銷售合同審核流程標(biāo)準(zhǔn)化工具合同管理優(yōu)化版一、適用場景：哪些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要標(biāo)準(zhǔn)化審核工具？本工具適用于企業(yè)銷售合同全生命周期管理場景，具體包括但不限于：新合同簽訂前審核：銷售部門與客戶達(dá)成合作意向后，需對合同條款進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審核，保證內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰；合同修訂與補(bǔ)充：已簽訂合同因業(yè)務(wù)需求變更（如標(biāo)的物調(diào)整、付款條件修改等）時，需對修訂條款進(jìn)行專項(xiàng)審核；合同風(fēng)險排查：法務(wù)部門或合規(guī)部門定期對存量合同進(jìn)行抽查，重點(diǎn)排查法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險及履約風(fēng)險；跨部門協(xié)作審批：涉及多部門（銷售、法務(wù)、財務(wù)、管理層）的合同審批流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化工具明確職責(zé)分工，提升協(xié)作效率；合同歸檔與追溯：合同審核通過后，需對審核記錄、修訂版本、審批意見等進(jìn)行結(jié)構(gòu)化歸檔，便于后續(xù)查閱與復(fù)盤。二、標(biāo)準(zhǔn)化審核操作流程：從合同發(fā)起to歸檔全步驟拆解（一）第一步：合同發(fā)起與信息錄入（責(zé)任主體：銷售專員/業(yè)務(wù)經(jīng)理）操作內(nèi)容：銷售專員與客戶完成合同條款初步溝通后，登錄合同管理系統(tǒng)，填寫《銷售合同信息登記表》（見模板表格1），錄入合同基礎(chǔ)信息，包括：合同編號（按規(guī)則自動，如“-銷售-年份-序號”）；合同名稱（需體現(xiàn)標(biāo)的物、客戶名稱等核心信息，如“公司與ABC公司產(chǎn)品采購合同”）；雙方主體信息（甲方：公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人；乙方：客戶全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人）；合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；合同金額（含含稅價、不含稅價、稅率、大寫金額）；履約期限（起始日期、截止日期、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)要求）；付款方式（預(yù)付款比例、到貨款比例、尾款比例及支付節(jié)點(diǎn)）；交付方式（運(yùn)輸方式、交付地點(diǎn)、風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；特殊約定（如保密條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等）。合同附件（如技術(shù)參數(shù)表、訂單確認(rèn)函、客戶資質(zhì)文件等），保證附件與內(nèi)容一致。提交審核后，系統(tǒng)自動推送待辦通知至下一環(huán)節(jié)審核人（一般為銷售部門負(fù)責(zé)人）。輸出成果：《銷售合同信息登記表》（電子版）、合同初稿及附件。（二）第二步：初步審核（責(zé)任主體：銷售部門負(fù)責(zé)人/業(yè)務(wù)主管）操作內(nèi)容：銷售部門負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)，查看待審核合同信息，重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)真實(shí)性：合同標(biāo)的、金額、客戶信息是否與業(yè)務(wù)臺賬一致，是否存在虛構(gòu)交易風(fēng)險；條款完整性：是否遺漏核心業(yè)務(wù)條款（如產(chǎn)品規(guī)格、交付期限、付款節(jié)點(diǎn)等）；客戶資質(zhì)：客戶的營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)，與合同主體信息是否一致；內(nèi)部審批流程：是否按公司規(guī)定完成前置審批（如大額合同需提前報備財務(wù)部門）。審核通過：在系統(tǒng)中“審核通過”，意見欄填寫“業(yè)務(wù)條款符合合作意向，提交法務(wù)審核”，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；審核不通過：在系統(tǒng)中填寫駁回理由（如“客戶資質(zhì)過期，需補(bǔ)充最新營業(yè)執(zhí)照”“付款節(jié)點(diǎn)未按公司規(guī)定設(shè)置”），退回銷售專員修改，修改后重新提交。輸出成果：審核意見（通過/駁回）、修改后的合同信息（如需）。（三）第三步：法務(wù)合規(guī)審核（責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理）操作內(nèi)容：法務(wù)專員登錄系統(tǒng)，接收待審核合同，對照《合同審核專項(xiàng)檢查表》（見模板表格2），逐項(xiàng)審核法律風(fēng)險點(diǎn)，重點(diǎn)包括：主體合法性：雙方主體是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應(yīng)經(jīng)營資質(zhì)（如特種行業(yè)需許可證）；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”；權(quán)責(zé)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否對等（如甲方逾期交貨與乙方逾期付款的違約責(zé)任是否匹配）；爭議解決：爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確，管轄地是否符合公司利益；知識產(chǎn)權(quán)：涉及商標(biāo)、專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的，是否明確歸屬及使用權(quán)限；保密條款：保密范圍、期限、違約責(zé)任是否清晰，是否符合公司商業(yè)秘密保護(hù)要求。審核通過：在系統(tǒng)中填寫“法務(wù)審核通過，無重大法律風(fēng)險”，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：在系統(tǒng)中標(biāo)注風(fēng)險條款（如“違約責(zé)任中‘乙方逾期付款按日萬分之三支付違約金’超出法定上限，調(diào)整為萬分之五”），并說明法律依據(jù)，退回銷售部門與客戶協(xié)商修訂，修訂后重新提交法務(wù)審核。輸出成果：《合同審核專項(xiàng)檢查表》（電子版）、法務(wù)審核意見（通過/修訂/駁回）。（四）第四步：財務(wù)條款審核（責(zé)任主體：財務(wù)專員/財務(wù)經(jīng)理）操作內(nèi)容：財務(wù)專員登錄系統(tǒng)，接收待審核合同，重點(diǎn)審核財務(wù)相關(guān)條款，包括：金額準(zhǔn)確性：合同金額、含稅價、稅率計算是否準(zhǔn)確，大寫與小寫金額是否一致；付款方式：付款節(jié)點(diǎn)是否合理（如預(yù)付款一般不超過合同金額的30%），是否與公司現(xiàn)金流管理政策匹配；稅務(wù)合規(guī)：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時間、稅率是否符合稅務(wù)規(guī)定；履約保函/保證金：是否約定履約保函或保證金條款，金額、支付方式、退還條件是否明確；成本與利潤：合同價格是否覆蓋成本，是否符合公司定價策略，是否存在利潤空間過小風(fēng)險。審核通過：在系統(tǒng)中填寫“財務(wù)條款審核通過，符合公司財務(wù)制度”，流轉(zhuǎn)至管理層審批；審核不通過：在系統(tǒng)中填寫財務(wù)風(fēng)險點(diǎn)（如“付款節(jié)點(diǎn)設(shè)置過于密集，可能導(dǎo)致公司現(xiàn)金流緊張，建議調(diào)整尾款支付比例至20%”），退回銷售部門與客戶協(xié)商修訂。輸出成果：財務(wù)審核意見（通過/修訂）、財務(wù)風(fēng)險評估報告（如需）。（五）第五步：管理層審批（責(zé)任主體：總經(jīng)理/分管副總/銷售總監(jiān)）操作內(nèi)容：管理層登錄系統(tǒng)，接收待審批合同，綜合審核以下內(nèi)容：戰(zhàn)略匹配度：合同是否符合公司年度銷售戰(zhàn)略、產(chǎn)品定位及市場拓展方向；業(yè)務(wù)規(guī)模與風(fēng)險：合同金額是否在審批權(quán)限內(nèi)（如總經(jīng)理審批權(quán)限為500萬元以下，超出需報董事會），是否存在重大履約風(fēng)險（如客戶信用記錄不良、履約能力存疑）；資源協(xié)調(diào)：是否涉及生產(chǎn)、倉儲、物流等資源調(diào)配，是否具備履約條件；跨部門意見：法務(wù)、財務(wù)部門的審核意見是否已妥善處理，是否存在爭議點(diǎn)需協(xié)調(diào)解決。審批通過：在系統(tǒng)中“最終審批通過”，《合同審批匯總表》（含各部門審核意見、審批結(jié)論），流轉(zhuǎn)至銷售部門；審批不通過：在系統(tǒng)中填寫駁回理由（如“合同金額超出審批權(quán)限，需補(bǔ)充董事會決議”“客戶信用等級過低，暫緩簽約”），退回銷售部門處理。輸出成果：《合同審批匯總表》、管理層審批結(jié)論（通過/駁回）。（六）第六步：修訂與確認(rèn)（責(zé)任主體：銷售專員/法務(wù)專員/財務(wù)專員協(xié)同）操作內(nèi)容：銷售部門根據(jù)法務(wù)、財務(wù)、管理層的審核意見，與客戶溝通修訂合同條款，重點(diǎn)關(guān)注：駁回條款的修改（如違約責(zé)任調(diào)整、付款節(jié)點(diǎn)優(yōu)化）；審核意見的落實(shí)（如補(bǔ)充客戶資質(zhì)文件、明確爭議解決方式）；修訂后的合同需保持與原合同邏輯一致，避免新增風(fēng)險點(diǎn)。修訂完成后，銷售專員在系統(tǒng)中更新合同版本，修訂說明，重新提交至法務(wù)、財務(wù)部門復(fù)核（如僅修改非核心條款，可簡化復(fù)核流程）；法務(wù)、財務(wù)部門復(fù)核通過后，提交管理層最終確認(rèn)，確認(rèn)無誤后形成正式合同文本。輸出成果：正式合同文本（PDF版，加蓋雙方公章）、修訂記錄表（見模板表格3）。（七）第七步：歸檔與跟蹤（責(zé)任主體：行政專員/檔案管理員）操作內(nèi)容：銷售專員將雙方簽字蓋章的正式合同掃描件至合同管理系統(tǒng)，與電子版審核記錄合并歸檔；檔案管理員按“合同編號-客戶名稱-簽訂日期”規(guī)則建立檔案，記錄歸檔時間、歸檔人、檔案存放位置（電子/紙質(zhì)）；系統(tǒng)自動設(shè)置履約提醒節(jié)點(diǎn)（如交貨期前7天、付款節(jié)點(diǎn)前3天），推送至銷售專員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人；合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除、糾紛等情況，銷售專員需及時更新履約記錄，并在系統(tǒng)中提交《合同變更/解除申請表》，按原審批流程審核后歸檔。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、履約跟蹤記錄、變更/解除檔案（如需）。三、核心工具表格：合同審核與管理必備模板模板表格1：銷售合同信息登記表合同基本信息內(nèi)容合同編號（系統(tǒng)自動，如“-銷售-2024-001”）合同名稱（需體現(xiàn)標(biāo)的物、客戶名稱，如“公司與ABC公司辦公設(shè)備采購合同”）合同類型□采購合同□銷售合同□服務(wù)合同□其他（請注明）甲方（銷售方）信息公司名稱：科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：91110108地址：市區(qū)路號聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*乙方（客戶）信息公司名稱：ABC貿(mào)易有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：91110109地址：市區(qū)路號聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*合同標(biāo)的產(chǎn)品名稱：辦公電腦規(guī)格型號：ThinkPadX1Carbon數(shù)量：100臺質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家3C認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)合同金額含稅總價：￥1,170,000.00（大寫：人民幣壹佰壹拾柒萬元整）不含稅金額：￥1,000,000.00稅率：13%履約期限起始日期：2024年月日截止日期：2024年月日交付節(jié)點(diǎn)：2024年月日前完成全部交付付款方式□一次性付款□分期付款（請注明：預(yù)付款30%（合同簽訂后5日內(nèi)）、到貨款60%（交付后10日內(nèi)）、尾款10%（質(zhì)保期滿后10日內(nèi)））交付方式運(yùn)輸方式：乙方自提交付地點(diǎn)：甲方倉庫風(fēng)險轉(zhuǎn)移：標(biāo)的物交付后轉(zhuǎn)移至乙方特殊約定保密條款：雙方應(yīng)對合作過程中獲知的商業(yè)秘密保密，保密期限為合同終止后3年附件清單1.技術(shù)參數(shù)表2.訂單確認(rèn)函3.乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件發(fā)起人（銷售專員姓名：*）提交日期：2024年月日模板表格2：合同審核專項(xiàng)檢查表審核模塊審核要點(diǎn)審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（√/×）備注（說明問題/修改建議）主體資質(zhì)乙方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件是否有效且與合同主體一致營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，統(tǒng)一社會信用代碼與合同一致，授權(quán)委托書載明權(quán)限范圍乙方營業(yè)執(zhí)照有效期至2025年月，符合要求標(biāo)的條款產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確與訂單確認(rèn)函一致，無模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等）技術(shù)參數(shù)表作為附件，已明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)金額條款金額大小寫是否一致，含稅價、稅率計算是否準(zhǔn)確大小寫一致，含稅價=不含稅價×（1+稅率），稅率符合國家規(guī)定含稅總價計算正確，稅率為13%付款條款付款節(jié)點(diǎn)、比例是否合理，是否符合公司財務(wù)制度預(yù)付款≤30%，到貨款≤60%，尾款≥10%，無提前付款風(fēng)險預(yù)付款30%，到貨款60%，尾款10%，符合要求交付條款交付時間、地點(diǎn)、方式是否明確，風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)是否合理交付時間不晚于合同截止日期，風(fēng)險轉(zhuǎn)移與交付節(jié)點(diǎn)一致交付時間為2024年月日，風(fēng)險轉(zhuǎn)移至交付后違約責(zé)任違約責(zé)任是否對等，違約金比例是否合理（不超過實(shí)際損失的30%）甲方逾期交貨按日萬分之三支付違約金，乙方逾期付款按日萬分之三支付違約金，符合法律規(guī)定違約金比例合理，雙方責(zé)任對等爭議解決爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確，管轄地是否為公司所在地或有利管轄地約定“由甲方所在地人民法院管轄”，符合公司利益爭議解決方式明確，管轄地合理保密條款保密范圍、期限、違約責(zé)任是否清晰保密范圍包括技術(shù)信息、經(jīng)營信息等，期限為合同終止后3年，違約責(zé)任明確保密條款完整，符合公司制度審核結(jié)論□通過□需修訂（請注明修訂內(nèi)容）□駁回（請注明駁回原因）□通過無重大法律風(fēng)險，建議通過審核人（法務(wù)專員姓名：*）審核日期：2024年月日模板表格3：合同修訂與審批記錄表修訂版本修訂內(nèi)容修訂人修訂日期審核部門審核意見審批人審批日期V1.0（初稿）原付款方式：一次性付款銷售專員*2024–銷售部門審核通過，提交法務(wù)審核銷售經(jīng)理*2024–V2.0（第一次修訂）付款方式調(diào)整為：預(yù)付款30%、到貨款60%、尾款10%；違約責(zé)任調(diào)整為“按日萬分之三”銷售專員*2024–法務(wù)部門修訂后條款合法，符合公司制度，通過審核法務(wù)經(jīng)理*2024–V2.0（第二次修訂）補(bǔ)充乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（有效期至2025年月）銷售專員*2024–財務(wù)部門資質(zhì)文件齊全，財務(wù)條款符合要求，通過審核財務(wù)經(jīng)理*2024–V3.0（正式版）最終確定付款方式、違約責(zé)任及資質(zhì)附件銷售專員*2024–管理層審批通過，同意簽訂正式合同總經(jīng)理*2024–四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)：規(guī)避審核風(fēng)險的實(shí)操要點(diǎn)（一）條款完整性：避免“口頭約定”替代書面條款合同中必須明確核心業(yè)務(wù)條款，包括但不限于：標(biāo)的物具體信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可引用國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、交付時間與地點(diǎn)、付款方式與節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任、爭議解決方式。禁止以“雙方協(xié)商確定”等模糊表述替代關(guān)鍵條款，防止履約時產(chǎn)生爭議。（二）法律合規(guī)性：動態(tài)關(guān)注法規(guī)更新，引用最新法律依據(jù)法務(wù)部門需定期梳理與銷售合同相關(guān)的法律法規(guī)（如《民法典》《合同法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定），保證合同條款符合最新法律要求。例如2024年《民法典》合同編司法解釋修訂后，違約金調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)可能發(fā)生變化，需及時更新合同模板中的違約責(zé)任條款。（三）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息“零差錯”合同中的金額大小寫必須一致，日期需明確具體到日（避免“X月X日前”模糊表述），數(shù)量、單價等需與訂單、發(fā)票等單據(jù)保持一致。審核時需通過交叉核對（如銷售專員自查、財務(wù)專員復(fù)核）保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，避免因數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致合同無效或履約糾紛。（四）溝通機(jī)制：跨部門協(xié)作“閉環(huán)管理”，避免信息遺漏建立“銷售發(fā)起-法務(wù)審核-財務(wù)審核-管理層審批”的閉環(huán)溝通機(jī)制，各部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（如法務(wù)部門不超過2個工作日，財務(wù)部門不超過1個工作日），避免因拖延導(dǎo)致合同簽訂延誤。審核過程中如存在爭議，需由銷售部門牽頭組織協(xié)調(diào)，必要時邀請管理層參與決策。（五）風(fēng)險預(yù)警：建立“客戶信用