企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)使用手冊(cè)前言企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)是整合企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程（如采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等）的一體化管理平臺(tái)，旨在提升運(yùn)營(yíng)效率、數(shù)據(jù)協(xié)同與決策科學(xué)性。本手冊(cè)旨在通過(guò)清晰的操作指引與場(chǎng)景示例，幫助用戶快速掌握系統(tǒng)功能，規(guī)范日常工作流程，保證企業(yè)資源的高效配置與管理。目錄一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：企業(yè)運(yùn)營(yíng)的“數(shù)字基石”二、采購(gòu)管理：從需求到入庫(kù)的全流程管控三、銷售管理：訂單交付與客戶價(jià)值提升四、庫(kù)存管理：動(dòng)態(tài)監(jiān)控與高效周轉(zhuǎn)五、財(cái)務(wù)管理：業(yè)財(cái)融合與精準(zhǔn)核算一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：企業(yè)運(yùn)營(yíng)的“數(shù)字基石”典型應(yīng)用場(chǎng)景基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的底層支撐，適用于企業(yè)新增物料、客戶、供應(yīng)商等基礎(chǔ)信息時(shí)的統(tǒng)一維護(hù)。例如：新產(chǎn)品上線前，需在系統(tǒng)中創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)，明確編碼、規(guī)格、成本等信息；開拓新客戶時(shí)，需錄入客戶基礎(chǔ)資料（如聯(lián)系方式、信用等級(jí)），保證銷售訂單數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；新增供應(yīng)商時(shí)，需維護(hù)供應(yīng)商資質(zhì)信息，便于后續(xù)采購(gòu)流程的規(guī)范化管理。操作流程詳解：以“物料主數(shù)據(jù)創(chuàng)建”為例步驟1：登錄系統(tǒng)打開ERP系統(tǒng)登錄頁(yè)面，輸入工號(hào)（如：USER001）與密碼，選擇“物料管理”模塊登錄。步驟2：進(jìn)入數(shù)據(jù)維護(hù)界面在左側(cè)菜單欄“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理”→“物料主數(shù)據(jù)”，“新增”按鈕。步驟3：填寫物料基本信息按界面提示錄入以下字段（帶“*”為必填項(xiàng)）：*物料編碼：系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則手動(dòng)輸入（如：M-2024-001）；*物料名稱：填寫物料全稱（如：A型不銹鋼螺絲）；規(guī)格型號(hào)：補(bǔ)充物料詳細(xì)參數(shù)（如：M5×20mm，304不銹鋼）；*計(jì)量單位：選擇默認(rèn)單位（如：個(gè)、千克）；物料類別：下拉選擇所屬分類（如：原材料/半成品/成品）；倉(cāng)庫(kù)編碼：默認(rèn)存放倉(cāng)庫(kù)（如：W001-原材料倉(cāng)）；成本單價(jià)：錄入預(yù)估或標(biāo)準(zhǔn)成本（系統(tǒng)用于成本核算）。步驟4：提交審核“保存”后，系統(tǒng)自動(dòng)提交至部門主管*審核（審核人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成操作）；審核通過(guò)后，物料狀態(tài)更新為“啟用”，可在其他模塊調(diào)用。數(shù)據(jù)錄入模板示例：物料主數(shù)據(jù)表字段名稱字段說(shuō)明示例值是否必填物料編碼系統(tǒng)唯一標(biāo)識(shí)M-2024-001是物料名稱物料全稱A型不銹鋼螺絲是規(guī)格型號(hào)詳細(xì)參數(shù)M5×20mm，304不銹鋼否計(jì)量單位采購(gòu)/庫(kù)存/銷售計(jì)量單位個(gè)是物料類別物料分類原材料是倉(cāng)庫(kù)編碼默認(rèn)存放倉(cāng)庫(kù)W001-原材料倉(cāng)否成本單價(jià)（元）標(biāo)準(zhǔn)成本0.50否創(chuàng)建人數(shù)據(jù)創(chuàng)建人是創(chuàng)建日期數(shù)據(jù)創(chuàng)建時(shí)間2024-03-0109:00是操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示唯一性校驗(yàn)：物料編碼、客戶編碼等關(guān)鍵字段不可重復(fù)，避免數(shù)據(jù)沖突；權(quán)限控制：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)創(chuàng)建需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，未經(jīng)審核的數(shù)據(jù)無(wú)法投入使用；及時(shí)更新：若物料規(guī)格、成本等信息變更，需通過(guò)“數(shù)據(jù)變更”流程提交申請(qǐng)，保證數(shù)據(jù)時(shí)效性；字段規(guī)范：物料名稱、規(guī)格型號(hào)需與實(shí)物一致，避免因描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)/銷售錯(cuò)誤。二、采購(gòu)管理：從需求到入庫(kù)的全流程管控典型應(yīng)用場(chǎng)景采購(gòu)管理模塊適用于企業(yè)從“采購(gòu)需求提報(bào)”到“物料入庫(kù)”的全流程操作，常見場(chǎng)景包括：生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提交原材料采購(gòu)需求；采購(gòu)部門根據(jù)需求采購(gòu)訂單，跟蹤供應(yīng)商交期；倉(cāng)庫(kù)收到物料后核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，完成入庫(kù)并觸發(fā)財(cái)務(wù)應(yīng)付流程。操作流程詳解：以“采購(gòu)訂單創(chuàng)建與入庫(kù)”為例步驟1：創(chuàng)建采購(gòu)需求單登錄“采購(gòu)管理”模塊，“需求管理”→“新增需求單”，填寫：*需求部門：生產(chǎn)車間；*需求物料：M-2024-001（A型不銹鋼螺絲）；*需求數(shù)量：1000個(gè)；需求日期：2024-03-05；用途說(shuō)明：用于B產(chǎn)品生產(chǎn)。提交后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至采購(gòu)經(jīng)理*審批。步驟2：采購(gòu)訂單審批通過(guò)后，采購(gòu)員“需求管理”→“已審批需求”，選擇對(duì)應(yīng)需求單，“采購(gòu)訂單”；錄入供應(yīng)商信息（如：S001-五金有限公司）、采購(gòu)單價(jià)（0.52元/個(gè)）、交貨日期（2024-03-10），確認(rèn)無(wú)誤后保存并提交。步驟3：采購(gòu)訂單交貨跟蹤采購(gòu)員在“訂單跟蹤”界面查看訂單狀態(tài)，若供應(yīng)商已發(fā)貨，“確認(rèn)收貨”，系統(tǒng)更新訂單狀態(tài)為“已發(fā)貨”。步驟4：物料入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理員登錄“庫(kù)存管理”模塊，“入庫(kù)管理”→“采購(gòu)入庫(kù)”，選擇對(duì)應(yīng)采購(gòu)訂單，系統(tǒng)自動(dòng)帶出物料信息；核對(duì)實(shí)際到貨數(shù)量（如：990個(gè)，合格率99%），確認(rèn)無(wú)誤后“確認(rèn)入庫(kù)”，入庫(kù)單號(hào)（如：PO20240301001）。數(shù)據(jù)錄入模板示例：采購(gòu)訂單表字段名稱字段說(shuō)明示例值是否必填訂單編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)PO20240301001是需求單編號(hào)關(guān)聯(lián)的需求單號(hào)XD20240301001是供應(yīng)商編碼供應(yīng)商唯一標(biāo)識(shí)S001是物料編碼采購(gòu)物料編碼M-2024-001是采購(gòu)數(shù)量訂單采購(gòu)數(shù)量1000是采購(gòu)單價(jià)（元）不含稅單價(jià)0.52是金額（元）采購(gòu)數(shù)量×單價(jià)520.00是交貨日期要求供應(yīng)商交貨時(shí)間2024-03-10是訂單狀態(tài)待審批/已審批/已發(fā)貨已發(fā)貨是創(chuàng)建人采購(gòu)員是操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示三單匹配：采購(gòu)入庫(kù)時(shí)需保證“采購(gòu)訂單”“入庫(kù)單”“發(fā)票”三者信息一致（物料、數(shù)量、單價(jià)），避免財(cái)務(wù)核算差異；交期預(yù)警：系統(tǒng)將在交貨日前3天自動(dòng)發(fā)送提醒郵件至采購(gòu)員，逾期未交貨需及時(shí)跟進(jìn)；質(zhì)量檢驗(yàn)：對(duì)需質(zhì)檢的物料，入庫(kù)前需在“質(zhì)量管理”模塊檢驗(yàn)單，合格后方可入庫(kù)；供應(yīng)商協(xié)同：重要訂單需與供應(yīng)商確認(rèn)交期，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致生產(chǎn)斷料。三、銷售管理：訂單交付與客戶價(jià)值提升典型應(yīng)用場(chǎng)景銷售管理模塊覆蓋“客戶接單—發(fā)貨回款”全流程，適用于以下場(chǎng)景：銷售員根據(jù)客戶需求創(chuàng)建銷售訂單；倉(cāng)庫(kù)根據(jù)訂單備貨、發(fā)貨，跟蹤物流信息；財(cái)務(wù)部門根據(jù)訂單開票、收款，核算客戶回款情況。操作流程詳解：以“銷售訂單創(chuàng)建與發(fā)貨”為例步驟1：創(chuàng)建銷售訂單登錄“銷售管理”模塊，“訂單管理”→“新增訂單”，填寫：*客戶編碼：C001-科技有限公司；*物料編碼：P-2024-001（B型成品設(shè)備）；*訂單數(shù)量：50臺(tái)；*單價(jià)：5000元/臺(tái)；交貨日期：2024-03-15；收款方式：預(yù)付30%（75000元），貨到尾款。提交后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至銷售主管*審核。步驟2：訂單審核與庫(kù)存鎖定審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)鎖定庫(kù)存（若庫(kù)存不足，提示“庫(kù)存不足，請(qǐng)采購(gòu)或調(diào)整數(shù)量”）；銷售員“訂單打印”，將紙質(zhì)訂單交客戶確認(rèn)簽字。步驟3：發(fā)貨通知單銷售員在“訂單管理”→“已審核訂單”中選擇訂單，“發(fā)貨通知單”，錄入發(fā)貨倉(cāng)庫(kù)（如：W002-成品倉(cāng)）、物流公司（如：順豐速運(yùn)）。步驟4：倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨與物流跟蹤倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)發(fā)貨通知單備貨，掃描物料條碼確認(rèn)數(shù)量，“確認(rèn)發(fā)貨”，系統(tǒng)出庫(kù)單（如：SO20240301001）；銷售員在“物流跟蹤”界面錄入物流單號(hào)，實(shí)時(shí)查詢物流狀態(tài)，待客戶簽收后“確認(rèn)簽收”。數(shù)據(jù)錄入模板示例：銷售訂單表字段名稱字段說(shuō)明示例值是否必填訂單編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)SO20240301001是客戶編碼客戶唯一標(biāo)識(shí)C001是客戶聯(lián)系人客戶對(duì)接人王經(jīng)理是物料編碼銷售物料編碼P-2024-001是訂單數(shù)量客戶訂購(gòu)數(shù)量50是銷售單價(jià)（元）不含稅單價(jià)5000是金額（元）訂單數(shù)量×單價(jià)250000是交貨日期要求發(fā)貨時(shí)間2024-03-15是訂單狀態(tài)待審核/已審核/已發(fā)貨已發(fā)貨是創(chuàng)建人銷售員趙五是操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示信用管控：下單前需檢查客戶信用額度（如：C001客戶剩余額度為10萬(wàn)元，本訂單25萬(wàn)元需提前申請(qǐng)?zhí)犷~）；庫(kù)存預(yù)警：若庫(kù)存不足，需及時(shí)協(xié)調(diào)生產(chǎn)或采購(gòu)，避免超賣導(dǎo)致客戶投訴；開票管理：發(fā)貨后3個(gè)工作日內(nèi)，財(cái)務(wù)需根據(jù)訂單信息開具增值稅發(fā)票，并發(fā)送給客戶；回款跟蹤：預(yù)付款未到賬時(shí)，訂單狀態(tài)鎖定為“待收款”，不可發(fā)貨，保證資金安全。四、庫(kù)存管理：動(dòng)態(tài)監(jiān)控與高效周轉(zhuǎn)典型應(yīng)用場(chǎng)景庫(kù)存管理模塊用于實(shí)時(shí)監(jiān)控物料出入庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)齡，適用于以下場(chǎng)景：倉(cāng)庫(kù)管理員日常處理采購(gòu)入庫(kù)、銷售出庫(kù)、調(diào)撥、盤點(diǎn)等操作；生產(chǎn)車間領(lǐng)用原材料，觸發(fā)庫(kù)存扣減；財(cái)務(wù)部門定期盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。操作流程詳解：以“庫(kù)存盤點(diǎn)操作”為例步驟1：創(chuàng)建盤點(diǎn)任務(wù)登錄“庫(kù)存管理”模塊，“盤點(diǎn)管理”→“新建盤點(diǎn)任務(wù)”，選擇盤點(diǎn)范圍（如：W001-原材料倉(cāng)）、盤點(diǎn)方式（全盤/抽盤），設(shè)定盤點(diǎn)截止日期（2024-03-20）。提交后，系統(tǒng)自動(dòng)盤點(diǎn)單號(hào)（如：PD20240301001），并推送至倉(cāng)庫(kù)主管*分配盤點(diǎn)人員。步驟2：實(shí)物盤點(diǎn)與數(shù)據(jù)錄入盤點(diǎn)人員攜帶盤點(diǎn)機(jī)或紙質(zhì)盤點(diǎn)表，對(duì)指定倉(cāng)庫(kù)物料逐一清點(diǎn)；登錄系統(tǒng)“盤點(diǎn)管理”→“盤點(diǎn)執(zhí)行”，掃描物料條碼，錄入實(shí)際數(shù)量（如：M-2024-001系統(tǒng)庫(kù)存500個(gè)，實(shí)際盤點(diǎn)498個(gè)）。步驟3：盤點(diǎn)差異處理盤點(diǎn)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)“盤點(diǎn)差異表”，對(duì)比賬面數(shù)量與實(shí)際數(shù)量；倉(cāng)庫(kù)管理員填寫差異原因（如：自然損耗、發(fā)錯(cuò)料），提交至財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核；審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整庫(kù)存數(shù)量，調(diào)整單（如：PA20240301001）。數(shù)據(jù)錄入模板示例：庫(kù)存盤點(diǎn)差異表物料編碼物料名稱賬面數(shù)量實(shí)際數(shù)量差異數(shù)量差異原因責(zé)任人處理結(jié)果M-2024-001A型不銹鋼螺絲500498-2自然損耗調(diào)整庫(kù)存至498M-2024-002B型塑料墊片300305+5采購(gòu)入庫(kù)漏錄補(bǔ)錄入庫(kù)單5個(gè)操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示先進(jìn)先出（FIFO）：發(fā)料時(shí)需優(yōu)先庫(kù)齡較長(zhǎng)的物料，避免過(guò)期（尤其是食品、化工等行業(yè)）；庫(kù)齡預(yù)警：系統(tǒng)對(duì)超過(guò)90天未流動(dòng)的物料自動(dòng)標(biāo)紅，提醒管理員及時(shí)處理（如促銷、調(diào)撥）；權(quán)限分離：庫(kù)存錄入與審核需由不同人員操作，防止數(shù)據(jù)篡改；盤點(diǎn)頻率：貴重物料（如貴金屬、電子元件）需每月盤點(diǎn)，普通物料每季度盤點(diǎn)一次。五、財(cái)務(wù)管理：業(yè)財(cái)融合與精準(zhǔn)核算典型應(yīng)用場(chǎng)景財(cái)務(wù)管理模塊實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)對(duì)接，適用于以下場(chǎng)景：采購(gòu)入庫(kù)后自動(dòng)應(yīng)付暫估憑證；銷售發(fā)貨后自動(dòng)確認(rèn)收入與應(yīng)收賬款；月末自動(dòng)成本核算報(bào)表與財(cái)務(wù)三大報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表）。操作流程詳解：以“應(yīng)付憑證”為例步驟1：獲取業(yè)務(wù)單據(jù)財(cái)務(wù)專員登錄“財(cái)務(wù)管理”模塊，“應(yīng)付管理”→“單據(jù)審核”，篩選“已入庫(kù)未憑證”的采購(gòu)入庫(kù)單（如：PO20240301001）。步驟2：匹配發(fā)票與入庫(kù)單“發(fā)票匹配”，錄入供應(yīng)商發(fā)票號(hào)碼（如：FP20240301001）、金額（520元）、稅額（67.6元），系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)“三單匹配”（訂單、入庫(kù)單、發(fā)票）一致性。步驟3：記賬憑證匹配成功后，“憑證”，系統(tǒng)自動(dòng)帶出會(huì)計(jì)科目：借：原材料——A型不銹鋼螺絲520元借：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）67.6元貸：應(yīng)付賬款——S001供應(yīng)商587.6元選擇憑證模板（如：采購(gòu)入庫(kù)憑證），“保存”，憑證狀態(tài)更新為“已過(guò)賬”。數(shù)據(jù)錄入模板示例：應(yīng)付憑證表憑證編號(hào)單據(jù)類型供應(yīng)商編碼金額（元）稅額（元）合計(jì)（元）會(huì)計(jì)科目借/貸憑證狀態(tài)FV20240301001采購(gòu)入庫(kù)單S001520.0067.60587.60原材料借已過(guò)賬FV20240301001采購(gòu)入庫(kù)單S001520.0067.60587.60應(yīng)交稅費(fèi)借已過(guò)賬FV20240301001采購(gòu)入庫(kù)單S001587.600587.60應(yīng)付賬款貸已過(guò)賬操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示科目映射：業(yè)務(wù)單據(jù)需提前配置會(huì)計(jì)科目映射規(guī)則（如：采購(gòu)入庫(kù)單對(duì)應(yīng)“原材料”科目），保證憑證準(zhǔn)確；稅務(wù)合規(guī)：發(fā)票信息需與實(shí)際交易一致，避免“三流不一致”（發(fā)票流、資金流、貨物流）導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)賬管理：每月需與供應(yīng)商、客戶進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，保證應(yīng)付/應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；結(jié)賬規(guī)范：月末結(jié)賬前需檢查所有業(yè)務(wù)單據(jù)是否憑證，未完成的業(yè)務(wù)需暫緩結(jié)賬。常見問(wèn)題解答（FAQ）Q1：忘記ERP系統(tǒng)密碼怎么辦？A：請(qǐng)聯(lián)系部門管理員*，通過(guò)“密碼重置”功能找回（需驗(yàn)證工號(hào)與手機(jī)號(hào)）。Q2：采購(gòu)訂單已提交但無(wú)法審核？A：檢查是否填寫完整（如供應(yīng)商