合同管理信息系統(tǒng)操作手冊前言歡迎使用本合同管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）。本手冊旨在為系統(tǒng)用戶提供清晰、詳盡的操作指引，幫助您高效、規(guī)范地完成合同管理的各項工作。無論您是合同的起草者、審批者，還是履行跟蹤的負(fù)責(zé)人，本手冊都將是您日常工作的得力助手。請在使用系統(tǒng)前仔細(xì)閱讀本手冊，并建議將其保存為離線文檔，以便隨時查閱。本手冊的內(nèi)容基于系統(tǒng)當(dāng)前版本編寫，隨著系統(tǒng)的迭代升級，部分功能可能會有所調(diào)整。如遇操作與手冊描述不符，請以系統(tǒng)實(shí)際功能為準(zhǔn)，并及時關(guān)注系統(tǒng)發(fā)布的更新說明或聯(lián)系系統(tǒng)管理員獲取支持。適用對象本手冊適用于所有經(jīng)授權(quán)使用本合同管理信息系統(tǒng)的內(nèi)部用戶，包括但不限于合同管理員、業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)辦人、審批領(lǐng)導(dǎo)及其他相關(guān)協(xié)作人員?；炯s定1.鼠標(biāo)操作：本手冊中，“點(diǎn)擊”指使用鼠標(biāo)左鍵單擊；“雙擊”指使用鼠標(biāo)左鍵快速連續(xù)點(diǎn)擊兩次；“選中”指將鼠標(biāo)指針移至目標(biāo)對象上并點(diǎn)擊，使其處于高亮或被標(biāo)記狀態(tài)。2.界面元素：手冊中涉及的按鈕、菜單、輸入框等界面元素名稱，將盡量與系統(tǒng)保持一致，并以【】符號標(biāo)示，例如【保存】按鈕、【合同起草】菜單。3.路徑表示：菜單操作路徑將以“→”符號連接，例如“【合同管理】→【合同起草】”表示依次點(diǎn)擊“合同管理”菜單下的“合同起草”子菜單。4.注意事項：手冊中以“注意”開頭的段落，表示需要用戶特別關(guān)注的重要信息或潛在風(fēng)險。第一章系統(tǒng)登錄與環(huán)境準(zhǔn)備1.1系統(tǒng)訪問1.打開瀏覽器：建議使用主流瀏覽器的最新版本，以獲得最佳兼容性和操作體驗。2.輸入網(wǎng)址：在瀏覽器地址欄中輸入本系統(tǒng)的官方訪問網(wǎng)址（通常由系統(tǒng)管理員提供）。3.進(jìn)入登錄頁面：正確輸入網(wǎng)址后，系統(tǒng)將顯示登錄界面，通常包含系統(tǒng)名稱、登錄表單及必要的提示信息。1.2用戶登錄1.輸入憑據(jù)：在登錄表單中，分別輸入您的用戶名和密碼。用戶名通常為您的工號或企業(yè)郵箱前綴，初始密碼由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一發(fā)放，首次登錄后請及時修改。2.驗證碼（如有）：部分情況下，系統(tǒng)可能要求輸入驗證碼以確保安全，請根據(jù)頁面提示輸入正確的驗證碼。3.點(diǎn)擊登錄：確認(rèn)信息無誤后，點(diǎn)擊【登錄】按鈕。4.首次登錄/密碼重置：若為首次登錄或密碼已過期，系統(tǒng)將引導(dǎo)您進(jìn)行密碼修改。請設(shè)置符合安全要求的新密碼（通常包含大小寫字母、數(shù)字和特殊符號），并妥善保管。1.3系統(tǒng)主界面介紹成功登錄后，您將進(jìn)入系統(tǒng)的主界面。主界面通常包含以下幾個主要區(qū)域：*頂部導(dǎo)航欄：包含系統(tǒng)logo、主要功能模塊入口、通知消息、用戶中心（個人信息、密碼修改、退出登錄等）。*左側(cè)菜單欄：展示當(dāng)前用戶有權(quán)限訪問的詳細(xì)功能菜單，可通過點(diǎn)擊展開或折疊。*中央工作區(qū)：系統(tǒng)的主要操作區(qū)域，根據(jù)您選擇的功能模塊顯示相應(yīng)的內(nèi)容和操作界面。*底部狀態(tài)欄：可能顯示系統(tǒng)版本、版權(quán)信息、在線客服入口等。1.4退出系統(tǒng)完成工作或需要離開電腦時，請務(wù)必安全退出系統(tǒng)：1.點(diǎn)擊頂部導(dǎo)航欄右上角的【退出登錄】或用戶頭像下拉菜單中的【退出】選項。2.待系統(tǒng)返回登錄頁面后，關(guān)閉瀏覽器窗口。注意：為保護(hù)信息安全，請勿在公共電腦或非安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下長時間保持登錄狀態(tài)，離開時務(wù)必退出系統(tǒng)。第二章合同起草與創(chuàng)建合同起草是合同管理流程的起點(diǎn)，本系統(tǒng)提供了便捷的合同創(chuàng)建與編輯工具，幫助您規(guī)范、高效地完成合同文本的初步擬定。2.1新建合同1.登錄系統(tǒng)后，在左側(cè)菜單欄中，找到并點(diǎn)擊【合同管理】→【合同起草】或【新建合同】按鈕，進(jìn)入合同創(chuàng)建頁面。2.系統(tǒng)可能會提示選擇合同類型（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等）。請根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求選擇正確的合同類型，不同類型的合同可能對應(yīng)不同的模板和字段。3.點(diǎn)擊【確定】后，進(jìn)入合同基本信息填寫界面。2.2填寫合同基本信息在合同基本信息表單中，您需要準(zhǔn)確填寫以下關(guān)鍵信息（帶*號的為必填項）：*合同名稱*：應(yīng)簡明扼要地反映合同的核心內(nèi)容和標(biāo)的。*合同編號*：系統(tǒng)可支持自動生成或手動錄入。若為自動生成，請確認(rèn)編號規(guī)則是否符合公司規(guī)范；若為手動錄入，請嚴(yán)格按照公司編號規(guī)則填寫。*合同主體信息*：*甲方（我方）：通常系統(tǒng)會自動帶出公司基本信息，您需確認(rèn)是否準(zhǔn)確。*乙方（合作方）：點(diǎn)擊【選擇】或【新增】按鈕，從已有的合作方庫中選擇，或錄入新的合作方信息（新合作方信息可能需要經(jīng)過審核）。請務(wù)必確保合作方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等信息準(zhǔn)確無誤。*合同金額*：填寫合同總金額，并選擇相應(yīng)的幣種。如為框架合同或金額不確定，可填寫預(yù)估金額或在備注中說明。*合同期限*：選擇合同的起始日期和終止日期。*簽約地點(diǎn)：填寫合同的實(shí)際簽約地點(diǎn)。*負(fù)責(zé)人/經(jīng)辦人*：通常默認(rèn)為當(dāng)前登錄用戶，如有需要可更改為其他同事。*其他信息：根據(jù)合同類型和公司要求，可能還需要填寫項目名稱、資金來源、保密要求等。填寫完畢后，仔細(xì)核對信息，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊【下一步】或【保存基本信息】。2.3合同文本編輯與上傳完成基本信息填寫后，進(jìn)入合同文本處理階段。系統(tǒng)提供多種合同文本創(chuàng)建方式：*使用合同模板：1.系統(tǒng)可能會根據(jù)您選擇的合同類型自動加載推薦的標(biāo)準(zhǔn)模板，或提供模板庫供您選擇。2.點(diǎn)擊選擇所需的模板，模板內(nèi)容將加載到編輯器中。3.在模板基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況修改和補(bǔ)充合同條款。系統(tǒng)內(nèi)置的在線編輯器通常支持格式化、插入表格、圖片、批注等功能。*上傳本地文檔：1.若您已在本地編輯好合同文檔（如Word格式），可點(diǎn)擊【上傳文件】或【導(dǎo)入文檔】按鈕。2.選擇本地文件進(jìn)行上傳。系統(tǒng)可能會將文檔轉(zhuǎn)換為在線可編輯格式，或僅作為附件管理。請留意系統(tǒng)提示。*空白文檔創(chuàng)建：直接在在線編輯器中從頭開始編輯合同文本。注意：無論采用何種方式，合同文本的內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求及公司內(nèi)部規(guī)章制度，關(guān)鍵條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等）務(wù)必明確、具體。2.4添加合同附件對于合同相關(guān)的支撐材料，如對方資質(zhì)證明、產(chǎn)品說明書、報價單等，可以作為附件上傳：1.在合同起草頁面找到【添加附件】或【上傳附件】區(qū)域。2.點(diǎn)擊【選擇文件】，從本地電腦選擇需要上傳的文件。3.部分系統(tǒng)支持批量上傳，可按住Ctrl鍵或Shift鍵選擇多個文件。2.5保存與預(yù)覽*保存草稿：在起草過程中，您可以隨時點(diǎn)擊【保存草稿】按鈕，將當(dāng)前填寫的信息和編輯的文本保存到系統(tǒng)中，以便后續(xù)繼續(xù)編輯。保存草稿后，合同通常處于“草稿”狀態(tài)。*預(yù)覽合同：完成所有信息填寫和文本編輯后，建議點(diǎn)擊【預(yù)覽】按鈕，查看合同的整體排版和內(nèi)容是否符合預(yù)期。*提交起草：確認(rèn)合同草稿無誤后，點(diǎn)擊【提交起草】或【下一步】按鈕，將合同提交至下一環(huán)節(jié)（通常是合同評審或?qū)徟鞒蹋?。提交后，合同狀態(tài)將變?yōu)椤按u審”或“待審批”，此時您可能仍有機(jī)會在審批開始前撤回修改（具體取決于系統(tǒng)配置）。第三章合同審批流程合同審批是確保合同合規(guī)性、防范風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。本系統(tǒng)通過電子化流程，實(shí)現(xiàn)審批過程的透明化和高效化。3.1發(fā)起合同審批在完成合同起草并提交后，系統(tǒng)通常會自動根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則啟動審批流程，或需要您手動選擇審批路徑和審批人：*自動發(fā)起：若系統(tǒng)已為不同類型的合同配置了默認(rèn)的審批流程和審批人，提交起草后審批流程將自動啟動，您無需額外操作。*手動選擇：1.在提交起草時或提交后，系統(tǒng)可能會彈出審批人選擇界面。2.您可以從組織結(jié)構(gòu)樹中選擇相應(yīng)的審批人員，或根據(jù)系統(tǒng)提示的推薦審批人進(jìn)行選擇。3.部分系統(tǒng)支持串行、并行等復(fù)雜審批流程的配置。4.確認(rèn)審批人無誤后，點(diǎn)擊【提交審批】。3.2審批中合同的查看與跟蹤提交審批后，您可以隨時跟蹤合同的審批進(jìn)度：1.進(jìn)入【合同管理】→【我的合同】或【我發(fā)起的合同】菜單。2.在合同列表中找到目標(biāo)合同，查看其“當(dāng)前狀態(tài)”和“審批進(jìn)度”信息。通常會顯示當(dāng)前審批人、已審批環(huán)節(jié)、待審批環(huán)節(jié)等。3.點(diǎn)擊合同名稱或【查看詳情】，進(jìn)入合同詳情頁，在“審批記錄”或“流程跟蹤”標(biāo)簽頁中，可查看更詳細(xì)的審批軌跡和意見。3.3審批人操作指南當(dāng)合同流轉(zhuǎn)到您的審批節(jié)點(diǎn)時，您會收到系統(tǒng)通知（如站內(nèi)信、郵件或短信，取決于系統(tǒng)配置）。1.查看待審批合同：*登錄系統(tǒng)后，在【待辦事項】、【我的審批】或【待我審批】菜單中，可以看到需要您處理的合同審批任務(wù)。2.處理審批：*點(diǎn)擊待審批合同，進(jìn)入審批界面。您可以查看合同的基本信息、合同文本、附件以及歷史審批意見。*仔細(xì)審閱合同內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注合同的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、風(fēng)險點(diǎn)等。*在審批意見欄中，選擇您的審批結(jié)論：*同意：表示認(rèn)可當(dāng)前合同內(nèi)容，流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)。*不同意/駁回：表示不認(rèn)可合同內(nèi)容，需要退回給起草人修改。請務(wù)必在意見框中詳細(xì)填寫駁回理由和修改建議。*轉(zhuǎn)辦：（部分系統(tǒng)支持）將審批任務(wù)轉(zhuǎn)交給其他同事處理。*加簽：（部分系統(tǒng)支持）在當(dāng)前審批環(huán)節(jié)增加其他審批人。*填寫完審批意見后，點(diǎn)擊【提交審批】或【確認(rèn)】按鈕。3.退回修改：若選擇“駁回”，合同將退回至起草人或指定的修改人。起草人修改完成后，需重新提交審批流程。3.4合同審批狀態(tài)查詢所有相關(guān)人員（包括起草人、審批人、合同管理員）都可以通過以下方式查詢合同的審批狀態(tài)：1.在【合同管理】→【合同查詢】或【合同列表】中，通過合同名稱、編號、狀態(tài)等條件篩選目標(biāo)合同。2.在合同列表或合同詳情頁中，查看“審批狀態(tài)”字段，了解合同當(dāng)前所處的審批階段。第四章合同簽訂與用印管理合同經(jīng)審批通過后，即可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。系統(tǒng)將輔助您完成合同的最終簽署及用印申請與記錄工作。4.1合同最終確認(rèn)在正式簽訂前，建議合同經(jīng)辦人再次與合同對方確認(rèn)合同文本的最終版本，確保雙方對所有條款達(dá)成一致。如有必要，可在系統(tǒng)中發(fā)起最終確認(rèn)記錄。4.2發(fā)起用印申請1.對于需要加蓋公司印章的合同，在合同審批通過后，合同經(jīng)辦人可在合同詳情頁點(diǎn)擊【用印申請】或【發(fā)起用印】按鈕。2.系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至用印申請單填寫頁面，通常會自動帶出合同的基本信息（如合同名稱、編號、用印份數(shù)等）。3.補(bǔ)充填寫用印申請信息，如用印類型（公章、合同專用章等）、緊急程度、用印事由等。4.確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊【提交用印申請】。用印申請將按照公司規(guī)定的用印審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。4.3用印審批與記錄*用印審批：用印審批人收到申請后，將根據(jù)審批權(quán)限和公司用印管理制度進(jìn)行審批。審批流程與合同審批類似。*用印登記：用印申請獲批后，印章管理員在實(shí)際用印后，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行用印登記，記錄用印日期、用印人、實(shí)際用印份數(shù)等信息，確保用印過程可追溯。*合同簽訂信息錄入：*若為線下簽訂（紙質(zhì)版），合同簽訂完成后，經(jīng)辦人應(yīng)將最終簽訂的合同掃描件上傳至系統(tǒng)，并在【合同簽訂】或【信息完善】模塊中，錄入實(shí)際簽訂日期、簽訂地點(diǎn)等信息。*若系統(tǒng)支持電子簽章，可在此環(huán)節(jié)發(fā)起電子簽流程，雙方通過系統(tǒng)完成電子簽章，簽署完成后，電子合同將自動存儲在系統(tǒng)中。4.4合同分發(fā)與歸檔準(zhǔn)備合同簽訂完成后，根據(jù)需要進(jìn)行合同文本的分發(fā)（如發(fā)送給合同對方、公司相關(guān)部門存檔等）。系統(tǒng)中可記錄分發(fā)信息。同時，系統(tǒng)會將已簽訂的合同自動或手動標(biāo)記為“待歸檔”狀態(tài)，準(zhǔn)備進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)。第五章合同履行與跟蹤合同簽訂后，進(jìn)入履行階段。系統(tǒng)提供合同履行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管理、收付款跟蹤、變更管理等功能，確保合同得到有效執(zhí)行。5.1合同履行計劃錄入對于有明確履行計劃的合同，可在系統(tǒng)中錄入關(guān)鍵的履行節(jié)點(diǎn)和計劃：1.進(jìn)入合同詳情頁，找到【履行管理】或【計劃管理】模塊。2.點(diǎn)擊【添加履行計劃】或【錄入計劃節(jié)點(diǎn)】，設(shè)置如交貨日期、服務(wù)開始/結(jié)束日期、付款日期等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，并可設(shè)置負(fù)責(zé)人和提醒。5.2收付款管理*付款計劃與執(zhí)行：1.根據(jù)合同約定的付款條款，在【收付款管理】→【付款管理】中錄入付款計劃（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款的金額和計劃支付日期）。2.實(shí)際支付款項后，財務(wù)人員或經(jīng)辦人可在系統(tǒng)中登記【實(shí)際付款記錄】，關(guān)聯(lián)付款憑證（如銀行回單掃描件）。*收款計劃與執(zhí)行：1.對于我方收款的合同，在【收付款管理】→【收款管理】中錄入收款計劃。2.收到款項后，登記【實(shí)際收款記錄】。系統(tǒng)通常支持收付款的預(yù)警提醒功能，幫助您及時跟蹤款項的收付情況。5.3合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對合同條款進(jìn)行修改，應(yīng)通過系統(tǒng)進(jìn)行合同變更管理：1.在合同詳情頁點(diǎn)擊【合同變更】或【發(fā)起變更】按鈕。2.填寫變更原因、變更內(nèi)容摘要，并上傳變更協(xié)議草案或變更說明文件。3.提交變更申請，變更申請通常需要經(jīng)過與原合同類似的審批流程。4.變更審批通過并簽訂變更協(xié)議后，將變更協(xié)議上傳至系統(tǒng)，并更新原合同的相關(guān)信息或關(guān)聯(lián)變更記錄。5.4合同履行預(yù)警與提醒系統(tǒng)通常具備合同履行的預(yù)警和提醒功能：*到期提醒：如合同到期日、付款日、收款日等關(guān)鍵日期臨近時，系統(tǒng)會通過站內(nèi)消息、郵件或短信等方式向相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)送提醒。*異常預(yù)警：如付款逾期、交貨延遲等情況發(fā)生時，系統(tǒng)可能會發(fā)出預(yù)警通知。您可以在【消息中心】或【我的提醒】中查看相關(guān)預(yù)警和提醒信息。5.5合同糾紛與索賠（如有）如在合同履行過程中發(fā)生爭議或糾紛，可在系統(tǒng)中記錄【合