項目合同管理與合同存檔規(guī)范模板一、模板適用范圍與管理目標本規(guī)范模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類項目（如工程建設(shè)、服務(wù)外包、產(chǎn)品采購等）的全流程合同管理，涵蓋合同起草、評審、審批、簽署、履行、變更、解除及歸檔等環(huán)節(jié)。通過標準化管理，實現(xiàn)合同流程規(guī)范化、風險可控化、檔案完整化，保障項目順利推進，維護企業(yè)合法權(quán)益。二、項目合同全生命周期管理流程詳解（一）合同起草：明確核心要素，規(guī)避基礎(chǔ)風險準備工作業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求，收集對方主體資格信息（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等），核實對方履約能力。明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、價款及支付方式、驗收標準、違約責任等核心條款，保證與項目需求一致。內(nèi)容規(guī)范合同標題需體現(xiàn)項目名稱及合同類型（如“辦公樓建設(shè)項目施工合同”“軟件系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)合同”）。合同應(yīng)包含：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）、項目背景與目標、權(quán)利義務(wù)條款、保密條款、爭議解決方式（建議優(yōu)先選擇訴訟并明確管轄法院）、合同生效條件及份數(shù)等。涉及技術(shù)服務(wù)的，需明確服務(wù)范圍、交付成果、驗收標準及培訓(xùn)要求；涉及采購的，需明確規(guī)格型號、交付時間、質(zhì)量保證期等。附件整理將技術(shù)參數(shù)、圖紙、雙方資質(zhì)文件、項目方案等作為合同附件，注明“本合同附件與本具有同等法律效力”。（二）合同評審：多維度審核，降低法律與財務(wù)風險評審主體與職責業(yè)務(wù)部門：審核合同內(nèi)容是否符合項目需求，履約條件是否具備，雙方權(quán)利義務(wù)對等性。法務(wù)部門：審核合同條款合法性、合規(guī)性，重點排查違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等法律風險點。財務(wù)部門：審核合同金額合理性、支付方式與資金計劃匹配度，發(fā)票開具條款、稅費承擔等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容。分管領(lǐng)導(dǎo)：結(jié)合公司戰(zhàn)略及項目優(yōu)先級，審批合同整體可行性。評審流程業(yè)務(wù)部門填寫《合同評審申請表》，附合同草案及附件，提交至法務(wù)部門發(fā)起評審。法務(wù)部門在2個工作日內(nèi)完成法律審核，出具書面意見；財務(wù)部門同步完成財務(wù)審核，反饋意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見修改合同，再次提交至各部門復(fù)核，直至無異議。最終評審意見由法務(wù)部門匯總，報分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。（三）合同審批與簽署：規(guī)范授權(quán)，保證效力審批權(quán)限合同金額≤10萬元：由業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)負責人、財務(wù)負責人審批，總經(jīng)理簽署。10萬元＜合同金額≤50萬元：增加分管副總審批，總經(jīng)理簽署。合同金額＞50萬元：需提交總經(jīng)理辦公會審議，董事長簽署。簽署規(guī)范合同文本需為最終評審版本，未經(jīng)允許不得擅自修改條款。雙方簽字蓋章需同步完成：企業(yè)方由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章；對方需提供授權(quán)委托書（若非法定代表人簽署），并加蓋其公章。涉及多頁合同的，需加蓋騎縫章，保證合同文本完整無缺頁。（四）合同履行與跟蹤：動態(tài)監(jiān)控，及時應(yīng)對偏差履行責任分工業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責任部門，指定專人（如*經(jīng)理）負責跟蹤項目進度、質(zhì)量及對方履約情況。財務(wù)部門根據(jù)合同約定支付條款，審核付款申請單、發(fā)票、驗收憑證等材料，保證資金支付合規(guī)。法務(wù)部門關(guān)注履行過程中的法律風險，如對方違約、不可抗力事件等，提供法律支持。跟蹤機制業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》，每周/每月記錄履行進度（如已完成工作量、交付成果）、存在問題及解決措施。對方出現(xiàn)違約情形（如延期交付、質(zhì)量不達標）時，業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)發(fā)函催告，并報法務(wù)部門留存證據(jù)。項目關(guān)鍵節(jié)點（如中期驗收、最終驗收）需組織雙方共同簽署書面驗收報告，明確驗收結(jié)論。（五）合同變更與解除：嚴格程序，避免后續(xù)糾紛合同變更因項目需求變化、政策調(diào)整等需變更合同時由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及對項目的影響。變更內(nèi)容需經(jīng)原評審流程審核通過后，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更條款的生效時間及原合同相應(yīng)條款的效力終止情況。涉及金額變更的，需重新履行審批權(quán)限。合同解除符合約定解除條件（如一方嚴重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）時，守約方需書面通知對方，說明解除理由及依據(jù)。雙方協(xié)商一致解除合同的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確已履行部分的結(jié)算方式、違約責任承擔等事項。合同解除后，業(yè)務(wù)部門需及時完成項目交接、資料歸還及款項結(jié)算。（六）合同歸檔：及時完整，便于追溯查閱歸檔范圍合同正本/副本、審批文件（含評審表、審批單）、簽署頁掃描件、合同履行過程中的往來函件、驗收報告、支付憑證、變更/解除協(xié)議等全部材料。歸檔流程合同履行完畢或解除后15個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將上述材料整理成冊，填寫《合同歸檔清單》，提交至檔案管理部門。檔案管理部門核對材料完整性，編制歸檔編號（如“項目名稱-合同類型-年份-序號”），入庫保存。電子版合同及附件需同步至公司合同管理系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致，便于檢索。三、標準化合同管理表單模板（一）《合同評審申請表》申請部門申請日期合同名稱項目名稱對方單位合同金額（元）合同類型履行期限擬簽署日期評審意見反饋：業(yè)務(wù)部門負責人日期：法務(wù)部門意見經(jīng)辦人：*律師日期：財務(wù)部門意見經(jīng)辦人：*會計日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批日期：（二）《合同履行跟蹤表》合同編號項目名稱對方單位履行期限跟蹤日期本期工作內(nèi)容完成情況（進度%）存在問題應(yīng)對措施責任人完成時限處理結(jié)果業(yè)務(wù)部門負責人跟蹤人：*專員日期：（三）《合同歸檔清單》歸檔編號合同名稱合同編號簽訂日期歸檔日期存放位置檔案類型正本/副本份數(shù)備注歸檔材料明細：1.合同正本_份；2.審批文件_份；3.驗收報告_份；4.其他___檔案管理員：*主管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人：*經(jīng)理日期：四、合同管理常見風險與防控建議（一）主體資格風險風險表現(xiàn)：對方無資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍或授權(quán)不足，導(dǎo)致合同無效。防控建議：簽約前核實對方營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如施工資質(zhì)、服務(wù)許可證），要求對方提供法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其信用狀況。（二）條款不明確風險風險表現(xiàn)：合同條款模糊（如“驗收合格”“合理期限”），導(dǎo)致履行爭議。防控建議：核心條款需量化、可操作（如“驗收標準按GB/T19001-2016執(zhí)行”“付款期限為發(fā)票開具后30個工作日內(nèi)”），避免使用模糊表述；技術(shù)類合同需明確附件效力，將技術(shù)參數(shù)、圖紙等作為合同組成部分。（三）履行監(jiān)控不足風險風險表現(xiàn)：未跟蹤對方履約情況，導(dǎo)致延期交付、質(zhì)量不達標等問題未及時處理。防控建議：建立《合同履行跟蹤表》，明確跟蹤頻次（如重大項目每周跟蹤）；設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點預(yù)警機制（如提前10天提醒對方準備驗收資料）；對方違約時，第一時間收集證據(jù)（函件、郵件、現(xiàn)場照片等），并啟動法律程序。（四）歸檔不全風險風險表現(xiàn)：合同履行過程中的重要材料（如驗收報告、變更函件）缺失，導(dǎo)致后續(xù)維權(quán)無依據(jù)。防控建議：明確歸檔責任人（業(yè)務(wù)部門）及歸檔時限（履行完畢后15個工作日）；檔案管理部門定期檢查歸檔完整性，對缺失材料及時催交；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）印章管理風險風險表現(xiàn)：違規(guī)使用公章（如空白合同蓋章、超越權(quán)限蓋章）