內(nèi)完成審核。（五）管理層審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性，分級審批：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)總監(jiān)/分管副總審批；5萬元＜金額≤50萬元：總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理辦公會集體審批。審批內(nèi)容：（1）合同是否符合公司戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)發(fā)展方向；（2）合同條款整體風(fēng)險收益比是否合理；（3）重大合同需評估對公司經(jīng)營、財務(wù)及聲譽的潛在影響。審批動作：審批通過：在《合同審批單》上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至行政部用印；審批不通過：注明意見，退回業(yè)務(wù)部門終止流程或調(diào)整后重新提交。時限要求：管理層需在收到申請1個工作日內(nèi)完成審批（集體審批需在3個工作日內(nèi)完成）。（六）合同簽署與用印操作主體：行政部用印專員、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人。操作步驟：（1）用印申請：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人持審批通過的《合同審批單》及合同文本，向行政部提交《用印申請表》。（2）用印審核：用印專員核對《合同審批單》審批流程是否完整、合同文本與審批內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后安排用印。（3）簽署規(guī)范：合同需由法定代表人或其授權(quán)代表人簽字（授權(quán)需提供《授權(quán)委托書》，并加蓋公司公章）；多頁合同需加蓋騎縫章，每頁小簽或蓋章；合同簽署日期需與用印日期一致，不得倒簽。（4）文本分發(fā)：簽署完成后，行政部留存原件2份（一份歸檔，一份財務(wù)部備案），業(yè)務(wù)部門、對方當(dāng)事人各執(zhí)1份（如需副本，由經(jīng)辦人申請，行政部加蓋“合同副本”章后提供）。時限要求：行政部需在收到用印申請后半個工作日內(nèi)完成用印及文本分發(fā)。（七）合同歸檔與履約跟蹤歸檔主體：行政部檔案管理員、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人。操作步驟：（1）歸檔內(nèi)容：合同正本、審批單、附件材料、對方資質(zhì)文件、簽署頁掃描件等。（2）歸檔要求：合同簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將完整材料移交至行政部；行政部按“合同類型-年份-編號”規(guī)則分類歸檔，建立《合同臺賬》，記錄合同基本信息、履行狀態(tài)、歸檔日期等；電子版合同同步至公司OA系統(tǒng)，便于查閱。（3）履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履約過程管理，定期（每月/每季度）跟蹤履行進(jìn)度，記錄《合同履約跟蹤表》，發(fā)覺異常及時上報并采取應(yīng)對措施；合同履行完畢后，及時辦理驗收、結(jié)算等手續(xù)，并將履約資料歸檔。時限要求：行政部需在收到歸檔材料后2個工作日內(nèi)完成整理、歸檔及系統(tǒng)錄入。四、關(guān)鍵模板表格表1：合同審批單合同名稱合同編號合同類型□采購□銷售□合作□其他_________簽署日期_______年______月______日甲方（我方）信息名稱：_________________________統(tǒng)一社會信用代碼：_________________________地址：_________________________________乙方（對方）信息名稱：_________________________統(tǒng)一社會信用代碼：_________________________地址：_________________________________合同金額大寫：_________________________元整小寫：￥_______履行期限自______年______月______日至______年______月______日主要條款概述標(biāo)的：_________________________支付方式：□一次性□分期_______爭議解決：□訴訟□仲裁（______仲裁委員會）附件清單1._________________________2._________________________業(yè)務(wù)部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：______年______月______日法務(wù)部審核意見經(jīng)辦人簽字：_____________負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：______年______月______日財務(wù)部審核意見負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：______年______月______日管理層審批意見審批人：_____________職務(wù)：_____________日期：______年______月______日用印記錄用印日期：______年______月______日用印人：_____________表2：合同履約跟蹤表合同編號合同名稱履約階段計劃完成時間實際完成時間履約情況簡述責(zé)任人異常情況及處理措施□前期準(zhǔn)備□履行中□驗收□結(jié)算表3：合同歸檔清單歸檔日期合同編號合同名稱歸檔部門經(jīng)辦人歸檔材料清單（打√）檔案編號備注□合同正本□審批單□附件□資質(zhì)文件五、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險點：對方當(dāng)事人無簽約資格（如超越經(jīng)營范圍、未年檢、已注銷等），導(dǎo)致合同無效。操作要點：簽約前必須核實對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）等復(fù)印件，并加蓋對方公章；重要合作可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢主體狀態(tài)。（二）合同條款完整性風(fēng)險風(fēng)險點：遺漏核心條款（如金額、履行期限、違約責(zé)任）或條款表述模糊，引發(fā)爭議。操作要點：嚴(yán)格使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，非標(biāo)模板需法務(wù)部審核；條款表述需清晰、具體，避免“大概”“左右”等模糊用語；金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息需大小寫一致。（三）審批流程合規(guī)風(fēng)險風(fēng)險點：未完成全部審批流程即用印，或越權(quán)審批，導(dǎo)致合同效力瑕疵。操作要點：嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，未經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核及管理層審批的合同，行政部不得用?。粚徟鞒绦柙贠A系統(tǒng)中全程留痕，保證可追溯。（四）用印管理風(fēng)險風(fēng)險點：用印后合同文本被篡改，或用印登記不規(guī)范，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清。操作要點：用印前核對合同文本與審批單是否一致，保證無修改痕跡；用印登記需記錄合同編號、用印份數(shù)、領(lǐng)取人等信息；合同文本需妥善保管，防止遺失或泄露。（五）履約跟蹤風(fēng)險風(fēng)險點：缺乏履約過程監(jiān)控，對方違約時未能及時主張權(quán)利，造成公司損失。操作要點：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)