員工離職管理流程與風(fēng)險(xiǎn)控制模板一、適用場(chǎng)景與背景說明本模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、大中型集團(tuán)）的員工離職管理場(chǎng)景，涵蓋主動(dòng)離職、被動(dòng)離職（違紀(jì)辭退、不勝任工作解除）、協(xié)商解除等多種離職類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)，旨在規(guī)范離職管理全環(huán)節(jié)，降低因操作不當(dāng)引發(fā)的勞動(dòng)糾紛、信息泄露、工作銜接中斷等風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)保障企業(yè)與員工的合法權(quán)益，維護(hù)組織穩(wěn)定性。在員工流動(dòng)率較高的企業(yè)、初創(chuàng)公司快速擴(kuò)張期或業(yè)務(wù)調(diào)整期，本模板可有效提升離職管理效率；在勞動(dòng)密集型或知識(shí)密集型行業(yè)，重點(diǎn)強(qiáng)化工作交接與商業(yè)秘密保護(hù)環(huán)節(jié)，保證核心資源安全。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）離職申請(qǐng)啟動(dòng)員工提交申請(qǐng)主動(dòng)離職：員工需提前30日（試用期提前3日）向直屬負(fù)責(zé)人提交《員工離職申請(qǐng)表》（見模板1），書面說明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期，并附個(gè)人簽字確認(rèn)。被動(dòng)離職：部門負(fù)責(zé)人或HR根據(jù)《員工手冊(cè)》及公司制度，向員工發(fā)送《解除勞動(dòng)合同通知書》，明確解除原因、依據(jù)及生效日期，要求員工簽字確認(rèn)（拒絕簽字的，可通過郵寄、公證等方式留存證據(jù)）。協(xié)商解除：雙方協(xié)商一致后，由HR擬定《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議》，明確補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)、工作交接要求等條款，雙方簽字蓋章生效。部門初步審核直屬負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)后，2個(gè)工作日內(nèi)與員工進(jìn)行初步溝通，知曉離職真實(shí)原因（如對(duì)薪資、管理、職業(yè)發(fā)展的不滿等），評(píng)估挽留可能性。若需挽留，由負(fù)責(zé)人提出挽留方案并報(bào)HR備案；確認(rèn)無法挽留的，簽署《離職申請(qǐng)表》并轉(zhuǎn)交HR部門。（二）離職審批與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)審分級(jí)審批流程普通員工：部門負(fù)責(zé)人→HR負(fù)責(zé)人→分管副總管理層/核心崗位：部門負(fù)責(zé)人→HR負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理審批節(jié)點(diǎn)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成，超期未視為默認(rèn)通過。審批時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注離職原因合理性、工作交接可行性、競(jìng)業(yè)限制必要性（如涉及核心技術(shù)人員）。HR風(fēng)險(xiǎn)預(yù)審HR部門在審批環(huán)節(jié)同步開展風(fēng)險(xiǎn)核查：確認(rèn)員工是否存在未了結(jié)的勞動(dòng)合同糾紛、未結(jié)算的薪資/報(bào)銷/獎(jiǎng)金；核查員工是否簽署《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》（核心崗位需明確競(jìng)業(yè)限制期限、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)）；評(píng)估離職可能引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)（如違紀(jì)辭退是否證據(jù)充分、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金計(jì)算是否合規(guī)）。（三）工作交接管理制定交接清單HR根據(jù)員工崗位性質(zhì)，協(xié)同部門負(fù)責(zé)人制定《工作交接清單》（見模板2），明確以下內(nèi)容：工作內(nèi)容：當(dāng)前負(fù)責(zé)項(xiàng)目、未完成任務(wù)進(jìn)度、后續(xù)跟進(jìn)要點(diǎn)；文件資料：電子文檔（含客戶信息、技術(shù)文檔、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等）、紙質(zhì)文件、合同檔案的存儲(chǔ)位置及交接方式；資產(chǎn)設(shè)備：公司配發(fā)的電腦、手機(jī)、門禁卡、軟件賬號(hào)等資產(chǎn)清單；對(duì)接人：工作交接后外部合作方（客戶、供應(yīng)商）及內(nèi)部對(duì)接人的聯(lián)系方式。交接執(zhí)行與確認(rèn)員工與直屬負(fù)責(zé)人（或指定接收人）按清單逐項(xiàng)交接，交接完成后雙方在清單上簽字確認(rèn)；涉及核心項(xiàng)目或機(jī)密信息的，需由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程，保證信息無遺漏；電子數(shù)據(jù)交接需通過公司指定渠道（如企業(yè)網(wǎng)盤、OA系統(tǒng)）操作，保留交接記錄截圖；交接期原則上不超過5個(gè)工作日，特殊崗位可延長至10個(gè)工作日（需經(jīng)總經(jīng)理審批）。（四）薪資結(jié)算與權(quán)益處理薪資核算與發(fā)放HR根據(jù)《薪資結(jié)算確認(rèn)表》（見模板3），核算員工最后一個(gè)月工資（含基本工資、績效獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等），扣除社保公積金個(gè)人繳納部分、個(gè)人所得稅及其他應(yīng)扣款項(xiàng)；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金：協(xié)商解除、被動(dòng)離職（非員工過錯(cuò)）需按規(guī)定支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)為“離職前12個(gè)月平均工資×工作年限”（滿半年不滿1年按1年算，不滿半年按半年算）；薪資發(fā)放時(shí)間：離職當(dāng)日（或約定日期）通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，不得無故拖欠。社保公積金與檔案轉(zhuǎn)移HR在員工離職后15日內(nèi)辦理社保、公積金停保手續(xù)，并出具《社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證》《住房公積金繳存證明》；員工檔案（含勞動(dòng)合同、離職證明、考核記錄等）需在離職后30日內(nèi)轉(zhuǎn)交至新單位（或員工戶籍所在地人才市場(chǎng)），轉(zhuǎn)遞時(shí)需通過機(jī)要渠道或EMS快遞留存簽收記錄。（五）離職證明與手續(xù)辦結(jié)開具離職證明HR在辦結(jié)所有離職手續(xù)后，向員工出具《離職證明》（見模板4），注明員工基本信息、入職/離職日期、擔(dān)任崗位、勞動(dòng)合同期限等內(nèi)容，不得包含負(fù)面評(píng)價(jià)或與離職原因無關(guān)的信息（如“違紀(jì)辭退”等表述需符合法律規(guī)定）。公司內(nèi)部系統(tǒng)更新更新HR系統(tǒng)中的員工狀態(tài)（在職→離職），停用企業(yè)郵箱、OA賬號(hào)、通訊軟件等權(quán)限；部門負(fù)責(zé)人更新組織架構(gòu)圖，明確崗位接替人員及職責(zé)分工。（六）離職面談與復(fù)盤改進(jìn)離職面談非主動(dòng)離職員工：由HR負(fù)責(zé)人進(jìn)行面談，重點(diǎn)知曉離職真實(shí)原因、對(duì)公司管理的建議，記錄《離職面談?dòng)涗洷怼罚ㄐ璋瑔T工簽字）；主動(dòng)離職核心員工：由分管副總或總經(jīng)理面談，表達(dá)感謝并聽取職業(yè)發(fā)展訴求，為未來可能的返聘或合作留余地。流程復(fù)盤與優(yōu)化HR部門每季度匯總離職數(shù)據(jù)（離職率、離職原因分布、崗位類型等），針對(duì)高頻問題（如薪資不滿、管理沖突）提出改進(jìn)措施，更新《員工離職管理手冊(cè)》。三、核心工具模板清單模板1：員工離職申請(qǐng)表員工信息姓名：*部門：*崗位：*入職日期：*勞動(dòng)合同期限：*預(yù)計(jì)離職日期：*離職類型：□主動(dòng)□被動(dòng)□協(xié)商離職原因說明（可附頁，需員工手寫簽字）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*日期：*HR負(fù)責(zé)人意見簽字：*日期：*分管副總意見簽字：*日期：*模板2：工作交接清單交接類別具體內(nèi)容交接狀態(tài)（√）交接人簽字接收人簽字監(jiān)交人簽字工作任務(wù)1.項(xiàng)目A（當(dāng)前進(jìn)度：*）2.客戶B對(duì)接清單及跟進(jìn)記錄文件資料1.電子文檔存儲(chǔ)路徑：*2.紙質(zhì)合同（編號(hào)：*）資產(chǎn)設(shè)備1.公司筆記本（SN：*）2.門禁卡（編號(hào)：*）其他事項(xiàng)（如未了結(jié)費(fèi)用、待報(bào)銷票據(jù)等）交接日期：*總計(jì)交接項(xiàng)：*項(xiàng)模板3：薪資結(jié)算確認(rèn)表員工信息姓名：*部門：*離職日期：*結(jié)算項(xiàng)目金額（元）備注最后一個(gè)月應(yīng)發(fā)工資*含基本工資、績效補(bǔ)貼（餐補(bǔ)/交通補(bǔ)）*按實(shí)際出勤計(jì)算應(yīng)發(fā)小計(jì)*個(gè)人社保公積金*個(gè)人所得稅*其他扣款（如賠償金）*應(yīng)扣小計(jì)*實(shí)發(fā)金額*經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金*（如涉及）總計(jì)發(fā)放金額*員工確認(rèn)簽字*日期：*HR簽字*財(cái)務(wù)復(fù)核簽字：*模板4：離職證明離職證明茲證明（身份證號(hào)：）系我公司部門崗位員工，于年月日入職，勞動(dòng)合同期限為年月日至年月日，因（離職原因，可選填“個(gè)人原因”“勞動(dòng)合同到期”“協(xié)商解除”等，不得涉及負(fù)面信息”）于年月*日與我公司解除勞動(dòng)合同。在職期間，該員工認(rèn)真履行崗位職責(zé)，無不良記錄。本證明一式兩份，公司與員工各執(zhí)一份，具有同等法律效力。特此證明。公司（蓋章）年月*日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)提前通知期：主動(dòng)離職需保證員工提前30日（試用期3日）書面申請(qǐng)，避免因未履行通知義務(wù)被扣除工資；被動(dòng)離職需收集充分證據(jù)（如違紀(jì)事實(shí)記錄、不勝任工作的考核結(jié)果），保證解除理由符合《勞動(dòng)合同法》第三十九條、四十條規(guī)定。經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金：協(xié)商解除、非過失性辭退需依法支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，計(jì)算基數(shù)不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)，避免少付、漏付引發(fā)勞動(dòng)仲裁。競(jìng)業(yè)限制：核心崗位員工需在離職前明確競(jìng)業(yè)限制條款（限制期限不超過2年，按月支付補(bǔ)償金），未約定補(bǔ)償金的競(jìng)業(yè)限制條款無效。（二）信息與資產(chǎn)安全風(fēng)險(xiǎn)商業(yè)秘密保護(hù)：離職員工交接時(shí)需簽署《保密承諾書》，明確離職后仍需遵守的保密義務(wù)；核心技術(shù)、客戶名單等敏感信息需通過加密軟件管理，交接后由IT部門徹底刪除員工本地?cái)?shù)據(jù)。資產(chǎn)回收：所有公司資產(chǎn)（電腦、手機(jī)、鑰匙等）需在離職前完成回收，未歸還資產(chǎn)需從薪資中扣除折舊費(fèi)用（需提前在《員工手冊(cè)》中明確賠償標(biāo)準(zhǔn)）。（三）溝通與輿情風(fēng)險(xiǎn)離職面談技巧：避免與員工發(fā)生爭執(zhí)，對(duì)負(fù)面情緒及時(shí)疏導(dǎo)，防止員工在社交媒體發(fā)布不當(dāng)言論；主動(dòng)離職員工面談時(shí)可表達(dá)感謝，降低離職對(duì)立情緒。信息保密：非經(jīng)授權(quán)，HR及部門負(fù)責(zé)人不得向第三方透露員工離職原因（如涉及違紀(jì)，可僅說明“違反