采購(gòu)內(nèi)部控制制度一、總則為了加強(qiáng)本單位采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，保障采購(gòu)質(zhì)量，提高資金使用效益，防范采購(gòu)過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本采購(gòu)內(nèi)部控制制度。二、采購(gòu)管理部門與職責(zé)（一）采購(gòu)決策部門由單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員組成采購(gòu)決策小組，負(fù)責(zé)重大采購(gòu)事項(xiàng)的決策，包括但不限于確定采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、采購(gòu)預(yù)算的審批、重大采購(gòu)合同的簽訂審批等。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門采購(gòu)部門是采購(gòu)工作的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的編制、供應(yīng)商的篩選與考察、采購(gòu)談判、采購(gòu)合同的擬定與執(zhí)行、采購(gòu)物資的驗(yàn)收與交付等工作。（三）采購(gòu)監(jiān)督部門內(nèi)部審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門作為采購(gòu)監(jiān)督部門，對(duì)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的合理性、采購(gòu)程序的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性等進(jìn)行審查，定期或不定期開展采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見和建議。（四）使用部門使用部門提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、供應(yīng)商的初步篩選與推薦、采購(gòu)物資的驗(yàn)收等工作，確保采購(gòu)物資滿足實(shí)際使用要求。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購(gòu)需求提出使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合庫(kù)存情況，提出詳細(xì)的采購(gòu)需求申請(qǐng)，注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門匯總各使用部門的采購(gòu)需求，結(jié)合單位的資金狀況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排等內(nèi)容，并報(bào)采購(gòu)決策小組審批。（三）采購(gòu)預(yù)算編制與控制財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合單位預(yù)算安排，編制采購(gòu)預(yù)算草案，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審議通過(guò)后確定采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)部門在執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行控制，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整審批程序辦理。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商信息收集采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道廣泛收集潛在供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等，并建立供應(yīng)商信息庫(kù)。（二）供應(yīng)商資格審查對(duì)有意向合作的供應(yīng)商，采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行資格審查。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、行業(yè)資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等是否合法有效，供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、信譽(yù)情況是否良好等。（三）供應(yīng)商實(shí)地考察對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目或關(guān)鍵物資的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流條件等實(shí)際情況，評(píng)估其是否具備履行采購(gòu)合同的能力。（四）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與選擇采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商資格審查和實(shí)地考察結(jié)果，結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目的具體要求，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定合格供應(yīng)商名單。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。（五）供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部門建立健全供應(yīng)商檔案管理制度，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資格審查資料、實(shí)地考察報(bào)告、評(píng)價(jià)記錄、采購(gòu)合同等資料進(jìn)行整理歸檔，定期更新供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和評(píng)估，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)予以淘汰。五、采購(gòu)方式與程序（一）采購(gòu)方式本單位采購(gòu)方式主要包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、金額、技術(shù)復(fù)雜程度等因素，合理選擇采購(gòu)方式。（二）公開招標(biāo)采購(gòu)程序1.編制招標(biāo)文件：采購(gòu)部門會(huì)同使用部門及相關(guān)技術(shù)專家編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法等內(nèi)容。2.發(fā)布招標(biāo)公告：在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告時(shí)間不少于法定天數(shù)，公告內(nèi)容包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、編號(hào)、采購(gòu)內(nèi)容、投標(biāo)人資格要求、報(bào)名時(shí)間和地點(diǎn)、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等。3.報(bào)名與資格審查：接受供應(yīng)商報(bào)名，對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合資格條件的供應(yīng)商名單，并向其發(fā)售招標(biāo)文件。4.答疑與澄清：召開招標(biāo)答疑會(huì)，解答供應(yīng)商提出的疑問(wèn)，對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行必要的澄清和修改，并及時(shí)通知所有投標(biāo)人。5.開標(biāo)：在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開標(biāo)，由投標(biāo)人或其授權(quán)代表參加，當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格等主要內(nèi)容。6.評(píng)標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。7.中標(biāo)公示：在規(guī)定的媒體上對(duì)中標(biāo)候選人進(jìn)行公示，公示時(shí)間不少于法定天數(shù)。8.中標(biāo)通知與合同簽訂：公示無(wú)異議后，向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與中標(biāo)人簽訂采購(gòu)合同。（三）邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)程序邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)程序與公開招標(biāo)采購(gòu)程序基本相同，區(qū)別在于邀請(qǐng)招標(biāo)是向特定的三家以上具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，而不是在媒體上發(fā)布招標(biāo)公告。（四）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)程序1.成立談判小組：由采購(gòu)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門等相關(guān)人員組成談判小組，負(fù)責(zé)談判工作。2.制定談判文件：談判小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目需求制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。3.邀請(qǐng)供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名單中選擇三家以上供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書，向其提供談判文件。4.談判：談判小組分別與供應(yīng)商進(jìn)行談判，供應(yīng)商按照談判文件要求提交響應(yīng)文件和報(bào)價(jià)，談判小組就采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)、商務(wù)等內(nèi)容與供應(yīng)商進(jìn)行充分協(xié)商，要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報(bào)價(jià)或多輪報(bào)價(jià)，以確定最終成交供應(yīng)商。5.確定成交供應(yīng)商：談判小組根據(jù)談判情況和評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)，綜合評(píng)價(jià)各供應(yīng)商的響應(yīng)文件和報(bào)價(jià)，確定成交供應(yīng)商，并編寫談判報(bào)告。6.成交公示與合同簽訂：在單位內(nèi)部進(jìn)行成交公示，公示無(wú)異議后，與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（五）單一來(lái)源采購(gòu)程序1.單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)部門提出單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)，說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的理由，包括采購(gòu)項(xiàng)目的唯一性、供應(yīng)商的不可替代性等，并提供相關(guān)證明材料，報(bào)采購(gòu)決策小組審批。2.單一來(lái)源采購(gòu)公示：在單位內(nèi)部對(duì)單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行公示，公示內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、編號(hào)、采購(gòu)內(nèi)容、擬采購(gòu)的單一來(lái)源供應(yīng)商名稱、采購(gòu)理由等，公示時(shí)間不少于法定天數(shù)。3.談判與合同簽訂：公示無(wú)異議后，采購(gòu)部門與單一來(lái)源供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等條款達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同。（六）詢價(jià)采購(gòu)程序1.成立詢價(jià)小組：由采購(gòu)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成詢價(jià)小組，負(fù)責(zé)詢價(jià)工作。2.編制詢價(jià)文件：詢價(jià)小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目需求編制詢價(jià)文件，明確詢價(jià)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。3.邀請(qǐng)供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名單中選擇三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，向其提供詢價(jià)文件。4.報(bào)價(jià)：供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交密封的報(bào)價(jià)文件，詢價(jià)小組當(dāng)眾拆封報(bào)價(jià)文件，記錄各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況。5.確定成交供應(yīng)商：詢價(jià)小組根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則，確定成交供應(yīng)商，并編寫詢價(jià)報(bào)告。6.成交公示與合同簽訂：在單位內(nèi)部進(jìn)行成交公示，公示無(wú)異議后，與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂采購(gòu)合同由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。合同草案經(jīng)內(nèi)部法律部門或法律顧問(wèn)審核后，報(bào)采購(gòu)決策小組審批，審批通過(guò)后由單位法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。（二）合同履行采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，督促供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。使用部門配合采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量、數(shù)量等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)，辦理采購(gòu)款項(xiàng)支付手續(xù)。（三）合同變更與解除在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等原因需要變更或解除合同，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出合同變更或解除申請(qǐng)，說(shuō)明變更或解除的原因、內(nèi)容和影響，經(jīng)內(nèi)部法律部門或法律顧問(wèn)審核后，報(bào)采購(gòu)決策小組審批。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)采用書面形式，并按照原合同簽訂程序辦理。（四）合同檔案管理采購(gòu)部門建立健全采購(gòu)合同檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、談判記錄、審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，確保合同檔案的完整性和可追溯性。七、采購(gòu)驗(yàn)收與付款管理（一）采購(gòu)驗(yàn)收1.成立驗(yàn)收小組：由使用部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備：驗(yàn)收小組在驗(yàn)收前應(yīng)熟悉采購(gòu)合同、采購(gòu)文件等相關(guān)資料，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法和驗(yàn)收程序。3.驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等是否與合同約定相符，對(duì)物資的外觀、性能、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行檢驗(yàn)或測(cè)試。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目或復(fù)雜設(shè)備的驗(yàn)收，可邀請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收小組根據(jù)驗(yàn)收情況編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，明確驗(yàn)收結(jié)論，驗(yàn)收合格的物資方可辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資由采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，按照合同約定進(jìn)行退換貨、補(bǔ)貨或索賠等處理。（二）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫采購(gòu)付款申請(qǐng)單，注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等信息，并附上相關(guān)的合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等原始憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收手續(xù)是否完備、發(fā)票是否真實(shí)有效、付款金額是否準(zhǔn)確等，審核無(wú)誤后報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款支付：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間辦理采購(gòu)款項(xiàng)支付手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商，并及時(shí)登記相關(guān)賬務(wù)。八、監(jiān)督檢查與違規(guī)處理（一）監(jiān)督檢查機(jī)制內(nèi)部審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門定期或不定期對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)程序的合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同的履行情況、采購(gòu)驗(yàn)收與付款情況等，檢查方式包括查閱資料、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查、個(gè)別談話等。（二）違規(guī)行為認(rèn)定在采購(gòu)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)以下違規(guī)行為，應(yīng)予以嚴(yán)肅查處：1.未按照規(guī)定的采購(gòu)方式和程序進(jìn)行采購(gòu)的；2.與供應(yīng)商相互串通，損害單位利益的；3.收受供應(yīng)商賄賂或其他不正當(dāng)利益的；4.擅自提高采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)或變更采購(gòu)內(nèi)容的；5.未按照規(guī)定進(jìn)行供應(yīng)商資格審查或?qū)嵉乜疾斓模?.未按照規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收或在驗(yàn)收中弄虛作假的；7.未按照規(guī)定