采購需求申請(qǐng)與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化表單工具指南一、采購申請(qǐng)流程的適用背景與場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化表單工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求的規(guī)范提報(bào)與審批管理，旨在統(tǒng)一采購申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)、明確審批權(quán)責(zé)、提升采購效率并控制成本。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常運(yùn)營(yíng)采購：各部門為維持日常辦公、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所需的物料、設(shè)備、服務(wù)采購（如辦公用品、原材料、維修服務(wù)等）；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：為實(shí)施特定項(xiàng)目（如新產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)活動(dòng)、工程建設(shè)等）所需的專屬設(shè)備、技術(shù)或服務(wù)采購；應(yīng)急緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、緊急訂單交付等）需快速響應(yīng)的少量、高頻次采購；固定資產(chǎn)采購：?jiǎn)蝺r(jià)或總價(jià)達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備、儀器、辦公家具等采購。本工具適用于公司所有部門，申請(qǐng)人可涵蓋部門員工、部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等，審批人根據(jù)采購金額、類別及公司權(quán)限管理制度確定，保證采購需求與公司戰(zhàn)略、預(yù)算管理要求一致。二、采購需求申請(qǐng)與審批操作步驟詳解（一）第一步：采購需求發(fā)起與表單填寫發(fā)起條件：需求部門確認(rèn)采購必要性（如現(xiàn)有物料短缺、新增業(yè)務(wù)需求、設(shè)備老化更換等）；已初步明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估用途及預(yù)算范圍（參考部門年度預(yù)算）。表單填寫規(guī)范：登錄公司采購管理系統(tǒng)或《采購需求申請(qǐng)與審批表》，如實(shí)填寫以下核心信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式（內(nèi)部分機(jī)號(hào)）；需求明細(xì)：物品/服務(wù)名稱（需準(zhǔn)確，避免“辦公用品”等模糊表述）、規(guī)格型號(hào)（如適用，需注明技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、單位（個(gè)/臺(tái)/套/項(xiàng)等）、數(shù)量（預(yù)估采購數(shù)量，需結(jié)合實(shí)際使用需求）、預(yù)估單價(jià)（含稅費(fèi)，參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)詢價(jià)）、總價(jià)（單價(jià)×數(shù)量，大寫與小寫需一致）；需求說明：詳細(xì)闡述采購用途（如“用于項(xiàng)目研發(fā)實(shí)驗(yàn)”“替換報(bào)廢辦公電腦”）、緊急程度（普通/緊急，緊急采購需注明原因及期望交付時(shí)間）、特殊要求（如品牌限定、交貨周期、服務(wù)條款等）；預(yù)算信息：對(duì)應(yīng)的預(yù)算科目（參考公司財(cái)務(wù)預(yù)算編碼）、預(yù)算年度、預(yù)算金額（需在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）。附件：根據(jù)采購類別補(bǔ)充必要證明材料，如：固定資產(chǎn)采購：設(shè)備配置清單、可行性分析報(bào)告（如適用）；服務(wù)類采購：服務(wù)方案、供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)（至少3家，緊急采購除外）；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)表。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審審核職責(zé)：部門負(fù)責(zé)人*（或授權(quán)人）需對(duì)采購需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：需求是否符合部門年度工作計(jì)劃及業(yè)務(wù)目標(biāo)；數(shù)量、規(guī)格是否與實(shí)際需求匹配，是否存在過度采購；預(yù)算是否在部門年度額度內(nèi)，超預(yù)算需求是否已履行預(yù)算調(diào)整流程；附件材料是否完整、規(guī)范。審核動(dòng)作：審核通過：在“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字（或系統(tǒng)審批），并注明“同意提報(bào)”，轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過：在意見欄注明駁回原因（如“需求描述不清晰，需補(bǔ)充規(guī)格參數(shù)”“預(yù)算不足，需調(diào)整預(yù)算”），退回申請(qǐng)人修改后重新提報(bào)。（三）第三步：財(cái)務(wù)部門預(yù)算復(fù)核審核職責(zé)：財(cái)務(wù)部門*（或預(yù)算專員）重點(diǎn)審核采購需求的預(yù)算合規(guī)性及資金安排。審核要點(diǎn)：預(yù)算科目是否正確，是否符合公司會(huì)計(jì)核算要求；預(yù)算金額是否未超年度/季度預(yù)算額度，若超預(yù)算是否已獲批調(diào)整；大額采購（如超過萬元，具體金額由公司規(guī)定）是否履行了資金審批前置流程。審核動(dòng)作：復(fù)核通過：在“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)至采購部門；復(fù)核不通過：注明“預(yù)算科目錯(cuò)誤”“超預(yù)算且未調(diào)整”等，退回需求部門重新發(fā)起或補(bǔ)充預(yù)算材料。（四）第四步：采購部門專業(yè)審核審核職責(zé)：采購部門*（或采購專員）對(duì)采購需求的可執(zhí)行性及采購方式建議進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：采購物品/服務(wù)是否屬于公司集中采購目錄（若有），是否需要招標(biāo)、詢比價(jià)或競(jìng)爭(zhēng)性談判；規(guī)格參數(shù)是否明確，是否存在排他性條款（如“僅限品牌”），是否影響后續(xù)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)；緊急采購需求是否符合公司緊急采購管理規(guī)定（如需部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙簽批）；歷史采購記錄：若為重復(fù)采購，參考過往價(jià)格、供應(yīng)商履約情況；若為新需求，評(píng)估市場(chǎng)供應(yīng)能力。審核動(dòng)作：審核通過：明確采購方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等），在“采購部門意見”欄簽字，轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過：注明“規(guī)格參數(shù)不明確，需重新定義”“建議采用采購方式，請(qǐng)審批領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)”，退回需求部門完善。（五）第五步：分級(jí)審批決策根據(jù)采購金額及類別，按公司權(quán)限管理制度逐級(jí)報(bào)批，審批人需對(duì)采購需求的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性及風(fēng)險(xiǎn)控制負(fù)責(zé)。審批權(quán)限劃分（示例）：采購金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人*審批（已完成部門初審環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)為最終確認(rèn)）；5000元＜采購金額≤5萬元：分管采購副總*審批；5萬元＜采購金額≤20萬元：總經(jīng)理*審批；采購金額＞20萬元：總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批（需附會(huì)議紀(jì)要）。審批要點(diǎn)：采購是否符合公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)；投入產(chǎn)出比是否合理，是否存在更優(yōu)替代方案；采購方式是否合規(guī)，是否規(guī)避了廉潔風(fēng)險(xiǎn)；緊急采購的必要性及流程合規(guī)性。審批動(dòng)作：審批通過：在對(duì)應(yīng)審批人欄簽字確認(rèn)，表單流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；審批不通過：注明“暫緩采購，需重新評(píng)估”“降低采購數(shù)量”等，退回采購部門或需求部門處理。（六）第六步：審批完成與采購執(zhí)行表單歸檔：審批通過的表單由采購部門統(tǒng)一歸檔（電子版存檔于采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版由采購部存檔），作為后續(xù)采購合同簽訂、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批結(jié)果啟動(dòng)采購流程，及時(shí)向需求部門反饋供應(yīng)商信息、預(yù)計(jì)交付時(shí)間，并跟蹤采購進(jìn)度。三、采購需求申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)化表單模板采購需求申請(qǐng)與審批表申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期聯(lián)系方式（內(nèi)部）預(yù)算年度預(yù)算科目采購需求明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）大寫總價(jià)需求說明：1.采購用途：2.緊急程度（□普通□緊急，緊急原因說明：3.特殊要求（品牌、交貨期、服務(wù)等）：附件清單（□采購需求明細(xì)表□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單□項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)□其他：_________）審核流程審核意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核□同意提報(bào)□不同意，原因：_______________________________________________________財(cái)務(wù)部門預(yù)算復(fù)核□預(yù)算合規(guī)□預(yù)算不合規(guī)，原因：___________________________________________________采購部門專業(yè)審核□可執(zhí)行，采購方式建議：□招標(biāo)□詢比價(jià)□單一來源□其他：_________________________________________________分管領(lǐng)導(dǎo)審批（金額≤5萬元）□同意□不同意，原因：_______________________________________________________總經(jīng)理審批（5萬-20萬元）□同意□不同意，原因：_______________________________________________________總經(jīng)理辦公會(huì)審批（＞20萬元）□同意（會(huì)議紀(jì)號(hào)：_________）□不同意，原因：_______________________________________________________備注|1.本表一式三份，需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一份；2.審批完成后3個(gè)工作日內(nèi)，采購部門將結(jié)果反饋至需求部門。|||四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息真實(shí)性與完整性申請(qǐng)人需對(duì)提交的采購需求信息（數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算、用途等）的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)全責(zé)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或夸大需求。若因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購損失（如規(guī)格不符導(dǎo)致退貨、預(yù)算不足導(dǎo)致采購延誤），將追究申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。（二）預(yù)算匹配與超預(yù)算處理采購需求必須在部門年度預(yù)算額度內(nèi)提報(bào)，嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購。確需超預(yù)算的，需提前向財(cái)務(wù)部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批通過后，方可發(fā)起采購申請(qǐng)。（三）審批時(shí)限要求各審核/審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購需在1個(gè)工作日內(nèi)完成），不得無故拖延。若因特殊情況無法按時(shí)審批，需提前告知采購部門及申請(qǐng)人，說明原因并明確反饋時(shí)限。（四）緊急采購特殊流程因突發(fā)情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障、客戶緊急訂單等）需緊急采購的，需在申請(qǐng)表“緊急程度”欄勾選“緊急”，并由部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙簽批后，可跳過部分常規(guī)審核環(huán)節(jié)（如供應(yīng)商比選），但需在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充相關(guān)證明材料（如故障說明、客戶訂單截圖），報(bào)采購部門及財(cái)務(wù)部門備案。（五）變更與撤銷管理采購需求審批通過后，原則上不得變更。若因業(yè)務(wù)調(diào)整確需變更（如數(shù)量增減、規(guī)格修改），需提交《采購需求變更申請(qǐng)表》，說明變更原因及影響，重新履行審批流程；若需撤銷采購申請(qǐng)，需在采購執(zhí)行前提交《采購需求撤銷申請(qǐng)表》，經(jīng)原審批人審批同意后，方可終止流程，已啟動(dòng)采購的需承擔(dān)由此產(chǎn)生的供應(yīng)商違約