技術(shù)文檔編寫規(guī)范與審核流程指導(dǎo)書一、指導(dǎo)書概述1.1目的為統(tǒng)一公司內(nèi)部技術(shù)文檔的編寫標(biāo)準(zhǔn)，保證文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、易用，規(guī)范審核流程與責(zé)任分工，提升技術(shù)文檔的可維護(hù)性與專業(yè)性，特制定本指導(dǎo)書。1.2適用范圍本指導(dǎo)書適用于公司內(nèi)部所有技術(shù)文檔的編寫與審核，包括但不限于：需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、接口文檔測試計(jì)劃、測試報(bào)告、用戶操作手冊技術(shù)方案、故障排查指南、API文檔二、技術(shù)文檔編寫規(guī)范2.1文檔規(guī)劃階段核心目標(biāo)：明確文檔定位與框架，避免內(nèi)容遺漏或冗余。2.1.1確定文檔類型與讀者根據(jù)文檔用途（如開發(fā)、測試、運(yùn)維、用戶）選擇類型（設(shè)計(jì)類、說明類、記錄類等）；讀者定位：技術(shù)文檔需區(qū)分“技術(shù)讀者”（如開發(fā)人員）與“非技術(shù)讀者”（如產(chǎn)品經(jīng)理、終端用戶），語言風(fēng)格與內(nèi)容深度適配讀者需求。2.1.2搭建文檔結(jié)構(gòu)大綱參考標(biāo)準(zhǔn)框架（以“系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔”為例）：引言1.1編寫目的1.2文檔范圍1.3術(shù)語定義1.4參考資料系統(tǒng)概述2.1系統(tǒng)目標(biāo)2.2系統(tǒng)架構(gòu)圖詳細(xì)設(shè)計(jì)3.1模塊設(shè)計(jì)（模塊功能、接口定義、邏輯流程）3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)（ER圖、表結(jié)構(gòu)說明）3.3安全設(shè)計(jì)測試方案4.1測試環(huán)境4.2測試用例附錄5.1常見問題5.2版本歷史2.1.3收集基礎(chǔ)資料梳理需求文檔、原型圖、技術(shù)調(diào)研結(jié)果等前置資料；確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、接口規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)則等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確性。2.2內(nèi)容編寫階段核心目標(biāo)：保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范，避免歧義。2.2.1內(nèi)容準(zhǔn)確性要求數(shù)據(jù)與參數(shù)：必須來源于需求文檔、測試數(shù)據(jù)或權(quán)威來源，禁止主觀臆斷；技術(shù)方案：需經(jīng)過可行性驗(yàn)證，描述與實(shí)際開發(fā)邏輯一致；引用標(biāo)注：引用外部資料（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、第三方文檔）需注明來源。2.2.2邏輯清晰性要求章節(jié)順序：按“總-分”結(jié)構(gòu)排列，先概述后細(xì)節(jié)，先全局后局部；因果關(guān)系：明確問題與解決方案、輸入與輸出的對應(yīng)關(guān)系，避免跳躍性描述；示例：描述“用戶登錄流程”時(shí)，需包含“輸入?yún)?shù)→校驗(yàn)邏輯→處理結(jié)果→異常場景”完整鏈條。2.2.3語言規(guī)范性要求術(shù)語統(tǒng)一：同一概念使用固定術(shù)語（如“用戶ID”不混用“用戶編號”），術(shù)語表見文檔附錄；句式簡潔：避免長句（單句不超過40字）、口語化表達(dá)（如“搞定”改為“完成”）；被動(dòng)語態(tài)：技術(shù)描述優(yōu)先使用被動(dòng)語態(tài)（如“數(shù)據(jù)被加密存儲”），減少主觀色彩。2.2.4圖表規(guī)范要求圖表編號：按章節(jié)順序編號，如圖2-1（第二章第1個(gè)圖）、表3-2（第三章第2個(gè)表）；圖表圖表上方居中標(biāo)注，格式為“[編號][標(biāo)題]”（如“圖2-1系統(tǒng)架構(gòu)圖”）；數(shù)據(jù)標(biāo)注：圖表數(shù)據(jù)需標(biāo)注來源（如“數(shù)據(jù)來源：項(xiàng)目測試報(bào)告”），坐標(biāo)軸、圖例清晰可辨。2.3格式規(guī)范階段核心目標(biāo)：統(tǒng)一文檔視覺呈現(xiàn)，提升閱讀體驗(yàn)。2.3.1文檔標(biāo)題與版本控制標(biāo)題格式：[文檔類型]-[項(xiàng)目/模塊名稱]-[版本號]（如“需求規(guī)格說明書-用戶中心模塊-V1.0”）；版本號規(guī)則：V主版本號.次版本號（V1.0初稿、V1.1修訂稿、V2.0正式版），修改時(shí)更新版本號并記錄修改人、日期。2.3.2頁面與排版設(shè)置頁面：A4紙張，頁邊距上下2.54cm、左右3.17cm；字體：標(biāo)題黑體（三號加粗），一級標(biāo)題黑體（四號加粗），二級標(biāo)題楷體（GB2312）四號，宋體五號；行間距：1.5倍行距，段前段后間距0.5行。2.3.3章節(jié)編號規(guī)范一級1.、2.、3.（如“1.引言”）；二級1.1、1.2、1.3（如“1.1編寫目的”）；三級1.1.1、1.1.2（如“1.1.1術(shù)語定義”）。2.4校對修改階段核心目標(biāo)：消除內(nèi)容錯(cuò)誤與格式疏漏，保證文檔質(zhì)量。2.4.1自查清單內(nèi)容完整性：是否覆蓋所有章節(jié)大綱，關(guān)鍵功能/流程無遺漏；格式一致性：標(biāo)題編號、字體、行距、圖表編號是否統(tǒng)一；錯(cuò)誤檢查：錯(cuò)別字（如“登陸”改為“登錄”）、標(biāo)點(diǎn)符號（中英文標(biāo)點(diǎn)區(qū)分）、數(shù)據(jù)矛盾（如接口版本號不一致）。2.4.2交叉檢查邀請非編寫人（如測試工程師、產(chǎn)品經(jīng)理）協(xié)助審核，重點(diǎn)檢查“讀者視角”的易理解性；檢查后反饋問題，編寫人需逐條修改并記錄修改說明。三、技術(shù)文檔審核流程3.1提交審核準(zhǔn)備操作步驟：編寫人完成文檔自查與交叉檢查后，填寫《文檔提交信息表》（見表1）；提交至文檔管理員（如行政專員），由管理員審核提交材料完整性（文檔內(nèi)容、提交表、版本號）；管理員根據(jù)文檔類型分配初審人（如需求文檔初審人為產(chǎn)品經(jīng)理，設(shè)計(jì)文檔初審人為架構(gòu)師）。表1：文檔提交信息表文檔名稱文檔類型版本號編寫人完成日期審核類型（常規(guī)/緊急）提交日期備注用戶中心接口文檔接口文檔V1.0**2023-10-20常規(guī)2023-10-20需同步更新API文檔庫3.2初審：技術(shù)內(nèi)容審核審核人：技術(shù)負(fù)責(zé)人/模塊組長（如后端技術(shù)組長）審核重點(diǎn)：技術(shù)準(zhǔn)確性：方案是否符合業(yè)務(wù)需求，參數(shù)、邏輯是否正確；內(nèi)容完整性：核心功能點(diǎn)、異常場景是否覆蓋；一致性：與需求文檔、設(shè)計(jì)文檔是否沖突。操作步驟：審核人收到文檔后2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，填寫《初審意見表》（見表2）；若通過，流轉(zhuǎn)至復(fù)審；若需修改，明確修改點(diǎn)、修改建議及完成時(shí)限（一般不超過3個(gè)工作日）；編寫人修改后重新提交初審，直至通過。表2：初審/復(fù)審意見表審核階段文檔名稱版本號審核人審核日期審核意見（維度）修改建議修改狀態(tài)完成時(shí)限初審用戶中心接口文檔V1.0**2023-10-22技術(shù)準(zhǔn)確性“登錄接口返回token有效期需明確為7天”進(jìn)行中2023-10-25內(nèi)容完整性“缺少第三方登錄接口異常場景說明”未開始2023-10-253.3復(fù)審：格式與規(guī)范性審核審核人：文檔專員/質(zhì)量保證工程師（如QA工程師）審核重點(diǎn)：格式規(guī)范：是否符合章節(jié)編號、字體、頁眉頁腳等要求；術(shù)語統(tǒng)一：全文術(shù)語是否一致，術(shù)語表是否完整；圖表清晰度：圖表編號、標(biāo)題、數(shù)據(jù)標(biāo)注是否規(guī)范。操作步驟：審核人收到初審?fù)ㄟ^的文檔后1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)審；若通過，流轉(zhuǎn)至終審；若需修改，退回編寫人調(diào)整格式；編寫人修改后重新提交復(fù)審，直至通過。3.4終審：整體質(zhì)量確認(rèn)審核人：技術(shù)總監(jiān)/部門經(jīng)理（如研發(fā)部經(jīng)理）審核重點(diǎn)：整體價(jià)值：文檔是否滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)，是否具備可操作性；風(fēng)險(xiǎn)控制：是否存在技術(shù)漏洞、安全隱患或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；發(fā)布準(zhǔn)備：版本號、歸檔路徑是否明確。操作步驟：審核人收到復(fù)審?fù)ㄟ^的文檔后1個(gè)工作日內(nèi)完成終審；若通過，在《文檔審核記錄表》（見表3）簽字確認(rèn)；若未通過，退回編寫人重新修訂（需說明原因）；終審?fù)ㄟ^后，文檔進(jìn)入發(fā)布?xì)w檔流程。表3：文檔審核記錄表文檔名稱版本號提交日期初審人/日期/結(jié)果復(fù)審人/日期/結(jié)果終審人/日期/結(jié)果發(fā)布日期文檔編號歸檔路徑用戶中心接口文檔V1.02023-10-20**/2023-10-22/通過**/2023-10-23/通過趙六/2023-10-24/通過2023-10-25DOC-20231020-001/項(xiàng)目文檔/用戶中心/V1.0/3.5發(fā)布與歸檔操作步驟：文檔管理員將終審?fù)ㄟ^的文檔發(fā)布至公司內(nèi)部文檔庫（如知識管理系統(tǒng)），更新文檔狀態(tài)為“正式發(fā)布”；歸檔要求：按項(xiàng)目名稱+文檔類型+版本號分類存儲（如“項(xiàng)目/需求文檔/V1.0”）；保存文檔所有版本記錄（含修改日志），保證可追溯；敏感文檔（如未公開技術(shù)方案）需設(shè)置訪問權(quán)限，僅限授權(quán)人員查閱。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)4.1編寫端注意事項(xiàng)禁止虛構(gòu)內(nèi)容：技術(shù)參數(shù)、業(yè)務(wù)流程必須基于真實(shí)數(shù)據(jù)或需求文檔，不得編造；版本管理規(guī)范：修改文檔時(shí)必須更新版本號，并在“版本歷史”中記錄修改人、日期、修改原因；敏感信息保護(hù)：涉及公司核心技術(shù)的文檔需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，審核權(quán)限嚴(yán)格控制。4.2審核端注意事項(xiàng)時(shí)效性要求：常規(guī)文檔審核不超過3個(gè)工作日，緊急文檔（如線上故障排查文檔）需24小時(shí)內(nèi)完成；意見反饋具體化：審核意見需明確“問題點(diǎn)+修改建議”，避免模糊表述（如“內(nèi)容不清晰”改為“3.2節(jié)需補(bǔ)充異常場景處理流程”）；責(zé)任追溯：審核人需在《文檔審核記錄表》簽字，保證審核質(zhì)量可追溯。4.3流程異常處理審核超時(shí)：若審核人因故無法按時(shí)審核，需提前1個(gè)工作日告知文檔管理員，協(xié)調(diào)替代審核人；重大意見分