企業(yè)文件歸檔與存儲(chǔ)管理規(guī)范模板一、規(guī)范制定目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔及存儲(chǔ)管理，保證文件信息的完整性、安全性、可追溯性，提高文件利用效率，防范信息泄露與丟失風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、子公司及全體員工在文件管理全流程中的各項(xiàng)操作。二、職責(zé)分工（一）文件形成部門各部門（如市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、人力資源部等）為文件管理的第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)本部門文件的形成、初步整理、價(jià)值初審，并按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交歸檔文件。部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件的真實(shí)性、完整性負(fù)總責(zé)，經(jīng)辦人需具體落實(shí)文件整理與移交工作。（二）檔案管理部門檔案管理部門（如*總經(jīng)辦下設(shè)的檔案中心）為企業(yè)文件歸檔與存儲(chǔ)的統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)制定文件分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍及保管期限表；對(duì)接收的文件進(jìn)行分類、編目、登記、入庫(kù)存儲(chǔ)；對(duì)檔案進(jìn)行日常維護(hù)、安全檢查、借閱服務(wù)及到期鑒定處置；定期組織檔案管理培訓(xùn)與監(jiān)督檢查。（三）審計(jì)監(jiān)督部門審計(jì)監(jiān)督部門（如*審計(jì)部）負(fù)責(zé)對(duì)文件歸檔與存儲(chǔ)管理流程的合規(guī)性、安全性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，定期檢查檔案保管狀況及制度執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)覺(jué)的問(wèn)題提出整改建議并跟蹤落實(shí)。三、文件歸檔操作流程（一）文件形成與初步收集文件形成：各部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)（如合同簽訂、項(xiàng)目立項(xiàng)、會(huì)議召開、財(cái)務(wù)報(bào)銷等）時(shí)，需使用企業(yè)統(tǒng)一規(guī)范的文件模板（如合同模板、會(huì)議紀(jì)要模板），保證文件內(nèi)容要素齊全（如標(biāo)題、編號(hào)、日期、責(zé)任人、審批簽字等）。文件收集：*經(jīng)辦人在文件辦理完畢后（如合同簽署完成、會(huì)議結(jié)束、報(bào)銷流程審批通過(guò)），需將文件正本（含附件、審批單等）及相關(guān)電子版本一并收集，保證文件材料完整無(wú)遺漏。電子文件需存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，避免分散存儲(chǔ)于個(gè)人設(shè)備。（二）文件分類與整理分類標(biāo)準(zhǔn)：文件分為行政類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、人事類、審計(jì)類、合同類六大類，每類下設(shè)一級(jí)子類（如行政類下設(shè)“通知”“會(huì)議紀(jì)要”“規(guī)章制度”等），二級(jí)子類根據(jù)實(shí)際需求細(xì)化（如“會(huì)議紀(jì)要”按“年度-部門”分類）。電子文件分類與紙質(zhì)文件保持一致，建立樹狀目錄結(jié)構(gòu)（如“2024年/財(cái)務(wù)類/報(bào)銷文件/市場(chǎng)部/2024-市場(chǎng)部-001”）。文件整理：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用左側(cè)裝訂或膠裝方式，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)；文件頁(yè)碼連續(xù)（正面右下角、背面左下角），無(wú)空白頁(yè)；同一文件的不同版本需標(biāo)注“最終版”“修訂版”等字樣。電子文件：文件命名采用“年份-部門-文件類型-序號(hào)-名稱”格式（如“2024-人力資源部-制度-001-員工考勤管理辦法”）；電子文件需為PDF、Word、Excel等通用格式，避免使用加密或特殊格式軟件；掃描件分辨率不低于300DPI，保證圖像清晰可辨。（三）文件價(jià)值鑒定與保管期限確定鑒定小組：由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、*審計(jì)部專員組成文件鑒定小組，對(duì)文件的歷史價(jià)值、法律價(jià)值、參考價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。保管期限：根據(jù)文件重要性分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三類。永久保存：企業(yè)章程、年度工作報(bào)告、重大合同、審計(jì)報(bào)告、股東會(huì)決議等；長(zhǎng)期保存：財(cái)務(wù)憑證、項(xiàng)目檔案、人事檔案、重要會(huì)議紀(jì)要等；短期保存：日常通知、一般性工作總結(jié)、臨時(shí)性活動(dòng)方案等。鑒定小組需填寫《文件價(jià)值鑒定表》，明確文件保管期限及處置意見。（四）文件編目與登記編目規(guī)則：每份文件需編制唯一歸檔編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為“分類代碼-年度-部門代碼-流水號(hào)”（如“Z-2024-CB-001”，Z代表行政類，CB代表市場(chǎng)部）。電子文件編號(hào)與紙質(zhì)文件一致，便于關(guān)聯(lián)查詢。登記信息：檔案管理員需將文件信息錄入《企業(yè)文件歸檔登記表》（詳見附錄一），內(nèi)容包括文件編號(hào)、名稱、形成部門、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、責(zé)任人、存放位置、移交人、接收人、移交日期等。電子文件需在檔案管理系統(tǒng)中同步登記，支持關(guān)鍵詞檢索（如文件名稱、責(zé)任人、日期）。（五）文件移交與歸檔移交時(shí)間：紙質(zhì)文件需在文件形成后30日內(nèi)完成移交；電子文件需在文件最終版確認(rèn)后7日內(nèi)至指定系統(tǒng)。移交流程：移交部門填寫《文件移交清單》（含文件編號(hào)、名稱、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注等），一式兩份，與檔案管理員共同核對(duì)文件數(shù)量與完整性；檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)，移交部門與檔案管理部門各執(zhí)一份；電子文件移交需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)完成，移交后移交部門不得私自修改或刪除，確需修改需提交書面申請(qǐng)并經(jīng)檔案管理部門審批。四、文件存儲(chǔ)管理要求（一）存儲(chǔ)介質(zhì)與方式紙質(zhì)文件存儲(chǔ)：使用符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的專用檔案柜（防火、防潮、防盜），按分類編號(hào)順序存放，檔案柜外張貼標(biāo)簽（如“行政類-2024年-市場(chǎng)部”），不同類別文件不得混放。重要文件（如永久保存文件）需存入鐵皮柜，并加裝鎖具。電子文件存儲(chǔ)：本地存儲(chǔ)：存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器，服務(wù)器需具備冗余備份功能，定期進(jìn)行病毒查殺；云端存儲(chǔ)：使用企業(yè)認(rèn)證的云存儲(chǔ)平臺(tái)，采用加密技術(shù)傳輸與存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)管理（如普通員工僅可查看本部門文件，管理員具備全部權(quán)限）；雙重備份：電子文件需進(jìn)行“本地+云端”雙重備份，備份頻率為每月一次，備份介質(zhì)需單獨(dú)存放并標(biāo)注備份日期。（二）存儲(chǔ)環(huán)境控制紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境：檔案庫(kù)房需保持溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%，配備溫濕度計(jì)，每日記錄并定期調(diào)控；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，配備滅火器（二氧化碳或干粉型）、煙霧報(bào)警器，定期檢查消防設(shè)施；窗戶需安裝遮光簾，避免陽(yáng)光直射檔案柜。電子文件存儲(chǔ)環(huán)境：服務(wù)器機(jī)房需保持恒溫（18-22℃）、恒濕（40%-60%），配備UPS不間斷電源，防止突然斷電；定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè)（如硬盤壞道掃描），保證數(shù)據(jù)完整性。（三）存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)與維護(hù)標(biāo)識(shí)管理：檔案柜標(biāo)簽需清晰標(biāo)注“類別-年度-部門”，文件盒側(cè)面需粘貼“文件名稱-歸檔編號(hào)-保管期限”標(biāo)簽；電子文件目錄需定期更新，保證與實(shí)際存儲(chǔ)內(nèi)容一致。定期維護(hù)：檔案管理員每季度對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有蟲蛀、霉變、破損等情況，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；電子文件每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份有效性驗(yàn)證，保證備份數(shù)據(jù)可正常讀取。五、文件借閱與銷毀管理（一）文件借閱流程借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱文件時(shí)，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見附錄二），注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。涉密文件（如財(cái)務(wù)報(bào)表、未公開合同）需經(jīng)*分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱登記：檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)表無(wú)誤后，辦理借閱手續(xù)，紙質(zhì)文件需在《文件借閱登記表》中登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間；電子文件需在檔案管理系統(tǒng)中開通臨時(shí)訪問(wèn)權(quán)限，權(quán)限期限與借閱期限一致。借閱要求：借閱人僅可在指定場(chǎng)所查閱紙質(zhì)文件，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件；電子文件不得、轉(zhuǎn)發(fā)，確需需經(jīng)檔案管理部門審批并備案；借閱期限一般不超過(guò)7天，到期需歸還，如需續(xù)借需提前3天重新申請(qǐng)。（二）文件銷毀管理銷毀條件：達(dá)到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件，或因業(yè)務(wù)變更、法律法規(guī)變化需銷毀的文件，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)。銷毀流程：鑒定審核：檔案管理部門編制《文件銷毀清單》（含文件編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因等），經(jīng)鑒定小組審核（部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、審計(jì)部專員簽字確認(rèn)）后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；監(jiān)銷執(zhí)行：銷毀時(shí)需由檔案管理員與審計(jì)部專員共同監(jiān)銷，保證文件徹底銷毀（紙質(zhì)文件采用粉碎機(jī)銷毀，電子文件采用低級(jí)格式化或物理銷毀方式）；記錄存檔：銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《文件銷毀審批表》（詳見附錄三）上簽字，檔案管理部門將銷毀清單、審批表等資料保存5年以上備查。六、重要管理注意事項(xiàng)（一）及時(shí)性與完整性各部門需在文件形成后規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成收集與移交，不得拖延；文件歸檔需保證正本、附件、審批單等材料齊全，電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，避免“只歸檔不完整”或“歸檔后補(bǔ)材料”的情況。（二）保密與安全涉密文件（如商業(yè)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事任免文件）需在形成時(shí)標(biāo)注“秘密”等級(jí)，存儲(chǔ)于專用保密柜，借閱需嚴(yán)格控制權(quán)限；檔案庫(kù)房需實(shí)行“雙人雙鎖”管理，非檔案管理員進(jìn)入庫(kù)房需登記并經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；嚴(yán)禁將檔案帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)*分管領(lǐng)導(dǎo)審批并全程陪同）。（三）變更與交接部門負(fù)責(zé)人或檔案管理員崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，列出交接清單，由接收人、監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)）三方簽字確認(rèn)；企業(yè)組織架構(gòu)調(diào)整或業(yè)務(wù)合并時(shí)，涉及文件歸屬變化的，需由檔案管理部門重新分類、編目并通知相關(guān)部門。（四）培訓(xùn)與監(jiān)督檔案管理部門每年組織至少2次文件管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括本規(guī)范、分類標(biāo)準(zhǔn)、電子文件操作等，保證員工掌握歸檔要求；審計(jì)監(jiān)督部門每半年對(duì)文件管理流程進(jìn)行一次抽查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、存儲(chǔ)安全性、借閱合規(guī)性等，對(duì)違規(guī)行為（如私自銷毀文件、泄露涉密信息）按企業(yè)獎(jiǎng)懲制度處理。附錄：模板表格附錄一：企業(yè)文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)保管期限責(zé)任人存放位置移交人接收人移交日期備注Z-2024-CB-001市場(chǎng)部2024年Q1工作總結(jié)市場(chǎng)部2024-03-308長(zhǎng)期*A柜-01層**2024-04-05含附件2份C-2024-FS-0022024年4月費(fèi)用報(bào)銷憑證財(cái)務(wù)部2024-04-2825長(zhǎng)期*趙六B柜-03層*孫七*2024-05-10附錄二：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式*周八業(yè)務(wù)部138借閱文件信息文件編號(hào)文件名稱借閱原因C-2024-FS-0022024年4月費(fèi)用報(bào)銷憑證項(xiàng)目審計(jì)核對(duì)審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*吳九日期：2024-05-19檔案管理員簽字：*日期：2024-05-19借閱記錄借閱時(shí)間歸還時(shí)間經(jīng)辦人2024-05-202024-05-27*周八附錄三：文件銷毀審批表銷毀文件清單（份數(shù)：____份）文件編號(hào)文件名稱保管期限銷毀原因Z-2024-XZ-0012023年臨時(shí)通知（短期）10年保管期限已到D-2023-HR-0052023年員工招聘簡(jiǎn)歷