企業(yè)文檔歸檔管理制度信息管理與安全保障通用工具模板一、制度目的與核心價值企業(yè)文檔作為經(jīng)營管理活動的重要載體，其歸檔管理直接關(guān)系到信息的安全、可追溯及高效利用。本制度旨在規(guī)范文檔從形成到歸檔、保管、利用及銷毀的全生命周期管理，明確各部門職責(zé)分工，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作流程保障文檔信息的完整性、保密性及可用性，降低信息泄露風(fēng)險，提升企業(yè)知識資產(chǎn)價值，為合規(guī)經(jīng)營及決策支持提供堅實保障。二、制度適用范圍與核心應(yīng)用場景（一）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含總部、分支機(jī)構(gòu)、子公司）在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各類文檔，包括但不限于：紙質(zhì)文件、電子文檔（含郵件、OA系統(tǒng)文件、云盤文檔等）、音頻視頻資料、工程圖紙、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、財務(wù)憑證、人事檔案等。（二）核心應(yīng)用場景日常辦公文檔管理：如部門周報、會議紀(jì)要、制度文件等需長期保存的辦公文檔；業(yè)務(wù)流程文檔歸檔：如合同簽訂、項目立項、客戶資料、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)全流程文檔；合規(guī)性文檔留存：如審計報告、法律文書、資質(zhì)證書、稅務(wù)資料等滿足監(jiān)管要求的文檔；知識資產(chǎn)積累：如技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品手冊、培訓(xùn)資料等可復(fù)用的企業(yè)知識資產(chǎn)；歷史檔案查詢：涉及企業(yè)重大決策、重要事件的歷史文檔，需快速檢索與調(diào)用的場景。三、部門職責(zé)與人員分工（一）檔案管理部門（如綜合管理部/檔案室）負(fù)責(zé)制定和完善文檔歸檔管理制度及相關(guān)操作細(xì)則；指導(dǎo)各部門開展文檔分類、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)歸檔文檔的接收、登記、保管、利用及銷毀工作；組織開展文檔管理培訓(xùn)及信息安全檢查；檔案管理負(fù)責(zé)人：（如：綜合管理部經(jīng)理張某）。（二）文件形成部門負(fù)責(zé)本部門文檔的及時收集、初步整理及預(yù)歸檔；保證文檔內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求；配合檔案管理部門完成文檔移交及后續(xù)利用工作；部門文檔負(fù)責(zé)人：（如：市場部經(jīng)理李某）、（如：研發(fā)部經(jīng)理王某）。（三）信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子文檔管理系統(tǒng)的搭建、維護(hù)及安全保障；提供電子文檔加密、備份、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)支持；協(xié)助處理電子文檔泄露、損壞等應(yīng)急事件；IT安全專員：（如：信息部主管趙某）。（四）保密管理部門（如法務(wù)部/內(nèi)審部）負(fù)責(zé)文檔密級劃分及保密審查；監(jiān)督涉密文檔的保管、利用及銷毀流程；定期開展信息安全風(fēng)險評估；保密負(fù)責(zé)人：（如：法務(wù)部總監(jiān)周某）。四、文檔歸檔全流程操作指引（一）第一步：文檔形成與初步收集文檔形成：文件形成部門在業(yè)務(wù)開展過程中，需使用統(tǒng)一模板（如合同模板、報告模板）創(chuàng)建文檔，保證格式規(guī)范、信息完整（含標(biāo)題、文號、形成日期、編制人、審核人等要素）。初步收集：部門文檔負(fù)責(zé)人每周對本部門形成的文檔進(jìn)行梳理，核對文檔完整性（如附件是否齊全、簽字是否完備），對需歸檔的文檔進(jìn)行臨時分類存放，避免遺失。（二）第二步：文檔分類與鑒定分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點，采用“年度-部門-問題”三級分類法，例如：“2024-市場部-客戶管理”；電子文檔可按“部門-項目-文件類型”進(jìn)行分類（如“市場部-2024年新產(chǎn)品推廣-活動方案”）。密級鑒定：依據(jù)《企業(yè)保密管理制度》，將文檔分為“公開”“內(nèi)部”“秘密”“機(jī)密”四個密級，標(biāo)注于文檔首頁右上角（如“★內(nèi)部”），具體標(biāo)準(zhǔn)公開：可對外公開的企業(yè)宣傳資料、產(chǎn)品介紹等；內(nèi)部：僅限企業(yè)內(nèi)部使用的管理制度、業(yè)務(wù)流程等；秘密：涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等；機(jī)密：涉及企業(yè)核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃、未公開并購信息等。保管期限鑒定：根據(jù)文檔價值及法規(guī)要求，確定保管期限（如3年、5年、10年、永久），例如：會議紀(jì)要保管5年，合同保管至合同終止后10年，永久保管文檔包括企業(yè)章程、年度審計報告等。（三）第三步：文檔整理與編號紙質(zhì)文檔整理：按“件”為單位進(jìn)行整理，每份文檔為一件（如一份合同含附件、審批單視為一件）；去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，破損文檔需修補(bǔ)；采用左側(cè)裝訂，厚度不超過2cm，超厚文檔分冊裝訂并標(biāo)注“共X冊第X冊”。電子文檔整理：將電子文檔存儲至指定服務(wù)器或云盤（如企業(yè)OA系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)盤），禁止存儲在個人電腦或私人云盤；文件命名格式統(tǒng)一為“部門-文號-標(biāo)題-形成日期”（如“市場部-市字〔2024〕001-關(guān)于開展春季促銷活動的報告-20240315”）。編號規(guī)則：紙質(zhì)文檔編號：“年度-部門代碼-問題代碼-流水號”（如“2024-SC-001-001”，SC為市場部代碼）；電子文檔編號：與紙質(zhì)文檔編號一致，存儲路徑與編號對應(yīng)，便于檢索。（四）第四步：文檔登記與移交填寫《企業(yè)文件歸檔登記表》（詳見模板一）：登記內(nèi)容包括文檔編號、標(biāo)題、密級、保管期限、頁數(shù)（紙質(zhì)）/文件大小（電子）、形成部門、形成日期、移交人、接收人等；電子文檔需登記存儲路徑及訪問權(quán)限（如“僅市場部經(jīng)理及檔案管理員可讀”）。移交流程：紙質(zhì)文檔：部門文檔負(fù)責(zé)人攜帶整理好的文檔及登記表，至檔案管理部門辦理移交，雙方核對無誤后在登記表上簽字確認(rèn)；電子文檔：通過OA系統(tǒng)發(fā)起歸檔申請，文檔并填寫登記信息，檔案管理員審核通過后，系統(tǒng)自動將文檔轉(zhuǎn)移至歸檔庫。（五）第五步：文檔保管與維護(hù)紙質(zhì)文檔保管：存放于符合檔案管理要求的檔案室（配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%）；檔案柜統(tǒng)一編號，張貼“年度-部門-保管期限”標(biāo)簽，定期（每季度）檢查檔案狀況，發(fā)覺問題及時處理。電子文檔保管：采用“本地備份+異地備份+云備份”三重備份機(jī)制，每日增量備份，每周全量備份；定期（每半年）對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，保證數(shù)據(jù)可用性；嚴(yán)格限制電子文檔訪問權(quán)限，采用“最小權(quán)限原則”，不同密級文檔分配不同訪問角色（如普通員工僅可訪問“公開”文檔）。（六）第六步：文檔利用與借閱借閱申請：填寫《文件借閱申請審批表》（詳見模板三），說明借閱目的、歸還時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密文檔需經(jīng)保密負(fù)責(zé)人審批）；電子文檔借閱通過OA系統(tǒng)在線申請，審批通過后可在線預(yù)覽或（需記錄操作日志）。借閱管理：紙質(zhì)文檔借閱期限不超過7天（涉密不超過3天），到期需續(xù)借的需重新申請；借閱人需妥善保管文檔，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（涉密文檔復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）；歸還時檔案管理員需核對文檔完整性，確認(rèn)無誤后簽字。（七）第七步：到期鑒定與銷毀鑒定流程：檔案管理部門在文檔到期前3個月，組織鑒定小組（由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、保密負(fù)責(zé)人組成）對到期文檔進(jìn)行鑒定；對仍有保存價值的文檔，重新確定保管期限；無保存價值的，列入《文件銷毀清單》（詳見模板四）。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文檔：由鑒定小組兩人以上監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式銷毀，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《銷毀清單》；電子文檔：由IT部門徹底刪除（低級格式化），并刪除備份記錄，保證無法恢復(fù)。五、信息安全保障措施（一）物理安全保障檔案室設(shè)置門禁系統(tǒng)，僅檔案管理員及授權(quán)人員可進(jìn)入，出入記錄保存1年；配備消防器材（如滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)）、溫濕度計、視頻監(jiān)控（監(jiān)控覆蓋檔案室及檔案柜區(qū)域，錄像保存3個月）。（二）電子信息安全保障電子文檔管理系統(tǒng)采用加密技術(shù)（如AES-256加密），用戶密碼需定期（每季度）更換，密碼complexity要求（含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符，長度不少于8位）；系統(tǒng)操作日志詳細(xì)記錄用戶登錄、文檔訪問、修改等行為，日志保存2年，定期（每月）審計；對涉密電子文檔采取“終端加密+傳輸加密”雙重防護(hù)，禁止通過QQ等非加密渠道傳輸。（三）人員安全管理新員工入職時需簽署《保密協(xié)議》，明確文檔保密義務(wù)及違約責(zé)任；每年組織1-2次文檔管理及信息安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、操作規(guī)范、應(yīng)急處理等；離職員工需辦理文檔交接手續(xù)，由部門文檔負(fù)責(zé)人確認(rèn)其名下文檔已全部歸檔或移交，IT部門注銷其系統(tǒng)訪問權(quán)限。（四）應(yīng)急處理機(jī)制制定《文檔信息安全應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、電子文檔泄露、病毒攻擊等場景的處理流程；發(fā)生文檔丟失或泄露時，部門負(fù)責(zé)人需在1小時內(nèi)報告檔案管理部門及保密管理部門，24小時內(nèi)提交事件報告，采取補(bǔ)救措施（如追回文檔、系統(tǒng)漏洞修復(fù)）；定期（每半年）組織應(yīng)急演練，檢驗預(yù)案可行性，及時修訂完善。六、監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督檢查：檔案管理部門每季度對各部門文檔歸檔情況進(jìn)行檢查，重點檢查文檔完整性、分類準(zhǔn)確性、保管安全性，檢查結(jié)果納入部門績效考核。責(zé)任追究：對未按規(guī)定及時歸檔、造成文檔遺失或損壞的，視情節(jié)輕重對部門負(fù)責(zé)人及責(zé)任人進(jìn)行通報批評、扣減績效；對泄露涉密文檔、造成企業(yè)損失的，依法追究法律責(zé)任；對故意篡改、銷毀重要文檔的，予以開除處分，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)。七、附則本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實際情況制定實施細(xì)則，報檔案管理部門備案；本制度如與國家相關(guān)法律法規(guī)沖突，以國家規(guī)定為準(zhǔn)。模板一：企業(yè)文件歸檔登記表文檔編號標(biāo)題密級保管期限頁數(shù)/文件大小形成部門形成日期移交人接收人移交日期存放位置（紙質(zhì)柜號/電子路徑）備注2024-SC-001-001關(guān)于開展春季促銷活動的報告內(nèi)部5年12頁市場部2024-03-15李某張某2024-03-20A-01-02含附件3份2024-CW第一季度財務(wù)報表秘密10年5MB財務(wù)部2024-04-01趙某張某2024-04-03電子庫/財務(wù)/2024/Q1需加密訪問模板二：文件分類編碼規(guī)則表一級分類（年度）二級分類（部門代碼）三級分類（問題代碼）說明2024SC（市場部）001（客戶管理）市場部2024年客戶管理類文檔2024RD（研發(fā)部）002（技術(shù)研發(fā)）研發(fā)部2024年技術(shù)研發(fā)類文檔2024HR（人力資源部）003（人事檔案）人力資源部2024年人事檔案類文檔模板三：文件借閱申請審批表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期劉某銷售05-202024-05-27文檔編號標(biāo)題密級借閱目的2024-SC-001-001關(guān)于開展春季促銷活動的報告內(nèi)部參考?xì)v史活動方案審批意見部門負(fù)責(zé)人：李某（簽字）保密負(fù)責(zé)人（涉密）：周某（簽字）檔案管理員：張某（簽字）備注僅限在檔案室查閱，不得帶出模板四：文件銷毀清單序號文檔編號標(biāo)題保管期限銷毀原因鑒定小組簽字監(jiān)銷人簽字銷毀日期12023-SC第三季度市場總結(jié)5年已到期，無保存價值張某、李某、周某張某2024-05-1522023-HR離職人員