行政管理日常事務(wù)處理工作手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司行政管理日常事務(wù)的處理流程，提高工作效率，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。手冊適用于行政部全體工作人員，涵蓋會議管理、辦公用品管控、固定資產(chǎn)登記、印章使用規(guī)范、文件歸檔、差旅管理及來訪接待等七大核心場景，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。一、會議全流程管理規(guī)范（一）適用情形公司各類會議（包括但不限于周例會、月度總結(jié)會、專題研討會、外部合作洽談會等）的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)工作。（二）操作流程步驟1：會議發(fā)起與審批發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間（精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上需注明會議平臺及）、參會人員、議程及預(yù)計(jì)時長。審批人：部門負(fù)責(zé)人審核會議必要性，行政部統(tǒng)籌會議室資源及時間沖突，總經(jīng)理（或分管領(lǐng)導(dǎo)）審批最終方案。輸出物：《會議申請審批表》（需包含審批意見欄）。步驟2：會議籌備與通知行政部動作：確認(rèn)會議室availability，提前30分鐘檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等）是否正常；如需茶水/點(diǎn)心，提前與后勤組對接；會議前1個工作日通過OA系統(tǒng)/企業(yè)發(fā)送會議通知，附上議程及會議資料（如有）。參會人動作：收到通知后確認(rèn)參會，如無法參加需提前4小時向發(fā)起人請假。步驟3：會議召開與記錄主持人：控制會議節(jié)奏，嚴(yán)格按照議程推進(jìn)，避免超時；記錄人：行政部指定專人記錄會議內(nèi)容，重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時限，形成《會議紀(jì)要（初稿）》；注意事項(xiàng)：參會人員需將手機(jī)調(diào)至靜音，重要內(nèi)容做好筆記，禁止隨意走動或離場（緊急情況需向主持人示意）。步驟4：會議紀(jì)要確認(rèn)與歸檔紀(jì)要輸出：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要（初稿）》，經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至參會人確認(rèn)；決議跟蹤：行政部將決議事項(xiàng)錄入《會議決議跟蹤表》，每周更新進(jìn)度，直至事項(xiàng)關(guān)閉；資料歸檔：會議通知、簽到表、紀(jì)要、決議跟蹤表等資料整理成冊，按年度存檔（電子檔備份至服務(wù)器，紙質(zhì)檔裝訂保存）。（三）記錄模板表1：會議申請審批表申請部門會議主題申請日期會議時間（年/月/日時:分-時:分）會議地點(diǎn)參會人員（姓名+職務(wù)，外部人員需注明單位）會議目的會議議程1.2.3.預(yù)計(jì)時長需協(xié)調(diào)資源□投影儀□麥克風(fēng)□白板□茶水□其他：______附件資料部門負(fù)責(zé)人審批（簽字/日期）行政部審批總經(jīng)理審批（簽字/日期）表2：會議簽到表會議名稱日期：______年______月______日地點(diǎn)：______序號姓名部門/職務(wù)簽到時間（時:分）1*2*…………表3：會議決議跟蹤表決議事項(xiàng)責(zé)任人計(jì)劃完成時間實(shí)際完成時間完成狀態(tài)備注例：優(yōu)化報銷流程*（行政部）2023-10-152023-10-14已完成提前1天完成（四）關(guān)鍵提示臨時緊急會議需提前2小時發(fā)起審批，行政部盡力協(xié)調(diào)資源；線上會議需提前測試平臺穩(wěn)定性，提前發(fā)送參會及操作指南；會議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確，避免主觀表述，決議事項(xiàng)需明確“做什么、誰來做、何時做”；重要會議（如董事會、年度總結(jié)會）需全程錄音（需提前告知參會人），保證記錄完整性。二、辦公用品管控操作指南（一）適用情形公司日常辦公所需耗材（如紙張、筆、文件夾、墨盒等）及設(shè)備的采購、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)及報廢管理。（二）操作流程步驟1：需求統(tǒng)計(jì)與申請部門動作：每月25日前，各部門指定專人填寫《辦公用品需求表》，列明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部。行政部動作：匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況，編制《月度辦公用品采購計(jì)劃》。步驟2：采購與入庫采購執(zhí)行：行政部根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商（至少比價3家），填寫《采購申請單》經(jīng)審批后下單；入庫驗(yàn)收：物品到貨后，行政部與采購員共同核對物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》，粘貼標(biāo)簽分類存放（易碎品、耗材、設(shè)備分區(qū)管理）。步驟3：領(lǐng)用與登記領(lǐng)用流程：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用用途，部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取；特殊物品管理：貴重物品（如U盤、計(jì)算器）需領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，行政部定期核對臺賬與實(shí)物；庫存預(yù)警：當(dāng)某類物品庫存低于安全庫存量（如A4紙剩余5包）時，行政部及時啟動補(bǔ)貨流程。步驟4：盤點(diǎn)與報廢定期盤點(diǎn)：每月末行政部組織全面盤點(diǎn)，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符（差異率需≤5%，超需查明原因并整改）；報廢處理：損壞或過期物品由使用部門提交《辦公用品報廢申請表》，注明報廢原因，行政部鑒定后審批，可回收物品交后勤處置，不可回收物品做銷毀處理并記錄。（三）記錄模板表4：辦公用品需求表申請部門申請人申請日期序號物品名稱規(guī)格型號1A4紙80g2中性筆（黑色）0.5mm………部門負(fù)責(zé)人簽字（日期）表5：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商驗(yàn)收人備注2023-09-01A4紙80g20包辦公用品*合格2023-09-02訂書機(jī)標(biāo)準(zhǔn)型5個文具*質(zhì)保1年表6：辦公用品領(lǐng)用申請表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物品名稱數(shù)量用途審批人2023-09-05*市場部A4紙2包方案打印*2023-09-06*行政部訂書機(jī)1個辦公使用*（四）關(guān)鍵提示辦公用品采購需優(yōu)先選擇環(huán)保、耐用產(chǎn)品，控制非必要開支；領(lǐng)用需堅(jiān)持“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止私人領(lǐng)用；低值易耗品（如筆、紙）實(shí)行“按部門定額管理”，超定額需部門負(fù)責(zé)人簽字說明；新員工入職時，行政部按標(biāo)準(zhǔn)配置辦公用品（筆記本、筆、文件夾等），離職時需歸還公司貴重物品。三、固定資產(chǎn)登記與維護(hù)管理（一）適用情形公司價值≥2000元、使用期限≥1年的固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等）的申購、驗(yàn)收、登記、調(diào)撥、維護(hù)及報廢管理。（二）操作流程步驟1：申購與審批發(fā)起人：因新增或替換需要，使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及理由。審批流程：部門負(fù)責(zé)人→行政部（審核合理性及配置標(biāo)準(zhǔn)）→財(cái)務(wù)部（審核預(yù)算）→總經(jīng)理（最終審批）。步驟2：采購與驗(yàn)收采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批結(jié)果，通過招標(biāo)或比價方式采購，簽訂采購合同；驗(yàn)收登記：物品到貨后，使用部門、行政部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對實(shí)物與申購信息是否一致，驗(yàn)收合格后填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，行政部建立《固定資產(chǎn)臺賬》（編號規(guī)則：資產(chǎn)類別+年份+序號，如“電腦-2023-001”）。步驟3：領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：使用部門領(lǐng)用時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，簽字確認(rèn)后行政部更新臺賬（標(biāo)注使用人、存放地點(diǎn)）；調(diào)撥管理：部門間調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺賬信息，保證“人、物、賬”一致。步驟4：維護(hù)與盤點(diǎn)日常維護(hù)：行政部建立《固定資產(chǎn)維護(hù)記錄表》，定期（每季度）檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行保養(yǎng)（如電腦除塵、打印機(jī)清理）；定期盤點(diǎn)：每年6月、12月組織全面盤點(diǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧、毀損情況查明原因，報領(lǐng)導(dǎo)審批后處理。步驟5：報廢與處置報廢申請：使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明報廢原因（損壞、老化、技術(shù)淘汰等），行政部組織技術(shù)鑒定；處置流程：審批通過后，財(cái)務(wù)部核銷資產(chǎn)賬目，行政部聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)回收殘值（或按公司流程拍賣），處置記錄存檔。（三）記錄模板表7：固定資產(chǎn)申購表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）例：筆記本電腦聯(lián)想ThinkPadT141臺6000申購理由□新增□替換□其他：______預(yù)算來源□年度預(yù)算□專項(xiàng)申請部門負(fù)責(zé)人審批（簽字/日期）行政部審批（簽字/日期）財(cái)務(wù)部審批（簽字/日期）總經(jīng)理審批（簽字/日期）表8：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購入日期原值（元）使用人存放地點(diǎn)狀態(tài)（在用/閑置/報廢）電腦-2023-001筆記本電腦聯(lián)想T142023-09-016000*市場部在用打印機(jī)-2023-002激光打印機(jī)HPM404dn2023-08-153500*行政部在用表9：固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量差異差異原因責(zé)任人2023-09-30電腦-2023-001筆記本電腦110--2023-09-30打印機(jī)-2023-002激光打印機(jī)101借出未還*（四）關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)需粘貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號、名稱、購入日期），嚴(yán)禁私自拆卸、轉(zhuǎn)借或帶離公司；員工離職時，需將固定資產(chǎn)交回行政部，確認(rèn)無誤后方可辦理離職手續(xù)；貴重資產(chǎn)（如服務(wù)器、攝影設(shè)備）需指定專人管理，建立“一物一檔”維護(hù)記錄；報廢資產(chǎn)需保證數(shù)據(jù)徹底清除（如硬盤格式化），避免信息泄露。四、印章使用管理規(guī)范（一）適用情形公司公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、發(fā)票章等印章的使用、保管及登記管理。（二）操作流程步驟1：印章保管保管責(zé)任：行政部為印章歸口管理部門，指定專人（印章管理員）負(fù)責(zé)保管，實(shí)行“專人專柜、雙人雙鎖”管理（公章、財(cái)務(wù)章分柜存放）；保管要求：印章存放于帶鎖鐵柜，鑰匙由管理員隨身攜帶或存放于保險柜，嚴(yán)禁隨意放置或交他人代管。步驟2：用印申請與審批申請流程：用印人填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印單位/部門，附需蓋章文件原件或掃描件；審批權(quán)限：日常辦公文件（如通知、函件）：部門負(fù)責(zé)人→印章管理員；合同、協(xié)議類文件：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部（審核）→總經(jīng)理→印章管理員；財(cái)務(wù)相關(guān)文件（如支票、發(fā)票）：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→印章管理員。步驟3：用印登記與核對登記信息：印章管理員核對審批手續(xù)及文件內(nèi)容無誤后，在《印章使用登記表》中記錄用印日期、用印人、文件名稱、份數(shù)、審批人、經(jīng)辦人；用印規(guī)范：在指定位置清晰蓋章，避免覆蓋文字；多頁文件需加蓋“騎縫章”；合同類文件需逐頁小簽或蓋章。步驟4：印章停用與啟用停用情形：公司名稱變更、印章?lián)p壞或丟失時，需及時停用并上報；啟用流程：新印章刻制完成后，由行政部留存印模，備案后啟用，舊印章按規(guī)定交公安機(jī)關(guān)或銷毀。（三）記錄模板表10：印章使用申請表申請日期申請部門用印人聯(lián)系電話用印事由□合同□函件□證明□報表□其他：______文件名稱《關(guān)于的協(xié)議》份數(shù)5份用印位置甲方蓋章處附件清單□合同文本□審批單□其他：______部門負(fù)責(zé)人（簽字/日期）審批人意見（簽字/日期）印章管理員（簽字/日期）表11：印章使用登記表用印日期用印時間用印人文件名稱份數(shù)審批人經(jīng)辦人備注（如歸還時間）2023-09-0510:30*《采購合同》2**當(dāng)日歸還2023-09-0614:15*《在職證明》1**-（四）關(guān)鍵提示嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白表格上蓋章；用印文件需內(nèi)容合規(guī)、手續(xù)齊全，印章管理員對用印文件的真實(shí)性、合法性負(fù)審核責(zé)任；印章管理員請假時，需將印章交行政部指定人員代管，并辦理交接手續(xù)；發(fā)覺印章丟失或被盜，需立即報告總經(jīng)理及公安機(jī)關(guān)，并在2小時內(nèi)書面通知相關(guān)單位。五、文件歸檔管理規(guī)范（一）適用情形公司行政類文件（如制度、通知、會議紀(jì)要、合同、檔案資料等）的分類、整理、編號、歸檔及借閱管理。（二）操作流程步驟1：文件分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：按文件類型分為“行政管理類”“人力資源類”“財(cái)務(wù)類”“業(yè)務(wù)類”“合同類”等，再按年度、月份、文號細(xì)分；編號規(guī)則：部門代碼-文件類型-年份-序號（如“XZ-GL-2023-001”，代表“行政管理-管理類-2023年-第1號”）。步驟2：文件整理與歸檔整理要求：文件需去除夾子、回形針等金屬物，按“正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后”順序排列，左側(cè)裝訂；歸檔范圍：包括但不限于紅頭文件、會議紀(jì)要、工作報告、合同、審計(jì)報告、重要函件等；歸檔時間：月度文件于次月5日前歸檔，年度文件于次年1月20日前歸檔；電子文件同步至公司服務(wù)器指定文件夾。步驟3：檔案保管與借閱保管要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，標(biāo)注“檔案密級”（公開/內(nèi)部/秘密），防潮、防火、防蟲；電子檔案定期備份（每月1次），保存期限≥10年；借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、借閱事由、歸還時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員登記借閱信息；借閱期限：普通檔案≤3個工作日，重要檔案≤1個工作日，到期需續(xù)借需重新申請。步驟4：檔案鑒定與銷毀鑒定流程：每年度末，行政部組織檔案鑒定小組，對超期檔案進(jìn)行價值評估，確定“繼續(xù)保存”“銷毀”或“移交檔案館”；銷毀流程：需銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚?，電子檔案徹底刪除），銷毀記錄存檔。（三）記錄模板表12：檔案歸檔目錄檔案編號文件名稱歸檔日期密級保管期限存放位置XZ-GL-2023-001《2023年行政管理制度》2023-01-15內(nèi)部5年檔案柜A1XZ-HT-2023-002《辦公用品采購合同》2023-03-20公開10年檔案柜B2表13：檔案借閱申請表借閱日期借閱人部門聯(lián)系電話檔案名稱《2023年第三季度會議紀(jì)要》檔案編號XZ-HY-2023-003借閱事由□查閱□復(fù)印▅其他：______歸還日期2023-09-08部門負(fù)責(zé)人審批（簽字/日期）檔案管理員（簽字/日期）（四）關(guān)鍵提示涉密文件（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開合同）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；電子文件需定期檢查完整性，防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；檔案管理員需每季度檢查檔案保管狀況，發(fā)覺問題及時處理；外部單位借閱檔案需提供單位介紹信，經(jīng)法務(wù)部審核后方可辦理。六、員工差旅管理規(guī)范（一）適用情形員工因公出差（國內(nèi)/國際）的申請、審批、行程安排、費(fèi)用報銷及補(bǔ)貼管理。（二）操作流程步驟1：出差申請與審批申請?zhí)峤唬簡T工填寫《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點(diǎn)、交通工具、預(yù)算明細(xì)，附相關(guān)會議通知或項(xiàng)目資料；審批權(quán)限：省內(nèi)出差：部門負(fù)責(zé)人→行政部備案；省外出差：部門負(fù)責(zé)人→行政部→總經(jīng)理；出國（境）出差：部門負(fù)責(zé)人→行政部→總經(jīng)理→董事長。步驟2：行程與票務(wù)安排行政部動作：審批通過后，行政部協(xié)助預(yù)訂機(jī)票/火車票（優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商），預(yù)訂住宿酒店（標(biāo)準(zhǔn)：一線城市≤400元/晚，二線城市≤300元/晚）；員工動作：出差前確認(rèn)行程信息，如需調(diào)整需提前2個工作日申請。步驟3：差旅費(fèi)用報銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：交通：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙、高鐵二等座、硬臥/動車二等座（超標(biāo)準(zhǔn)部分自理）；住宿：按上述標(biāo)準(zhǔn)憑發(fā)票報銷，超標(biāo)部分需說明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批；補(bǔ)貼：市內(nèi)交通補(bǔ)貼100元/天，伙食補(bǔ)貼150元/天（出差當(dāng)天≥8小時發(fā)放，不足8小時按50%發(fā)放）。報銷流程：出差返回后3個工作日內(nèi)，員工填寫《差旅報銷單》，附發(fā)票（需與行程一致）、登機(jī)牌/車票、酒店入住單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交財(cái)務(wù)部。步驟4：特殊情況處理行程變更：出差期間因工作需要延長行程或改變地點(diǎn)，需及時向部門負(fù)責(zé)人及行政部報備，審批后方可執(zhí)行；費(fèi)用超支：因緊急情況導(dǎo)致費(fèi)用超標(biāo)，需提交《差旅費(fèi)用說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報銷；出差安全：出國（境）出差需購買境外保險，留存緊急聯(lián)系人信息，每日向部門負(fù)責(zé)人報平安。（三）記錄模板表14：出差申請表申請日期申請人部門職務(wù)出差事由□參加會議□客戶拜訪□項(xiàng)目調(diào)研▅其他：______出差地點(diǎn)北京出發(fā)時間2023-09-1009:00返回時間2023-09-1218:00交通方式□飛機(jī)□高鐵□汽車□其他：______預(yù)算總額3000元部門負(fù)責(zé)人審批（簽字/日期）行政部審批（簽字/日期）總經(jīng)理審批（簽字/日期）表15：差旅報銷單報銷日期申請人部門出差時間2023-09-10至09-12費(fèi)用類型金額（元）發(fā)票日期發(fā)票號碼備注交通費(fèi)12002023-09-10北京往返高鐵票住宿費(fèi)8002023-09-102晚，符合標(biāo)準(zhǔn)市內(nèi)交通費(fèi)2002023-09-10100元/天×2天伙食補(bǔ)貼300--150元/天×2天總計(jì)2500部門負(fù)責(zé)人審批（簽字/日期）財(cái)務(wù)部審批（簽字/日期）（四）關(guān)鍵提示出差需提前3個工作日申請（緊急情況可后補(bǔ)手續(xù)），未經(jīng)審批不得擅自出差；嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)差旅費(fèi)用，發(fā)票需與實(shí)際行程一致，禁止報銷與公務(wù)無關(guān)的費(fèi)用；出差期間需遵守公司紀(jì)律，維護(hù)公司形象，不得從事與工作無關(guān)的活動；長期出差（≥15天）需每周向部門負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展。七、來訪接待管理規(guī)范（一）適用情形外部單位（客戶、合作伙伴、部門、訪客等）來訪的申請、接待安排、現(xiàn)場服務(wù)及后續(xù)跟進(jìn)工作。（二）操作流程步驟1：接待申請與信息確認(rèn)發(fā)起人：對接部門填寫《來訪接待申請表》，注明來訪單位名稱、人數(shù)、職務(wù)、來訪目的、時間、行程安排及特殊需求（如翻譯、餐飲、車輛等）；審批流程：對接部門負(fù)責(zé)人→行政部（統(tǒng)籌資源）→分管領(lǐng)導(dǎo)（重要來訪）。步驟2：接待準(zhǔn)備行政部動作：確認(rèn)會議室/接待室，提前30分鐘布置（如擺放席卡、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備茶水/礦泉水）；如需餐飲，提前預(yù)訂公司餐廳或協(xié)議餐廳（標(biāo)準(zhǔn)：客戶≤200元/人，合作伙伴≤150元/人）；重要來訪需準(zhǔn)備資料袋（含公司簡介、議程、禮品等），禮品價值≤500元/人。對接部門動作：提前向訪客發(fā)送行程通知，確認(rèn)抵達(dá)方式（如需接送，安排車輛及司機(jī)）。步驟3：現(xiàn)場接待迎接：行政部安排接待人員在公司門口/