行政單位文檔管理規(guī)范及流程說明一、文檔管理的基本規(guī)范行政單位的文檔管理是日常辦公的重要組成部分，它直接關(guān)系到工作的規(guī)范性、連續(xù)性和效率，同時也涉及到信息安全與保密。為確保各類文檔得到科學(xué)、有序的管理，特制定本規(guī)范。（一）管理職責(zé)文檔管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的原則。單位辦公室（或指定的綜合管理部門）為文檔管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督執(zhí)行文檔管理相關(guān)制度，組織文檔的集中歸檔、保管和利用，并對各部門的文檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管本部門文檔管理工作，并指定專人（通常為部門內(nèi)勤或相關(guān)崗位人員）具體負(fù)責(zé)本部門日常文檔的收集、整理、登記、流轉(zhuǎn)和移交工作。全體工作人員均有妥善保管和按規(guī)定處理所接觸文檔的責(zé)任。（二）管理范圍本規(guī)范所指文檔包括單位在行政管理、業(yè)務(wù)開展、公務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各類文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。具體涵蓋：1.外來文件：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類公文、函件、通知、批復(fù)，以及同級單位、下級單位報送的請示、報告、函件等。2.內(nèi)部文件：本單位制發(fā)的各類正式公文（如決定、通知、通報、報告、請示、函等）、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、調(diào)研材料、規(guī)章制度、各類合同協(xié)議、財務(wù)憑證、人事檔案、會議材料、重要會議記錄、對外交往材料等。3.電子文檔：以計算機(jī)硬盤、光盤、U盤等為載體存儲的各類電子文件，包括文本文件、表格、圖片、音視頻文件等。4.其他具有保存價值的資料：如重要的工作筆記、領(lǐng)導(dǎo)批示件、榮譽(yù)證書復(fù)印件、大事記等。（三）文檔分類與命名為便于檢索和管理，文檔應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類和規(guī)范命名。1.分類原則：應(yīng)根據(jù)文檔的內(nèi)容性質(zhì)、形成年度、組織機(jī)構(gòu)等因素進(jìn)行多級分類。通常可先按年度劃分，再按部門或業(yè)務(wù)類別劃分，同一部門或類別下可根據(jù)文件性質(zhì)（如綜合類、業(yè)務(wù)類、會議類、人事類、財務(wù)類等）進(jìn)一步細(xì)分。2.命名規(guī)則：文檔名稱應(yīng)能準(zhǔn)確反映文檔的核心內(nèi)容、形成時間、作者（或部門）等關(guān)鍵信息。命名應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊或易混淆的詞語。例如，對于正式公文，可采用“[發(fā)文年份]+[發(fā)文單位代字]+[發(fā)文順序號]+[文件標(biāo)題]”的格式；對于會議紀(jì)要，可采用“[年份]+[月份]+[會議名稱]+紀(jì)要”的格式；對于電子文檔，除了主文件名，還可考慮使用統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行層級管理。（四）文檔的格式與載體1.紙質(zhì)文檔：應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的紙張，字跡清晰、規(guī)范，排版合理。正式公文應(yīng)符合國家公文處理相關(guān)規(guī)定的格式要求。2.電子文檔：應(yīng)選用通用、穩(wěn)定的文件格式，如文本文件采用PDF或Word格式，表格采用Excel格式，圖片采用JPEG或PNG格式等。重要的電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容保持一致，具有同等效力（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。（五）保密管理嚴(yán)格遵守國家及本單位的保密規(guī)定，對涉密文檔實(shí)行專人、專管、專機(jī)、專柜保管。涉密文檔的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，必須嚴(yán)格按照保密工作的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁將涉密文檔帶入非保密場所，嚴(yán)禁通過非涉密網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密信息。二、文檔管理的工作流程文檔管理工作應(yīng)遵循規(guī)范的流程，確保每一份文檔都能得到妥善處理。（一）文檔的接收與登記1.外來文件：由單位辦公室（或收發(fā)室）統(tǒng)一接收、拆封、核對。對于涉密文件或重要文件，應(yīng)履行簽收手續(xù)。接收后，應(yīng)及時在《文件收文登記簿》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：收文日期、來文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)、密級（如有）、處理情況等。2.內(nèi)部文件：各部門在工作中形成的內(nèi)部文檔，由各部門文檔管理員負(fù)責(zé)收集，并在本部門的文檔管理臺賬中進(jìn)行初步登記。（二）文檔的擬稿與審核1.擬稿：起草各類文檔時，應(yīng)做到內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確、條理清晰、語言規(guī)范、格式正確。涉及重要事項(xiàng)或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證。2.審核：文檔在發(fā)出前或歸檔前，必須經(jīng)過相應(yīng)的審核程序。一般內(nèi)部材料由部門負(fù)責(zé)人審核；正式公文需按單位公文處理規(guī)定，經(jīng)過擬稿人所在部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室核稿、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等程序。審核人應(yīng)對文檔的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行認(rèn)真把關(guān)，并簽署審核意見。（三）文檔的編號與分發(fā)1.編號：本單位制發(fā)的正式公文，應(yīng)按照單位統(tǒng)一的發(fā)文字號規(guī)則進(jìn)行編號，由辦公室負(fù)責(zé)。其他重要內(nèi)部文檔，也可根據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)一編號管理，以確保唯一性。2.分發(fā)：文件印發(fā)后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和分發(fā)范圍，及時、準(zhǔn)確地分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時應(yīng)履行簽收手續(xù)，確保文件送達(dá)。涉密文件的分發(fā)應(yīng)嚴(yán)格控制范圍，并通過機(jī)要渠道或指定專人傳遞。（四）文檔的流轉(zhuǎn)與使用1.流轉(zhuǎn)：文檔在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行，不得隨意擴(kuò)大傳閱范圍。傳閱文件應(yīng)使用文件傳閱單，明確傳閱對象和順序，閱文人應(yīng)在傳閱單上簽字，并及時將文件退回文檔管理人員，不得橫傳或積壓。2.使用：借閱文檔時，需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人、借閱日期、借閱文檔名稱及編號、預(yù)計歸還日期等。借閱人應(yīng)愛護(hù)文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文檔內(nèi)容，不得將文檔帶出規(guī)定范圍使用，更不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄密。借閱期限一般不宜過長，到期應(yīng)及時歸還；確需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）文檔的修改與版本控制對于需要多次修改的文檔，尤其是電子文檔，應(yīng)建立版本控制機(jī)制。每次修改后，應(yīng)注明修改人、修改日期、修改內(nèi)容概要，并對文檔版本號進(jìn)行更新（如V1.0,V1.1等）。重要的修改應(yīng)經(jīng)過審核。不同版本的文檔應(yīng)妥善保存，以便追溯。（六）文檔的歸檔與保管1.歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各類文檔，均應(yīng)按照規(guī)定向單位檔案管理部門（通常為辦公室或檔案室）移交歸檔。2.歸檔時間：一般應(yīng)在次年上半年內(nèi)完成上一年度各類文檔的整理和歸檔工作。對于一些臨時性、專項(xiàng)性工作形成的文檔，在工作結(jié)束后應(yīng)及時整理歸檔。3.歸檔要求：歸檔的文檔應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、組卷、編目、裝訂；電子文檔應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保其可讀性和安全性。歸檔時，交接雙方應(yīng)清點(diǎn)核對，并在《檔案交接登記表》上簽字確認(rèn)。4.保管條件：文檔保管場所應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等要求。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專用的檔案柜中；電子文檔應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，并定期進(jìn)行備份和檢測，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。（七）文檔的利用與銷毀1.文檔利用：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱已歸檔文檔，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意；外部單位或人員查閱，須持單位介紹信并經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。查閱涉密檔案，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.文檔銷毀：對于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)由檔案管理部門提出銷毀意見，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，登記造冊，并由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止泄密。嚴(yán)禁個人私自銷毀文檔。涉密文檔的銷毀，必須按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。三、保障措施1.組織領(lǐng)導(dǎo)：各單位應(yīng)高度重視文檔管理工作，將其納入日常管理的重要內(nèi)容，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)人，定期研究和解決文檔管理工作中存在的問題。2.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)對文檔管理人員和全體工作人員的文檔管理知識和技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識，熟悉并自覺遵守文檔管理的各項(xiàng)規(guī)定。3.制度建設(shè)：根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合單位實(shí)際情況，進(jìn)一步細(xì)化和完善各項(xiàng)具體管理制度和操作規(guī)程，確保文檔管理工作有章可循。4.監(jiān)督檢查：單位辦公室（或檔案管理部門）應(yīng)定期對各部門的文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，對違反文檔管理規(guī)定的行為予以批評教育，情節(jié)嚴(yán)重的追究相應(yīng)責(zé)任。5.技術(shù)支持：積極創(chuàng)造條件，