會議紀要制作與保存模板指南一、會議紀要的核心價值會議紀要不僅是會議過程的書面記錄，更是明確責任、推動執(zhí)行、追溯決策的重要工具。規(guī)范的會議紀要能夠幫助參會人員快速掌握會議核心內(nèi)容，保證各項任務(wù)按計劃推進，同時為后續(xù)工作復(fù)盤提供依據(jù)。無論是部門例會、項目推進會，還是跨部門協(xié)調(diào)會、高層決策會，都需要通過標準化的紀要模板實現(xiàn)信息的精準傳遞與高效留存。二、哪些場景適用本模板？本模板適用于各類常規(guī)工作會議的紀要制作，具體場景包括但不限于：部門例會：周例會、月度總結(jié)會等，用于同步工作進展、部署下一階段任務(wù)；項目會議：項目啟動會、階段性評審會、風險協(xié)調(diào)會等，聚焦項目目標、進度與問題解決；跨部門協(xié)作會：涉及多部門參與的資源協(xié)調(diào)、流程優(yōu)化會議，明確分工與協(xié)作節(jié)點；決策會議：高層戰(zhàn)略會、方案評審會等，記錄關(guān)鍵決策依據(jù)與執(zhí)行要求；專項工作會：如活動策劃、制度修訂等臨時性專題會議，聚焦特定議題的討論與結(jié)果。三、會議紀要制作全流程指南（一）會前準備：明確框架，避免遺漏確認會議基本信息提前獲取會議通知，明確會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員、核心議題及議程，保證紀要框架與會議目標一致。若會議有預(yù)發(fā)材料（如項目方案、數(shù)據(jù)報表），需提前熟悉，記錄關(guān)鍵信息點。準備記錄工具根據(jù)會議規(guī)模選擇記錄方式：小型會議可使用電腦或平板實時記錄，重點標注“待辦事項”“決策結(jié)論”；大型會議建議采用“主記錄人+輔助記錄人”模式，一人聚焦討論內(nèi)容，一人專項記錄決議與任務(wù)分工。預(yù)設(shè)紀要結(jié)構(gòu)按照模板提前劃分模塊（如會議基本信息、議題討論、決議事項、待辦任務(wù)等），避免會議中臨時調(diào)整結(jié)構(gòu)導(dǎo)致記錄混亂。（二）會中記錄：抓取關(guān)鍵，區(qū)分主次基礎(chǔ)信息實時記錄會議名稱：需與通知一致，如“2024年Q3產(chǎn)品部目標研討會”；時間：精確到上/下午及分鐘，如“2024年7月15日14:00-16:30”；地點：線下會議需記錄會議室，線上會議需注明平臺（如“騰訊會議號X”）；主持人/記錄人：填寫姓名，用“”代替真實姓名（如“主持人：經(jīng)理”“記錄人：*助理”）；參會人員：分“出席”“請假”“列席”三類，請假人員需注明原因（如“*主管：因外出參會請假”）。議題討論內(nèi)容提煉按“議題-討論要點-分歧-共識”的邏輯記錄，避免逐字復(fù)述發(fā)言。例如：議題：Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級排序；討論要點：工程師提出“用戶反饋模塊需優(yōu)先開發(fā)”，銷售建議“競品分析模塊提前上線”，雙方圍繞“開發(fā)資源分配”展開討論；分歧：工程師認為資源有限無法同時推進兩個模塊，銷售強調(diào)競品分析需在8月底前完成；共識：優(yōu)先開發(fā)“用戶反饋模塊”，競品分析模塊由銷售團隊協(xié)助提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，工程師團隊在9月中旬完成初步框架。決議與待辦事項專項標記決議事項需明確“結(jié)論+依據(jù)”，待辦事項需包含“任務(wù)內(nèi)容+責任部門/人+完成時限+交付成果”，避免模糊表述。例如：決議：“Q3產(chǎn)品迭代核心目標為提升用戶留存率，優(yōu)先級排序以‘用戶反饋>競品分析>功能優(yōu)化’為準”（依據(jù)：用戶調(diào)研數(shù)據(jù)顯示留存率下降15%）；待辦1：“團隊負責完成用戶反饋模塊開發(fā)，8月31日前提交測試版本，交付成果為可交互原型”（責任部門：產(chǎn)品研發(fā)部，責任人：工程師）；待辦2：“團隊整理競品分析報告，8月20日前提交PDF版，包含3家主要競品功能對比表”（責任部門：市場部，責任人：專員）。（三）會后整理：核對補充，形成規(guī)范信息核對與補充會議結(jié)束后2小時內(nèi)，根據(jù)記錄補充完整信息：確認參會人員名單、核對決議表述是否準確、補充未記錄的細節(jié)（如數(shù)據(jù)來源、引用文件名稱）。若有疑問，及時聯(lián)系主持人或參會人確認，避免信息誤差。按模板排版定稿使用統(tǒng)一模板排版，字體建議為宋體/微軟雅黑，標題字號加粗，字號小四，行間距1.5倍。待辦事項可使用項目符號（如“?”）或表格形式突出，方便查閱。審核與分發(fā)紀要初稿完成后，提交主持人審核，保證內(nèi)容準確、無遺漏；審核通過后，24小時內(nèi)通過企業(yè)郵箱或協(xié)同工具（如釘釘、企業(yè)）分發(fā)至所有參會人員，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及存檔部門。四、會議紀要模板示例會議基本信息表項目內(nèi)容會議名稱[填寫會議全稱，如“2024年Q3銷售目標分解會”]會議日期YYYY年MM月DD日會議時間上/下午HH:MM-HH:MM會議地點[線下會議室/線上會議平臺及號]主持人*經(jīng)理記錄人*助理出席人員總監(jiān)、主管、專員、專員（共X人）請假人員*主管（因客戶拜訪請假）列席人員*（IT部支持人員）會議議題與決議記錄表序號議題名稱討論內(nèi)容摘要決議事項責任部門/人完成時限交付成果備注1Q3銷售目標分解總監(jiān)傳達公司Q3總目標1.2億，主管提出華東區(qū)目標4000萬（占33%），需結(jié)合歷史數(shù)據(jù)細化至月度華東區(qū)Q3目標分解為：7月1200萬、8月1300萬、9月1500萬，每月5日前提交月度計劃銷售部（*主管）7月10日前Q3銷售目標分解表（月度）需同步考慮區(qū)域市場容量2新客戶開發(fā)資源支持*專員反饋現(xiàn)有銷售工具無法滿足批量客戶需求，申請增加CRM系統(tǒng)高級版權(quán)限批準增加2個CRM高級版權(quán)限，由*專員負責協(xié)調(diào)IT部7月15日前完成配置銷售部（*專員）7月15日前CRM系統(tǒng)權(quán)限配置完成截圖預(yù)算已審批通過3客戶投訴處理流程優(yōu)化*專員提出當前投訴處理平均時長3天，超行業(yè)平均水平，需簡化審批環(huán)節(jié)優(yōu)化流程：投訴分級（普通/緊急），普通投訴由客服主管直接審批，緊急投訴24小時內(nèi)升級至*總監(jiān)客服部（*主管）7月20日前新投訴處理流程文件（V1.0）需組織客服團隊培訓(xùn)五、提升紀要質(zhì)量的要點提示（一）內(nèi)容準確性：避免模糊表述數(shù)據(jù)需注明來源（如“根據(jù)6月用戶調(diào)研數(shù)據(jù)”），避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯；決議事項需與主持人確認，避免個人主觀判斷替代會議結(jié)論；責任人姓名、完成時限等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證無誤差。（二）語言簡潔性：突出核心信息討論內(nèi)容提煉關(guān)鍵詞，避免長篇大論；例如將“工程師認為，由于近期服務(wù)器升級導(dǎo)致開發(fā)資源緊張，建議將用戶反饋模塊的開發(fā)周期從2周延長至3周，以保證功能穩(wěn)定性”簡化為“工程師：因服務(wù)器升級，建議用戶反饋模塊開發(fā)周期延長至3周（原2周）”。待辦事項使用動賓結(jié)構(gòu)，如“完成報告”而非“關(guān)于的報告的完成”。（三）格式規(guī)范性：統(tǒng)一排版邏輯標題層級清晰：一級標題（如“一、會議基本信息”）、二級標題（如“（一）會前準備”）、三級標題（如“1.確認會議基本信息”）用不同字號或加粗區(qū)分；重要信息突出：待辦事項、決議結(jié)論可使用加粗或顏色標注（如紅色標注完成時限）；附件說明：若會議有相關(guān)文件（如PPT、數(shù)據(jù)報表），需在紀要末尾注明“附件：1.Q3銷售目標分解表；2.CRM系統(tǒng)權(quán)限申請表”。（四）保密與歸檔：保證信息安全涉密會議需在紀要首頁標注“內(nèi)部文件，注意保密”，并嚴格控制分發(fā)范圍；紀要定稿后，需同步存至企業(yè)共享文檔系統(tǒng)（如釘釘知識庫、企業(yè)云盤），按“年份-月份-會議名稱”分類命名，保存期限不少于1年；電子版紀要需設(shè)置訪問權(quán)限，僅參會人員及授權(quán)人員可查閱。六、常見問題與解決方法問題1：會議討論內(nèi)容冗長，如何快速提煉核心信息？解決方法：提前與主持人確認會議核心目標，記錄時聚焦“與議題直接相關(guān)的內(nèi)容”，無關(guān)的閑聊、重復(fù)發(fā)言可忽略；使用“結(jié)論先行”法，先寫最終決議，再簡要記錄討論依據(jù)。問題2：多人發(fā)言時，如何避免記錄混亂？解決方法：采用“發(fā)言人+核心觀點”的記錄格式，例如“：建議增加預(yù)算→理由：用戶調(diào)研需求提升20%；：反對→理由：當前利潤率不足10%，需優(yōu)先控制成本”。問題3：待辦事項不明確（如“盡快完成”），如何規(guī)范表述？解決方法：與責任人確認具體時限